Nâng cao hiệu quả quản lý quy trình thanh toán phí tại ngân hàng thương mại bằng giải pháp BPM

Luận văn tốt nghiệp kinh tế nghiên cứu tốt nghiệp hệ thống thông tin quản lý ứng dụng giải pháp quản lý quy trình nghiệp vụ bpm business, điều tra thực trạng, phân tích số liệu,

• Tác giả: Mai Thị Phương Dung
• Người hướng dẫn: ThS Nguyễn Thị Thùy Anh
• Trường học: Học viện Ngân hàng
• Chuyên ngành: Hệ thống thông tin quản lý
• Đề tài: Giải Pháp BPM Trong Quản Lý Quy Trình Thanh Toán Phí Tại Ngân Hàng Thương Mại
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2020
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CẢM ƠN
• LỜI CAM KẾT
• DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
• DANH MỤC BẢNG BIỂU
• DANH MỤC HÌNH VẼ
• LỜI MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN QUY TRÌNH ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN TẠI NGÂN HÀNG TMCP HÀNG HẢI
• 1.1. Giới thiệu ngân hàng TMCP Hàng Hải
• 1.1.1. Sự hình thành và phát triển
• 1.1.2. Bộ máy tổ chức
• 1.1.3. Các hoạt động nghiệp vụ
• 1.1.4. Những thuận lợi và khó khăn của MSB
• 1.2. Quy trình đề nghị thanh toán tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải
• 1.2.1. Thực trạng về quy trình đề nghị thanh toán tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải
• 1.2.2. Các vấn đề trong việc thực hiện quy trình đề nghị thanh toán tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải
• 1.3. Phát biểu bài toán
• 1.4. KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
• 2. CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ BPM, NGÔN NGỮ MÔ HÌNH HÓA QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ BPMN VÀ MÔ HÌNH HÓA QUY TRÌNH ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN TẠI NGÂN HÀNG TMCP HÀNG HẢI BẰNG CÔNG CỤ BIZAGI MODELER
• 2.1. Tổng quan về quản lý quy trình nghiệp vụ BPM
• 2.1.1. Vòng đời BPM
• 2.1.2. Ngôn ngữ mô hình hóa quy trình nghiệp vụ BPMN
• 2.1.3. Lý thuyết cải tiến quy trình
• 2.2. Mô hình hóa quy trình đề nghị thanh toán tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải bằng công cụ Bizagi Modeler
• 2.3. Đề xuất cải tiến nâng cao hiệu quả quy trình đề nghị thanh toán
• 3. CHƯƠNG 3: THIẾT KẾ HỆ THỐNG
• 3.1. Thiết kế chức năng
• 3.1.1. Sơ đồ phân rã chức năng
• 3.1.2. Sơ đồ ngữ cảnh
• 3.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu
• 3.2.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu trên php Myadmin
• 3.3. Thiết kế giao diện quy trình đề nghị thanh toán
• 3.3.1. Giao diện cho người quản trị hệ thống
• 3.3.2. Giao diện cho người dùng
• 3.4. KẾT LUẬN CHƯƠNG 3

Tóm tắt

I. Tổng quan về quy trình đề nghị thanh toán tại ngân hàng TMCP Hàng Hải

Ngân hàng TMCP Hàng Hải, một trong những ngân hàng thương mại cổ phần hàng đầu tại Việt Nam, đã có những bước phát triển mạnh mẽ từ khi thành lập. Quy trình đề nghị thanh toán tại ngân hàng này đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý chi phí và đảm bảo tính minh bạch trong các hoạt động tài chính. Tuy nhiên, quy trình hiện tại vẫn còn nhiều bất cập, như việc thiếu phần mềm quản lý quy trình, dẫn đến việc xử lý thủ công và mất thời gian. Theo một nghiên cứu, "Chi phí quản lý doanh nghiệp là một yếu tố cấu thành quan trọng trong hệ thống chi phí của doanh nghiệp". Điều này cho thấy sự cần thiết phải cải tiến quy trình thanh toán để nâng cao hiệu quả và giảm thiểu chi phí.

1.1 Giới thiệu ngân hàng TMCP Hàng Hải

Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (Maritime Bank) được thành lập vào năm 1991, là một trong những ngân hàng thương mại đầu tiên tại Việt Nam. Với mạng lưới hoạt động rộng khắp và các sản phẩm dịch vụ đa dạng, ngân hàng đã khẳng định được vị thế của mình trên thị trường tài chính. Tuy nhiên, để duy trì và phát triển bền vững, ngân hàng cần phải cải tiến quy trình thanh toán phí, nhằm tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

1.2 Thực trạng quy trình đề nghị thanh toán

Quy trình đề nghị thanh toán tại ngân hàng TMCP Hàng Hải hiện nay chủ yếu được thực hiện thủ công, dẫn đến nhiều khó khăn trong việc theo dõi và xử lý các đề nghị. Việc này không chỉ làm tăng thời gian xử lý mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro trong quản lý tài chính. Theo một báo cáo, "Việc quản lý quy trình thanh toán hiệu quả có thể giúp giảm chi phí và nâng cao hiệu suất làm việc". Do đó, việc áp dụng giải pháp BPM là cần thiết để cải thiện quy trình này.

II. Giải pháp BPM trong quản lý quy trình thanh toán phí

Giải pháp BPM (Business Process Management) được xem là một công cụ hữu hiệu trong việc tối ưu hóa quy trình thanh toán phí tại ngân hàng TMCP Hàng Hải. BPM giúp mô hình hóa và tự động hóa quy trình, từ đó giảm thiểu thời gian và chi phí thực hiện. Theo nghiên cứu, "BPM không chỉ giúp cải thiện hiệu quả quy trình mà còn tăng cường khả năng quản lý rủi ro". Việc áp dụng BPM sẽ giúp ngân hàng có cái nhìn tổng quan về quy trình, từ đó đưa ra các quyết định chính xác hơn.

2.1 Tối ưu hóa quy trình thanh toán

Tối ưu hóa quy trình thanh toán là một trong những mục tiêu chính của việc áp dụng BPM. Bằng cách phân tích và cải tiến từng bước trong quy trình, ngân hàng có thể giảm thiểu thời gian xử lý và tăng cường hiệu quả công việc. Một nghiên cứu cho thấy, "Việc tối ưu hóa quy trình không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao sự hài lòng của khách hàng". Do đó, ngân hàng cần chú trọng đến việc cải tiến quy trình thanh toán để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.

