CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ KẾ TOÁN CÔNG NỢ TRONG DOANH NGHIỆP 1. Một số vấn đề cơ bản về công nợ và kế toán công nợ 1. Khái niệm công nợ Hoạt động SXKD của bất kỳ doanh nghiệp nào cũng luôn diễn ra trong mối quan hệ phổ biến với hoạt của các doanh nghiệp khác và các cơ quan quản lý của Nhà nước, mối quan hệ này tồn tại một cách khách quan trong tất cả các hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp từ quá trình mua sắm các loại vật tư, công cụ dụng cụ, TSCĐ đến quá trình thực hiện kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm hay cung cấp dịch vụ… Từ đó có thể nói hoạt động SXKD của doanh nghiệp luôn gắn liền với các nghiệp vụ thanh toán với người bán, người mua, thanh toán với cơ quan Nhà nước, thanh toán với công nhân viên… Các khoản thanh toán của doanh nghiệp chia thành 2 loại: khoản phải thu và khoản phải trả. Như vậy, công nợ là một thuật ngữ kinh tế nói đến nghĩa vụ và quyền lợi của doanh nghiệp đối với các khoản nợ đang chiếm dụng và bị chiếm dụng bởi các đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.
(Võ Văn Nhị (2008), Hướng dẫn thực hành kế toán tài chính doanh nghiệp, NXB Giao thông vận tải, TP. Hồ Chí Minh) 1. Khái niệm các khoản phải thu Khoản phải thu xác định quyền lợi của doanh nghiệp về một khoản tiền, hàng hóa, dịch vụ… mà doanh nghiệp sẽ thu về trong tương lai. Khoản nợ phải thu là một tài sản của doanh nghiệp đang bị các đơn vị, tổ chức kinh tế, cá nhân khác chiếm dụng mà doanh nghiệp có trách nhiệm phải thu hồi.
Nguyên nhân tồn tại công nợ phải thu chủ yếu là do bán chịu, tức doanh nghiệp đã cung cấp tín dụng cho khách hàng. Bán chịu có thể có lợi cho doanh nghiệp làm tăng lượng tiêu thụ nhưng đồng thời cũng khiến cho công nợ tăng lên. Các khoản phải thu là một loại tài sản của Công ty tính dựa trên tất cả các khoản nợ, các giao dịch chưa thanh toán hoặc bất cứ nghĩa vụ tiền tệ nào mà các con nợ hay khách hàng chưa thanh toán cho Công ty. Các khoản phải thu được kế toán của công ty ghi lại và phản ánh trên Bảng cân đối kế toán, bao gồm tất cả các khoản nợ mà SVTH: Nguyễn Thị Duyên 5 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS.
Nguyễn Đình Chiến Công ty chưa đòi được và các khoản nợ chưa đến hạn thanh toán. Các khoản phải thu được ghi nhận như là tài sản của Công ty vì chúng phản ánh các khoản tiền sẽ được thanh toán trong tương lai. Các khoản phải thu dài hạn sẽ được ghi nhận là tài sản dài hạn trên bảng cân đối kế toán. Các khoản phải thu của doanh nghiệp bao gồm: Phải thu khách hàng, phải thu nội bộ, thuế GTGT được khấu trừ, phải thu khác, dự phòng phải thu khó đòi, trong đó phải thu khách hàng là khoản phải thu chiếm vị trí quan trọng trong tổng tài sản của doanh nghiệp, vì vậy việc theo dõi khoản mục này có ý nghĩa quan trọng.
Khái niệm các khoản phải trả Khoản nợ phải trả là một bộ phận thuộc nguồn vốn của doanh nghệp xác định nghĩa vụ của doanh nghệp phải thanh toán cho nhà cung cấp và các đối tượng khác trong và ngoài doanh nghiệp về vật tư, hàng hóa, sản phẩm đã cung cấp trong một khoản thời gian xác định. Khoản phải trả là những khoản mà doanh nghiệp chiếm dụng được của các cá nhân, tổ chức khác trong và ngoài doanh nghiệp. Nợ phải trả được phân thành hai loại: nợ ngắn hạn và nợ dài hạn. Theo thông tư 200/2014/TT-BTC tại Điều 112 quy định về hướng dẫn lập và trình bày Bảng cân đối kế toán năm như sau: Nợ ngắn hạn là tổng giá trị các khoản nợ còn phải trả có thời hạn thanh toán không quá 12 tháng hoặc dưới một chu kỳ sản xuất kinh doanh thông thường như: Các khoản vay và nợ thuê tài chính ngắn hạn, phải trả người bán, thuế và các khoản phải nộp Nhà nước, phải trả người lao động, chi phí phải trả, phải trả nội bộ, doanh thu chưa thực hiện, dự phòng phải trả… tại thời điểm báo cáo.
