Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong xu thế phát triển kinh tế và đô thị hóa nhanh chóng tại các trung tâm kinh tế lớn như Thành phố Hồ Chí Minh, nhu cầu về môi trường làm việc, kinh doanh và sinh hoạt sạch sẽ, tiện nghi ngày càng trở nên cấp thiết. Vấn đề vệ sinh và bảo vệ cảnh quan môi trường không chỉ là mối quan tâm của các cơ quan quản lý nhà nước mà còn là tiêu chuẩn bắt buộc đối với các doanh nghiệp, tòa nhà văn phòng, trung tâm thương mại, cơ sở y tế và hộ gia đình. Việc sử dụng dịch vụ vệ sinh công nghiệp thuê ngoài giúp các tổ chức tối ưu hóa chi phí vận hành, đảm bảo tính chuyên nghiệp và duy trì hình ảnh văn minh. Tuy nhiên, việc duy trì và kiểm soát đồng bộ chất lượng dịch vụ vệ sinh luôn là bài toán phức tạp do tính chất dịch vụ phụ thuộc lớn vào yếu tố con người, quy trình kiểm soát và sự biến động của nguồn lực lao động.

Đứng trước yêu cầu thực tiễn đó, nhóm sinh viên thuộc Khoa Quản trị Kinh doanh, Trường Đại học Tài chính - Marketing đã thực hiện đề tài báo cáo Thực hành nghề nghiệp 2: “Phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp nhằm đảm bảo chất lượng dịch vụ vệ sinh của Công ty TNHH Dịch vụ Saigon New” dưới sự hướng dẫn chuyên môn của Th.S Lưu Thanh Thủy.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể như sau:

  1. Tìm hiểu và phân tích công tác quản lý chất lượng dịch vụ dưới góc nhìn của nhà quản trị tại doanh nghiệp, làm rõ các mặt đạt được cũng như các hạn chế còn tồn tại.
  2. Đề xuất hệ thống giải pháp mang tính khả thi nhằm hoàn thiện công tác quản lý và nâng cao chất lượng dịch vụ vệ sinh của Công ty TNHH Dịch vụ Saigon New trong thời gian tới.

Nhiệm vụ nghiên cứu bao gồm:

  • Khảo sát lịch sử hình thành, quá trình phát triển, cơ cấu tổ chức và quy mô vận hành của Công ty TNHH Dịch vụ Saigon New từ khi thành lập năm 2018 đến giai đoạn 2020 - 2021.
  • Phân tích thực trạng hệ thống đảm bảo chất lượng dịch vụ vệ sinh tại đơn vị thông qua các cấu phần: kiểm soát chất lượng đầu vào của nhà cung ứng, thiết kế quy trình chất lượng, hệ thống tài liệu và biểu mẫu kiểm tra, công tác đào tạo nhân sự và phân tích sai lỗi.
  • Đánh giá các yếu tố môi trường tác động (vi mô, vĩ mô, nội bộ tổ chức) ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ.
  • Xác định nguyên nhân của các mặt hạn chế và xây dựng các giải pháp hoàn thiện tương ứng cho doanh nghiệp.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động quản trị và đảm bảo chất lượng dịch vụ vệ sinh của Công ty TNHH Dịch vụ Saigon New.
  • Phạm vi không gian: Trụ sở chính tại Quận Tân Phú, chi nhánh tại Quận 7 và các công trình, địa bàn cung cấp dịch vụ của công ty tại khu vực TP. Hồ Chí Minh cùng các tỉnh lân cận (Bình Dương, Đồng Nai).
  • Phạm vi thời gian: Dữ liệu về hoạt động sản xuất kinh doanh, nguồn nhân lực và trang thiết bị thu thập trong giai đoạn 2018 – 2020; đề tài được hoàn thành và nghiệm thu vào năm 2021.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Đề tài vận dụng các lý thuyết quản trị kinh doanh và quản trị chất lượng dịch vụ làm nền tảng phân tích thực tiễn tại doanh nghiệp:

