CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH 1. Một số vấn đề chung về kế toán vốn bằng tiền trong các Doanh nghiệp 1. Khái niệm và phân loại vốn bằng tiền - Khái niệm: Vốn bằng tiền là một bộ phận của tài sản lưu động bao gồm: tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ở các ngân hàng, công ty tài chính và tiền đang chuyển. Với tính linh hoạt cao nhất – vốn bằng tiền được dùng để đáp ứng nhu cầu thanh toán của doanh nghiệp, thực hiện việc mua sắm hoặc chi phí.
( NHỊ,2009) - Phân loại: * Theo hình thức tồn tại: Tiền Việt Nam: Là loại tiền phù hiệu. Đây là loại giấy bạc và đồng xu do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành và được sử dụng làm phương tiện giao dịch chính thức với toàn bộ hoạt động sản xuất. Ngoại tệ: Là đồng tiền của quốc gia, vùng lãnh thổ khác hoặc đồng tiền chung Châu Âu và đồng tiền chung khác được sử dụng trong thanh toán quốc tế và khu vực.( Thông tư số 07/2012/TT-NHNN ) Vàng tiền tệ: Thuộc dự trữ ngoại hối trong nước, trên tài khoản ở nước ngoài của người cư trú; vàng dưới dạng khối, thỏi, hạt, miếng trong trường hợp mang vào và mang ra khỏi lãnh thổ Việt Nam ( Pháp lệnh số 28/2005/PL-UBTVQH11) * Theo trạng thái tồn tại: Tiền mặt tại quỹ: Gồm giấy bạc Việt Nam, ngoại tệ, vàng tiền tệ hiện đang được giữ tại Doanh nghiệp để phục vụ nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày của DN. Tiền gửi ngân hàng: Là tiền Việt Nam, ngoại tệ, … mà DN đang gửi tại tài khoản Ngân hàng của doanh nghiệp Tiền đang chuyển: Là tiền đang trong quá trình vận động để hoàn thành chức năng phương tiện thanh toán hoặc trong quá trình vận động từ trạng thái này qua trạng thái khác.
Nguyên tắc kế toán vốn bằng tiền Theo Điều 11 Thông tư 200/2014/TT-BTC : - Hàng ngày ghi chép đầy đủ vào sổ kế toán theo trình tự phát sinh các khoản 4 thu, chi, xuất, … và tính ra số tồn quỹ và từng tài khoản ở Ngân hàng tại mọi thời điểm giúp cho việc kiểm tra, đối chiếu dễ dàng hơn. - Các khoản tiền do DN khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như tiền của DN. - Khi thu, chi phải có phiếu thu, phiếu chi và đủ chữ ký. - Kế toán phải theo dõi chi tiết tiền theo nguyên tệ.
Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo nguyên tắc: + Bên Nợ các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế + Bên Có các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền. - Tại thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định pháp luật, DN phải đánh giá lại số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ theo tỷ giá giao dịch thực tế. Nhiệm vụ kế toán vốn bằng tiền - Tiền mặt tại quỹ: phản ánh chính xác, kịp thời số liệu hiện có và tình hình biến động của tiền mặt tại doanh nghiệp thường xuyên đối chiếu sổ sách nhằm phát hiện và xử lý kịp thời sai sót trong việc quản lý và sử dụng tiền mặt. - Tiền gửi ngân hàng: Kiểm soát chặt chẽ giấy báo nợ, báo có, thường xuyên đối chiếu khoản phải thu khách hàng và khoản phải trả người bán.
Hàng tháng, kế toán ngân hàng phải đối chiếu số dư tài khoản tiền gửi ngân hàng với sổ tài khoản chi tiết, kịp thời phát hiện những khác biệt, tìm ra nguyên nhân và cách giải quyết chênh lệch. - Tiền đang chuyển: Phản ánh các khoản tiền đang chuyển, kịp thời phát hiện nguyên nhân làm tiền đang chuyển bị ách tắc giúp doanh nghiệp có biện pháp giải quyết thích hợp. - Các khoản tạm ứng nội bộ: Kế toán phải theo dõi và ghi chép một cách toàn diện và chính xác, thời gian, mục đích và số tiền tạm ứng đã nhận. Quản lý chặt chẽ việc sử dụng và thời hạn thanh toán các khoản tạm ứng đúng cách, đồng thời nhắc nhở nhân viên hoàn thành các thủ tục chứng từ hiệu quả để hoàn trả các khoản tạm ứng của công ty.