Nợ dài hạn là tổng giá trị các khoản nợ dài hạn của doanh nghiệp bao gồm những khoản nợ có thời hạn thanh toán còn lại từ 12 tháng trở lên hoặc trên một chu kỳ sản xuất, kinh doanh thông thường tại thời điểm báo cáo, như : Các khoản phải trả người bán, phải trả nội bộ, các khoản phải trả dài hạn khác, vay và nợ thuê tài chính dài hạn… Theo đoạn 18, chuẩn mực chung (VAS 01): “Nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ các giao dịch và sự kiện đã qua mà doanh nghiệp phải thanh toán từ các nguồn lực của mình”. SVTH: Nguyễn Thị Duyên 6 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến Theo đoạn 42, chuẩn mực chung (VAS 01) về tiêu chuẩn ghi nhận nợ phải trả: “Nợ phải trả được ghi nhận trong Bảng cân đối kế toán khi có đủ điều kiện chắc chắn là doanh nghiệp sẽ phải dùng một lượng tiền chi ra để trang trải cho những nghĩa vụ hiện tại mà doanh nghiệp phải thanh toán, và khoản nợ phải trả đó phải xác định được một cách đáng tin cậy”. Quan hệ thanh toán Thanh toán là quan hệ giữa doanh nghiệp với các khách nợ, chủ nợ, ngân hàng, các tổ chức tài chính và các đối tác về các khoản phải thu, phải trả, các khoản vay trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Có hai hình thức thanh toán chủ yếu: là thanh toán trực tiếp và thanh toán qua trung gian - Thanh toán trực tiếp là hình thức thanh toán mà người mua và người bán thanh toán trực tiếp với nhau bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản đối với các khoản nợ phát sinh. - Thanh toán qua trung gian là hình thức thanh toán mà người mua và người bán không thanh toán trực tiếp với nhau mà có một bên thứ ba (ngân hàng hay các tổ chức tài chính khác) đứng ra làm trung gian thanh toán các khoản nợ phát sinh đó thông qua ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, séc hay thư tín dụng.2 Kế toán công nợ và vai trò, nhiệm vụ của kế toán công nợ 1. Khái niệm kế toán công nợ Kế toán công nợ là một phần hành kế toán có nhiệm vụ hạch toán các khoản nợ phải thu và các khoản nợ phải trả diễn ra liên tục trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp. Vai trò, vị trí của kế toán công nợ Kế toán công nợ là một phân hành kế toán quan trọng trong công tác tổ chức bộ máy kế toán tại doanh nghiệp.
Với chức năng thông tin và kiểm tra tình hình thanh toán các khoản phải thu, các khoản phải trả, kế toán công nợ góp phần lành mạnh hóa tình hình tài chính của doanh nghiệp. Điều này có ý nghĩa rất lớn trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp hoạt động tốt, tình hình tài chính khả quan, doanh nghiệp sẽ ít bị chiếm dụng vốn và lượng vốn doanh nghiệp đi chiếm dụng có khả năng SVTH: Nguyễn Thị Duyên 7 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến chi trả khi đến hạn, tạo tính chủ động về vốn, đảm bảo cho quá trình kinh doanh thuận lợi.
Ngược lại, tình hình tài chính khó khăn sẽ dẫn đến tình trạng chiếm dụng vốn lẫn nhau kéo dài, đơn vị mất tính chủ động trong kinh doanh và khi không còn khả năng thanh toán sẽ dẫn đến phá sản doanh nghiệp. Nhiệm vụ của kế toán công nợ Nhiệm vụ của kế toán công nợ là theo dõi, phân tích, đánh giá, tham mưu để cấp quản lý có những quyết định đúng đắn trong hoạt động của doanh nghiệp. Cụ thể là: Tính toán, ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ từng khoản nợ phải thu – nợ phải trả theo từng đối tượng về số nợ phải thu – nợ phải trả, số nợ đã thu – nợ đã trả, sô nợ còn phải thu – phải trả. Kiểm tra, giám sát chặt chẽ việc chấp hành chế độ, quy định về quản lý các khoản nợ phải thu – phải trả.
Đối với những khách nợ có quan hệ giao dịch mua bán thường xuyên hoặc có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối niên độ kế toán, kế toán cần tiến hành kiểm tra đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn nợ. Sau đó, yêu cầu khách hàng xác nhận số nợ bằng biên bản đối chiếu và xác nhận công nợ. Tổng hợp và xử lý thông tin về tình hình công nợ trong hạn, đến hạn, quá hạn và công nợ có khả năng khó trả, khó thu để quản lý tốt công nợ, góp phần cải thiện tốt tình hình tài chính doanh nghiệp. Đối với các khoản công nợ có gốc ngoại tệ cần phải theo dõi cả về nguyên tệ và quy đổi theo đồng tiền Việt Nam.
Cuối mỗi kỳ đều phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá hối đoái thực tế. Phải chi tiết theo cả chỉ tiêu giá trị hiện vật đối với các khoản nợ bằng vàng, bạc, đá quý. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo giá thực tế. Nguyên tắc kế toán các khoản phải thu, các khoản phải trả Theo điều 17, Thông tư 200/2014/TT – BTC về nguyên tắc kế toán các khoản phải thu được quy định như sau: 1) Các khoản phải thu được theo dõi chi tiết theo kỳ hạn phải thu, đối tượng phải thu, loại nguyên tệ phải thu và các yếu tố khác theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp.
SVTH: Nguyễn Thị Duyên 8 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến 2) Việc phân loại các khoản phải thu là phải thu khách hàng, phải thu nội bộ, phải thu khác được thực hiện theo nguyên tắc: a) Phải thu của khách hàng gồm các khoản phải thu mang tính chất thương mại phát sinh từ giao dịch có tính chất mua – bán, như: phải thu về bán hàng, cung cấp dịch vụ, thanh lý, nhượng bán tài sản (TSCĐ, BĐSĐT, các khoản đầu tư tài chính) giữa doanh nghiệp và người mua (là đơn vị độc lập với người bán, gồm cả các khoản phải thu giữa Công ty mẹ và Công ty con, liên doanh, liên kết). Khoản phải thu này gồm các khoản phải thu về tiền bán hàng xuất khẩu của bên giao ủy thác thông qua bên nhận ủy thác. b) Phải thu nội bộ gồm các khoản phải thu giữa đơn vị cấp trên và đơn vị cấp dưới trực thuộc không có tư cách pháp nhân hạch toán phụ thuộc.