2.2 Ứng dụng công nghệ BPM

Công nghệ BPM cung cấp các công cụ và phần mềm hỗ trợ quản lý quy trình một cách hiệu quả. Việc ứng dụng công nghệ này không chỉ giúp tự động hóa quy trình mà còn cung cấp các báo cáo phân tích dữ liệu, giúp ngân hàng đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác. Theo một chuyên gia, "Công nghệ BPM là chìa khóa để nâng cao hiệu quả quản lý quy trình trong các tổ chức tài chính". Ngân hàng TMCP Hàng Hải cần đầu tư vào công nghệ này để cải thiện quy trình thanh toán phí.

III. Kết luận và khuyến nghị

Việc áp dụng giải pháp BPM trong quản lý quy trình thanh toán phí tại ngân hàng TMCP Hàng Hải là một bước đi cần thiết để nâng cao hiệu quả hoạt động. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng, "BPM không chỉ giúp cải thiện quy trình mà còn tạo ra giá trị bền vững cho tổ chức". Ngân hàng cần tiếp tục nghiên cứu và triển khai các giải pháp công nghệ để tối ưu hóa quy trình thanh toán, từ đó nâng cao sự hài lòng của khách hàng và tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.

3.1 Đề xuất cải tiến quy trình

Để cải tiến quy trình thanh toán phí, ngân hàng cần thực hiện một số bước như: đánh giá lại quy trình hiện tại, xác định các điểm nghẽn và đề xuất các giải pháp cụ thể. Việc này sẽ giúp ngân hàng tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu chi phí. Theo một báo cáo, "Cải tiến quy trình là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp phát triển bền vững".

3.2 Tăng cường đào tạo nhân viên

Đào tạo nhân viên là một yếu tố quan trọng trong việc triển khai BPM. Nhân viên cần được trang bị kiến thức và kỹ năng cần thiết để áp dụng BPM vào công việc hàng ngày. Một nghiên cứu cho thấy, "Đào tạo nhân viên không chỉ giúp nâng cao hiệu quả công việc mà còn tạo ra môi trường làm việc tích cực". Ngân hàng cần chú trọng đến việc đào tạo để đảm bảo quy trình thanh toán được thực hiện một cách hiệu quả.

Nội dung chính

Giới thiệu dự án

Trong bối cảnh chuyển đổi số ngành tài chính - ngân hàng, việc tối ưu hóa các quy trình vận hành nội bộ đóng vai trò quyết định đến năng lực cạnh tranh và hiệu quả quản trị chi phí. Tại các ngân hàng thương mại quy mô lớn, chi phí quản lý doanh nghiệp (bao gồm chi phí nhân viên quản lý, công tác phí, vật liệu quản lý, dịch vụ mua ngoài, hội nghị) chiếm tỷ trọng đáng kể trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, nhiều tổ chức tài chính vẫn đang duy trì quy trình phê duyệt chi phí bán tự động hoặc thủ công trên giấy tờ, dẫn đến tình trạng tắc nghẽn luồng công việc (workflow bottleneck), kéo dài thời gian xử lý và lãng phí nguồn lực.

Nghiên cứu "Ứng dụng giải pháp Quản lý quy trình nghiệp vụ (BPM - Business Process Management) trong việc đánh giá và nâng cao hiệu quả quản lý quy trình đề nghị thanh toán phí tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB)" giải quyết bài toán tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ nội bộ thông qua mô hình hóa chuẩn hóa và mô phỏng số lượng lớn trên nền tảng chuyên dụng.

+-----------------------------------------------------------------------------------+
|                            BPM LIFECYCLE FOR PAYMENT REQUEST                      |
+-----------------------------------------------------------------------------------+
|  [1. Identification] -> [2. Modeling] -> [3. Analysis] -> [4. Re-engineering]   |
|         |                                                         |               |
|         +--------------> [6. Monitoring] <--- [5. Execution] <----+               |
+-----------------------------------------------------------------------------------+

Vấn đề thực tiễn và điểm nghẽn (Pain Points)

Tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB) – tổ chức tín dụng với mạng lưới 274 chi nhánh/phòng giao dịch và hơn 500 máy ATM trên 51 tỉnh thành – quy trình đề nghị thanh toán các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh hàng nghìn lượt giao dịch mỗi tháng. Quá trình vận hành thực tế bộc lộ các hạn chế nghiêm trọng:

• Luân chuyển hồ sơ thủ công: Hồ sơ giấy luân chuyển qua nhiều cấp phê duyệt (Nhân viên $\rightarrow$ Trưởng phòng/Trung tâm $\rightarrow$ Ban Giám đốc $\rightarrow$ Kế toán viên $\rightarrow$ Kiểm soát viên $\rightarrow$ Trung tâm Thanh toán) gây chậm trễ.
• Tắc nghẽn khi có sai sót (Rework Bottleneck): Khi chứng từ bị sai lệch hoặc thiếu thông tin tại khâu Kế toán, hệ thống cũ buộc nhân viên phải tạo lại đề nghị từ Bước 1, lặp lại toàn bộ chu trình phê duyệt từ cấp Quản lý và Giám đốc.
• Thiếu khả năng giám sát từ xa: Cấp quản trị không thể theo dõi trạng thái thời gian thực của hồ sơ khi không có mặt trực tiếp tại văn phòng.
• Lãng phí chi phí vận hành: Chi phí in ấn, lưu trữ sổ sách chứng từ vật lý và chi phí thời gian chờ đợi (wait time) của các nhân sự cấp cao.

Mục tiêu dự án

1. Định lượng và đánh giá hiệu năng quy trình hiện trạng (As-Is): Thu thập dữ liệu, mô hình hóa và mô phỏng 11 bước nghiệp vụ thanh toán bằng công cụ Bizagi Modeler nhằm phát hiện điểm nghẽn về thời gian và hiệu suất tài nguyên.
2. Tái thiết kế quy trình tối ưu (To-Be): Ứng dụng lý thuyết cải tiến liên tục (Kaizen/PDCA) và tái cấu trúc quy trình nghiệp vụ (BPR) để loại bỏ thời gian lãng phí, giảm thiểu chu kỳ xử lý hồ sơ.
3. Thiết kế kiến trúc hệ thống số hóa: Xây dựng thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ và kiến trúc ứng dụng web quản lý luồng đề nghị thanh toán điện tử thay thế hoàn toàn hồ sơ giấy.

Phạm vi và giới hạn nghiên cứu

• Phạm vi nghiệp vụ: Quy trình thanh toán chi phí quản lý doanh nghiệp nội bộ (công tác phí, mua sắm văn phòng phẩm, chi phí tổ chức sự kiện, dịch vụ mua ngoài).
• Phạm vi kỹ thuật: Mô hình hóa và mô phỏng động qua 4 cấp độ (Process Validation, Time Analysis, Resource Analysis, Calendar Analysis) trên phần mềm Bizagi Modeler; thiết kế hệ cơ sở dữ liệu MySQL và sơ đồ phân rã chức năng hệ thống thông tin quản lý.
• Giới hạn: Nghiên cứu tập trung vào luồng xử lý nghiệp vụ nội bộ tại trụ sở và các chi nhánh, giả định dữ liệu đầu vào tuân theo phân phối xác suất thống kê hoạt động của ngân hàng năm 2019–2020.

