Khóa luận ứng dụng giải pháp BPM trong quản lý quy trình thanh toán phí tại MSB

Luận văn tốt nghiệp kinh tế nghiên cứu tốt nghiệp hệ thống thông tin quản lý ứng dụng giải pháp quản lý quy trình nghiệp vụ bpm business, điều tra thực trạng, phân tích số liệu,

• Tác giả: Mai Thị Phương Dung
• Người hướng dẫn: ThS Nguyễn Thị Thùy Anh
• Trường học: Học viện Ngân hàng
• Chuyên ngành: Hệ thống thông tin quản lý
• Đề tài: Giải Pháp BPM Trong Quản Lý Quy Trình Thanh Toán Phí Tại Ngân Hàng Thương Mại
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2020
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CẢM ƠN
• LỜI CAM KẾT
• DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
• DANH MỤC BẢNG BIỂU
• DANH MỤC HÌNH VẼ
• LỜI MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN QUY TRÌNH ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN TẠI NGÂN HÀNG TMCP HÀNG HẢI
• 1.1. Giới thiệu ngân hàng TMCP Hàng Hải
• 1.1.1. Sự hình thành và phát triển
• 1.1.2. Bộ máy tổ chức
• 1.1.3. Các hoạt động nghiệp vụ
• 1.1.4. Những thuận lợi và khó khăn của MSB
• 1.2. Quy trình đề nghị thanh toán tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải
• 1.2.1. Thực trạng về quy trình đề nghị thanh toán tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải
• 1.2.2. Các vấn đề trong việc thực hiện quy trình đề nghị thanh toán tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải
• 1.3. Phát biểu bài toán
• 1.4. KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
• 2. CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ BPM, NGÔN NGỮ MÔ HÌNH HÓA QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ BPMN VÀ MÔ HÌNH HÓA QUY TRÌNH ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN TẠI NGÂN HÀNG TMCP HÀNG HẢI BẰNG CÔNG CỤ BIZAGI MODELER
• 2.1. Tổng quan về quản lý quy trình nghiệp vụ BPM
• 2.1.1. Vòng đời BPM
• 2.1.2. Ngôn ngữ mô hình hóa quy trình nghiệp vụ BPMN
• 2.1.3. Lý thuyết cải tiến quy trình
• 2.2. Mô hình hóa quy trình đề nghị thanh toán tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải bằng công cụ Bizagi Modeler
• 2.3. Đề xuất cải tiến nâng cao hiệu quả quy trình đề nghị thanh toán
• 3. CHƯƠNG 3: THIẾT KẾ HỆ THỐNG
• 3.1. Thiết kế chức năng
• 3.1.1. Sơ đồ phân rã chức năng
• 3.1.2. Sơ đồ ngữ cảnh
• 3.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu
• 3.2.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu trên php Myadmin
• 3.3. Thiết kế giao diện quy trình đề nghị thanh toán
• 3.3.1. Giao diện cho người quản trị hệ thống
• 3.3.2. Giao diện cho người dùng
• 3.4. KẾT LUẬN CHƯƠNG 3

Tóm tắt

I. Tổng quan về quy trình đề nghị thanh toán tại ngân hàng TMCP Hàng Hải

Ngân hàng TMCP Hàng Hải, một trong những ngân hàng thương mại cổ phần hàng đầu tại Việt Nam, đã có những bước phát triển mạnh mẽ từ khi thành lập. Quy trình đề nghị thanh toán tại ngân hàng này đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý chi phí và đảm bảo tính minh bạch trong các hoạt động tài chính. Tuy nhiên, quy trình hiện tại vẫn còn nhiều bất cập, như việc thiếu phần mềm quản lý quy trình, dẫn đến việc xử lý thủ công và mất thời gian. Theo một nghiên cứu, "Chi phí quản lý doanh nghiệp là một yếu tố cấu thành quan trọng trong hệ thống chi phí của doanh nghiệp". Điều này cho thấy sự cần thiết phải cải tiến quy trình thanh toán để nâng cao hiệu quả và giảm thiểu chi phí.

1.1 Giới thiệu ngân hàng TMCP Hàng Hải

Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (Maritime Bank) được thành lập vào năm 1991, là một trong những ngân hàng thương mại đầu tiên tại Việt Nam. Với mạng lưới hoạt động rộng khắp và các sản phẩm dịch vụ đa dạng, ngân hàng đã khẳng định được vị thế của mình trên thị trường tài chính. Tuy nhiên, để duy trì và phát triển bền vững, ngân hàng cần phải cải tiến quy trình thanh toán phí, nhằm tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

1.2 Thực trạng quy trình đề nghị thanh toán

Quy trình đề nghị thanh toán tại ngân hàng TMCP Hàng Hải hiện nay chủ yếu được thực hiện thủ công, dẫn đến nhiều khó khăn trong việc theo dõi và xử lý các đề nghị. Việc này không chỉ làm tăng thời gian xử lý mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro trong quản lý tài chính. Theo một báo cáo, "Việc quản lý quy trình thanh toán hiệu quả có thể giúp giảm chi phí và nâng cao hiệu suất làm việc". Do đó, việc áp dụng giải pháp BPM là cần thiết để cải thiện quy trình này.

II. Giải pháp BPM trong quản lý quy trình thanh toán phí

Giải pháp BPM (Business Process Management) được xem là một công cụ hữu hiệu trong việc tối ưu hóa quy trình thanh toán phí tại ngân hàng TMCP Hàng Hải. BPM giúp mô hình hóa và tự động hóa quy trình, từ đó giảm thiểu thời gian và chi phí thực hiện. Theo nghiên cứu, "BPM không chỉ giúp cải thiện hiệu quả quy trình mà còn tăng cường khả năng quản lý rủi ro". Việc áp dụng BPM sẽ giúp ngân hàng có cái nhìn tổng quan về quy trình, từ đó đưa ra các quyết định chính xác hơn.

2.1 Tối ưu hóa quy trình thanh toán

Tối ưu hóa quy trình thanh toán là một trong những mục tiêu chính của việc áp dụng BPM. Bằng cách phân tích và cải tiến từng bước trong quy trình, ngân hàng có thể giảm thiểu thời gian xử lý và tăng cường hiệu quả công việc. Một nghiên cứu cho thấy, "Việc tối ưu hóa quy trình không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao sự hài lòng của khách hàng". Do đó, ngân hàng cần chú trọng đến việc cải tiến quy trình thanh toán để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.

