CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN QUY TRÌNH ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN TẠI NGÂN HÀNG TMCP HÀNG HẢI 1. Giới thiệu ngân hàng TMCP Hàng Hải 1. Sự hình thành và phát triển Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (Maritime Bank) là Ngân hàng Thương mại được thành lập đầu tiên sau khi Pháp lệnh về Ngân hàng Nhà nước và Pháp lệnh Ngân hàng thương mại, hợp tác xã tín dụng và công ty tài chính được ban hành vào tháng 5 năm 1990 theo Giấy phép số 0001/NH-GP do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam cấp ngày 8/6/1991. Thời hạn hoạt động theo giấy phép thành lập của Ngân hàng là 25 năm.
Tuy nhiên theo điều lệ sửa đổi của Ngân hàng đã được Ngân hàng Nhà nước phê duyệt tại Quyết định số 719/QĐ-NHNN ngày 7/7/2003, thời hạn hoạt động của Ngân hàng là 99 năm. Ngày 12/7/1991, Maritime Bank đã chính thức khai trương và đi vào hoạt động. Ban đầu, Maritime Bank chỉ có 24 cổ đông, vốn điều lệ 40 tỷ đồng cà một số chi nhánh tại các tỉnh thành lớn như Hải Phòng, Hà Nội, Quảng Ninh, TP HCM. Sau gần 29 năm phát triển, vốn điều lệ của Maritime Bank tính đến cuối tháng 6 năm 2019 là 11.
Tính đến hết ngày 30/09/2019, tổng tài sản MSB tăng 7,7% so với thời điểm cuối năm 2018 và đạt hơn 148 nghìn tỷ đồng. Mạng lưới hoạt động không ngừng được mở rộng từ 16 điểm giao dịch năm 2005 lên gần 150 điểm năm 2010 và đến nay có 274 chi nhánh/phòng giao dịch, 500 máy ATM và phủ rộng 51/64 tỉnh thành. Bộ máy tổ chức Nguồn: https://www.vn/ Hình 1.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức 4 Tổ chức bộ máy của Maritime Bank được cơ cấu dưới hình thức công ty cổ phần bao gồm: - Hội đồng quản trị và các đơn vị tham mưu giúp việc (Ủy ban Nhân sự, Uỷ ban Quản lý rủi ro, Ban kiểm soát tuân thủ, Ban Thư ký Hội đồng Quản trị và các đơn vị khác, nếu có). - Ban Kiểm soát và các đơn vị tham mưu, giúp việc (Phòng Kiểm toán nội bộ và các đơn vị khác, nếu có).
- Tổng Giám đốc và các đơn vị tham mưu,giúp việc(Hội đồng Điều hành, Ban Trợ lý Tổng Giám đốc, Ủy ban Quản lý Tài sản Nợ và Tài sản có (ALCO), Hội đồng Tín dụng, Ban Thẩm định Tín dụng và Đầu tư và các đơn vị khác, nếu có) - Các đơn vị kinh doanh trực thuộc Tổng Giám đốc bao gồm: + Ngân hàng Cá nhân + Ngân hàng Doanh nghiệp + Ngân hàng Doanh nghiệp lớn + Ngân hàng Định chế tài chính - Các đơn vị hỗ trợ trực thuộc Tổng Giám đốc bao gồm: + Khối quản lý tài chính + Khối Quản lý rủi ro + Khối Quản lý nhân tài + Khối Quản lý chiến lược + Khối Phê duyệt tín dụng + Khối Công nghệ ngân hàng + Khối Vận hành + Khối Tổng hợp + Khối Pháp chế và Giám sát tuân thủ - Các điểm giao dịch khác trên toàn quốc, bao gồm: Sở giao dịch, Chi nhánh, Phòng giao dịch, Quỹ tiết kiệm và các đơn vị khác theo quy định của pháp luật. Các hoạt động nghiệp vụ Các sản phẩm dịch vụ chính của Maritime Bank Sản phẩm, dịch vụ phục vụ khách hàng cá nhân: Sản phẩm cho vay, sản phẩm thẻ, dịch vụ tài khoản, dịch vụ ngân hàng điện tử, tiền gửi tiết kiệm, dịch vụ chuyển 5 và nhận tiền, mua/bán ngoại tệ tại quầy, sản phẩm đầu tư, sản phẩm bảo hiểm, … Sản phẩm, dịch vụ phục vụ khách hàng doanh nghiệp: Tiền gửi và tài khoản doanh nghiệp, dịch vụ thanh toán, bảo lãnh ngân hàng, sản phẩm chuyên biệt dành cho doanh nghiệp siêu nhỏ, gói tín dụng ưu đãi, xuất khẩu, dịch vụ thu hộ, dịch vụ ngân hàng điện tử, sản