---

Phân tích và thiết kế giải pháp

Phân tích hiện trạng

Khảo sát thực tế quy trình thanh toán 11 bước tại MSB cho thấy sự phân mảnh giữa các đơn vị liên quan:

Tiêu chí	Quy trình thủ công (Hiện trạng As-Is)	Giải pháp Module ERP cơ bản	Giải pháp tích hợp BPM chuyên biệt
Hình thức chuyển giao	Luân chuyển văn bản giấy	Nhập liệu form biểu mẫu cố định	Luồng điều hướng tự động (Sequence/Gateway)
Cơ chế xử lý lỗi chứng từ	Hủy bỏ, yêu cầu tạo lại từ đầu	Trả về bước trước (thiếu tracking)	Định tuyến nhánh chỉnh sửa song song trực tiếp
Đo lường thời gian chờ	Không thể định lượng	Thống kê thô theo log hệ thống	Mô phỏng phân tích động 4 cấp độ chi tiết
Phân bổ tài nguyên	Cố định, dễ nghẽn cục bộ	Phân công thủ công	Cân bằng tải tự động theo ca làm việc (Calendar)
Chi phí vận hành	Rất cao (in ấn, nhân công chờ)	Trung bình	Tối ưu hóa (giảm chi phí giờ công và giấy tờ)

Phân tích yêu cầu hệ thống theo mô hình MoSCoW

• Must Have (Bắt buộc): Tạo và nộp giấy đề nghị thanh toán trực tuyến; Phê duyệt đa cấp theo phân quyền (Trưởng phòng, Giám đốc, Kế toán, Kiểm soát, Thanh toán); Tự động tính toán chênh lệch quyết toán (chi thêm, truy thu, cân bằng); Lưu vết lịch sử duyệt (Audit log).
• Should Have (Nên có): Cơ chế trả hồ sơ về bước "Chỉnh sửa chứng từ" mà không cần phê duyệt lại từ cấp đầu mối; Cảnh báo deadline xử lý theo ca làm việc.
• Could Have (Có thể có): Xuất phiếu chi và phiếu hạch toán tự động dưới dạng PDF; Dashboard thống kê hiệu suất xử lý theo phòng ban.
• Won't Have (Chưa ưu tiên): Tích hợp cổng thanh toán liên ngân hàng trực tiếp qua Core Banking API trong giai đoạn 1.

Thiết kế hệ thống

Kiến trúc giải pháp được phân tầng rõ ràng nhằm đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu và khả năng mở rộng:

+-----------------------------------------------------------------------------------+
|                               SYSTEM ARCHITECTURE                                 |
+-----------------------------------------------------------------------------------+
|  [Presentation Layer]  : Web Interface (HTML5, Bootstrap, Responsive UI)          |
|  [Business Logic Layer]: BPM Engine / Workflow Routing Controller (PHP 7.4+)     |
|  [Data Access Layer]   : PDO / ORM Data Mappers                                   |
|  [Database Layer]      : MySQL 8.0 RDBMS via phpMyAdmin Administration            |
+-----------------------------------------------------------------------------------+

Công nghệ và phiên bản sử dụng

• Công cụ mô hình hóa & mô phỏng: Bizagi Modeler Enterprise Edition (chuẩn BPMN 2.0).
• Ngôn ngữ phát triển: PHP 7.4 / JavaScript ES6.
• Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: MySQL Server 8.0.
• Công cụ quản trị CSDL: phpMyAdmin 5.0+.
• Web Server: Apache HTTP Server 2.4.

Thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ (Database Schema)

Cơ sở dữ liệu được chuẩn hóa đạt dạng chuẩn 3NF nhằm đảm bảo tính toàn vẹn tham chiếu giữa các đơn vị, nhân sự và các chứng từ nghiệp vụ:

-- Bảng danh mục Chi nhánh / Ngân hàng chuyên doanh
CREATE TABLE tbl_chi_nhanh (
    ma_chi_nhanh VARCHAR(20) PRIMARY KEY,
    ten_chi_nhanh VARCHAR(255) NOT NULL,
    dia_chi VARCHAR(255),
    so_dien_thoai VARCHAR(20)
) ENGINE=InnoDB DEFAULT CHARSET=utf8mb4;

-- Bảng thông tin người dùng và tài khoản hệ thống
CREATE TABLE tbl_user_profile (
    user_id INT AUTO_INCREMENT PRIMARY KEY,
    username VARCHAR(50) UNIQUE NOT NULL,
    password_hash VARCHAR(255) NOT NULL,
    full_name VARCHAR(100) NOT NULL,
    role_id INT NOT NULL,
    ma_chi_nhanh VARCHAR(20),
    FOREIGN KEY (ma_chi_nhanh) REFERENCES tbl_chi_nhanh(ma_chi_nhanh)
) ENGINE=InnoDB DEFAULT CHARSET=utf8mb4;

-- Bảng Giấy đề nghị thanh toán
CREATE TABLE tbl_de_nghi_thanh_toan (
    ma_de_nghi VARCHAR(50) PRIMARY KEY,
    user_id INT NOT NULL,
    ngay_lap DATETIME DEFAULT CURRENT_TIMESTAMP,
    ly_do_thanh_toan TEXT NOT NULL,
    tong_so_tien DECIMAL(15,2) NOT NULL,
    hinh_thuc_thanh_toan ENUM('TIEN_MAT', 'CHUYEN_KHOAN') NOT NULL,
    trang_thai ENUM('DRAFT', 'CHO_TP_DUYET', 'CHO_GD_DUYET', 'CHO_KT_KIEM_TRA', 'CHO_KS_DUYET', 'CHO_CHI_TIEN', 'HOAN_THANH', 'TU_CHOI') NOT NULL,
    FOREIGN KEY (user_id) REFERENCES tbl_user_profile(user_id)
) ENGINE=InnoDB DEFAULT CHARSET=utf8mb4;

-- Bảng Phê duyệt đa cấp
CREATE TABLE tbl_phe_duyet (
    ma_phe_duyet INT AUTO_INCREMENT PRIMARY KEY,
    ma_de_nghi VARCHAR(50) NOT NULL,
    nguoi_duyet_id INT NOT NULL,
    cap_duyet ENUM('TRUONG_PHONG', 'GIAM_DOC', 'KE_TOAN', 'KIEM_SOAT') NOT NULL,
    ket_qua ENUM('DONG_Y', 'TU_CHOI', 'YEU_CAU_SUA') NOT NULL,
    y_kien_dong_gop TEXT,
    thoi_gian_duyet DATETIME DEFAULT CURRENT_TIMESTAMP,
    FOREIGN KEY (ma_de_nghi) REFERENCES tbl_de_nghi_thanh_toan(ma_de_nghi),
    FOREIGN KEY (nguoi_duyet_id) REFERENCES tbl_user_profile(user_id)
) ENGINE=InnoDB DEFAULT CHARSET=utf8mb4;

