Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, hoạt động thương mại đóng vai trò cầu nối trung gian giữa sản xuất và tiêu dùng nhằm phân phối và lưu thông hàng hóa. Đối với các doanh nghiệp kinh doanh thương mại, hàng hóa là bộ phận tài sản chiếm tỷ trọng vốn chủ yếu và các nghiệp vụ mua bán hàng hóa phát sinh thường xuyên với khối lượng công việc lớn. Quá trình lưu chuyển hàng hóa bao gồm các khâu mua vào, dự trữ và bán ra; kết quả của quá trình này phản ánh chất lượng, hiệu quả kinh doanh, đồng thời tác động trực tiếp đến các kế hoạch tài chính, lợi nhuận và tiền lương của đơn vị. Việc tổ chức công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa khoa học và phù hợp giúp nhà quản trị thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời để ra quyết định kinh doanh.

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Lê Thùy Trang Anh (ngành Kế toán, Khoa Tài chính Ngân hàng, Trường Đại học Thủ Dầu Một) thực hiện nghiên cứu thực tế tại Công ty TNHH MTV TM-DV Tống Gia trong bối cảnh công ty hoạt động thương mại trong các lĩnh vực thiết bị an ninh, phòng cháy chữa cháy (PCCC) và thiết bị văn phòng tại tỉnh Bình Dương.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài được xác định gồm 4 nội dung:

  1. Tìm hiểu cơ sở lý luận về quy trình lưu chuyển hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại.
  2. Mô tả quy trình và thực tế tổ chức lưu chuyển hàng hóa tại Công ty TNHH MTV TM-DV Tống Gia.
  3. Minh họa chi tiết nghiệp vụ và quy trình kế toán lưu chuyển hàng hóa của Công ty TNHH MTV TM-DV Tống Gia thông qua hệ thống sổ sách và chứng từ thực tế.
  4. Đề xuất những nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa tại đơn vị.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa (nghiệp vụ mua hàng, dự trữ và bán hàng).
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH MTV TM-DV Tống Gia (địa chỉ: Đường NB5, KP3, Thị trấn Mỹ Phước, Huyện Bến Cát, Tỉnh Bình Dương).
  • Phạm vi thời gian: Đề tài được thực hiện từ ngày 10/02/2014 đến ngày 06/04/2014. Nguồn số liệu kế toán và báo cáo tài chính được thu thập và phân tích là số liệu năm 2013 (có so sánh đối chiếu với năm 2012).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nền tảng lý luận dựa trên các quy định pháp lý và nguyên lý kế toán doanh nghiệp thương mại tại Việt Nam:

  • Văn bản pháp lý áp dụng: Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính; Luật Thương mại.
  • Khung lý thuyết về lưu chuyển hàng hóa: Phân tích sự vận động của vốn kinh doanh theo mô hình $T - H - T'$, trong đó số tiền thu về ($T'$) phải lớn hơn số tiền bỏ ra ban đầu ($T$) để bù đắp chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và hình thành lợi nhuận. Khóa luận phân loại lưu chuyển hàng hóa theo vai trò người bán (ban đầu, trung gian), theo vai trò người mua (bán buôn, bán lẻ) và theo phạm vi lưu thông (nội thương, ngoại thương).
  • Nguyên tắc tính giá và hạch toán:
    • Tính giá hàng mua: Xác định theo giá mua thực tế (giá hóa đơn cộng thuế không hoàn lại, chi phí thu mua trừ đi các khoản giảm giá, chiết khấu thương mại).
    • Phương pháp phân bổ chi phí thu mua: Phân bổ theo tiêu thức trị giá mua hoặc số lượng hàng xuất bán trong kỳ.
    • Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: So sánh giữa phương pháp Kê khai thường xuyên (sử dụng TK 156, TK 151, TK 632) và phương pháp Kiểm kê định kỳ (sử dụng TK 611, TK 632).
    • Phương pháp kế toán chi tiết hàng hóa: Trình bày lý thuyết 3 phương pháp ghi chép: Phương pháp Thẻ song song, Phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển, và Phương pháp Sổ số dư.
    • Phương pháp tính giá vốn xuất kho: Trình bày 4 phương pháp gồm Nhập trước - Xuất trước (FIFO), Nhập sau - Xuất trước (LIFO), Bình quân gia quyền và Thực tế đích danh.

Phương pháp nghiên cứu được tác giả vận dụng gồm:

  • Phương pháp luận: Tổng hợp, hệ thống hóa các vấn đề lý luận về kế toán lưu chuyển hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại.
  • Phương pháp phân tích: Phân tích các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quy trình luân chuyển chứng từ, trình tự ghi sổ kế toán và phân tích các chỉ số tài chính từ Báo cáo tài chính năm 2012 - 2013 của doanh nghiệp.
  • Phương pháp mô tả: Diễn giải cơ cấu tổ chức, quy trình kinh doanh, hệ thống biểu mẫu, thẻ kho và sổ sách kế toán tổng hợp, chi tiết tại đơn vị thực tập.