2.2 Ứng dụng công nghệ BPM

Công nghệ BPM cung cấp các công cụ và phần mềm hỗ trợ quản lý quy trình một cách hiệu quả. Việc ứng dụng công nghệ này không chỉ giúp tự động hóa quy trình mà còn cung cấp các báo cáo phân tích dữ liệu, giúp ngân hàng đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác. Theo một chuyên gia, "Công nghệ BPM là chìa khóa để nâng cao hiệu quả quản lý quy trình trong các tổ chức tài chính". Ngân hàng TMCP Hàng Hải cần đầu tư vào công nghệ này để cải thiện quy trình thanh toán phí.

III. Kết luận và khuyến nghị

Việc áp dụng giải pháp BPM trong quản lý quy trình thanh toán phí tại ngân hàng TMCP Hàng Hải là một bước đi cần thiết để nâng cao hiệu quả hoạt động. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng, "BPM không chỉ giúp cải thiện quy trình mà còn tạo ra giá trị bền vững cho tổ chức". Ngân hàng cần tiếp tục nghiên cứu và triển khai các giải pháp công nghệ để tối ưu hóa quy trình thanh toán, từ đó nâng cao sự hài lòng của khách hàng và tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.

3.1 Đề xuất cải tiến quy trình

Để cải tiến quy trình thanh toán phí, ngân hàng cần thực hiện một số bước như: đánh giá lại quy trình hiện tại, xác định các điểm nghẽn và đề xuất các giải pháp cụ thể. Việc này sẽ giúp ngân hàng tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu chi phí. Theo một báo cáo, "Cải tiến quy trình là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp phát triển bền vững".

3.2 Tăng cường đào tạo nhân viên

Đào tạo nhân viên là một yếu tố quan trọng trong việc triển khai BPM. Nhân viên cần được trang bị kiến thức và kỹ năng cần thiết để áp dụng BPM vào công việc hàng ngày. Một nghiên cứu cho thấy, "Đào tạo nhân viên không chỉ giúp nâng cao hiệu quả công việc mà còn tạo ra môi trường làm việc tích cực". Ngân hàng cần chú trọng đến việc đào tạo để đảm bảo quy trình thanh toán được thực hiện một cách hiệu quả.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong quản trị tổ chức hiện đại, quy trình kinh doanh là công cụ nền tảng để vận hành và tối ưu hóa các nguồn lực nhằm giảm thiểu chi phí quản lý và gia tăng năng lực cạnh tranh. Tại các tổ chức tài chính quy mô lớn như ngân hàng thương mại, khối lượng nghiệp vụ nội bộ phát sinh hàng ngày rất lớn, đặc biệt là các khoản mục chi phí quản lý doanh nghiệp phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính định kỳ (báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ).

Tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần Hàng Hải Việt Nam (MSB) – một ngân hàng thương mại được thành lập từ năm 1991 theo Giấy phép số 0001/NH-GP ngày 8/6/1991 (thời hạn hoạt động sửa đổi 99 năm theo Quyết định số 719/QĐ-NHNN ngày 7/7/2003, mạng lưới phát triển đến 274 chi nhánh/phòng giao dịch và 500 máy ATM trên 51/64 tỉnh thành tính đến năm 2019), các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh liên tục qua nhiều đơn vị. Các chi phí này bao gồm chi phí nhân viên quản lý, chi phí vật liệu quản lý, chi phí đồ dùng văn phòng, khấu hao tài sản cố định, thuế, phí và lệ phí, chi phí dự phòng, chi phí dịch vụ mua ngoài, cùng các chi phí bằng tiền khác (công tác phí, hội nghị, tàu xe).

Thực trạng tại thời điểm nghiên cứu cho thấy MSB chưa có phần mềm chuyên biệt để quản lý xuyên suốt từ đầu đến cuối quy trình đề nghị thanh toán phí. Việc chuyển tiếp chứng từ, tờ trình và hồ sơ qua các cấp quản lý (nhân viên, trưởng phòng, giám đốc, trung tâm quản trị kế toán, trung tâm thanh toán) hoàn toàn thực hiện thủ công bằng giấy tờ. Bất cập này dẫn đến tình trạng kéo dài thời gian phê duyệt, tốn kém chi phí in ấn và sổ sách lưu trữ, đồng thời gây khó khăn cho cấp quản trị trong việc theo dõi, kiểm soát và xử lý công việc từ xa khi không có mặt trực tiếp tại văn phòng.

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận:

1. Đánh giá thời gian thực hiện các hoạt động và hiệu suất làm việc của các phòng ban trong quy trình đề nghị thanh toán phí tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải, từ đó đưa ra các đề xuất cải tiến nhằm rút ngắn thời gian thực hiện và nâng cao hiệu suất làm việc của các bộ phận liên quan.
2. Xây dựng và thiết kế hệ thống đề nghị thanh toán phí nhằm giảm thiểu chi phí sổ sách, nâng cao hiệu quả kinh tế và hỗ trợ việc thực hiện cũng như quản lý quy trình tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải một cách minh bạch, thuận tiện.

Nhiệm vụ nghiên cứu:

1. Tìm hiểu cơ sở lý thuyết về Quản lý quy trình nghiệp vụ (BPM) và Ngôn ngữ mô hình hóa quy trình nghiệp vụ (BPMN).
2. Mô hình hóa, đánh giá định lượng và đề xuất cải tiến quy trình đề nghị thanh toán phí tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải.
3. Thiết kế hệ thống thông tin hỗ trợ thực hiện quy trình đề nghị thanh toán.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Quy trình đề nghị thanh toán các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải.
• Phạm vi không gian: Hội sở chính và các đơn vị, phòng ban trực thuộc hệ thống Ngân hàng TMCP Hàng Hải (MSB).
• Phạm vi thời gian: Dữ liệu hoạt động và số liệu mô phỏng được thu thập, phân tích tại thời điểm năm 2019 - 2020.

---

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận vận dụng các lý thuyết chuyên ngành Hệ thống thông tin quản lý kết hợp với phương pháp mô hình hóa và mô phỏng số liệu định lượng:

Khung lý thuyết và mô hình ứng dụng:

• Quản lý quy trình nghiệp vụ (BPM - Business Process Management): Dựa trên khung lý thuyết của Marlon Dumas và cộng sự (2018) cùng Giáo trình Kiến trúc doanh nghiệp (Khoa Hệ thống thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng). Nghiên cứu tiếp cận vòng đời BPM gồm 6 giai đoạn tuần tự:
  1. Xác định quy trình (Process Identification): Xác lập các tiến trình nghiệp vụ cần giải quyết.
  2. Mô hình hóa quy trình (Process Discovery/Modeling): Ghi nhận và trực quan hóa trạng thái hiện tại (As-Is).
  3. Phân tích quy trình (Process Analysis): Nhận diện các điểm nghẽn, sự cố và định lượng thời gian/chi phí.
  4. Thiết kế lại quy trình (Process Redesign/Improvement): Tái cấu trúc các luồng công việc để đạt mục tiêu hiệu suất (To-Be).
  5. Thực thi quy trình (Process Implementation): Triển khai các giải pháp công nghệ thông tin và quản lý thay đổi.
  6. Giám sát và kiểm soát quy trình (Process Monitoring and Controlling): Thu thập dữ liệu vận hành thực tế để đánh giá liên tục.
• Ngôn ngữ ký pháp BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation): Chuẩn hóa bởi tổ chức OMG (Object Management Group) và BPMI. Khóa luận sử dụng hệ thống 6 nhóm ký hiệu chuẩn gồm: Pool (thể hiện tổ chức/bộ phận), Lane (thể hiện cá nhân/vai trò cụ thể), Events (sự kiện bắt đầu, kết thúc), Task (các tác vụ đơn lẻ), Sequence flow (luồng điều khiển), Gateways (cổng rẽ nhánh có điều kiện), Group (nhóm đối tượng) và Data Object (đối tượng dữ liệu).
• Lý thuyết cải tiến quy trình: Vận dụng triết lý Kaizen (chu trình PDCA: Plan - Do - Check - Act) và lý thuyết khai thác quy trình của Wil van der Aalst về kiểm tra sự phù hợp (Conformance checking) và phát hiện quy trình (Process discovery).

Phương pháp nghiên cứu thực tế:

• Phương pháp khảo sát và phân tích tài liệu nghiệp vụ: Khảo sát các biểu mẫu, văn bản quy định về thanh toán phí quản lý doanh nghiệp và sơ đồ cơ cấu tổ chức tại MSB.
• Phương pháp mô hình hóa và mô phỏng quy trình (Process Simulation): Sử dụng phần mềm Bizagi Modeler với tính năng Simulation View qua 4 cấp độ phân tích:
  • Level 1 (Process Validation): Xác thực luồng quy trình, kiểm tra tính toàn vẹn của các cổng rẽ nhánh (Gateway) với số lượng mẫu tối đa (Max arrival count).
  • Level 2 (Time Analysis): Phân tích thời gian chờ (Wait time) và thời gian thực hiện tác vụ (Processing time).
  • Level 3 (Resource Analysis): Cấu hình tài nguyên, định mức chi phí cố định theo tháng lương và chi phí biến đổi theo giờ làm việc (Cost per hour).
  • Level 4 (Calendar Analysis): Thiết lập lịch biểu làm việc thực tế theo ca (Ca sáng: 8:00 - 12:00; Ca chiều: 13:00 - 18:00) để dự báo biến động tài nguyên theo thời gian thực.
• Phương pháp thiết kế hệ thống: Sử dụng sơ đồ phân rã chức năng (BFD), sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram), mô hình hóa cơ sở dữ liệu quan hệ (Entity-Relationship) và thiết kế giao diện ứng dụng.

---

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan quy trình đề nghị thanh toán tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải

Chương 1 hệ thống hóa lịch sử hình thành, cơ cấu bộ máy và thực trạng vận hành nghiệp vụ thanh toán chi phí tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải. Quy trình đề nghị thanh toán phí quản lý doanh nghiệp hiện hành được tác giả phân tích chi tiết qua 11 bước nghiệp vụ thủ công:

Bước	Tên hoạt động	Bộ phận thực hiện	Mô tả chi tiết nội dung nghiệp vụ
Bước 1	Yêu cầu đề nghị thanh toán	Nhân viên có nhu cầu	Lập Giấy đề nghị thanh toán theo mẫu biểu, kê khai chi tiết thông tin và đính kèm đầy đủ chứng từ gốc liên quan.
Bước 2	Xác nhận mục đích đề nghị thanh toán	Trưởng phòng / Trưởng trung tâm	Kiểm tra mục đích đề nghị so với quy định ngân hàng. Ký xác nhận và đóng dấu nếu hợp lệ; phản hồi yêu cầu làm lại hoặc hủy bỏ nếu sai lệch.
Bước 3	Duyệt đề nghị thanh toán	Ban Giám đốc	Xem xét thẩm quyền: Phê duyệt các đề nghị đầy đủ thông tin, rõ ràng mục đích; từ chối đối với đề nghị không đúng quy định.
Bước 4	Kiểm tra, xác nhận tính hợp lệ và hướng dẫn hoàn thành chứng từ	Kế toán viên (Trung tâm Quản trị kế toán)	Kiểm tra chi tiết tính chính xác, tẩy xóa của chứng từ. Nếu phát hiện thiếu thông tin hoặc sai nghiệp vụ kinh tế, yêu cầu nhân viên lập lại từ đầu (quay về Bước 1). Nếu hợp lệ, chuyển tiếp.
Bước 5	Kiểm tra, rà soát và phê duyệt các bút toán	Kiểm soát viên (Trung tâm Quản trị kế toán)	Rà soát bút toán và phê duyệt để lập Phiếu hạch toán gửi sang Trung tâm Thanh toán. Nếu phát hiện sai sót, chuyển lại Bước 4.
Bước 6	Thực hiện thủ tục chi tiền	Trung tâm Thanh toán	Thực hiện chi tiền mặt đúng số tiền trên Phiếu hạch toán hoặc thực hiện chuyển khoản chính xác tài khoản thụ hưởng của nhân viên.
Bước 7	Xác nhận thực khoản tiền được thanh toán	Nhân viên thụ hưởng	Nhân viên kiểm tra và ký xác nhận số tiền thực tế nhận được từ Trung tâm Thanh toán.
Bước 8	Hoàn thành thủ tục đề nghị thanh toán	Trung tâm Thanh toán	Đối chiếu số tiền thực tế với số tiền hạch toán: Xác định 3 nhánh xử lý (thanh toán thiếu, thanh toán thừa hoặc trùng khớp hoàn toàn).
Bước 9	Thực hiện thủ tục chi tiền tiếp	Trung tâm Thanh toán	Xử lý trường hợp số tiền thanh toán nhỏ hơn số tiền hạch toán: Tiến hành chi bổ sung số tiền còn thiếu.
Bước 10	Thực hiện thủ tục truy thu	Trung tâm Thanh toán	Xử lý trường hợp số tiền thanh toán lớn hơn số tiền hạch toán: Thực hiện truy thu khoản tiền chênh lệch.
Bước 11	Lưu hồ sơ	Trung tâm Quản trị kế toán	Hoàn tất lưu trữ hồ sơ chứng từ thanh toán vào hệ thống sổ sách theo quy chế kế toán nội bộ của ngân hàng.

Phát hiện bất cập: Điểm nghẽn lớn nhất trong quy trình hiện tại là cơ chế xử lý lỗi tại Bước 4. Khi Kế toán viên phát hiện chứng từ không hợp lệ (sai nghiệp vụ, thiếu thông tin, có dấu vết tẩy xóa), hồ sơ bị trả lại để nhân viên làm lại từ Bước 1, buộc phải xin lại chữ ký phê duyệt của Trưởng phòng và Giám đốc từ đầu. Điều này làm lãng phí nghiêm trọng thời gian của lãnh đạo và kéo dài thời gian luân chuyển chứng từ.

Chương 2: Tổng quan về quản lý quy trình nghiệp vụ BPM, ngôn ngữ mô hình hóa quy trình nghiệp vụ BPMN và mô hình hóa quy trình đề nghị thanh toán tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải bằng công cụ Bizagi Modeler

Chương này trình bày việc thiết lập các tham số và tiến hành mô phỏng thực nghiệm quy trình trên Bizagi Modeler.

Thiết lập tham số mô phỏng:

• Xác suất rẽ nhánh tại các Gateway (Probability):
  • Cổng phê duyệt của Trưởng phòng (GW1): 90% Đồng ý, 10% Từ chối.
  • Cổng phê duyệt của Giám đốc (GW2): 90% Phê duyệt, 10% Không phê duyệt.
  • Cổng kiểm tra tính hợp lệ của Kế toán viên (GW3): 90% Hợp lệ, 10% Không hợp lệ.
  • Cổng rà soát bút toán của Kiểm soát viên (GW4): 90% Hợp lệ, 10% Không hợp lệ.
  • Cổng hoàn thành thủ tục thanh toán (GW5): Số tiền thanh toán < Số tiền thực nhận chiếm 15%; Số tiền thanh toán = Số tiền thực nhận chiếm 75%; Số tiền thanh toán > Số tiền thực nhận chiếm 10%.
• Thời gian xử lý định mức: Bước 1 (15 phút); Bước 2 (1 ngày, chờ 15 phút); Bước 3 (2 ngày, chờ 1 ngày); Bước 4 (1 ngày, chờ 2 ngày); Bước 5 (1 ngày, chờ 2 ngày); Bước 6 (1 ngày, chờ 1 ngày); Bước 7 (1 ngày, chờ 1 ngày); Bước 8 (1 tháng, chờ 1 ngày); Bước 9 (1 ngày, chờ 1 ngày); Bước 10 (1 ngày, chờ 1 ngày); Bước 11 (1 ngày, chờ 1 ngày).

Kết quả mô phỏng quy trình hiện tại (As-Is): Mô phỏng cho thấy tổng thời gian tích lũy tại Bước 2 (Xác nhận mục đích và phê duyệt) lên đến 1092 ngày (1092d). Nguyên nhân trực tiếp là do vòng lặp hồi quy: Mỗi khi Kế toán viên đánh giá đơn không hợp lệ, người đề nghị phải lập lại đơn mới và trình duyệt lại qua Trưởng phòng và Giám đốc.

Đề xuất cải tiến và kết quả mô phỏng quy trình mới (To-Be):

• Tác giả bổ sung bước nghiệp vụ "Chỉnh sửa chứng từ" (thời gian thực hiện 1 ngày làm việc / 9 giờ, thời gian chờ 1 ngày) ngay sau khi Kế toán viên kiểm tra. Nhân viên chỉ cần bổ sung/chỉnh sửa thông tin sai sót trên hệ thống mà không cần lập lại từ đầu hay trình ký lại qua các cấp quản lý nếu không thay đổi bản chất mục đích chi.
• Kết quả sau khi chạy lại mô phỏng: Thời gian thực hiện tích lũy tại Bước 2 giảm xuống còn 1016 ngày (1016d), tiết kiệm được 76 ngày xử lý so với quy trình ban đầu.

Phân tích hiệu suất sử dụng tài nguyên: Kết quả mô phỏng cấp độ 4 ghi nhận hiệu suất làm việc của các nhóm nhân sự tham gia quy trình cải tiến:

• Giám đốc: đạt hiệu suất 97.44%.
• Kế toán viên và Kiểm soát viên (Trung tâm Quản trị kế toán): đạt hiệu suất 89.44%.
• Trưởng phòng / Trưởng trung tâm: đạt hiệu suất 85.55%.
• Trung tâm Thanh toán: có hiệu suất thấp nhất, chỉ đạt 63.94%.

Nguyên nhân hiệu suất Trung tâm Thanh toán ở mức thấp là do hoạt động hoàn thành thủ tục đề nghị thanh toán đối với các trường hợp thừa/thiếu tiền kéo dài trong khung thời gian 1 tháng. Tác giả đề xuất giải pháp điều chỉnh tài nguyên: Tăng số lượng nhân sự phụ trách hoàn thành đề nghị thanh toán tại Trung tâm Thanh toán từ 1 người lên 2 người, giúp giải tỏa khối lượng công việc tồn đọng và nâng cao hiệu suất chung của toàn bộ tiến trình.

