chương 1, tác giả làm rõ các khái niệm liên quan đến chất lượng hoạt động văn phòng dựa trên các cơ sở lý luận và pháp lý đã được nhiều tác giả đã đề cập đến. Đó là tiền đề cho việc khảo sát và đánh giá chất lượng hoạt động văn phòng của Bệnh viện Da khoa Xanh Pôn ở chương tiếp theo. Chương 2: Khảo sát và đánh giá chất lượng hoạt động văn phòng của Bệnh viện Da khoa Xanh Pôn Trong chương 2, tác giả giới thiệu về sơ lược về vị trí, lịch sử phát triển, chức năng, nhiệm vụ, cơ cau tô chức của Bệnh viện Da khoa Xanh Pôn. Nội dung chính của chương 2: khảo sát thực tế một số nội dung cụ thê liên quan tới chất lượng hoạt động văn phòng tại bệnh viện.
Qua đó thấy rõ những hạn chế còn tôn tại trong quá trình hoạt động quản trị dé đưa ra những đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng. 10 Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng tại Bệnh viện Đa khoa Xanh Pôn. Từ những nguyên nhân, ưu điểm và hạn chế của công tác nâng cao chất lượng hoạt động của Bệnh viện Đa khoa Xanh Pôn, ở chương 3 tác giả muốn đề xuất một số giải pháp gửi tới Ban Lãnh đạo Bệnh viện trong việc nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng. Để đạt được hiệu cao trong công tác hoạt động văn phòng thuộc các bộ phận hành chính của bệnh viện, cũng như chất lượng hoạt động văn phòng trong công tác khám, chữa bệnh cho nhân dân, hướng tới mục tiêu đáp ứng tốt tới sự hài lòng của mỗi người bệnh tại Bệnh viện Đa khoa Xanh Pôn.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VE CHAT LUQNG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 1. Khái niệm về hoạt động văn phòng Văn phòng: Trong bất kỳ một cơ quan hay tô chức nào, dù đó là đơn vị hành chính nha nước hay một đơn vi sự nghiệp hoặc doanh nghiệp, thì đều tổn tại các công việc mang tính chất hành chính văn phòng. Văn phòng là bộ phận cau thành một đơn vị tô chức không thé thiếu đối với bất kỳ một cơ quan hay tổ chức nao. Các cơ quan dù lớn hay nhỏ muốn thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ của mình thì điều đầu tiên là phải tổ chức tốt công tác văn phòng của cơ quan mình.
Bởi vi Văn phòng có tính chất, nhiệm vụ là đơn vị tổ chức trực tiếp giúp việc cho nhà quản trị. Theo giáo trình “Lý luận về Quản trị văn phòng” do PGS.TS Vũ Thị Phụng (2021) chủ biên, văn phòng được hiểu theo hai nghĩa chính: - Văn phòng là trung tâm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý, điều hành của bộ máy lãnh đạo các cơ quan, tô chức, doanh nghiệp; trung tâm giao dịch và liên lạc chính thức với người dân, các đối tác, khách hang; nơi bộ máy lãnh đạo bàn thảo dé ban hành và tô chức thực hiện những quyết định quản lý, nơi diễn ra các sự kiện quan trọng của cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Theo cách hiểu này văn phòng là “Khu vực trung tâm”: là nơi thực thi các biện pháp quản lý hành chính của cơ quan, doanh nghiệp. - Văn phòng là một đơn vị hoặc bộ phận trong cơ cau tô chức của các cơ quan, doanh nghiệp, có chức năng tham mưu, tổng hợp thông tin, hậu cần.
