CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1. Sự cần thiết của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh.1 Ý nghĩa của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh. Bán hàng là giai đoạn cuối cùng trong quá trình kinh doanh trong các doanh nghiệp thương mại. Bán hàng có ý nghĩa vô cùng quan trọng không chỉ đối với mỗi doanh nghiệp mà còn đối với toàn bộ nền kinh tế quốc dân.
Đối với bản thân doanh nghiệp có bán được hàng hóa thì mới có thu nhập để bù đắp những chi phí đã bỏ ra và thu được lợi nhuận. Nếu hoạt động bán hàng của doanh nghiệp không thông suốt sẽ làm ngưng trệ các hoạt động khác như mua vào, dự trữ… còn nếu hoạt động bán hàng của doanh nghiệp trôi chảy sẽ thúc đẩy các hoạt động khác. Vì vậy có thể ví hoạt động bán hàng là tấm gương phản ánh tình hình hoạt động chung của doanh nghiệp. nếu mở rộng bán hàng, tăng doanh thu sẽ tạo điều kiện mở rộng thị trường tiêu thụ của doanh nghiệp, mở rộng kinh doanh, củng cố và khẳng định vị trí của doanh nghiệp trên thị trường, giúp donh nghiệp đứng vững trong kinh doanh.
Đối với người tiêu dùng ( khách hàng), bán hàng đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của khách hàng. Chỉ qua quá trình bán hàng, công dụng của hàng hóa mới được phát huy hoàn toàn. Việc thúc đẩy bán hàng ở doanh nghiệp là cơ sở để thúc đẩy sản xuất và tiêu thụ ở các dơn vị kinh tế khác có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp. Xét trên phạm vi nền kinh tế quốc dân, bán hàng là một trong những hoạt động chính của quá trình lưu thông phân phối hàng hóa, bán hàng là hoạt động để thực hiện mục đích của sản xuất tiêu dùng và là điều kiện để quá trình tái sản xuất xã hội được thực hiện.
Ngoài ra bán hàng còn góp phần điều hòa giữa sản xuất và tiêu dùng, giữa tiền và hàng, giữa khả năng và nhu cầu… là điều kiện để đảm bảo phát triển cân đối trong từng ngành, từng vùng cũng như trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân. 6 Kết quả kinh doanh trong các doang nghiệp thương mại đươc hiểu là khoản doanh thu cuối cùng sau khi trừ tất cả các khoản chi phí và thuế thu nhập doanh nghiệp. Kết quả này phản ánh tình hìn kinh doanh của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định và được trình bày trên báo cáo tài chính. Thông tin trên các báo cáo tài chính là sự phản ánh trung thực nhất tình hình tài chính, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như toàn bộ tài sản và sự vận động tài sản của doanh nghiệp.
Đây cũng là mối quan tâm của các đối tượng liên quan. Bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp có mối quan hệ mật thiết. Và với doanh nghiệp thương mại, bán hàng là hoạt động chính ảnh hưởng lớn nhất đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp, có thể nói kết quả kinh doanh là mục đích cuối cùng của doanh nghiệp và bán hàng là phương tiện trực tiếp để đạt được mục đích đó. Do vậy tổ chức kế toán bán hàng và xác định kế quả kinh doanh có ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý của doanh nghiệp.
Nó cung cấp số liệu cho các nhà đầu tư, các tổ chức tín dụng và các đối tượng có liên quan khác. Ngoài ra, kế toán bán hàng và xác định kế quả kinh doanh còn cung cấp thông tin về tình hình tiêu thụ từng loại sản phẩm, tình hình thanh toán, giúp sử dụng và quản lý có hiệu quả đồng vốn, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Do đó càn phải quản lý tốt tỏ chức kế toán bán hàng và xác điịnh kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp. Yêu cầu của kế toán bán hàng và xác định kế quả kinh doanh Như đã phân tích, bán hàng và xác định kết quả kinh doanh có ý nghĩa sống còn đối với sự tồn tại và phát triển của bất kỳ một doanh nghiệp thương mại nào trong điều kiện hiện nay.
Từ đó đặt ra yêu cầu quản lý chặt chẽ với các hoạt động trên là hết sức cần thiết. Việc quản lý được thực hiện trên các mặt sau: - Quản lý kế toán và tình hình thực tế, quản lý số lượng, chất lượng mặt hàng, thời gian và cơ cấu mặt hàng tiêu thụ, tránh hiện tượng mất mát, hư hỏng, tham ô hàng đến tiêu thụ. - Theo dõi từng phương thức bán hàng, quản lý chặt chẽ tình hình thanh toán của khách hàng, yêu cầu thanh toán đúng hình thức, đúng hạn, tránh bị mất mát, 7 chiếm dụng vốn. Doanh nghiệp phải lựa chọn hình thức tiêu thụ với từng thị trường, từng khách hàng nhằm thúc đẩy nhanh quá trình tiêu thụ, đồng thời phải tiến hàng thăm dò, nghiên cứu thị trường, mở rộng quan hệ buôn bán trong và ngoài nước.