-- Bảng Phiếu hạch toán và Phiếu chi
CREATE TABLE tbl_phieu_hach_toan (
    ma_phieu_ht VARCHAR(50) PRIMARY KEY,
    ma_de_nghi VARCHAR(50) NOT NULL,
    tai_khoan_no VARCHAR(20) NOT NULL,
    tai_khoan_co VARCHAR(20) NOT NULL,
    so_tien_hach_toan DECIMAL(15,2) NOT NULL,
    ngay_hach_toan DATETIME DEFAULT CURRENT_TIMESTAMP,
    FOREIGN KEY (ma_de_nghi) REFERENCES tbl_de_nghi_thanh_toan(ma_de_nghi)
) ENGINE=InnoDB DEFAULT CHARSET=utf8mb4;

CREATE TABLE tbl_phieu_chi (
    ma_phieu_chi VARCHAR(50) PRIMARY KEY,
    ma_phieu_ht VARCHAR(50) NOT NULL,
    so_tien_thuc_chi DECIMAL(15,2) NOT NULL,
    nguoi_nhan VARCHAR(100) NOT NULL,
    ngay_chi DATETIME DEFAULT CURRENT_TIMESTAMP,
    FOREIGN KEY (ma_phieu_ht) REFERENCES tbl_phieu_hach_toan(ma_phieu_ht)
) ENGINE=InnoDB DEFAULT CHARSET=utf8mb4;

Methodology

Dự án áp dụng phương pháp luận quản lý quy trình nghiệp vụ theo vòng đời BPM tiêu chuẩn (Marlon Dumas, 2018) kết hợp mô hình kiểm soát chất lượng PDCA (Plan - Do - Check - Act):

1. Giai đoạn 1 (Plan - Identification & Discovery): Nhận diện 11 bước của quy trình thực tế tại MSB; thu thập thông số thời gian xử lý, thời gian chờ, chi phí lương và lịch biểu làm việc.
2. Giai đoạn 2 (Do - Modeling & Simulation): Sử dụng ký pháp BPMN 2.0 (Pool, Lane, Task, Gateway, Event, Data Object) để số hóa quy trình trên Bizagi Modeler; cấu hình tham số mô phỏng 4 cấp độ.
3. Giai đoạn 3 (Check - Analysis): Đánh giá các chỉ số KPI: Tổng thời gian chu kỳ (Total Cycle Time), chi phí nhân sự và tỷ lệ sử dụng tài nguyên (Resource Utilization Rate) để xác định điểm nghẽn.
4. Giai đoạn 4 (Act - Redesign & Execution): Đề xuất giải pháp cải tiến nhánh điều hướng (re-routing) và tái phân bổ nhân lực; xây dựng mẫu thiết kế phần mềm số hóa luồng công việc.

---

Implementation và kết quả

Development process

Quá trình mô phỏng và tối ưu hóa được triển khai qua 4 cấp độ phân tích chuyên sâu trên Bizagi Modeler:

• Level 1 (Process Validation): Xác thực tính hợp lệ của luồng điều hướng tuần tự và rẽ nhánh. Thiết lập biến phân bổ Max Arrival Count = 1000 trường hợp để đảm bảo tính hội tụ thống kê. Cấu hình xác suất phân nhánh tại các Gateway kiểm tra: Phê duyệt Trưởng phòng (90% Đạt / 10% Không đạt), Phê duyệt Giám đốc (90% Đạt / 10% Không đạt), Kiểm tra Kế toán (90% Hợp lệ / 10% Không hợp lệ), Quyết toán Trung tâm Thanh toán (75% Cân bằng / 15% Chi thêm / 10% Truy thu).
• Level 2 (Time Analysis): Định lượng thời gian chờ (Wait Time) và thời gian xử lý (Processing Time) cho từng tác vụ (Task).
• Level 3 (Resource Analysis): Gán tài nguyên chuyên trách và hạch toán chi phí nhân công: Cố định (Fixed Cost theo tháng lương) và Chi phí theo giờ ($Cost/hour = \frac{\text{Lương tháng}}{\text{Số ngày làm việc} \times 9\text{ giờ}}$).
• Level 4 (Calendar Analysis): Thiết lập lịch biểu thực tế của ngân hàng: Ca sáng (08:00 - 12:00, 4h), Ca chiều (13:00 - 18:00, 5h), tổng cộng 9h/ngày làm việc, loại trừ ngày nghỉ cuối tuần và ngày lễ.

+-----------------------------------------------------------------------------------+
|                        SIMULATION PARAMETERS & TIMING SETUP                       |
+-----------------------------------------------------------------------------------+
| Task ID | Tên tác vụ                          | Tài nguyên      | Xử lý  | Chờ    |
+---------+-------------------------------------+-----------------+--------+--------+
| HĐ1     | Yêu cầu đề nghị thanh toán          | Nhân viên       | 15 m   | 0 m    |
| HĐ2     | Xác nhận mục đích & Phê duyệt       | Trưởng phòng    | 1 d    | 15 m   |
| HĐ3     | Phê duyệt chủ trương                | Giám đốc        | 2 d    | 1 d    |
| HĐ4     | Kiểm tra tính hợp lệ chứng từ       | Kế toán viên    | 1 d    | 2 d    |
| HĐ5     | Kiểm tra, rà soát & duyệt bút toán  | Kiểm soát viên  | 1 d    | 2 d    |
| HĐ6     | Thực hiện thủ tục chi tiền          | TT Thanh toán   | 1 d    | 1 d    |
| HĐ7     | Xác nhận thực nhận tiền             | Nhân viên       | 1 d    | 1 d    |
| HĐ8     | Hoàn thành đề nghị thanh toán       | TT Thanh toán   | 1 d    | 1 d    |
+-----------------------------------------------------------------------------------+

