phần mở đầu, mục lục, bảng biểu, kết luận, luận văn đƣợc chia thành 03 chƣơng nhƣ sau: 7 Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức, hiệu quả công việc của khối văn phòng tại NHTM. Chƣơng 2: Thực trạng của cơ cấu tổ chức tại VPĐD Agribank khu vực miền Nam. Chƣơng 3: Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức của VPĐD Agribank khu vực miền Nam. 8 CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC 1.
CƠ CẤU TỔ CHỨC 1. Khái niệm tổ chức Tổ chức là một hệ thống gồm nhiều ngƣời cùng hoạt động vì mục đích chung (danh từ tổ chức) hay Tổ chức là quá trình triển khai các kế hoạch (động từ tổ chức theo nghĩa rộng). Nhƣ vậy chúng ta có thể hiểu chức năng tổ chức là hoạt động của chủ thể quản lý nhằm thiết lập một cơ cấu, hệ thống các vị trí cho mỗi cá nhân và các bộ phận sao cho các cá nhân và bộ phận có thể phối hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu của tổ chức. Có thể nói về bản chất tổ chức là việc phân công lao động một cách khoa học.
Có nhiều hình thức của tổ chức nhƣ tổ chức kinh tế xã hội, tổ chức đoàn thể… phân loại tùy theo chức năng của tổ chức. Phân loại tổ chức 1. Phân loại theo mục tiêu hoạt động Mục tiêu hoạt động của tổ chức là những điều cần đạt đến thông qua quá trình thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của tổ chức (tức là thông qua hoạt động của tổ chức). Lý thuyết về tổ chức cho thấy có nhiều cách khác nhau trong xác định mục tiêu hoạt động của tổ chức và mục tiêu hoạt động của tổ chức không phải là bất biến (tức là có thể điều chỉnh, bổ sung).
Mục tiêu hoạt động là một trong số những căn cứ để phân loại tổ chức, cụ thể là: - Căn cứ vào mục tiêu lợi nhuận có thể phân loại tổ chức thành hai nhóm là các tổ chức hoạt động vì mục tiêu lợi nhuận (công ty, tổng công ty, tập đoàn kinh 9 tế…) và các tổ chức hoạt động không vì mục tiêu lợi nhuận (cơ quan nhà nƣớc, tổ chức hành chính, các hội, tổ chức phi chính phủ…); - Căn cứ vào mục tiêu ngắn hạn, trung hạn, dài hạn của thời gian thực hiện nhiệm vụ có thể phân loại tổ chức thành các nhóm nhƣ: + Tổ chức đƣợc lập ra để thực hiện mục tiêu ngắn hạn (ban bầu cử, ban kiểm phiếu; tổ hoặc ban thƣ thƣ ký kỳ họp, đại hội…); + Tổ chức đƣợc lập ra để thực hiện mục tiêu trung hạn (các tiểu ban chuẩn bị văn kiện Đại hội của Đảng; các ban soạn thảo, tổ biên tập xây dựng mới, sửa đổi, bổ sung văn bản quy phạm pháp luật, đề án của trung ƣơng…); + Tổ chức đƣợc lập ra để thực hiện mục tiêu dài hạn (các tổ chức nghiên cứu chiến lƣợc, nghiên cứu cơ bản). - Theo mục tiêu hoạt động còn có thể phân loại tổ chức thành các nhóm nhƣ: + Các tổ chức đƣợc thành lập với mục tiêu giúp ngƣời đứng đầu cơ quan hành chính nhà nƣớc thực hiện chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nƣớc: vụ, cục, tổng cục, thanh tra…; + Các tổ chức đƣợc thành lập với mục tiêu cung cấp dịch vụ công, phục vụ quản lý nhà nƣớc bao gồm: các đơn vị nghiên cứu chiến lƣợc, chính sách về ngành, lĩnh vực; cơ quan báo chí; trung tâm thông tin hoặc tin học; trƣờng hoặc trung tâm đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ, công chức, viên chức; học viện thuộc Bộ. Phân loại theo ngành, lĩnh vực hoạt động Phân loại tổ chức theo ngành, lĩnh vực hoạt động là cách phân loại dựa trên hoạt động chuyên môn của các tổ chức. Theo cách phân loại này ta có các tổ chức thuộc các ngành, lĩnh vực khác nhau nhƣ: quốc phòng; an ninh; ngoại giao; công thƣơng; xây dựng; y tế; giáo dục; lao động, thƣơng binh, xã hội; khoa học, công nghệ… Phân loại tổ chức theo ngành có ƣu điểm là giúp ta thấy đƣợc cơ cấu ngành, 10 lĩnh vực trong tổ chức bộ máy nhà nƣớc (đơn ngành; đa ngành, đa lĩnh vực).