phẩm chuyên biệt cho doanh nghiệp thương mại, sản phẩm dịch vụ khác, … Sản phẩm, dịch vụ dành cho khách hàng ưu tiên: Quyền lợi khách hàng theo từng phân hạng như: quyền lợi hội viên Vàng, quyền lợi hội viên Bạch Kim, quyền lợi hội viên Kim Cương, quyền lợi hội viên khách hàng ưu tiên, quyền lợi hội viên trải nghiệm đặc biệt. Những thuận lợi và khó khăn của MSB Thuận lợi: Hiện tại Trung tâm Quản trị kế toán - Ngân hàng TMCP Hàng Hải đã sử dụng các phần mềm kế toán để tăng năng suất lao động cho bộ phận kế toán, giảm thời gian thực hiện báo cáo tài chính. Khó khăn: Do chưa có phần mềm nào quản lý quy trình thực hiện từ đầu cho đến cuối nên dẫn đến mất thời gian cho các quá trình phê duyệt đề nghị do chuyển đề nghị qua các cấp hoàn toàn thủ công, người quản trị khó khăn khi theo dõi và xử lý các công việc khi không có mặt tại công ty.
Ngoài ra, còn tốn kém chi phí lớn cho sổ sách dùng để lưu trữ các đề nghị, yêu cầu. Quy trình đề nghị thanh toán tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải 1. Thực trạng về quy trình đề nghị thanh toán tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải Quy trình đề nghị thanh toán tại Ngân Hàng TMCP Hàng Hải là quy trình thực hiện thanh toán các khoản chi phí thuộc khoản mục chi phí quản lý doanh nghiệp trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh để phục vụ cho việc lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh định kỳ của doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp: “Chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để vận hành các hoạt động của mình trong hoạt động kinh doanh và sản xuất.
Chi phí quản lý doanh nghiệp là một nhân tố cấu thành quan trọng trong hệ thống chi phí của doanh nghiệp. Chính vì vậy, nhà quản trị cần phải quản lý tốt chi phí này sao cho hợp lý nhất với doanh nghiệp của mình” [Misa, 2019] 6 Các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp: - Chi phí nhân viên quản lý: là toàn bộ các chi phí phải trả cho nhân sự quản lý doanh nghiệp, bao gồm tiền lương, phụ cấp, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, … - Chi phí vật liệu quản lý: là các khoản chi cho vật liệu dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp: văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, … - Chi phí đồ dùng văn phòng: chi phí cho các dụng cụ, đồ dùng văn phòng. - Chi phí khấu hao tài sản cố định: là khoản khấu hao các tài sản cố định dùng chung cho doanh nghiệp như nhà cửa làm việc, máy móc thiết bị quản lý, vật kiến trúc, … - Thuế, phí và lệ phí: thuế môn bài, tiền thuê đất, các khoản phí, lệ phí khác, … - Chi phí dự phòng: dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: các khoản chi dịch vụ mua ngoài phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp: tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế, tiền thuê tài sản cố định, chi phí trả cho nhà thầu phụ, … - Chi phí bằng tiền khác: các chi phí khác như chi phí hội nghị, công tác phí, tàu xe, … Quy trình đề nghị thanh toán tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải được thực hiện như sau: Bảng 1.1 Mô tả chi tiết các bước thực hiện quy trình đề nghị thanh toán tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải Phòng ban STT Nội dung Mô tả chi tiết thực hiện 1 Bước 1: Yêu cầu đề Nhân viên có nhu cầu đề nghị Nhân viên nghị thanh toán.