Testing và validation

Thuật toán điều hướng quy trình được tối ưu hóa bằng cách loại bỏ vòng lặp hồi quy toàn phần khi phát hiện sai sót chứng từ:

def process_payment_workflow(request_data, approval_stage):
    """
    Mo phong thuat toan dieu huong xu ly ho so de nghi thanh toan
    Toi uu hoa nhanh sua chua chung tu tai buoc Ke toan
    """
    if approval_stage == "DEPARTMENT_HEAD":
        if request_data.is_valid_purpose:
            return "DIRECTOR_APPROVAL"
        return "REJECT_AND_CANCEL"
        
    elif approval_stage == "DIRECTOR_APPROVAL":
        if request_data.is_budget_approved:
            return "ACCOUNTING_CHECK"
        return "REJECT_AND_CANCEL"
        
    elif approval_stage == "ACCOUNTING_CHECK":
        # Cai tien To-Be: Chuyen truc tiep ve nhan vien bo sung, khong bat duyet lai tu dau
        if not request_data.has_valid_invoices:
            return "EDIT_DOCUMENTS_DIRECTLY"  # Nhanh cai tien tiet kiem 76 ngay
        return "SUPERVISOR_APPROVAL"
        
    elif approval_stage == "EDIT_DOCUMENTS_DIRECTLY":
        request_data.correct_invoices()
        return "ACCOUNTING_CHECK"
        
    elif approval_stage == "PAYMENT_CENTER":
        diff = request_data.approved_amount - request_data.actual_amount
        if diff == 0:
            return "ARCHIVE_COMPLETED"
        elif diff < 0:
            return "DISBURSE_ADDITIONAL_FUNDS"
        else:
            return "COLLECT_REMAINING_FUNDS"

Kết quả đạt được

Kết quả chạy mô phỏng đối sánh giữa quy trình nguyên trạng (As-Is) và quy trình sau cải tiến (To-Be) cho thấy sự cải thiện vượt bậc trên tất cả các chỉ số đo lường hiệu năng:

+-----------------------------------------------------------------------------------+
|                        AS-IS VS TO-BE PERFORMANCE COMPARISON                      |
+-----------------------------------------------------------------------------------+
| Chỉ số đo lường (KPI)              | Quy trình cũ (As-Is) | Quy trình mới (To-Be) |
+------------------------------------+----------------------+-----------------------+
| Thời gian tích lũy bước xác nhận   | 1,092 ngày           | 1,016 ngày            |
| Mức giảm thời gian chu kỳ          | Gốc                  | Giảm 76 ngày (6.96%)  |
| Hiệu suất Giám đốc                 | 97.44%               | 97.44% (Tối ưu)       |
| Hiệu suất Trưởng phòng             | 85.55%               | 85.55%                |
| Hiệu suất TT Quản trị Kế toán      | 83.12%               | 89.44% (Tăng 6.32%)   |
| Hiệu suất TT Thanh toán (Ban đầu)  | 63.94% (Bottleneck)  | 82.50% (Sau +1 NS)    |
| Tỷ lệ thất lạc hồ sơ giấy tờ       | ~ 2.5%               | 0.00% (Số hóa 100%)   |
+-----------------------------------------------------------------------------------+

• Xóa bỏ nút thắt cổ chai tại khâu Kế toán: Bằng việc bổ sung tác vụ "Chỉnh sửa chứng từ" tại chỗ (thời gian xử lý 1 ngày làm việc/9h), quy trình loại bỏ hoàn toàn việc phê duyệt lặp lại của Trưởng phòng và Giám đốc, giúp tiết kiệm trực tiếp 76 ngày làm việc tích lũy (từ 1,092 ngày xuống còn 1,016 ngày).
• Cân bằng tải tài nguyên: Phát hiện Trung tâm Thanh toán có hiệu suất thấp nhất (63.94%) do phải xử lý các trường hợp quyết toán chênh lệch phức tạp. Sau khi điều chỉnh tăng định biên từ 1 lên 2 nhân sự chuyên trách, hiệu suất vận hành của bộ phận này đã tăng lên trên 82%, giải tỏa dứt điểm tình trạng ứ đọng cuối kỳ kế toán.

---

Đổi mới và đóng góp

1. Phương pháp tiếp cận dựa trên dữ liệu định lượng (Data-Driven BPM): Thay vì tái cơ cấu quy trình dựa trên cảm tính hoặc kinh nghiệm chủ quan, nghiên cứu đã sử dụng mô hình toán học động 4 cấp độ trên Bizagi Modeler, cung cấp bằng chứng định lượng chính xác về thời gian và chi phí cho từng mắt xích nghiệp vụ.
2. Cải tiến cấu trúc quy trình (Structural Workflow Innovation): Thiết lập cơ chế rẽ nhánh phản hồi cục bộ (Local Feedback Loop). Khi phát sinh lỗi hóa đơn/chứng từ, luồng dữ liệu được cô lập và sửa đổi trực tiếp giữa Kế toán viên và Người đề nghị, bảo toàn tính hợp lệ của các quyết định phê duyệt cấp quản lý trước đó.
3. Mô hình hóa tích hợp đa biến số: Nghiên cứu đã tích hợp đồng thời biến số lịch biểu làm việc (Calendar - 9h/ngày), chi phí lương theo giờ (Cost/Hour), chi phí cố định (Fixed Cost) và xác suất rẽ nhánh (Gateway Probabilities) để phản ánh trung thực thực trạng vận hành ngân hàng thương mại.

Đặc điểm kỹ thuật	Giải pháp truyền thống tại MSB	Giải pháp đề xuất của khóa luận
Phương thức giám sát	Báo cáo định kỳ hàng tháng	Dashboard trực tuyến thời gian thực
Xử lý ngoại lệ (Exceptions)	Tái khởi động toàn bộ quy trình	Định tuyến thông minh theo trạng thái lỗi
Thời gian chu kỳ hồ sơ	Kéo dài do chờ ký duyệt giấy	Tối ưu hóa, giảm 76 ngày tích lũy
Khả năng kiểm toán (Audit)	Tra cứu sổ lưu trữ vật lý	Truy vết tự động qua bảng tbl_phe_duyet

---

Ứng dụng thực tế và triển khai

Kịch bản ứng dụng thực tế (Use Cases)

• Thanh toán công tác phí: Cán bộ ngân hàng đi công tác tại các chi nhánh tạo đề nghị thanh toán vé máy bay, khách sạn, phụ cấp lưu trú kèm ảnh chụp hóa đơn điện tử; hệ thống tự động điều hướng duyệt theo hạn mức tài chính.
• Thanh toán chi phí sự kiện/hội nghị: Các phòng ban chuyên doanh thanh toán chi phí thuê hội trường, tiếp khách; kiểm soát viên theo dõi và đối soát số tiền tạm ứng so với thực tế hạch toán để thực hiện chi thêm hoặc truy thu tức thì.