- Tổ chức thực hiện đồng bộ, thống nhất các quy định về chứng từ, thủ tục kế toán để thực hiện chức năng kiểm soát, kịp thời phát hiện các trường hợp chi tiêu không phù hợp. Thực hiện kiểm soát tốt chứng từ để đảm bảo, hợp lý tính chi phí khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. 5 - Vốn bằng tiền của doanh nghiệp là tài sản tồn tại dưới dạng giá trị, trong quá trình sản xuất kinh doanh, được sử dụng để đáp ứng nhu cầu thanh toán mua sắm vật tư hàng hóa và phục vụ nhu cầu của khách hàng. Quá trình bán hàng và kết quả bán hàng thông qua doanh thu của khách hàng được thanh toán tại thời điểm mua hàng.
- Kế toán ghi chép các giao dịch kinh tế hàng ngày đầy đủ toàn diện, kịp thời, trung thực và kiểm soát rủi ro bằng cách đối chiếu với sổ quỹ tiền mặt hoặc sao kê ngân hàng để dòng tiền của công ty tiếp tục ra vào, phát hiện kịp thời các khoản thu thiếu. hoặc chi sai, ghi sai số tiền hoặc sai người nộp, gây ra chênh lệch, sai sót cần kịp thời xác định nguyên nhân và tìm giải pháp xử lý những chênh lệch này. Tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền trong các Doanh nghiệp 1. Kế toán tiền mặt tại quỹ trong các Doanh nghiệp * Nguyên tắc kế toán Theo điều b khoản 1 điều 12 Thông tư 200 : a) Tài khoản này phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tại quỹ DN: Tiền Việt Nam, ngoại tệ và vàng tiền tệ.
Chỉ phản ánh vào TK 111 “Tiền mặt” số tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ thực tế nhập, xuất, tồn quỹ. Tiền thu được phải chuyển nộp ngay vào Ngân hàng (không qua quỹ tiền mặt của DN) thì không ghi vào bên Nợ TK 111 “Tiền mặt” mà ghi vào bên Nợ TK 113 “Tiền đang chuyển”. b) Các khoản tiền mặt do DN khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại DN được quản lý và hạch toán như các loại tài sản bằng tiền của DN. c) Khi nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người có thẩm quyền cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định.
Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm. d) Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm. đ) Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt. Hàng ngày phải kiểm kê số tồn quỹ thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ và sổ kế toán tiền mặt.
Nếu chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và xử lý chênh lệch. e) Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo nguyên tắc: - Bên Nợ TK 1112 theo tỷ giá giao dịch thực tế. Riêng trường hợp rút ngoại tệ từ 6 ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt thì áp dụng tỷ giá ghi sổ kế toán của TK 1122; - Bên Có TK 1112 theo tỷ giá bình quân gia quyền di động hoặc tỷ giá giao dịch thực tế. Việc xác định tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế được thực hiện theo quy định tại phần hướng dẫn tài khoản 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái và các tài khoản có liên quan.
g) Vàng tiền tệ được phản ánh là vàng được sử dụng với các chức năng cất trữ giá trị, không bao gồm các loại vàng được phân loại là hàng tồn kho sử dụng với mục đích là nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm hoặc hàng hoá để bán. Việc quản lý và sử dụng vàng tiền tệ phải thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành. h) Tại tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp phải đánh giá lại số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ theo nguyên tắc: - Tỷ giá giao dịch thực tế áp dụng khi đánh giá lại số dư tiền mặt bằng ngoại tệ là tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng thương mại nơi có giao dịch thường xuyên tại thời điểm lập Báo cáo tài chính. - Vàng tiền tệ được đánh giá lại theo giá mua trên thị trường trong nước tại thời điểm lập Báo cáo tài chính.
Giá mua trên thị trường trong nước được công bố bởi Ngân hàng Nhà nước. Trường hợp Ngân hàng Nhà nước không công bố giá mua vàng thì tính theo giá mua công bố bởi các đơn vị được phép kinh doanh vàng theo luật định. * Chứng từ và sổ sách sử dụng - Phiếu thu: Sử dụng Mẫu số 01-TT Ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính - Phiếu chi: Sử dụng Mẫu số 02-TT Ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính - Giấy đề nghị tạm ứng: Sử dụng Mẫu số 03-TT Ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính. Ngoài ra, Doanh nghiệp còn sử dụng biểu mẫu riêng theo tiêu chuẩn văn bản nội bộ của Doanh nghiệp nhưng vẫn đúng chuẩn mực của Luật kế toán quy định - Giấy đề nghị thanh toán: Sử dụng mẫu số 05-TT Ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính.