Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh các cơ sở giáo dục công lập tại Việt Nam đang đối mặt với nhiều thách thức về quản lý tài chính, biên chế và hiệu quả hoạt động, việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) trở thành một yêu cầu cấp thiết. Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh, với hơn 8 năm hoạt động và quy mô đào tạo khoảng 3.500 học sinh sinh viên mỗi năm, đang trong quá trình đổi mới quản lý nhằm nâng cao hiệu quả và tính minh bạch trong hoạt động. Theo khảo sát thực hiện trong giai đoạn 2014-2017, trường gặp nhiều khó khăn về tuyển sinh và tài chính, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động đào tạo và phát triển. Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là hệ thống hóa lý luận về hệ thống KSNB trong lĩnh vực giáo dục, đánh giá thực trạng hệ thống KSNB tại trường, xác định các nhân tố ảnh hưởng và đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống này. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào hoạt động KSNB tại Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật TP.HCM, với dữ liệu sơ cấp thu thập từ tháng 2 đến tháng 6 năm 2017 và dữ liệu thứ cấp từ các năm 2014-2016. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, giảm thiểu rủi ro và tăng cường tính minh bạch, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của nhà trường trong bối cảnh tự chủ tài chính và biên chế.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên nền tảng lý thuyết hệ thống kiểm soát nội bộ theo chuẩn mực COSO 1992 và INTOSAI 1992, hai mô hình được quốc tế công nhận trong lĩnh vực quản lý và kiểm soát nội bộ. Hệ thống KSNB được cấu thành bởi năm yếu tố chính: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông và giám sát. Môi trường kiểm soát bao gồm các yếu tố như đạo đức nghề nghiệp, năng lực nhân viên, phong cách lãnh đạo, cơ cấu tổ chức và chính sách nhân sự. Đánh giá rủi ro tập trung vào nhận dạng, phân tích và xử lý các rủi ro có thể ảnh hưởng đến mục tiêu của tổ chức. Hoạt động kiểm soát bao gồm các chính sách và thủ tục nhằm ngăn ngừa và phát hiện sai phạm. Thông tin truyền thông đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, kịp thời và đầy đủ cho các cấp quản lý. Giám sát là quá trình đánh giá và cải tiến liên tục hệ thống kiểm soát nội bộ. Các khái niệm chuyên ngành như thang đo Likert, phân tích nhân tố khám phá (EFA), và hồi quy tuyến tính bội cũng được áp dụng để đánh giá các nhân tố ảnh hưởng đến hệ thống KSNB.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp định tính và định lượng. Dữ liệu sơ cấp được thu thập qua khảo sát trực tiếp với 175 cán bộ, giảng viên, nhân viên của trường, trong đó 169 mẫu hợp lệ được phân tích bằng phần mềm SPSS 22. Phương pháp lấy mẫu định mức kết hợp thuận tiện được sử dụng nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời đảm bảo tính đại diện. Nghiên cứu định tính được thực hiện thông qua thảo luận nhóm với Ban lãnh đạo và các chuyên gia nhằm xác định các biến quan sát và xây dựng bảng câu hỏi. Các thang đo được kiểm định độ tin cậy bằng hệ số Cronbach’s Alpha, phân tích nhân tố khám phá để xác định cấu trúc nhân tố, và phân tích hồi quy tuyến tính bội để kiểm định các giả thuyết nghiên cứu. Dữ liệu thứ cấp được thu thập từ các văn bản pháp luật, báo cáo ngành, và tài liệu liên quan đến KSNB trong lĩnh vực giáo dục công lập. Timeline nghiên cứu kéo dài từ năm 2014 đến giữa năm 2017, với khảo sát chính thức diễn ra trong tháng 2-6/2017.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Môi trường kiểm soát: Kết quả khảo sát cho thấy nhân viên đánh giá cao năng lực chuyên môn của cán bộ giảng viên (mean = 4,18) và phong cách lãnh đạo gương mẫu của Ban Giám hiệu (mean = 4,18). Tuy nhiên, chính sách khen thưởng và kỷ luật được đánh giá thấp hơn (mean = 3,96), cho thấy cần cải thiện để tăng tính hiệu quả của môi trường kiểm soát.