Tuy vậy, phân loại tổ chức theo ngành, lĩnh vực có hạn chế là không xác định đƣợc tổ chức thuộc loại hình nào (tổ chức hành chính hay đơn vị sự nghiệp công lập). Vì vậy, cả trên phƣơng diện nghiên cứu và ứng dụng thực tiễn cần sử dụng kết hợp cách phân loại này với các cách phân loại khác để thấy đƣợc đầy đủ hơn về vị trí, vai trò, tính chất, quy mô của tổ chức. Phân loại theo quy mô của tổ chức Quy mô thực chất là mức độ rộng lớn của tổ chức. Với ý nghĩa nhƣ vậy độ rộng lớn của tổ chức đƣợc xem xét trên hai phƣơng diện chính là phạm vi hoạt động của tổ chức và thẩm quyền của tổ chức.
Ngoài ra còn có các yếu tố khác nhƣ cơ cấu tổ chức; số lƣợng nhân lực; nguồn lực tài chính; cơ sở vật chất, kỹ thuật. Căn cứ vào quy mô của tổ chức có thể phân loại tổ chức thành các nhóm nhƣ: - Các tổ chức có phạm vi hoạt động rộng (toàn quốc; trong nƣớc, quốc tế), các tổ chức có phạm vi hoạt động hẹp (trong phạm vi tỉnh, huyện, xã…); - Các tổ chức có thẩm quyền chung (Chính phủ, Ủy ban nhân dân các cấp; các cơ quan này theo quy định của Hiến pháp có thẩm quyền giải quyết những vấn đề thuộc các lĩnh vực khác nhau, các đối tƣợng khác nhau); - Các tổ chức có thẩm quyền chuyên môn, hoạt động không vƣợt ngoài giới hạn phạm vi thẩm quyền chuyên môn đã đƣợc pháp luật quy định. Theo đó các tổ chức này chia thành hai nhóm: + Tổ chức chuyên môn chuyên ngành. Nhóm này bao gồm những cơ quan hành chính nhà nƣớc mà thẩm quyền đƣợc giới hạn trong một ngành hoặc một vài ngành có liên quan.
Các quy định do các cơ quan này đặt ra chỉ có hiệu lực thi hành trong ngành, lĩnh vực mà nó quản lý; + Tổ chức chuyên môn tổng hợp. Nhóm này bao gồm những cơ quan hành chính nhà nƣớc có chức năng quản lý chuyên môn tổng hợp. Do có chức năng, thẩm quyền quản lý chuyên môn tổng hợp nên các quy định do các cơ quan này đặt ra 11 không chỉ có hiệu lực đối với nó mà còn có hiệu lực đối với cả các cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền chuyên môn chuyên ngành (nhóm nêu trên). Phân loại tổ chức theo các tiêu chí khác Ngoài các tiêu chí phân loại tổ chức nhƣ đã nêu ở trên, còn có những phân loại tổ chức theo các tiêu chí khác nhƣ: - Căn cứ theo nguyên tắc tổ chức và giải quyết công việc có thể phân tổ chức thành hai loại: + Tổ chức hoạt động theo chế độ tập thể lãnh đạo (ví dụ: các tổ chức chấp hành - hành chính ở các đại phƣơng); + Tổ chức hoạt động theo chế độ thủ trƣởng (ví dụ: các tổ chức thực hiện nhiệm vụ điều tra thuộc các bộ, tổng cục); + Tổ chức hoạt động theo chế độ chuyên viên kết hợp với chế độ thủ trƣởng (ví dụ: các vụ của các bộ).