Tùy theo quy mô và phạm vi hoạt động, bộ phận này ở các cơ quan, doanh nghiệp có thé gọi là: Văn phòng hoặc Phòng Hành chính, Phòng Hành chính - tong hợp. Day là bộ phận có ở tất cả các cơ quan, tổ chức. Vai trò chủ yếu của bộ phận này là quản lý, tong hợp thông tin và tham mưu cho lãnh đạo các 12 biện pháp đề tổ chức, điều hành hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp; đồng thời kiểm soát thủ tục hành chính, đảm bảo các điều kiện cần thiết như cơ sở vật chất, phương tiện và điều kiện làm việc cho cơ quan, doanh nghiệp. Ngoài ra tùy theo từng cơ quan, tô chức, văn phòng còn được giao nhiệm vụ giúp lãnh đạo cơ quan thiết kế, tổ chức khoa học và kiểm soát các công việc quản lý hành chính của khu vực trung tâm.
Tại nhiều co quan, t6 chức hay doanh nghiệp, Văn phòng được biết đến như: - Văn phòng là nơi làm việc của cá nhân (lãnh đạo, thủ trưởng cơ quan) hay là trụ sở của cơ quan, tô chức hay doanh nghiệp. - Văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động: Hội thảo, Hội nghị, các cuộc họp bàn ký kết biên bản hợp tác, đàm phán với các đối tác. - Văn phòng thường gan liền với các công tác thu thập, xử lý, cung cấp, bảo quản và lưu trữ thông tin của cơ quan, tô chức hay doanh nghiệp. - Trong giáo trình “Quản trị văn phòng” của PGS.
Văn Tất Thu (2020) - Nhà xuất bản Bách Khoa Hà Nội, có viết: + Văn phòng theo nghĩa rộng: bao gồm toàn bộ bộ máy của đơn vị từ cấp cao đến cơ sở, với các nhân sự làm quản trị trong hệ thống quản lý của tổ chức, bao gồm toàn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật và môi trường phục vụ cho hoạt động của tô chức nói chung, cho hệ thống quản trị nói riêng. “Văn phòng toàn bộ”có đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội, đối ngoại để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. + Văn phòng theo nghĩa hẹp là văn phòng chức năng chỉ bao gồm bộ máy trợ giúp nhà quản tri những việc trong chức năng được giao; là một bộ phận cấu thành trong cơ cấu tô chức của cơ quan, tổ chức đơn vị. Khái niệm văn phòng được sử dụng khác nhau trong từng điều kiện, hoàn cảnh và mục đích cụ thể.
Hiểu một cách cơ bản nhất, văn phòng theo nghĩa danh từ được hiểu là một phòng và một khu vực làm việc có thiết kế, bố 13 trí, sử dụng dé cho cá nhân, tổ chức thực hiện các hoạt động của cơ quan, tô chức. Trong phạm vi luận văn này, tác giả đề cập văn phòng là bộ phận trong mot cơ quan, tổ chức với các nhiệm Vụ cụ thể gan liền với các hoạt động liên quan để lễ tân khánh tiết, quản lý thông tin và đảm bảo điều kiện làm việc cho hoạt động điều hành của lãnh đạo các cơ quan, tổ chức. Hoạt động văn phòng: Trước hết “hoạt động” là từ để chỉ các công việc, nhiệm vụ được một hoặc nhiều người hay nhiều bộ phận triển khai, thực hiện nhằm hướng tới một mục tiêu nhất định. Căn cứ vào các khái niệm “Văn phòng” đã được trình bày ở phan trên, thuật ngữ “Hoạt động văn phòng” có thé được hiểu theo nhiều cách như sau, tùy góc độ tiếp cận của các nhà nghiên cứu: - Hoạt động văn phòng là hoạt động quản lý hành chính, gồm những công việc, nhiệm vụ diễn ra thường xuyên tại Văn phòng, thuộc chức năng nhiệm vụ của bộ máy văn phòng, nhằm giúp nhà lãnh đạo trong quản lý, điều hành đạt mục tiêu chính của cơ quan, tô chức.