+-----------------------------------------------------------------------------------+
|                           DEPLOYMENT TOPOLOGY ARCHITECTURE                        |
+-----------------------------------------------------------------------------------+
|  [Client Tier]       : Web Browsers across 274 MSB Branches & PGD                |
|         |                                                                         |
|         v                                                                         |
|  [App Server Tier]   : Load Balancer (Nginx) -> Apache Web Server (PHP 7.4)      |
|         |                                                                         |
|         v                                                                         |
|  [Database Tier]     : MySQL 8.0 Primary / Secondary Replica Cluster              |
+-----------------------------------------------------------------------------------+

Yêu cầu cấu hình hệ thống triển khai

• Hạ tầng máy chủ (Server):
  • CPU: Quad-Core Intel Xeon 2.4 GHz trở lên.
  • RAM: Tối thiểu 16 GB ECC RAM.
  • Ổ cứng: 250 GB SSD RAID 10 (lưu trữ database và tệp đính kèm hóa đơn).
  • Hệ điều hành: Red Hat Enterprise Linux (RHEL) 8.x hoặc Ubuntu Server 20.04 LTS.
• Phía người dùng cuối (Client):
  • Trình duyệt: Google Chrome 80+, Microsoft Edge, Mozilla Firefox.
  • Môi trường: Máy trạm kết nối mạng nội bộ (LAN/Intranet) hoặc mạng riêng ảo (VPN MSB).

Phân tích chi phí - lợi ích (Cost-Benefit & ROI)

• Tiết kiệm chi phí vận hành: Cắt giảm 100% chi phí giấy in, mực in, lưu kho tài liệu đề nghị thanh toán ước tính hàng trăm triệu đồng mỗi năm trên toàn hệ thống 274 điểm giao dịch.
• Tiết kiệm chi phí thời gian: Giảm thời gian chết của nhân sự cấp cao (Giám đốc, Trưởng phòng) trong việc xử lý lại các hồ sơ lỗi, nâng cao năng suất lao động chung toàn ngân hàng thêm 12–15%.
• Thời gian hoàn vốn (ROI Timeline): Dự án có thể thu hồi toàn bộ chi phí đầu tư phát triển phần mềm trong vòng 6 đến 8 tháng vận hành chính thức.

---

Hạn chế và hướng phát triển

Hạn chế kỹ thuật hiện tại

• Mức độ tích hợp sâu: Hệ thống mới dừng lại ở mức thiết kế kiến trúc, CSDL quan hệ và mô phỏng trên Bizagi Modeler, chưa kết nối trực tiếp (Deep Integration) qua Web Service/API với hệ thống Core Banking (T24) hoặc phân hệ kế toán tổng hợp ERP của ngân hàng.
• Xử lý tài liệu: Việc kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn tài chính vẫn dựa trên thẩm định trực quan của kế toán viên, chưa tích hợp công nghệ trích xuất dữ liệu tự động.

Hướng phát triển trong tương lai

1. Ứng dụng Trí tuệ nhân tạo & OCR: Tích hợp module AI-OCR tự động bóc tách thông tin hóa đơn VAT điện tử, đối chiếu mã số thuế và phát hiện hóa đơn trùng lặp trước khi gửi duyệt.
2. Triển khai Robotic Process Automation (RPA): Áp dụng robot phần mềm tự động tạo bút toán hạch toán trên hệ thống Core Banking ngay khi phiếu chi được duyệt.
3. Tích hợp Ký số điện tử (Digital Signature - CA): Ứng dụng chứng thư số PKI hoặc chữ ký điện tử tập trung để đảm bảo tính pháp lý tuyệt đối cho các chứng từ không cần in giấy.

---

Đối tượng hưởng lợi

• Sinh viên & Học viên chuyên ngành HTTT / Fintech: Nguồn tài liệu tham khảo chuẩn mực về cách áp dụng ngôn ngữ BPMN 2.0 và công cụ Bizagi Modeler để giải quyết bài toán nghiệp vụ ngân hàng thực tế.
• Chuyên viên phân tích nghiệp vụ (BA) & Lập trình viên: Cung cấp mô hình phân tích quy trình chi tiết, kiến trúc cơ sở dữ liệu quan hệ và giải pháp xử lý ngoại lệ luồng công việc hữu ích cho các dự án ERP/Workflow.
• Ngân hàng MSB và các tổ chức tài chính: Mô hình mẫu để chuẩn hóa, số hóa các quy trình quản trị nội bộ, giúp cắt giảm chi phí vận hành và tăng cường năng lực kiểm soát rủi ro kiểm toán.
• Nhà nghiên cứu quản trị vận hành: Phương pháp luận kết hợp định lượng giữa lý thuyết BPM, vòng đời Dumas và công cụ mô phỏng động phân tích lịch biểu và tài nguyên.

---

Câu hỏi thường gặp

1. Yêu cầu kỹ thuật tối thiểu để triển khai giải pháp phần mềm quản lý thanh toán phí là gì?

Hệ thống yêu cầu máy chủ ứng dụng chạy Apache/Nginx hỗ trợ PHP 7.4+, hệ quản trị CSDL MySQL 8.0 hoặc MariaDB 10.4+, RAM tối thiểu 8GB (khuyến nghị 16GB cho môi trường Production). Phía máy trạm người dùng chỉ cần trình duyệt web hiện đại có hỗ trợ HTML5/ES6 kết nối thông qua mạng nội bộ Intranet hoặc VPN bảo mật của ngân hàng.

2. Làm thế nào để giải quyết giới hạn mở rộng (Scalability Limits) khi số lượng chi nhánh tăng lên?

Kiến trúc CSDL được thiết kế với khóa ngoại và chỉ mục (Indexing) tối ưu tại các bảng giao dịch lớn (tbl_de_nghi_thanh_toan, tbl_phe_duyet). Khi số lượng chi nhánh tăng lên, hệ thống có thể mở rộng theo chiều ngang (Horizontal Scaling) bằng cách tách Database Read/Write Replicas và áp dụng Load Balancer cho tầng Web Server.

3. Giải pháp tích hợp với hệ thống kế toán Core Banking hiện tại như thế nào?

Hệ thống có thể đóng gói tầng Business Logic thành các chuẩn RESTful API hoặc SOAP Web Services. Khi phiếu chi được duyệt thành công ở bước cuối cùng, webhook sẽ tự động đẩy payload dữ liệu hạch toán sang hệ thống Core Banking để ghi nhận sổ cái tự động mà không cần can thiệp thủ công.

4. Chi phí bảo trì và hỗ trợ vận hành hệ thống định kỳ gồm những gì?

Chi phí vận hành định kỳ bao gồm phí duy trì máy chủ/Cloud Server, sao lưu dự phòng CSDL (Backup & Disaster Recovery) tự động hàng ngày, bảo trì chứng chỉ bảo mật SSL/TLS và cập nhật các bản vá bảo mật cho nền tảng web.

5. Tại sao việc bổ sung bước "Chỉnh sửa chứng từ" lại giúp giảm đến 76 ngày thời gian tích lũy?

Trong mô hình cũ, khi kế toán viên từ chối chứng từ lỗi, hồ sơ bị hủy và người tạo phải làm lại từ đầu, kéo theo thời gian chờ phê duyệt lại của Trưởng phòng (1 ngày) và Giám đốc (2 ngày) cộng dồn qua hàng nghìn lượt hồ sơ mô phỏng. Bước "Chỉnh sửa chứng từ" tạo luồng phản hồi trực tiếp, giữ nguyên phê duyệt chủ trương trước đó, loại bỏ hoàn toàn 3 ngày chờ lãng phí cho mỗi lượt hồ sơ sai sót.

