Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác thu thập và chỉnh lý tài liệu ở Việt Nam. Chương 2: Thực trạng của về công tác thu thập và chỉnh lý tài liệu tại Chi cục Quản lý đất đai thành phố Đà Nẵng. Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng về công tác thu thập và chỉnh lý tài liệu tại Chi cục Quản lý đất đai thành phố Đà Nẵng. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC THU THẬP VÀ CHỈNH LÝ TÀI LIỆU HIỆN NAY 1.
Một số khái niệm cơ bản 1. Khái niệm tài liệu Tại điều 2 Luật Lưu trữ được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩ Việt Nam thông qua ngày 11 tháng năm 2011 Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim, băng đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; số công tác, nhật kí, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác. Khái niệm tài liệu lưu trữ Tại điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 TLLT là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.
TLLT bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp. Khái niệm công tác lưu trữ CTLL là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bản quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Khái niệm thu thập tài liệu Tại điều 2 Luật lưu trữ năm 2011 “Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn (do các cá nhân của cơ quan đang giữ nó, ai đang giữ tài liệu thì sẽ lấy hồ sơ liên quan đến tài liệu đó) tài liệu 5 lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử”. Khái niệm chỉnh lý Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
[khoản 13, điều 2, Luật lưu trữ] Như vậy CTLL bao gồm các công việc: thu nhập, chỉnh ý, xác định giá trị, thống kê TLLT; bảo gồm an toàn, chống mất mát, hư hỏng và phục vụ khai thác sử dụng lưu trữ. Vai trò thu thập tài liệu lưu trữ - Thu thập tài liệu chuyên ngành tài nguyên và môi trường (TN&MT) nhằm quản lý tập trung thống nhất về một đầu mối, đảm bảo tốt quá trình lưu trữ, thuận lợi cho công tác cung cấp thông tin phục vụ quản lý Nhà nước về TN&MT và phát triển kinh tế - xã hội trên địa bàn thành phố. Thực hiện thu thập để tiến hành các nghiệp vụ của hoạt động lưu trữ. Khi hoàn thiện sẽ công bố danh mục dữ liệu về TN&MT trên các phương tiện thông tin đại chúng, trên internet, Trang thông tin điện tử của Sở TN&MT nhằm phục vụ cho cộng đồng và yêu cầu phát triển kinh tế, xã hội.
- Thực hiện hoạt động thu thập tài liệu vào cơ quan lưu trữ cần có cơ sở pháp lý hoàn chỉnh, các nghiệp vụ khác có liên quan được giải quyết một cách đồng bộ, với sự chuẩn bị về cơ sở vật chất và nhân lực. Khi hoạt động thu thập tài liệu được giải quyết tốt sẽ tác động tích cực ngược trở lại tới các nghiệp vụ lưu trữ có liên quan nói riêng và thúc đẩy sự phát triển của hoạt động lưu trữ nói chung. - Hoạt động thu thập tài liệu là nhiệm vụ trọng tâm của cơ quan lưu trữ, làm tốt nhiệm vụ thu thập không những góp phần hoàn thiện Phông lưu trữ mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức, cá nhân khai thác, sử dụng và phát huy giá trị của TLLT. Hoạt động thu thập tài liệu vào các cơ quan lưu trữ nhằm bảo quản tập trung, thống nhất khối tài liệu hình thành từ các cơ quan, đơn vị và hoàn chỉnh dần các Phông lưu trữ, không thực hiện tốt hoạt động thu thập TLLT 6 dẫn đến sự mất mát, thất lạc tài liệu đồng thời hoạt động lưu trữ cũng không thể hoàn thành nhiệm vụ, không có đầy đủ các tài liệu cần thiết để phục vụ nhu cầu của người khai thác, sử dụng TLLT.
Tóm lại, hoạt động thu thập tài liệu có ý nghĩa, vị trí, vai trò rất quan trọng trong hoạt động lưu trữ, đây là cơ sở ban đầu của các khâu nghiệp vụ tiếp theo. Cơ sở pháp lý về thu thập càng khoa học, càng rõ dàng thì cơ quan lưu trữ sẽ dễ thực hiện, chất lượng mỗi khâu nghiệp vụ tiếp theo phụ thuộc rất lớn vào khâu thu thập, nếu đánh giá đúng tầm quan trọng của hoạt động thu thập sẽ góp phần thúc đẩy hoạt động lưu trữ và phát huy giá trị của TLLT trong hoạt động quản lý, điều hành của mỗi cơ quan, đơn vị. “Giải quyết tốt vấn đề bổ sung tài liệu có ý nghĩa quan trọng không chỉ đối với ngành lưu trữ mà còn đối với nhiều ngành khác. Nhờ được bổ sung thường xuyên những tài liệu có giá trị mà thành phần Phông lưu trữ Quốc gia ngày càng phong phú thêm”.
Vai trò công tác chỉnh lý TLLT - Tạo điều kiện tiếp cận tài liệu: Chỉnh lý tài liệu như một yếu tố giải pháp lưu trữ dữ liệu cho cơ quan và quan trọng trong công tác lưu trữ, để dựa vào đó sắp xếp, điều chỉnh, phân loại các dữ liệu, tạo ra giá trị hoàn chỉnh cho quá trình hình thành của một cơ quan, tổ chức. - Thu thập thông tin chỉnh lý quan trọng: Việc thu thập dữ liệu chỉnh lý tạo điều kiện cho các cơ quan được chủ động tìm kiếm và phân loại tài liệu. Thời điểm này thích hợp giúp đơn vị, cơ quan, tổ chức theo dõi và phát hiện một số tài liệu đã hết giá trị sử dụng, cần được loại bỏ. - Phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu hiệu quả: Chỉnh lý hồ sơ là cơ sở giúp cho cơ quan, tổ chức có hội được nghiên cứu quá trình hình thành và phát triển của một tổ chức.
Vì khi đó, các tài liệu chỉnh lý đã được hoàn thiền và đưa vào sử dụng nhất quán với nhau. Những quy định của Nhà nước về thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử Căn cứ Chương II Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội quy định tại Điều 9. Quy định trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan: “1. Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức.
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bào quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan. Quy định trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan 1. Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu.
Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quyết địn của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Quy định thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc. b) Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dụng cơ bản.
Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu quy định tại khoản 1 Điều này để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan. 8 Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu. Quy định trách nhiệm giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 1. Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm hòa thiện hồ sơ của công việc đã kết thúc, thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan.
Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 02 bản; đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ cơ quan giữ 01 bản Điều 19. Lưu trữ lịch sử 1. Lưu trữ lịch sử được tổ chức ở trung ương và cấp tỉnh để lưu trữ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.
Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm sau đây: a) Trình cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ cùng cấp ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; b) Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu; c) Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Thu thập, tiếp nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử 1.