- Căn cứ vào quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính có thể phân loại tổ chức cụ thể nhƣ sau: tổ chức tự bảo đảm chi phí hoạt động; tổ chức tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động; tổ chức do ngân sách nhà nƣớc bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động (Nguyễn Hữu Thân, 2012). Đặc trƣng cơ bản của tổ chức Theo các nhà tâm lý học tổ chức thì có 04 đặc điểm chung đối với tất cả các tổ chức là: Thứ nhất, sự kết hợp các nỗ lực của các thành viên: Nhƣ chúng ta thƣờng thấy, khi các cá nhân cùng nhau tham gia và phối hợp những nỗ lực vật chất hay trí tuệ của họ thì nhiều công việc phức tạp và vĩ đại có thể đƣợc hoàn thành. Chẳng 12 hạn, việc xây dựng các kim tự tháp, việc đƣa con ngƣời lên mặt trăng. là những công việc vƣợt xa trí thông minh và khả năng của bất cứ cá nhân nào.
Sự kết hợp nỗ lực nhân lên đóng góp của mỗi cá nhân. Thứ hai, có mục đích chung: Sự kết hợp các nỗ lực không thể thực hiện đƣợc nếu những ngƣời tham gia không nhất trí cùng nhau phấn đấu cho những quyền lợi chung nào đó. Một mục tiêu chung đem lại cho các thành viên của tổ chức một tiêu điểm để tập hợp nhau lại. Thứ ba, phân công lao động: Bằng cách phân chia một cách hệ thống các nhiệm vụ phức tạp thành những công việc cụ thể, một tổ chức có thể sử dụng nguồn nhân lực của nó một cách có hiệu quả.
Phân công lao động tạo điều kiện cho các thành viên của tổ chức trở nên tài giỏi hơn do chuyên sâu vào một công việc cụ thể. Thứ tƣ, hệ thống thứ bậc quyền lực: Các nhà lý thuyết về tổ chức định nghĩa quyền lực là quyền ra quyết định và điều khiển hành động của những ngƣời khác. Nếu không có một hệ thống thứ bậc quyền lực r ràng thì sự phối hợp những cố gắng của các thành viên sẽ rất khó khăn. Một trong những biểu hiện của hệ thống thứ bậc là hệ thống ra mệnh lệnh và sự phục tùng.
Những đặc trƣng trên đây là rất cần thiết để xác định sự hiện diện của một tổ chức. Khái niệm về cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức là hệ quả của quá trình xây dựng bộ máy tổ chức, mà trong quá trình đó các hoạt động của tổ chức đƣợc phân chia, các nguồn lực đƣợc sắp xếp, con ngƣời và các bộ phận đƣợc phối hợp nhằm thực hiện các mục tiêu kế hoạch. Cơ cấu tổ chức là hình thức tồn tại của tổ chức, biểu thị việc sắp xếp theo trật tự nào đó của mỗi bộ phận của tổ chức cùng các mối quan hệ giữa chúng. Cơ cấu tổ chức bộ máy là sự tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ về quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, đƣợc chuyên môn hóa, đƣợc giao những trách 13 nhiệm, quyền hạn nhất định và đƣợc bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung đã xác định của tổ chức (Nguyễn Ngọc Quân – Nguyễn Văn Điền, 2007, Giáo trình Quản trị nguồn nhân lực, Nhà xuất bản Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân, Hà Nội).
Một số yếu tố cấu thành cơ cấu tổ chức 1. Các cấp quản trị Các cấp quản trị đƣợc hình thành theo chiều rộng, căn cứ theo quy mô và khối lƣợng thông tin cần đƣợc xử lý mà thành lập.