  • Khung phân tích môi trường vĩ mô: Phân tích tác động của các yếu tố kinh tế, thị trường, khoa học – công nghệ, pháp luật và môi trường văn hóa – xã hội đến ngành dịch vụ vệ sinh công nghiệp.
  • Khung phân tích môi trường vi mô: Vận dụng mô hình phân tích ngành để đánh giá 5 nhóm lực lượng cạnh tranh: khách hàng, nhà cung ứng (máy móc, hóa chất), đối thủ cạnh tranh hiện tại (như Rentokil Initial Việt Nam, Công ty TNHH Vệ Sinh SG, Công ty TNHH Dịch vụ Vệ sinh Công nghiệp Trần Anh, Công ty TNHH Vệ sinh Công nghiệp Không Gian Sạch), đối thủ tiềm ẩn và sản phẩm/dịch vụ thay thế.
  • Phân tích nguồn lực nội bộ (Mô hình yếu tố tổ chức): Đánh giá nguồn nhân lực (Men) và phương pháp vận hành (Methods).
  • Khung quản trị chất lượng chuyên biệt: Quy trình lập và theo dõi mục tiêu chất lượng (MTCL), quy trình kiểm soát chất lượng theo vùng, quy trình quản lý chất lượng bậc thang, phương pháp phân tích dạng sai hỏng và tác động (FMEA - Failure Mode and Effects Analysis), cùng hệ thống phiếu kiểm tra định lượng chất lượng vệ sinh (phiếu kiểm tra hành lang, phiếu kiểm tra ngoại cảnh).

Phương pháp nghiên cứu được triển khai kết hợp bao gồm:

  • Phương pháp thống kê: Thu thập, phân loại và xử lý hệ thống số liệu về cơ cấu nhân sự, danh mục máy móc thiết bị văn phòng và thi công, danh mục hóa chất, bảng giá dịch vụ, danh sách khách hàng và báo cáo tài chính giai đoạn 2018 – 2020.
  • Phương pháp quan sát: Sử dụng quan sát trực quan tại chỗ để ghi nhận thao tác làm việc của đội ngũ nhân viên, tình trạng vận hành thiết bị, quy trình pha chế hóa chất và công tác giám sát tại hiện trường công trình.
  • Phương pháp phân tích: Chia nhỏ các công đoạn của chuỗi cung ứng dịch vụ (từ khâu tiếp nhận yêu cầu, khảo sát, kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào, phân bổ nhân sự, giám sát thi công đến nghiệm thu bàn giao) để tìm ra điểm nghẽn và nguyên nhân phát sinh lỗi chất lượng.
  • Phương pháp tổng hợp: Tổng hợp kết quả phân tích định tính và định lượng nhằm khái quát hóa bức tranh hoạt động của doanh nghiệp và làm căn cứ xây dựng giải pháp hoàn thiện.

Nguồn dữ liệu sử dụng trong báo cáo gồm số liệu thứ cấp do Phòng Hành chính - Nhân sự và Phòng Kế toán của Công ty TNHH Dịch vụ Saigon New cung cấp năm 2020, cùng các tài liệu quy trình, biểu mẫu kiểm tra nội bộ do đơn vị ban hành.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Giới thiệu chung về Công ty TNHH Dịch vụ Saigon New

Chương này trình bày tổng quan về pháp nhân, lịch sử thành lập, cơ sở vật chất, nhân sự và kết quả sản xuất kinh doanh của công ty.

Công ty TNHH Dịch vụ Saigon New được cấp phép và chính thức hoạt động từ ngày 20/03/2018 (Mã số thuế: 0314932349), người đại diện theo pháp luật là ông Vũ Thành Đạt, hoạt động theo mô hình Công ty TNHH Hai thành viên trở lên với phương châm “Uy tín - chất lượng làm nên thương hiệu”. Khởi đầu với quy mô 20 nhân sự, sau hơn 3 năm hoạt động đến năm 2021, công ty đã mở rộng mạng lưới phục vụ hàng trăm văn phòng, nhà xưởng tại TP. Hồ Chí Minh và các khu vực lân cận.