- Đối với các khoản giảm trừ phải có quy chế công khai, đối với các khoản chiết khấu, giảm giá cho số hàng thông thường tiêu thụ trong kỳ phải đảm bảo cho doanh nghiệp có lãi. - Lựa chọn phương pháp tính trị giá vốn hàng xuất bán phù hợp với điều kiện thực tế của doanh nghiệp, giám sát kiểm tra chặt chẽ tính hợp lý, hợp pháp của các khoản CPBH và CPQLDN phát sinh, đồng thời phân bổ chi phí cho hàng bán ra hợp lý, khoa học, đảm bảo nguyên tắc nhất quán. - Việc hạch toán qua trình bán hàng và xác định kết qủa kinh doanh phải được tổ chức khoa học, chặt chẽ đảm bảo xác định được kết quả bán hàng và kết quả kinh doanh được chính xác.3 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kế quả kinh doanh Hạch toán kế toán có vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý kinh doanh, nó là công cụ quan trọng phục vụ cho công tác điều hành và quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, quản lý vốn của doanh nghiệp. Đồng thời nó là nguồn thông tin số liệu tin cậy để Nhà nước điều hành và quản lý vĩ mô nền kinh tế quốc dân, kiểm soát của các ngành, các lĩnh vực.
Do đó, kế toán bán hàng cần thực hiện các nhiệm vụ sau: - Ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác tình hionhf bán hàng của doanh nghệp cả về giá trị, số lượng, chất lượng của các loại hàng hóa, từng địa điểm bán hàng, từng phương thức thanh toán… - Xác định chính xác giá mua thực tế của lượng hàng tiêu thụ đồng thời phân bố chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ nhằm xác định chính xác kết quả bán hàng. - Kiểm tra, theo dõi tình hình thu hồi và quản lý tiền hàng, quản lý công nợ chi phí cho từng khách hàng. 8 - Tập hợp đầy đủ, chính xác, kịp thời các khoản chi phí bán hàng, thực tế phát sinh và kết chuyển (hay phân bố), cho phép bán hàng cho hàng tiêu thụ làm căn cứ để xác định kết quả kinh doanh. - Cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và xác định kỳ phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình bán hàng, xác định và phân phối kết quả.2 Các phương thức bán hàng và thanh toán chủ yếu.1 Các phương thức bán hàng.1 Bán hàng trực tiếp.
Bán hàng trực tiếp là phương pháp giao hàng cho người mua trực tiếp tại kho (hoặc trực tiếp tại phân xưởng không qua kho) của doanh nghiệp. Hàng hóa khi bàn giao cho khách hàng được khách hàng trả tiền hay chấp nhận thanh toán. Phương thức này bao gồm bán buôn và bán lẻ: a/ Bán buôn: Đặc trưng là hàng bán theo phương thức này thường với khối lượng lớn và nhiều hình thức thanh toán. Do đó muốn quản lý tốt thì phải lập chứng từ cho từng lần bán.
Khi thực hiện bán hàng, bên mua sẽ có người đến nhận hàng trực tiếp tại kho của doanh nghiệp. Khi người nhận đã nhận đủ số hàng và ký xác nhận trên chứng từ bán hàng thì số hàng đó không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nữa mà được coi là hành đã bán. Khi bên mua trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán thì doanh nghiệp hoạch toán vào doanh thu và phải thực hiện nghĩa vụ với nhà nước Có hai phương thức bán buôn, bao gồm: * Bán hàng qua kho: Theo phương thức này, hàng hóa sau khi đã hoàn tất các thủ tục nhập kho rồi mới được xuất bán, theo đó hành hóa có thể xuất bán trực tiếp tại kho doanh nghiệp hoặc xuất kho gửi đi bán 9 * Bán buôn vận chuyển thẳng: Đây là phương thức tiêu thụ mà hàng hóa sau khi mua không nhập kho doanh nghiệp mà được chuyển bán thẳng cho khách hàng. Có hai trường hợp: - Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán: Trường hợp này doanh nghiệp mua hàng từ nhà cung cấp sau đó chuyển thẳng gửi đi bán hoặc mua bán thẳng giao nhận trực tiếp tay ba với nhà cung cấp và khách hàng.
- Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán: Đay là phương thức má doanh nghiệp không thực hiện được mua hàng và bán hàng mà chỉ làm môi giới trung gian trong quan hệ mua bán để hưởng hoa hồng. Do đó, doanh nghiệp chỉ phản ánh khoản hoa hồng được hưởng vào doanh thu. b/ Bán lẻ: Đặc trưng của phương thức bán lẻ là: Thường bán với khối lượng nhỏ và thanh toán ngay, thường thanh toán bằng tiền mặt. Bán lẻ bao gồm các phương thức sau: * Bán lẻ thu tiền tại chỗ: Theo phương thức này nhân viên bán hàng sẽ trực tiếp bán hàng và thu tiền.
Cuối ngày, sau khi kiểm hàng căn cứ vào lượng hàng bán ra và số tiền thu trong ngày, đối chiếu với số hàng hiện còn tồn tại quầy lập báo cáo bán hàng, báo cáo thu tiền và nộp tiền về cho kế toán. * Bán lẻ thu tiền tập trung: Đây là phương thức mà nghiệp vụ bán hàng và nghiệp vụ thu tiền tách rời nhau. Nhân viên thu ngân có nhiệm vụ viết hóa đơn, thu tiền, kiểm tiền, lập báo cáo thu tiền và nộp tiền về thủ quỷ. Nhân viên bán hàng căn cứ vào số hàng đã giao, kiểm số hàng còn tồn tại quầy hàng, cửa hàng, lập báo cacos bán hàng trong ngày nộp về cho kế toán.
* Bán lẻ tự phục vụ hoặc bán hàng tự động: Khách hàng có thể chọn hàng hóa, việc thu tiền được thự hiện bởi nhân viên thu ngân, cuối ngày căn cứ vào số tiền thu được lập báo cáo thu và nộp về cho thủ quỷ.