thanh toán lập Giấy đề nghị thanh toán theo mẫu biểu, đảm bảo kê khai đầy đủ các thông tin, chi tiết, rõ ràng và kèm theo các chứng từ có liên quan. 2 Bước 2: Xác nhận Trưởng phòng/trung tâm xác Trưởng mục đích đề nghị nhận mục đích Giấy đề nghị phòng/trung 7 thanh toán. tâm Chỉ xác nhận đối với các đơn Đề nghị thanh toán có mục đích đúng với quy định của Ngân hàng về thanh toán các khoản phí. Ký xác nhận và đóng dấu vào Giấy đề nghị thanh toán cho nhân viên.
Không xác nhận và phản hồi lại với nhân viên về các trường hợp làm Giấy đề nghị thanh toán với mục đích chưa rõ ràng hoặc sai lệch không hợp lệ với quy định của Ngân hàng về thanh toán các khoản phí. Trưởng phòng có thể yêu cầu nhân viên làm lại Giấy đề nghị thanh toán hoặc hủy bỏ. 3 Bước 3: Duyệt đề Căn cứ vào thẩm quyền phê Giám đốc nghị thanh toán. duyệt Ban Giám đốc xem xét, phê duyệt và trả lời: Phê duyệt: Đối với các đề nghị thanh toán có mục đích rõ ràng, đầy đủ các thông tin và đúng theo quy định thanh toán phí của Ngân hàng.
Không phê duyệt: Đối với các đề nghị không đầy đủ thông tin/không rõ ràng mục đích cần được thanh toán. 4 Bước 4: Kiểm tra, Kiểm tra đảm bảo Đề nghị Kế toán viên – 8 xác nhận tính hợp lệ thanh toán chính xác, đầy đủ Trung tâm và hướng dẫn hoàn thông tin, không tẩy xóa. Quản trị kế thành chứng từ. Đối với các trường hợp Đề nghị toán.
thanh toán không đúng nghiệp vụ kinh tế, thiếu thông tin, tẩy xóa thì kế toán viên yêu cầu người đề nghị làm lại đề nghị thanh toán. Thực hiện lại từ bước 1. Đối với các trường hợp Đề nghị thanh toán là hợp lệ, chuyển sang bước 5. 5 Bước 5: Kiểm tra, rà Kiểm soát viên thực hiện kiểm Kiểm soát viên soát và phê duyệt tra, rà soát và phê duyệt các bút – Trung tâm các bút toán.
toán để lập Phiếu hạch toán gửi Quản trị kế sang Trung tâm thanh toán. Đối với các Đề nghị thanh toán không hợp lệ, các bút toán bị hạch toán sai lệch, tẩy xóa thì quay lại bước 4. 6 Bước 6: Thực hiện Trung tâm thanh toán thực hiện Trung tâm thủ tục chi tiền. chi tiền đảm bảo chi đúng số tiền thanh toán.
trong Phiếu hạch toán. Đối với các trường hợp chuyển khoản đảm bảo chuyển đúng tài khoản của người nhận và lưu lại thông tin chuyển khoản. 7 Bước 7: Xác nhận Sau khi nhận được số tiền thanh Nhân viên thực khoản tiền toán từ Trung tâm thanh toán, được thanh toán. nhân viên thực hiện xác nhận thực khoản tiền được thanh toán.
9 8 Bước 8: Hoàn thành Hoàn thành thủ tục đề nghị thanh Trung tâm thủ tục đề nghị toán theo các trường hợp sau: thanh toán. Số tiền thanh toán nhỏ hơn số tiền hạch toán thì Trung tâm thanh toán thực hiện chi tiền. Số tiền thanh toán lớn hơn số tiền hạch toán thì Trung tâm thanh toán thực hiện truy thu. Số tiền thanh toán bằng số tiền hạch toán thì lưu hồ sơ và kết thúc.
9 Bước 9: Thực hiện Số tiền thanh toán nhỏ hơn số Trung tâm thủ tục chi tiền. tiền hạch toán thì Trung tâm thanh toán.