  2. Đánh giá rủi ro: Nhà trường thực hiện kiểm tra, đối chiếu các tài khoản kế toán thường xuyên và xử lý rủi ro kịp thời, với tỷ lệ đồng thuận trên 80% trong khảo sát. Tuy nhiên, việc đánh giá rủi ro chưa được hệ thống hóa đầy đủ, dẫn đến một số rủi ro trọng yếu chưa được kiểm soát triệt để.

  3. Hoạt động kiểm soát: Phân công công việc và trách nhiệm được thực hiện hợp lý, với 85% người tham gia khảo sát đồng ý rằng các quy trình luân chuyển chứng từ và kiểm tra cơ sở vật chất được duy trì thường xuyên. Tuy nhiên, việc kiểm soát chứng từ phát sinh còn tồn tại một số hạn chế, ảnh hưởng đến tính minh bạch.

  4. Thông tin truyền thông và giám sát: Hệ thống thông tin nội bộ được bảo mật tốt, các kênh truyền thông nội bộ và phản hồi từ người học, phụ huynh được duy trì hiệu quả. Hoạt động giám sát định kỳ và đột xuất được thực hiện nhưng chưa đồng bộ, chỉ khoảng 70% các đơn vị thực hiện đầy đủ các cuộc kiểm tra theo kế hoạch.

Thảo luận kết quả

Các kết quả trên phản ánh thực trạng hệ thống KSNB tại Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật TP.HCM đang trong quá trình hoàn thiện nhưng còn nhiều điểm cần cải tiến. Môi trường kiểm soát được đánh giá tích cực nhờ sự quan tâm của lãnh đạo và năng lực nhân viên, phù hợp với các nghiên cứu trong lĩnh vực giáo dục công lập. Tuy nhiên, chính sách khen thưởng và kỷ luật chưa phát huy hiệu quả, có thể do thiếu sự đồng bộ trong quy trình và cơ chế thực thi. Việc đánh giá rủi ro chưa toàn diện làm giảm khả năng phòng ngừa các rủi ro trọng yếu, điều này tương tự với các báo cáo ngành giáo dục công lập khác tại Việt Nam. Hoạt động kiểm soát và giám sát cần được tăng cường để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả quản lý tài chính, đặc biệt trong bối cảnh tự chủ tài chính và biên chế. Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ cột thể hiện mức độ đồng thuận của các nhân tố, bảng phân tích Cronbach’s Alpha và kết quả hồi quy để minh họa mức độ ảnh hưởng của từng yếu tố đến hệ thống KSNB.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Hoàn thiện chính sách khen thưởng và kỷ luật: Xây dựng và ban hành quy chế khen thưởng, kỷ luật rõ ràng, minh bạch nhằm nâng cao động lực làm việc và ý thức tuân thủ của cán bộ, giảng viên, nhân viên. Thời gian thực hiện: 6 tháng. Chủ thể: Ban Giám hiệu phối hợp Phòng Tổ chức - Hành chính.

  2. Tăng cường đánh giá và quản lý rủi ro: Thiết lập hệ thống đánh giá rủi ro định kỳ, áp dụng công cụ quản lý rủi ro hiện đại để nhận diện và xử lý kịp thời các rủi ro trọng yếu. Thời gian thực hiện: 12 tháng. Chủ thể: Phòng Kế hoạch - Tài chính và Ban Kiểm soát nội bộ.

  3. Nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm soát: Rà soát, hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ, phân công trách nhiệm rõ ràng, đồng thời tăng cường kiểm tra, giám sát nội bộ thường xuyên và đột xuất. Thời gian thực hiện: 9 tháng. Chủ thể: Ban Giám hiệu và các phòng ban chức năng.

  4. Cải thiện hệ thống thông tin truyền thông: Xây dựng kênh thông tin nội bộ đa chiều, bảo mật và kịp thời, đồng thời khuyến khích phản hồi từ người học và cán bộ để phát hiện sớm sai phạm. Thời gian thực hiện: 6 tháng. Chủ thể: Phòng Quản lý khoa học và Công nghệ phối hợp Trung tâm Thông tin thư viện.

  5. Đào tạo nâng cao năng lực nhân viên: Tổ chức các khóa đào tạo về KSNB, quản lý rủi ro và kỹ năng kiểm soát nội bộ cho cán bộ, giảng viên, nhân viên nhằm nâng cao nhận thức và kỹ năng thực thi. Thời gian thực hiện: liên tục hàng năm. Chủ thể: Phòng Tổ chức - Hành chính và Ban Giám hiệu.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban Giám hiệu các trường cao đẳng, đại học công lập: Nhận diện các yếu tố ảnh hưởng đến hệ thống KSNB, từ đó xây dựng chiến lược quản lý hiệu quả, nâng cao tính minh bạch và hiệu quả tài chính.