Chương 3: Thiết kế hệ thống

Dựa trên quy trình nghiệp vụ đã được tối ưu hóa, Chương 3 tập trung vào việc thiết kế cấu trúc kỹ thuật cho hệ thống phần mềm quản lý đề nghị thanh toán trên nền tảng Web:

• Thiết kế chức năng: Xây dựng Sơ đồ phân rã chức năng (quản lý người dùng, quản lý đề nghị thanh toán, phê duyệt, hạch toán, chi tiền, báo cáo thống kê) và Sơ đồ ngữ cảnh thể hiện các luồng trao đổi dữ liệu giữa hệ thống với các tác nhân (Nhân viên, Lãnh đạo phòng ban, Kế toán viên, Kiểm soát viên, Nhân viên thanh toán, Quản trị viên).
• Thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ: Xây dựng và quản trị lược đồ CSDL trên phpMyAdmin. CSDL bao gồm 9 bảng dữ liệu chính với khóa chính (PK) và khóa ngoại (FK) liên kết chặt chẽ:
  1. chi nhánh: Lưu thông tin các chi nhánh, phòng giao dịch của MSB.
  2. Giấy đề nghị thanh toán: Lưu trữ thông tin đơn đề nghị, người lập, lý do, tổng tiền, trạng thái phê duyệt.
  3. Nội dung hạch toán: Chi tiết các tài khoản nợ/có phát sinh.
  4. Nội dung thanh toán: Chi tiết từng khoản mục chi phí cần thanh toán.
  5. Phê duyệt: Lưu vết lịch sử duyệt, ý kiến đánh giá và thời điểm phê duyệt của các cấp.
  6. Phiếu chi: Lưu trữ chứng từ chi tiền của Trung tâm Thanh toán.
  7. Phiếu hạch toán: Lưu thông tin hạch toán kế toán đã được kiểm soát viên duyệt.
  8. user_admin: Danh mục tài khoản quản trị hệ thống.
  9. user_profile: Danh mục thông tin cá nhân, chức vụ và phòng ban của nhân viên.
• Thiết kế giao diện: Thiết kế giao diện trực quan cho 2 phân hệ:
  • Giao diện quản trị (Admin): Dành cho quản trị viên hệ thống để quản lý phân quyền người dùng, danh mục phòng ban/chi nhánh và giám sát tiến độ xử lý quy trình.
  • Giao diện người dùng (User): Cung cấp màn hình lập biểu mẫu đề nghị thanh toán online, màn hình đính kèm tệp chứng từ điện tử, màn hình theo dõi trạng thái hồ sơ theo thời gian thực và màn hình phê duyệt/từ chối dành cho lãnh đạo và kế toán.

---

Thiết kế và triển khai hệ thống

Hệ thống thông tin đề nghị thanh toán phí được tác giả thiết kế nhằm số hóa toàn diện quy trình xử lý tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải:

[Nhân viên lập đề nghị] 
[Trung tâm Thanh toán chi tiền]
[Nhân viên xác nhận & Lưu trữ kế toán]

• Môi trường cơ sở dữ liệu: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu MySQL được quản trị thông qua giao diện phpMyAdmin, mô hình hóa các thực thể quan hệ giữa tài khoản nhân viên, đơn đề nghị, các cấp phê duyệt và các chứng từ kế toán phát sinh.
• Cơ chế kiểm soát luồng: Hệ thống tích hợp bước "Chỉnh sửa chứng từ" thành một trạng thái trung gian, cho phép kế toán gửi yêu cầu hiệu chỉnh trực tiếp đến tài khoản người lập đơn, khóa khả năng sửa đổi các trường thông tin cố định đã được cấp trên duyệt và kích hoạt lại quy trình kiểm tra ngay sau khi người dùng cập nhật bổ sung.

---

Kết quả và đóng góp

1. Kết quả chính với số liệu định lượng

• Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ: Chuyển đổi thành công 11 bước đề nghị thanh toán thủ công thành mô hình quy trình chuẩn theo ký pháp BPMN 2.0 trên phần mềm Bizagi Modeler.
• Cắt giảm thời gian xử lý: Việc đưa thêm bước "Chỉnh sửa chứng từ" vào quy trình đã giảm tổng thời gian thực hiện tích lũy tại Bước 2 (Xác nhận mục đích và phê duyệt) từ 1092 ngày xuống 1016 ngày, tiết kiệm được 76 ngày thời gian chờ và xử lý hồ sơ.
• Xác định chính xác năng lực tài nguyên:
  • Khẳng định tính hiệu quả của các cấp lãnh đạo và kế toán với hiệu suất làm việc cao: Giám đốc (97.44%), Kế toán (89.44%), Trưởng phòng (85.55%).
  • Phát hiện điểm nghẽn cục bộ tại Trung tâm Thanh toán (hiệu suất 63.94%) và định lượng phương án giải quyết bằng cách tăng nhân sự phụ trách từ 1 người lên 2 người.
• Hoàn thành thiết kế hệ thống phần mềm: Xây dựng hoàn chỉnh sơ đồ chức năng, sơ đồ ngữ cảnh, lược đồ CSDL 9 bảng trên phpMyAdmin và thiết kế giao diện tương tác cho người dùng và quản trị viên.

2. Giải pháp và kiến nghị của tác giả

• Ứng dụng hệ thống đề nghị thanh toán điện tử thay thế hoàn toàn cho việc in ấn giấy tờ, giúp tiết kiệm chi phí sổ sách văn phòng phẩm và chi phí lưu trữ hồ sơ vật lý.
• Cấp quyền truy cập từ xa cho cấp quản trị (Trưởng phòng, Giám đốc) để có thể theo dõi tiến độ và phê duyệt đơn đề nghị mọi lúc, mọi nơi ngay cả khi không có mặt tại văn phòng.
• Điều chuyển và tăng cường thêm 1 nhân sự cho Trung tâm Thanh toán tại khâu đối chiếu và hoàn thành thủ tục thanh toán để hạn chế tình trạng trễ hạn hồ sơ kéo dài.

3. Đóng góp khoa học và thực tiễn của đề tài

• Khóa luận đã kết hợp phương pháp luận BPM chuẩn quốc tế (Dumas et al.) và công cụ mô phỏng Bizagi Modeler để giải quyết bài toán nghiệp vụ cụ thể tại một ngân hàng thương mại Việt Nam.
• Cung cấp số liệu mô phỏng định lượng thay vì chỉ dừng lại ở các đánh giá định tính, chứng minh tính khả thi của việc cải tiến quy trình trước khi triển khai viết mã phần mềm thực tế.