- Hoạt động văn phòng là những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của bộ phận văn phòng triển khai, thực hiện, nhằm hướng tới mục tiêu đảm bảo nguồn thông tin văn phòng và các phương tiện điều kiện làm việc tốt nhất cho cơ quan, tô chức, doanh nghiệp. Căn cứ vào khái niệm văn phòng, thuật ngữ hoạt động văn phòng có thé được hiểu theo nghĩa tổng quát như sau: ' Hoạt động văn phòng là hoạt động thực thi các nhiệm vụ được giao của bộ máy văn phòng hoặc bộ phận văn phòng. Trong khuôn khổ luận văn này, với định nghĩa ‘Van phòng? được hiểu theo nghĩa hẹp, thì thuật ngữ “hoạt động văn phòng' được hiểu là hoạt động thực thi các nhiệm vụ được giao của bộ phận văn phòng. 1: Giáo trình Lý luận về Quan trị văn phòng — PGS.TS Vũ Thị Phụng chủ biên, NXB Dai hoc Quốc gia Hà Nội, năm 2021 trang 204 — trang 25 14 Các hoạt động chủ yếu sau đây được coi là hoạt động trọng tâm của bộ phận văn phòng: 1.
Công tác tô chức, phục vụ cuộc họp, hội nghị - hội thảo 3. Quản lý cơ sở vật chất, đảm bảo điều kiện và phương tiện làm việc; xây dựng cảnh quan, môi trường làm việc (công tác quan tri). Téng quan về chất lượng hoạt động văn phòng 1. Khái niệm “chất lượng hoạt động văn phòng” Ngày nay, thuật ngữ “chất lượng” được dùng rất phổ biến trong đời sông hàng ngày cũng như trong các tài liệu, sách báo.
“Nói đến chất lượng là người ta liên hệ đến chất lượng sản phẩm, chất lượng dịch vụ, chất lượng cuộc sông. Nhưng khi được hỏi về khái niệm chất lượng, thì hầu hết mọi người đều khó giải thích một cách chính xác, các chuyên gia kinh nghiệm lâu năm trong ngành cũng đưa ra những quan điểm khác nhau về chất lượng. Bởi các quan điểm, góc độ nhìn nhận và cách tiếp cận cũng như sự hiểu biết của mỗi người là khác nhau. Theo từ điển En.org định nghĩa : ‘Chdt lượng là một thuộc tính cảm nhận, có điều kiện và hơi chủ quan, có thể được hiểu khác nhau bởi những người khác nhau.
Và người tiêu dùng có thể tập trung vào chất lượng đặc điểm kỹ thuật của một sản phẩm/dịch vụ hoặc so sánh nó với các đối thủ cạnh tranh trên thị truong `. Theo góc nhìn của một số chuyên gia nổi tiếng, họ có những định nghĩa như sau: - Theo Philipe Crosby: “Chat lượng là sự phù hợp với yêu cầu” - Theo Juran - một Giáo sư người Mỹ: “Chất lượng là sự phù hợp với nhu câu” ? Nguôn: website isocert.vn 15 - Theo Giáo sư người Nhật - Ishikawa: “Chất lượng là sự thỏa mãn nhu cau thị trường với chi phí thấp nhất” Như vậy, với những lĩnh vực khác nhau, mục đích khác nhau thì quan điểm về chất lượng cũng khác nhau. Nhưng chỉ có một định nghĩa về chất lượng được quốc tế thừa nhận, đó là định nghĩa của tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế. Theo tiêu chuẩn ISO 9000: 2015 - Hệ thống quản lý chất lượng- cơ sở và từ vựng tại điều khoản 3.2 có nêu: ““Chát lượng là mức độ của một tập hop các đặc tính vốn có của một đối tượng đáp ứng các yêu cẩu”.
Trong khuôn khổ luận văn này, tác giả sử dụng định nghĩa về chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000: 2015. Kết hợp với khái niệm về hoạt động văn phòng ở trên, trong phạm vi luận văn này, chất lượng hoạt động văn phòng được hiéu là “tập hợp các đặc tính thể hiện trong kết quả hoạt động văn phòng đáp ứng các yêu cầu và thỏa mãn tới các đối tượng có liên quan ”.