  2. Phòng Kế hoạch - Tài chính và Phòng Tổ chức - Hành chính: Áp dụng các giải pháp đề xuất để hoàn thiện quy trình kiểm soát, quản lý rủi ro và chính sách nhân sự nhằm tăng cường hiệu quả hoạt động.

  3. Cán bộ kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ: Sử dụng mô hình và kết quả nghiên cứu để thiết kế các chương trình kiểm tra, giám sát phù hợp với đặc thù giáo dục công lập.

  4. Nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành Kế toán, Quản trị giáo dục: Tham khảo cơ sở lý luận, phương pháp nghiên cứu và kết quả thực nghiệm để phát triển các đề tài nghiên cứu liên quan đến quản lý tài chính và kiểm soát nội bộ trong lĩnh vực giáo dục.

Câu hỏi thường gặp

  1. Hệ thống kiểm soát nội bộ là gì và tại sao nó quan trọng trong các trường công lập?
    Hệ thống kiểm soát nội bộ là tập hợp các quy trình, chính sách và hoạt động nhằm đảm bảo tổ chức đạt được mục tiêu, tuân thủ pháp luật và bảo vệ tài sản. Trong trường công lập, nó giúp ngăn ngừa sai phạm, nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và đảm bảo minh bạch trong hoạt động.

  2. Các yếu tố nào cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ theo chuẩn mực quốc tế?
    Theo COSO và INTOSAI, hệ thống KSNB gồm năm yếu tố: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông và giám sát. Mỗi yếu tố đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng hệ thống kiểm soát toàn diện.

  3. Phương pháp nghiên cứu nào được sử dụng để đánh giá hệ thống KSNB tại Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật TP.HCM?
    Nghiên cứu kết hợp định tính (thảo luận nhóm, khảo sát chuyên gia) và định lượng (khảo sát bảng hỏi với 169 mẫu hợp lệ, phân tích bằng SPSS 22). Các kỹ thuật như phân tích nhân tố khám phá (EFA) và hồi quy tuyến tính bội được áp dụng để kiểm định mô hình.

  4. Những hạn chế chính của hệ thống KSNB hiện tại tại trường là gì?
    Chính sách khen thưởng và kỷ luật chưa đồng bộ, đánh giá rủi ro chưa toàn diện, hoạt động kiểm soát chứng từ còn hạn chế và giám sát chưa thường xuyên, ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý và phòng ngừa rủi ro.

  5. Làm thế nào để nâng cao hiệu quả hệ thống KSNB trong các cơ sở giáo dục công lập?
    Cần hoàn thiện chính sách nhân sự, tăng cường đánh giá và quản lý rủi ro, nâng cao hoạt động kiểm soát và giám sát, cải thiện hệ thống thông tin truyền thông, đồng thời đào tạo nâng cao năng lực cho cán bộ, giảng viên và nhân viên.

Kết luận

  • Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật TP.HCM đang trong quá trình hoàn thiện, với môi trường kiểm soát và năng lực nhân viên được đánh giá tích cực.
  • Các yếu tố như chính sách khen thưởng, đánh giá rủi ro và hoạt động kiểm soát còn tồn tại hạn chế, ảnh hưởng đến hiệu quả tổng thể của hệ thống.
  • Nghiên cứu đã đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả hệ thống KSNB, tập trung vào hoàn thiện chính sách, tăng cường quản lý rủi ro, cải thiện quy trình kiểm soát và nâng cao năng lực nhân sự.
  • Kết quả nghiên cứu có thể áp dụng trong giai đoạn 2018-2020 để hỗ trợ nhà trường nâng cao hiệu quả quản lý và phát triển bền vững.
  • Khuyến nghị các cơ sở giáo dục công lập khác tham khảo mô hình và giải pháp để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, góp phần nâng cao chất lượng quản lý và đào tạo.

Hành động tiếp theo là triển khai các giải pháp đề xuất, đồng thời tiến hành đánh giá định kỳ để điều chỉnh phù hợp với thực tiễn hoạt động của nhà trường.