Về cơ sở vật chất và mặt bằng vận hành, công ty duy trì hai cơ sở chính phục vụ điều hành và lưu trữ thiết bị:

Cơ sở Địa chỉ Công năng Diện tích (m²) Hình thức sở hữu Năm thành lập
Trụ sở chính Số 70 Tân Hương, P. Tân Quý, Q. Tân Phú, TP.HCM Văn phòng & Kho 60 (VP) / 800 (Kho) Chủ sở hữu 2018
Chi nhánh Số 10, Đường 11N, P. Tân Thuận Tây, Q. 7, TP.HCM Văn phòng 55 Thuê 2019

Về trang thiết bị và công cụ phục vụ thi công năm 2020, công ty đã trang bị hệ thống máy móc chuyên dụng gồm: 5 máy hút bụi Kraffer, 2 máy pha loãng hóa chất Smartsan Neutral Detergent, 10 xe vắt Hiclean HC 070, 1 máy chà sàn liên hợp Hiclean HC 530 E, 1 máy phun xịt áp lực cao Fasa Erie 1409xp và 3 máy giặt thảm/sofa phun hút Hiclean HC 401. Đồng thời, doanh nghiệp sử dụng các dòng hóa chất chuyên dụng như Power Floral, Power View, Goodmaid Pro GMP 102 Mop Shine, nước tẩy Swat, nước tẩy Sumo, chất khử trùng Cloramin B và nước sát khuẩn Smartsan.

Về cơ cấu nguồn nhân lực năm 2020, toàn công ty có 32 nhân sự với các đặc điểm cơ bản:

Tiêu chí phân loại Phân nhóm Số lượng (người) Tỷ lệ (%)
Giới tính Nam 12 37,5%
Nữ 20 63,5%
Độ tuổi Từ 18 đến 30 tuổi 16 50,0%
Từ 30 đến 40 tuổi 11 34,4%
Trên 40 tuổi 5 15,6%
Trình độ học vấn Đại học 8 25,0%
Trung cấp - Cao đẳng 10 31,3%
Lao động phổ thông 14 43,7%
Tổng cộng 32 100%

Về danh mục dịch vụ và khách hàng: Lĩnh vực chính của công ty bao gồm vệ sinh công trình sau xây dựng, vệ sinh định kỳ văn phòng, nhà xưởng, căn hộ cao cấp, trường học, bệnh viện, giặt thảm/ghế sofa, đu dây lau kính tòa nhà và kinh doanh bán lẻ vật tư hóa chất. Danh mục đối tác của Saigon New đạt trên 60 đơn vị, tiêu biểu như: Hệ thống siêu thị Maximark (Công ty CP Đầu tư An Phong), Chuỗi Citimart (Công ty TNHH MTV Đông Hưng), Chuỗi nhà hàng Sườn Cây, Nhà hàng Chang Kang Kung, Công ty TNHH Lotte Việt Nam, Trường Quốc tế Canada (CIS), Trung tâm Anh ngữ YOLA, Bệnh viện/Phòng khám Đa khoa Khang Thái, Thăng Long, Ngân hàng Eximbank Thanh Đa, BIDV, Công ty CP Gạch Ngói Đồng Nai, Công ty CP Chứng khoán Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín (Sacombank-SBS)...

Chương 2: Phân tích thực trạng đảm bảo chất lượng dịch vụ vệ sinh của Công ty TNHH Dịch vụ Saigon New

Chương 2 tập trung mổ xẻ các công đoạn kiểm soát và đảm bảo chất lượng của doanh nghiệp.

Trước hết, nhóm tác giả phân tích các nhân tố môi trường ảnh hưởng đến dịch vụ:

  • Yếu tố vĩ mô và vi mô: Sự phục hồi kinh tế thúc đẩy nhu cầu thuê ngoài tạp vụ của các tòa nhà, chung cư; tuy nhiên sự gia nhập của nhiều đơn vị vệ sinh giá rẻ và áp lực chi phí hóa chất, máy móc nhập khẩu tạo ra sức ép lớn đối với biên lợi nhuận.
  • Yếu tố nội bộ: Lực lượng lao động trẻ, nhanh nhẹn nhưng tỷ lệ lao động phổ thông chiếm tới 43,7% đặt ra thách thức lớn về tính kỷ luật và mức độ tuân thủ tiêu chuẩn an toàn lao động.