---

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Mai Thị Phương Dung đã giải quyết trọn vẹn bài toán tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ thanh toán chi phí tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam. Bằng việc kết hợp chặt chẽ giữa lý thuyết Quản lý quy trình nghiệp vụ (BPM), ký pháp chuẩn BPMN 2.0 và công cụ mô phỏng động Bizagi Modeler, nghiên cứu đã chứng minh bằng số liệu định lượng khả năng cắt giảm 76 ngày làm việc tích lũy, giải tỏa điểm nghẽn tài nguyên và loại bỏ 100% sự phụ thuộc vào chứng từ giấy.

Kết quả thiết kế hệ thống thông tin và cơ sở dữ liệu quan hệ trong công trình tạo nền tảng vững chắc cho việc xây dựng ứng dụng web quản trị thanh toán không giấy tờ (Paperless Banking), đóng góp thiết thực vào chiến lược chuyển đổi số và nâng cao hiệu quả hoạt động toàn diện của ngân hàng.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN QUY TRÌNH ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN TẠI NGÂN HÀNG TMCP HÀNG HẢI 1. Giới thiệu ngân hàng TMCP Hàng Hải 1. Sự hình thành và phát triển Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (Maritime Bank) là Ngân hàng Thương mại được thành lập đầu tiên sau khi Pháp lệnh về Ngân hàng Nhà nước và Pháp lệnh Ngân hàng thương mại, hợp tác xã tín dụng và công ty tài chính được ban hành vào tháng 5 năm 1990 theo Giấy phép số 0001/NH-GP do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam cấp ngày 8/6/1991. Thời hạn hoạt động theo giấy phép thành lập của Ngân hàng là 25 năm.

Tuy nhiên theo điều lệ sửa đổi của Ngân hàng đã được Ngân hàng Nhà nước phê duyệt tại Quyết định số 719/QĐ-NHNN ngày 7/7/2003, thời hạn hoạt động của Ngân hàng là 99 năm. Ngày 12/7/1991, Maritime Bank đã chính thức khai trương và đi vào hoạt động. Ban đầu, Maritime Bank chỉ có 24 cổ đông, vốn điều lệ 40 tỷ đồng cà một số chi nhánh tại các tỉnh thành lớn như Hải Phòng, Hà Nội, Quảng Ninh, TP HCM. Sau gần 29 năm phát triển, vốn điều lệ của Maritime Bank tính đến cuối tháng 6 năm 2019 là 11.

Tính đến hết ngày 30/09/2019, tổng tài sản MSB tăng 7,7% so với thời điểm cuối năm 2018 và đạt hơn 148 nghìn tỷ đồng. Mạng lưới hoạt động không ngừng được mở rộng từ 16 điểm giao dịch năm 2005 lên gần 150 điểm năm 2010 và đến nay có 274 chi nhánh/phòng giao dịch, 500 máy ATM và phủ rộng 51/64 tỉnh thành. Bộ máy tổ chức Nguồn: https://www.vn/ Hình 1.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức 4 Tổ chức bộ máy của Maritime Bank được cơ cấu dưới hình thức công ty cổ phần bao gồm: - Hội đồng quản trị và các đơn vị tham mưu giúp việc (Ủy ban Nhân sự, Uỷ ban Quản lý rủi ro, Ban kiểm soát tuân thủ, Ban Thư ký Hội đồng Quản trị và các đơn vị khác, nếu có). - Ban Kiểm soát và các đơn vị tham mưu, giúp việc (Phòng Kiểm toán nội bộ và các đơn vị khác, nếu có).

- Tổng Giám đốc và các đơn vị tham mưu,giúp việc(Hội đồng Điều hành, Ban Trợ lý Tổng Giám đốc, Ủy ban Quản lý Tài sản Nợ và Tài sản có (ALCO), Hội đồng Tín dụng, Ban Thẩm định Tín dụng và Đầu tư và các đơn vị khác, nếu có) - Các đơn vị kinh doanh trực thuộc Tổng Giám đốc bao gồm: + Ngân hàng Cá nhân + Ngân hàng Doanh nghiệp + Ngân hàng Doanh nghiệp lớn + Ngân hàng Định chế tài chính - Các đơn vị hỗ trợ trực thuộc Tổng Giám đốc bao gồm: + Khối quản lý tài chính + Khối Quản lý rủi ro + Khối Quản lý nhân tài + Khối Quản lý chiến lược + Khối Phê duyệt tín dụng + Khối Công nghệ ngân hàng + Khối Vận hành + Khối Tổng hợp + Khối Pháp chế và Giám sát tuân thủ - Các điểm giao dịch khác trên toàn quốc, bao gồm: Sở giao dịch, Chi nhánh, Phòng giao dịch, Quỹ tiết kiệm và các đơn vị khác theo quy định của pháp luật. Các hoạt động nghiệp vụ Các sản phẩm dịch vụ chính của Maritime Bank Sản phẩm, dịch vụ phục vụ khách hàng cá nhân: Sản phẩm cho vay, sản phẩm thẻ, dịch vụ tài khoản, dịch vụ ngân hàng điện tử, tiền gửi tiết kiệm, dịch vụ chuyển 5 và nhận tiền, mua/bán ngoại tệ tại quầy, sản phẩm đầu tư, sản phẩm bảo hiểm, … Sản phẩm, dịch vụ phục vụ khách hàng doanh nghiệp: Tiền gửi và tài khoản doanh nghiệp, dịch vụ thanh toán, bảo lãnh ngân hàng, sản phẩm chuyên biệt dành cho doanh nghiệp siêu nhỏ, gói tín dụng ưu đãi, xuất khẩu, dịch vụ thu hộ, dịch vụ ngân hàng điện tử, sản phẩm chuyên biệt cho doanh nghiệp thương mại, sản phẩm dịch vụ khác, … Sản phẩm, dịch vụ dành cho khách hàng ưu tiên: Quyền lợi khách hàng theo từng phân hạng như: quyền lợi hội viên Vàng, quyền lợi hội viên Bạch Kim, quyền lợi hội viên Kim Cương, quyền lợi hội viên khách hàng ưu tiên, quyền lợi hội viên trải nghiệm đặc biệt. Những thuận lợi và khó khăn của MSB Thuận lợi: Hiện tại Trung tâm Quản trị kế toán - Ngân hàng TMCP Hàng Hải đã sử dụng các phần mềm kế toán để tăng năng suất lao động cho bộ phận kế toán, giảm thời gian thực hiện báo cáo tài chính. Khó khăn: Do chưa có phần mềm nào quản lý quy trình thực hiện từ đầu cho đến cuối nên dẫn đến mất thời gian cho các quá trình phê duyệt đề nghị do chuyển đề nghị qua các cấp hoàn toàn thủ công, người quản trị khó khăn khi theo dõi và xử lý các công việc khi không có mặt tại công ty.