---

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế:
  • Nghiên cứu mới chỉ tập trung phân tích sâu vào một quy trình đơn lẻ là quy trình đề nghị thanh toán các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp, chưa bao quát toàn bộ các quy trình kế toán - tài chính khác của ngân hàng.
  • Đề tài dừng lại ở mức độ mô phỏng đánh giá trên phần mềm Bizagi Modeler và thiết kế cấu trúc hệ thống (chức năng, CSDL, giao diện), chưa tiến hành lập trình triển khai thực tế trên môi trường sản xuất (Production) kết nối trực tiếp với hệ thống ngân hàng lõi.
• Hướng nghiên cứu tiếp:
  • Phát triển hoàn thiện mã nguồn ứng dụng web và tiến hành tích hợp hệ thống BPM với hệ thống Core Banking cũng như các phần mềm kế toán hiện hữu của MSB.
  • Mở rộng phạm vi nghiên cứu để chuẩn hóa và mô hình hóa BPMN cho các quy trình nghiệp vụ phức tạp khác tại ngân hàng như quy trình cấp tín dụng, quy trình thanh toán quốc tế và quy trình giải quyết khiếu nại khách hàng.

---

Giá trị tham khảo

• Đối tượng tham khảo:
  • Sinh viên chuyên ngành Hệ thống thông tin quản lý, Công nghệ thông tin kinh tế, Tin học ngân hàng, Quản trị kinh doanh và Kế toán - Kiểm toán đang thực hiện khóa luận tốt nghiệp hoặc nghiên cứu khoa học.
  • Các chuyên viên phân tích nghiệp vụ (Business Analyst - BA), kỹ sư quy trình nghiệp vụ và cán bộ phụ trách chuyển đổi số tại các ngân hàng thương mại, tổ chức tín dụng và doanh nghiệp.
• Phần nội dung giá trị nhất:
  • Phương pháp xây dựng mô hình mô phỏng 4 cấp độ (Validation, Time, Resource, Calendar Analysis) trên công cụ Bizagi Modeler tại Chương 2, cung cấp tài liệu mẫu chi tiết về cách thiết lập tham số xác suất gateway, định mức chi phí tài nguyên và phân bổ ca làm việc thực tế.
  • Lược đồ cơ sở dữ liệu quan hệ 9 bảng tại Chương 3 phục vụ cho bài toán thiết kế phần mềm quản lý luồng phê duyệt và chứng từ kế toán.

---

Câu hỏi thường gặp

1. Vấn đề lớn nhất của quy trình đề nghị thanh toán thủ công tại MSB trước khi cải tiến là gì?
Trước khi cải tiến, ngân hàng chưa có phần mềm quản lý quy trình xuyên suốt, việc luân chuyển hồ sơ qua các cấp thực hiện thủ công bằng giấy tờ. Khi kế toán viên phát hiện chứng từ không hợp lệ ở Bước 4 (thiếu thông tin, sai nghiệp vụ, tẩy xóa), nhân viên bắt buộc phải làm lại đơn từ Bước 1 và trình duyệt lại qua Trưởng phòng và Giám đốc từ đầu, gây lãng phí lớn về thời gian và chi phí sổ sách lưu trữ.

2. Tác giả đã sử dụng công cụ nào để mô hình hóa và mô phỏng đánh giá quy trình?
Tác giả sử dụng phần mềm Bizagi Modeler với ngôn ngữ ký pháp BPMN 2.0 và tính năng Simulation View qua 4 cấp độ phân tích: Level 1 (Xác nhận quy trình - Process Validation), Level 2 (Phân tích thời gian - Time Analysis), Level 3 (Phân tích tài nguyên - Resource Analysis) và Level 4 (Phân tích lịch biểu - Calendar Analysis).

3. Giải pháp cải tiến quy trình của tác giả đã mang lại hiệu quả định lượng cụ thể nào về mặt thời gian?
Tác giả đã bổ sung bước nghiệp vụ "Chỉnh sửa chứng từ" (thời gian thực hiện 1 ngày / 9 giờ làm việc, thời gian chờ 1 ngày) ngay sau khâu kiểm tra của kế toán. Kết quả mô phỏng cho thấy thời gian tích lũy tại Bước 2 (Xác nhận mục đích và phê duyệt) giảm từ 1092 ngày xuống còn 1016 ngày, giúp rút ngắn được 76 ngày xử lý.

4. Bộ phận nào có hiệu suất làm việc thấp nhất trong kết quả mô phỏng và tác giả đề xuất giải pháp gì?
Trung tâm Thanh toán có hiệu suất làm việc thấp nhất, chỉ đạt 63.94% (trong khi Giám đốc đạt 97.44%, Kế toán đạt 89.44%, Trưởng phòng đạt 85.55%) do khâu hoàn thành thủ tục thanh toán kéo dài trong khung thời gian 1 tháng khi phát sinh chênh lệch thừa/thiếu tiền. Tác giả đề xuất tăng nhân sự phụ trách tại Trung tâm Thanh toán từ 1 người lên 2 người để giải quyết tình trạng này.

5. Cơ sở dữ liệu của hệ thống đề nghị thanh toán thiết kế trên phpMyAdmin bao gồm những bảng nào?
Cơ sở dữ liệu được thiết kế gồm 9 bảng quan hệ: chi nhánh, Giấy đề nghị thanh toán, Nội dung hạch toán, Nội dung thanh toán, Phê duyệt, Phiếu chi, Phiếu hạch toán, user_admin và user_profile.