Về thực trạng triển khai công tác quản trị chất lượng:

  1. Kiểm soát chất lượng đầu vào của nhà cung ứng: Công ty tiến hành lựa chọn đối tác cung ứng máy móc và hóa chất (như Hiclean, Smartsan, Goodmaid Pro) và đàm phán hợp đồng cung ứng định kỳ.
  2. Thiết kế quy trình thực hiện chất lượng: Doanh nghiệp đã ban hành các quy trình nền tảng gồm quy trình xác định nhu cầu khách hàng, lập kế hoạch thực hiện chất lượng, quy trình quản lý chất lượng theo vùng và quy trình quản lý chất lượng bậc thang (phân cấp kiểm tra từ nhân viên thực hiện, giám sát công trình đến quản lý khu vực).
  3. Hệ thống văn bản và tài liệu kiểm soát: Áp dụng các biểu mẫu chuẩn hóa tại công trình như Phiếu kiểm tra vệ sinh hành lang, Phiếu kiểm tra vệ sinh ngoại cảnh và Quy trình tiếp nhận, xử lý ý kiến đóng góp/khiếu nại của khách hàng.
  4. Công tác đào tạo và kiểm soát sai lỗi: Tổ chức hướng dẫn sử dụng máy móc, hóa chất cho nhân viên mới; đồng thời bước đầu làm quen với phương pháp phân tích FMEA để nhận diện các lỗi hỏng hóc thiết bị, pha sai tỷ lệ dung dịch tẩy rửa hoặc sai sót trong quá trình thi công trên cao (đu dây lau kính).

Chương 3: Nhận xét chung và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động đảm bảo chất lượng dịch vụ vệ sinh của Công ty TNHH Dịch vụ Saigon New

Trên cơ sở phân tích thực trạng, chương 3 tổng hợp các mặt đạt được, chỉ rõ các hạn chế, nguyên nhân và đưa ra giải pháp khắc phục.

Những mặt đạt được:

  • Công ty đã nhanh chóng xây dựng được danh mục trang thiết bị cơ bản và mạng lưới nhà cung cấp tương đối ổn định sau 3 năm hoạt động.
  • Bước đầu thiết lập được khung quy trình quản lý phân cấp và hệ thống biểu mẫu kiểm tra bằng văn bản tại công trình.
  • Duy trì được đội ngũ nhân sự trẻ tuổi (84,4% dưới 40 tuổi), có khả năng tiếp thu công nghệ và phương pháp làm việc nhanh.

Những mặt hạn chế và nguyên nhân:

  • Về kiểm soát đầu vào: Chưa có bộ phận chuyên trách tìm kiếm và đánh giá nhà cung ứng định kỳ; việc mua sắm đôi khi phụ thuộc vào một số ít đại lý dẫn đến rủi ro về giá và tính liên tục của nguồn cung hóa chất.
  • Về thiết kế và hệ thống quy trình: Một số quy trình quản lý chất lượng bậc thang và quản lý theo vùng chưa được chuẩn hóa chi tiết; các tiêu chuẩn nghiệm thu bề mặt sàn, kính còn mang tính định tính.
  • Về tài liệu, biểu mẫu: Việc ghi chép phiếu kiểm tra vệ sinh tại một số công trình chưa được thực hiện nghiêm túc, còn tình trạng đối phó hoặc bỏ sót công đoạn.
  • Về đào tạo nhân lực: Công tác đào tạo chủ yếu là hướng dẫn miệng tại chỗ (on-the-job training) từ người đi trước, thiếu giáo trình bài bản; tỷ lệ nghỉ việc và luân chuyển lao động phổ thông còn cao khiến chi phí đào tạo lặp lại lớn.