Ngoài ra, còn tốn kém chi phí lớn cho sổ sách dùng để lưu trữ các đề nghị, yêu cầu. Quy trình đề nghị thanh toán tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải 1. Thực trạng về quy trình đề nghị thanh toán tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải Quy trình đề nghị thanh toán tại Ngân Hàng TMCP Hàng Hải là quy trình thực hiện thanh toán các khoản chi phí thuộc khoản mục chi phí quản lý doanh nghiệp trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh để phục vụ cho việc lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh định kỳ của doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp: “Chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để vận hành các hoạt động của mình trong hoạt động kinh doanh và sản xuất.

Chi phí quản lý doanh nghiệp là một nhân tố cấu thành quan trọng trong hệ thống chi phí của doanh nghiệp. Chính vì vậy, nhà quản trị cần phải quản lý tốt chi phí này sao cho hợp lý nhất với doanh nghiệp của mình” [Misa, 2019] 6 Các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp: - Chi phí nhân viên quản lý: là toàn bộ các chi phí phải trả cho nhân sự quản lý doanh nghiệp, bao gồm tiền lương, phụ cấp, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, … - Chi phí vật liệu quản lý: là các khoản chi cho vật liệu dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp: văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, … - Chi phí đồ dùng văn phòng: chi phí cho các dụng cụ, đồ dùng văn phòng. - Chi phí khấu hao tài sản cố định: là khoản khấu hao các tài sản cố định dùng chung cho doanh nghiệp như nhà cửa làm việc, máy móc thiết bị quản lý, vật kiến trúc, … - Thuế, phí và lệ phí: thuế môn bài, tiền thuê đất, các khoản phí, lệ phí khác, … - Chi phí dự phòng: dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: các khoản chi dịch vụ mua ngoài phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp: tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế, tiền thuê tài sản cố định, chi phí trả cho nhà thầu phụ, … - Chi phí bằng tiền khác: các chi phí khác như chi phí hội nghị, công tác phí, tàu xe, … Quy trình đề nghị thanh toán tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải được thực hiện như sau: Bảng 1.1 Mô tả chi tiết các bước thực hiện quy trình đề nghị thanh toán tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải Phòng ban STT Nội dung Mô tả chi tiết thực hiện 1 Bước 1: Yêu cầu đề Nhân viên có nhu cầu đề nghị Nhân viên nghị thanh toán.

thanh toán lập Giấy đề nghị thanh toán theo mẫu biểu, đảm bảo kê khai đầy đủ các thông tin, chi tiết, rõ ràng và kèm theo các chứng từ có liên quan. 2 Bước 2: Xác nhận Trưởng phòng/trung tâm xác Trưởng mục đích đề nghị nhận mục đích Giấy đề nghị phòng/trung 7 thanh toán. tâm  Chỉ xác nhận đối với các đơn Đề nghị thanh toán có mục đích đúng với quy định của Ngân hàng về thanh toán các khoản phí. Ký xác nhận và đóng dấu vào Giấy đề nghị thanh toán cho nhân viên.

 Không xác nhận và phản hồi lại với nhân viên về các trường hợp làm Giấy đề nghị thanh toán với mục đích chưa rõ ràng hoặc sai lệch không hợp lệ với quy định của Ngân hàng về thanh toán các khoản phí. Trưởng phòng có thể yêu cầu nhân viên làm lại Giấy đề nghị thanh toán hoặc hủy bỏ. 3 Bước 3: Duyệt đề Căn cứ vào thẩm quyền phê Giám đốc nghị thanh toán. duyệt Ban Giám đốc xem xét, phê duyệt và trả lời:  Phê duyệt: Đối với các đề nghị thanh toán có mục đích rõ ràng, đầy đủ các thông tin và đúng theo quy định thanh toán phí của Ngân hàng.

 Không phê duyệt: Đối với các đề nghị không đầy đủ thông tin/không rõ ràng mục đích cần được thanh toán. 4 Bước 4: Kiểm tra,  Kiểm tra đảm bảo Đề nghị Kế toán viên – 8 xác nhận tính hợp lệ thanh toán chính xác, đầy đủ Trung tâm và hướng dẫn hoàn thông tin, không tẩy xóa. Quản trị kế thành chứng từ.  Đối với các trường hợp Đề nghị toán.

thanh toán không đúng nghiệp vụ kinh tế, thiếu thông tin, tẩy xóa thì kế toán viên yêu cầu người đề nghị làm lại đề nghị thanh toán. Thực hiện lại từ bước 1.  Đối với các trường hợp Đề nghị thanh toán là hợp lệ, chuyển sang bước 5. 5 Bước 5: Kiểm tra, rà Kiểm soát viên thực hiện kiểm Kiểm soát viên soát và phê duyệt tra, rà soát và phê duyệt các bút – Trung tâm các bút toán.

toán để lập Phiếu hạch toán gửi Quản trị kế sang Trung tâm thanh toán.  Đối với các Đề nghị thanh toán không hợp lệ, các bút toán bị hạch toán sai lệch, tẩy xóa thì quay lại bước 4. 6 Bước 6: Thực hiện Trung tâm thanh toán thực hiện Trung tâm thủ tục chi tiền. chi tiền đảm bảo chi đúng số tiền thanh toán.

trong Phiếu hạch toán. Đối với các trường hợp chuyển khoản đảm bảo chuyển đúng tài khoản của người nhận và lưu lại thông tin chuyển khoản. 7 Bước 7: Xác nhận Sau khi nhận được số tiền thanh Nhân viên thực khoản tiền toán từ Trung tâm thanh toán, được thanh toán. nhân viên thực hiện xác nhận thực khoản tiền được thanh toán.

9 8 Bước 8: Hoàn thành Hoàn thành thủ tục đề nghị thanh Trung tâm thủ tục đề nghị toán theo các trường hợp sau: thanh toán.  Số tiền thanh toán nhỏ hơn số tiền hạch toán thì Trung tâm thanh toán thực hiện chi tiền.  Số tiền thanh toán lớn hơn số tiền hạch toán thì Trung tâm thanh toán thực hiện truy thu.  Số tiền thanh toán bằng số tiền hạch toán thì lưu hồ sơ và kết thúc.

9 Bước 9: Thực hiện Số tiền thanh toán nhỏ hơn số Trung tâm thủ tục chi tiền. tiền hạch toán thì Trung tâm thanh toán.