---

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Mai Thị Phương Dung đã giải quyết trọn vẹn bài toán đánh giá và nâng cao hiệu quả quản lý quy trình đề nghị thanh toán phí tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB) bằng việc ứng dụng giải pháp BPM và công cụ Bizagi Modeler. Nghiên cứu chứng minh được hiệu quả định lượng rõ ràng khi giảm trừ được 76 ngày xử lý hồ sơ thông qua việc tái cấu trúc luồng chỉnh sửa chứng từ và đề xuất tăng cường nhân sự tại Trung tâm Thanh toán. Đồng thời, các bản thiết kế hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu quan hệ trên phpMyAdmin và giao diện web trong khóa luận cung cấp nền tảng kỹ thuật vững chắc cho định hướng tin học hóa quy trình quản trị chi phí tại ngân hàng.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN QUY TRÌNH ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN TẠI NGÂN HÀNG TMCP HÀNG HẢI 1. Giới thiệu ngân hàng TMCP Hàng Hải 1. Sự hình thành và phát triển Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (Maritime Bank) là Ngân hàng Thương mại được thành lập đầu tiên sau khi Pháp lệnh về Ngân hàng Nhà nước và Pháp lệnh Ngân hàng thương mại, hợp tác xã tín dụng và công ty tài chính được ban hành vào tháng 5 năm 1990 theo Giấy phép số 0001/NH-GP do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam cấp ngày 8/6/1991. Thời hạn hoạt động theo giấy phép thành lập của Ngân hàng là 25 năm.

Tuy nhiên theo điều lệ sửa đổi của Ngân hàng đã được Ngân hàng Nhà nước phê duyệt tại Quyết định số 719/QĐ-NHNN ngày 7/7/2003, thời hạn hoạt động của Ngân hàng là 99 năm. Ngày 12/7/1991, Maritime Bank đã chính thức khai trương và đi vào hoạt động. Ban đầu, Maritime Bank chỉ có 24 cổ đông, vốn điều lệ 40 tỷ đồng cà một số chi nhánh tại các tỉnh thành lớn như Hải Phòng, Hà Nội, Quảng Ninh, TP HCM. Sau gần 29 năm phát triển, vốn điều lệ của Maritime Bank tính đến cuối tháng 6 năm 2019 là 11.

Tính đến hết ngày 30/09/2019, tổng tài sản MSB tăng 7,7% so với thời điểm cuối năm 2018 và đạt hơn 148 nghìn tỷ đồng. Mạng lưới hoạt động không ngừng được mở rộng từ 16 điểm giao dịch năm 2005 lên gần 150 điểm năm 2010 và đến nay có 274 chi nhánh/phòng giao dịch, 500 máy ATM và phủ rộng 51/64 tỉnh thành. Bộ máy tổ chức Nguồn: https://www.vn/ Hình 1.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức 4 Tổ chức bộ máy của Maritime Bank được cơ cấu dưới hình thức công ty cổ phần bao gồm: - Hội đồng quản trị và các đơn vị tham mưu giúp việc (Ủy ban Nhân sự, Uỷ ban Quản lý rủi ro, Ban kiểm soát tuân thủ, Ban Thư ký Hội đồng Quản trị và các đơn vị khác, nếu có). - Ban Kiểm soát và các đơn vị tham mưu, giúp việc (Phòng Kiểm toán nội bộ và các đơn vị khác, nếu có).

- Tổng Giám đốc và các đơn vị tham mưu,giúp việc(Hội đồng Điều hành, Ban Trợ lý Tổng Giám đốc, Ủy ban Quản lý Tài sản Nợ và Tài sản có (ALCO), Hội đồng Tín dụng, Ban Thẩm định Tín dụng và Đầu tư và các đơn vị khác, nếu có) - Các đơn vị kinh doanh trực thuộc Tổng Giám đốc bao gồm: + Ngân hàng Cá nhân + Ngân hàng Doanh nghiệp + Ngân hàng Doanh nghiệp lớn + Ngân hàng Định chế tài chính - Các đơn vị hỗ trợ trực thuộc Tổng Giám đốc bao gồm: + Khối quản lý tài chính + Khối Quản lý rủi ro + Khối Quản lý nhân tài + Khối Quản lý chiến lược + Khối Phê duyệt tín dụng + Khối Công nghệ ngân hàng + Khối Vận hành + Khối Tổng hợp + Khối Pháp chế và Giám sát tuân thủ - Các điểm giao dịch khác trên toàn quốc, bao gồm: Sở giao dịch, Chi nhánh, Phòng giao dịch, Quỹ tiết kiệm và các đơn vị khác theo quy định của pháp luật. Các hoạt động nghiệp vụ Các sản phẩm dịch vụ chính của Maritime Bank Sản phẩm, dịch vụ phục vụ khách hàng cá nhân: Sản phẩm cho vay, sản phẩm thẻ, dịch vụ tài khoản, dịch vụ ngân hàng điện tử, tiền gửi tiết kiệm, dịch vụ chuyển 5 và nhận tiền, mua/bán ngoại tệ tại quầy, sản phẩm đầu tư, sản phẩm bảo hiểm, … Sản phẩm, dịch vụ phục vụ khách hàng doanh nghiệp: Tiền gửi và tài khoản doanh nghiệp, dịch vụ thanh toán, bảo lãnh ngân hàng, sản phẩm chuyên biệt dành cho doanh nghiệp siêu nhỏ, gói tín dụng ưu đãi, xuất khẩu, dịch vụ thu hộ, dịch vụ ngân hàng điện tử, sản phẩm chuyên biệt cho doanh nghiệp thương mại, sản phẩm dịch vụ khác, … Sản phẩm, dịch vụ dành cho khách hàng ưu tiên: Quyền lợi khách hàng theo từng phân hạng như: quyền lợi hội viên Vàng, quyền lợi hội viên Bạch Kim, quyền lợi hội viên Kim Cương, quyền lợi hội viên khách hàng ưu tiên, quyền lợi hội viên trải nghiệm đặc biệt. Những thuận lợi và khó khăn của MSB Thuận lợi: Hiện tại Trung tâm Quản trị kế toán - Ngân hàng TMCP Hàng Hải đã sử dụng các phần mềm kế toán để tăng năng suất lao động cho bộ phận kế toán, giảm thời gian thực hiện báo cáo tài chính. Khó khăn: Do chưa có phần mềm nào quản lý quy trình thực hiện từ đầu cho đến cuối nên dẫn đến mất thời gian cho các quá trình phê duyệt đề nghị do chuyển đề nghị qua các cấp hoàn toàn thủ công, người quản trị khó khăn khi theo dõi và xử lý các công việc khi không có mặt tại công ty.