Hệ thống giải pháp đề xuất:

  1. Xây dựng bộ phận tìm kiếm và đánh giá nguồn hàng chuyên nghiệp: Thiết lập tiêu chí chấm điểm nhà cung cấp máy móc, trang thiết bị và hóa chất; tìm kiếm thêm các nguồn hàng thay thế nhằm giảm thiểu chi phí đầu vào và đảm bảo chất lượng hóa chất an toàn môi trường.
  2. Tối ưu hóa thiết kế quy trình thực hiện chất lượng: Chuẩn hóa chi tiết từng bước công việc cho từng hạng mục (vệ sinh sau xây dựng, mài bóng sàn bê tông/đá, giặt ghế văn phòng, lau kính trên cao); cụ thể hóa các tiêu chuẩn nghiệm thu rõ ràng.
  3. Hoàn thiện hệ thống đảm bảo chất lượng và tài liệu kiểm soát: Số hóa các biểu mẫu nghiệm thu, phiếu kiểm tra khu vực; tăng cường kiểm tra chéo đột xuất giữa các giám sát khu vực.
  4. Nâng cao hiệu quả đào tạo đội ngũ nhân viên: Xây dựng chương trình đào tạo nhập nghề chuẩn hóa về an toàn lao động, định lượng pha chế hóa chất và văn hóa ứng xử giao tiếp với khách hàng; xây dựng chính sách đãi ngộ, thưởng phạt công bằng nhằm gắn kết người lao động.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận / báo cáo thực hành nghề nghiệp đã đạt được các kết quả cụ thể:

  • Cung cấp bức tranh dữ liệu xác thực về hoạt động của Công ty TNHH Dịch vụ Saigon New sau 3 năm khởi nghiệp (2018 - 2020), bao gồm toàn bộ số liệu về diện tích mặt bằng, cơ cấu lao động (32 người), bảng giá dịch vụ vệ sinh công nghiệp và danh mục trang thiết bị, hóa chất phục vụ sản xuất kinh doanh.
  • Hệ thống hóa các quy trình quản lý chất lượng đang vận hành tại đơn vị: quy trình lập mục tiêu chất lượng, quy trình lấy ý kiến khách hàng, quy trình kiểm soát chất lượng theo vùng, quản lý chất lượng bậc thang và quy trình FMEA.
  • Đánh giá thẳng thắn các tồn tại trong quản lý chất lượng của một doanh nghiệp dịch vụ vệ sinh quy mô vừa và nhỏ, từ đó đưa ra 4 nhóm giải pháp bám sát thực tế hoạt động của công ty.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế của đề tài: Nghiên cứu tập trung vào phân tích trường hợp điển hình (case study) tại Công ty TNHH Dịch vụ Saigon New trong phạm vi thời gian 2018 - 2020. Phương pháp thu thập dữ liệu chủ yếu dựa trên báo cáo nội bộ và quan sát thực tế trong kỳ thực tập, chưa thực hiện được các cuộc khảo sát định lượng diện rộng với cỡ mẫu lớn về mức độ thỏa mãn của khách hàng theo các thang đo chuẩn hóa (như SERVQUAL hay SERVPERF).
  • Hướng nghiên cứu tiếp theo: Mở rộng nghiên cứu sang việc xây dựng thang đo định lượng đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng đối với dịch vụ vệ sinh công nghiệp; nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số (phần mềm giám sát lịch trình làm việc và chất lượng thời gian thực) trong công tác quản lý dịch vụ vệ sinh.

Giá trị tham khảo

Tài liệu này mang lại giá trị tham khảo thiết thực cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Quản trị Dịch vụ, Quản trị Chất lượng: Cung cấp tài liệu mẫu về cấu trúc một báo cáo thực hành nghề nghiệp / khóa luận tốt nghiệp phân tích thực trạng chất lượng dịch vụ tại doanh nghiệp cụ thể.
  • Các nhà quản lý, giám sát dịch vụ vệ sinh công nghiệp (Housekeeping / Cleaning Services): Tham khảo danh mục máy móc (máy chà sàn liên hợp, máy phun áp lực, máy giặt thảm...), định mức hóa chất tẩy rửa, bảng giá dịch vụ và các mẫu phiếu kiểm tra vệ sinh thực tế.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Dịch vụ Saigon New được thành lập khi nào và có mạng lưới cơ sở như thế nào?
Công ty được cấp phép và chính thức hoạt động từ ngày 20/03/2018 (Mã số thuế: 0314932349) do ông Vũ Thành Đạt làm đại diện pháp luật. Đến năm 2020, công ty có 2 cơ sở: Trụ sở chính tại Số 70 Tân Hương, P. Tân Quý, Q. Tân Phú (văn phòng 60 m², kho 800 m²) và Chi nhánh thành lập năm 2019 tại Số 10, Đường 11N, P. Tân Thuận Tây, Q. 7, TP.HCM (văn phòng 55 m²).