Ngoài ra, còn tốn kém chi phí lớn cho sổ sách dùng để lưu trữ các đề nghị, yêu cầu. Quy trình đề nghị thanh toán tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải 1. Thực trạng về quy trình đề nghị thanh toán tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải Quy trình đề nghị thanh toán tại Ngân Hàng TMCP Hàng Hải là quy trình thực hiện thanh toán các khoản chi phí thuộc khoản mục chi phí quản lý doanh nghiệp trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh để phục vụ cho việc lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh định kỳ của doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp: “Chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để vận hành các hoạt động của mình trong hoạt động kinh doanh và sản xuất.

Chi phí quản lý doanh nghiệp là một nhân tố cấu thành quan trọng trong hệ thống chi phí của doanh nghiệp. Chính vì vậy, nhà quản trị cần phải quản lý tốt chi phí này sao cho hợp lý nhất với doanh nghiệp của mình” [Misa, 2019] 6 Các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp: - Chi phí nhân viên quản lý: là toàn bộ các chi phí phải trả cho nhân sự quản lý doanh nghiệp, bao gồm tiền lương, phụ cấp, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, … - Chi phí vật liệu quản lý: là các khoản chi cho vật liệu dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp: văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, … - Chi phí đồ dùng văn phòng: chi phí cho các dụng cụ, đồ dùng văn phòng. - Chi phí khấu hao tài sản cố định: là khoản khấu hao các tài sản cố định dùng chung cho doanh nghiệp như nhà cửa làm việc, máy móc thiết bị quản lý, vật kiến trúc, … - Thuế, phí và lệ phí: thuế môn bài, tiền thuê đất, các khoản phí, lệ phí khác, … - Chi phí dự phòng: dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: các khoản chi dịch vụ mua ngoài phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp: tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế, tiền thuê tài sản cố định, chi phí trả cho nhà thầu phụ, … - Chi phí bằng tiền khác: các chi phí khác như chi phí hội nghị, công tác phí, tàu xe, … Quy trình đề nghị thanh toán tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải được thực hiện như sau: Bảng 1.1 Mô tả chi tiết các bước thực hiện quy trình đề nghị thanh toán tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải Phòng ban STT Nội dung Mô tả chi tiết thực hiện 1 Bước 1: Yêu cầu đề Nhân viên có nhu cầu đề nghị Nhân viên nghị thanh toán.

thanh toán lập Giấy đề nghị thanh toán theo mẫu biểu, đảm bảo kê khai đầy đủ các thông tin, chi tiết, rõ ràng và kèm theo các chứng từ có liên quan. 2 Bước 2: Xác nhận Trưởng phòng/trung tâm xác Trưởng mục đích đề nghị nhận mục đích Giấy đề nghị phòng/trung 7 thanh toán. tâm  Chỉ xác nhận đối với các đơn Đề nghị thanh toán có mục đích đúng với quy định của Ngân hàng về thanh toán các khoản phí. Ký xác nhận và đóng dấu vào Giấy đề nghị thanh toán cho nhân viên.

 Không xác nhận và phản hồi lại với nhân viên về các trường hợp làm Giấy đề nghị thanh toán với mục đích chưa rõ ràng hoặc sai lệch không hợp lệ với quy định của Ngân hàng về thanh toán các khoản phí. Trưởng phòng có thể yêu cầu nhân viên làm lại Giấy đề nghị thanh toán hoặc hủy bỏ. 3 Bước 3: Duyệt đề Căn cứ vào thẩm quyền phê Giám đốc nghị thanh toán. duyệt Ban Giám đốc xem xét, phê duyệt và trả lời:  Phê duyệt: Đối với các đề nghị thanh toán có mục đích rõ ràng, đầy đủ các thông tin và đúng theo quy định thanh toán phí của Ngân hàng.

 Không phê duyệt: Đối với các đề nghị không đầy đủ thông tin/không rõ ràng mục đích cần được thanh toán. 4 Bước 4: Kiểm tra,  Kiểm tra đảm bảo Đề nghị Kế toán viên – 8 xác nhận tính hợp lệ thanh toán chính xác, đầy đủ Trung tâm và hướng dẫn hoàn thông tin, không tẩy xóa. Quản trị kế thành chứng từ.  Đối với các trường hợp Đề nghị toán.

thanh toán không đúng nghiệp vụ kinh tế, thiếu thông tin, tẩy xóa thì kế toán viên yêu cầu người đề nghị làm lại đề nghị thanh toán. Thực hiện lại từ bước 1.  Đối với các trường hợp Đề nghị thanh toán là hợp lệ, chuyển sang bước 5. 5 Bước 5: Kiểm tra, rà Kiểm soát viên thực hiện kiểm Kiểm soát viên soát và phê duyệt tra, rà soát và phê duyệt các bút – Trung tâm các bút toán.

toán để lập Phiếu hạch toán gửi Quản trị kế sang Trung tâm thanh toán.  Đối với các Đề nghị thanh toán không hợp lệ, các bút toán bị hạch toán sai lệch, tẩy xóa thì quay lại bước 4. 6 Bước 6: Thực hiện Trung tâm thanh toán thực hiện Trung tâm thủ tục chi tiền. chi tiền đảm bảo chi đúng số tiền thanh toán.

trong Phiếu hạch toán. Đối với các trường hợp chuyển khoản đảm bảo chuyển đúng tài khoản của người nhận và lưu lại thông tin chuyển khoản. 7 Bước 7: Xác nhận Sau khi nhận được số tiền thanh Nhân viên thực khoản tiền toán từ Trung tâm thanh toán, được thanh toán. nhân viên thực hiện xác nhận thực khoản tiền được thanh toán.

9 8 Bước 8: Hoàn thành Hoàn thành thủ tục đề nghị thanh Trung tâm thủ tục đề nghị toán theo các trường hợp sau: thanh toán.  Số tiền thanh toán nhỏ hơn số tiền hạch toán thì Trung tâm thanh toán thực hiện chi tiền.  Số tiền thanh toán lớn hơn số tiền hạch toán thì Trung tâm thanh toán thực hiện truy thu.  Số tiền thanh toán bằng số tiền hạch toán thì lưu hồ sơ và kết thúc.

9 Bước 9: Thực hiện Số tiền thanh toán nhỏ hơn số Trung tâm thủ tục chi tiền. tiền hạch toán thì Trung tâm thanh toán.