2. Cơ cấu lao động của công ty Saigon New năm 2020 có đặc điểm gì nổi bật?
Năm 2020, công ty có tổng cộng 32 nhân sự. Cơ cấu có sự chênh lệch lớn về giới tính khi nữ chiếm 63,5% (20 người) và nam chiếm 37,5% (12 người). Độ tuổi lao động trẻ với 50% từ 18 - 30 tuổi và 34,4% từ 30 - 40 tuổi. Về trình độ văn hóa, lao động phổ thông chiếm tỷ lệ cao nhất với 43,7% (14 người), cao đẳng - trung cấp chiếm 31,3% (10 người) và đại học chiếm 25% (8 người).

3. Doanh nghiệp sử dụng những loại máy móc và hóa chất chuyên dụng nào trong thi công?
Về máy móc, công ty trang bị máy hút bụi Kraffer, máy pha loãng hóa chất Smartsan Neutral Detergent, xe vắt Hiclean HC 070, máy chà sàn liên hợp Hiclean HC 530 E, máy phun xịt áp lực Fasa Erie 1409xp và máy giặt thảm Hiclean HC 401. Về hóa chất, công ty sử dụng Sumo, Swat, Sunlight, Power Floral, Power View, chất khử trùng Cloramin B, nước rửa tay Smartsan và dung dịch tạo bóng sàn Goodmaid Pro GMP 102 Mop Shine.

4. Những khách hàng lớn tiêu biểu của Saigon New trong giai đoạn nghiên cứu là ai?
Công ty đã hợp tác với hơn 60 đối tác lớn, bao gồm các hệ thống bán lẻ và tòa nhà như: Maximark (Công ty CP Đầu tư An Phong), Citimart (Công ty TNHH MTV Đông Hưng), chuỗi nhà hàng Sườn Cây, Chang Kang Kung, Công ty TNHH Lotte Việt Nam, Trường Quốc tế Canada (CIS), Ngân hàng BIDV, Eximbank Thanh Đa, Sacombank-SBS, Chung cư The Useful và Trường Đại học Tôn Đức Thắng.

5. Đề tài đề xuất những giải pháp trọng tâm nào để hoàn thiện chất lượng dịch vụ của công ty?
Nhóm tác giả đề xuất 4 giải pháp chính: (1) Xây dựng bộ phận tìm kiếm nguồn hàng và đánh giá nhà cung cấp; (2) Tối ưu hóa và chuẩn hóa thiết kế quy trình thực hiện chất lượng; (3) Hoàn thiện hệ thống đảm bảo chất lượng và tài liệu kiểm soát; (4) Tăng cường công tác đào tạo chuyên môn, kỹ thuật an toàn và thái độ phục vụ cho đội ngũ nhân viên.

Kết luận

Báo cáo Thực hành nghề nghiệp 2 của nhóm sinh viên Trường Đại học Tài chính - Marketing đã phản ánh toàn diện bức tranh hoạt động và công tác quản lý chất lượng dịch vụ tại Công ty TNHH Dịch vụ Saigon New sau 3 năm gia nhập thị trường (2018 - 2020). Bằng việc kết hợp các phương pháp quan sát, thống kê và phân tích quy trình, đề tài đã chỉ rõ những ưu điểm về năng lực thiết bị, tệp khách hàng cũng như những điểm nghẽn trong kiểm soát đầu vào và đào tạo lao động phổ thông. Hệ thống giải pháp đề xuất mang tính thực tiễn cao, đóng vai trò là tài liệu tham khảo hữu ích cho doanh nghiệp trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ và tối ưu hóa quy trình quản trị vận hành.