Nguồn dữ liệu nghiên cứu là các tài liệu nội bộ, Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2012 - 2013, hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, sổ chi tiết tài khoản (TK 156, TK 131, TK 111) và sổ nhật ký chung của Công ty TNHH MTV TM-DV Tống Gia.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán lưu chuyển hàng hóa trong các đơn vị kinh doanh thương mại

Chương này tập trung làm rõ các khái niệm, đặc điểm và vai trò của lưu chuyển hàng hóa trong hoạt động thương mại. Tác giả trình bày chi tiết các nội dung:

  • Phân định các phương thức bán hàng: Bán buôn (qua kho, chuyển thẳng có hoặc không tham gia thanh toán) và bán lẻ (thu tiền tập trung, thu tiền trực tiếp, tự phục vụ, trả góp).
  • Thủ tục chứng từ và quy trình hạch toán mua hàng theo thuế GTGT khấu trừ và trực tiếp.
  • Kỹ thuật hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song, sổ đối chiếu luân chuyển và sổ số dư; nêu rõ ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng của từng phương pháp.
  • Trình tự hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ bán hàng, xác định doanh thu (TK 511), các khoản giảm trừ doanh thu (TK 521, TK 531, TK 532), giá vốn hàng bán (TK 632) và kết chuyển xác định kết quả kinh doanh (TK 911).

Chương 2: Thực tế công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa tại Công ty TNHH MTV TM-DV Tống Gia

Chương 2 mô tả toàn diện cơ cấu tổ chức và thực trạng công tác kế toán tại đơn vị nghiên cứu:

  • Tổng quan doanh nghiệp: Công ty thành lập theo Giấy phép số 02/GP-KCN ngày 20/04/2008, chính thức hoạt động ngày 18/09/2008. Doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực: phân phối thiết bị an ninh (camera quan sát), thiết bị PCCC, thiết bị văn phòng, dịch vụ vệ sinh công nghiệp và sửa chữa xây dựng dân dụng.
  • Cơ cấu tổ chức bộ máy: Ban Giám đốc điều hành 5 phòng ban với tổng số 44 nhân sự, bao gồm: Phòng Kế toán (5 người), Phòng Sales (10 người), Phòng Kỹ thuật (24 người), Phòng Vận chuyển (3 người), Phòng Vật tư (2 người).
  • Tổ chức bộ máy kế toán: Gồm 9 nhân sự: 1 Kế toán trưởng, 2 Kế toán tổng hợp, 2 Kế toán bán hàng và công nợ (kiêm thủ quỹ), 4 Kế toán DMS (kế toán hệ thống).
  • Chính sách kế toán áp dụng:
    • Chế độ kế toán: Quyết định 15/2006/QĐ-BTC.
    • Hình thức ghi sổ kế toán: Nhật ký chung.
    • Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên.
    • Phương pháp kế toán chi tiết hàng tồn kho: Thẻ song song.
    • Phương pháp tính giá hàng xuất kho: Phương pháp Nhập trước - Xuất trước (FIFO).
    • Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ.
    • Niên độ kế toán: Bắt đầu từ 01/01 và kết thúc vào 31/12; đơn vị tiền tệ: VNĐ.
  • Thực tế hạch toán các nghiệp vụ kinh tế:
    • Nghiệp vụ mua hàng thông thường: Ngày 02/11/2013, công ty mua 40 Bình chữa cháy $CO_2$ 24kg từ Công ty TNHH TMKT Phương Anh theo Hóa đơn GTGT số 0000004 (ký hiệu PA/13P), đơn giá 2.800.000 đ/cái; thành tiền chưa thuế 112.000.000 đ, thuế GTGT 10% là 11.200.000 đ, tổng thanh toán 123.200.000 đ. Kế toán lập Phiếu nhập kho số 157 ngày 03/11/2013 và hạch toán Nợ TK 156: 112.000.000 đ, Nợ TK 133: 11.200.000 đ, Có TK 331: 123.200.000 đ.
    • Nghiệp vụ mua hàng có chiết khấu: Ngày 12/11/2013, công ty mua 100 máy Video Balun từ Công ty TNHH TM-DV Hậu Phước theo Hóa đơn số 019719 (ký hiệu ML/12P), đơn giá 3.200.000 đ/cái (tổng giá mua 320.000.000 đ), được hưởng chiết khấu mua hàng 2% tương ứng 6.400.000 đ. Trị giá mua chưa thuế sau chiết khấu là 313.600.000 đ, thuế GTGT 10% là 31.360.000 đ, tổng thanh toán 344.960.000 đ. Kế toán hạch toán Nợ TK 156: 313.600.000 đ, Nợ TK 133: 31.360.000 đ, Có TK 331: 344.960.000 đ.

Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa tại Công ty TNHH MTV TM-DV Tống Gia

Từ thực trạng khảo sát, tác giả nêu các nhận xét đánh giá về tổ chức bộ máy, hệ thống chứng từ và trình tự hạch toán, đồng thời đưa ra các đề xuất cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho, rút ngắn thời gian thu hồi công nợ và hoàn thiện quy trình lập, xử lý chứng từ kế toán tại công ty.

Kết quả và đóng góp

Kết quả phân tích tài chính và hoạt động kinh doanh

Khóa luận đã trích xuất và phân tích các chỉ tiêu tài chính cơ bản trong giai đoạn 2012 - 2013 tại Công ty TNHH MTV TM-DV Tống Gia:

Nhóm chỉ tiêu Chỉ tiêu cụ thể Năm 2012 Năm 2013 Biến động
Kết quả kinh doanh Doanh thu thuần bán hàng & CCDV - - Tăng 10,43%
Giá vốn hàng bán - - Tăng 24,41%
Chi phí quản lý doanh nghiệp - - Tăng 9,8%
Lợi nhuận sau thuế TNDN - - Giảm 54,0%
Khả năng thanh toán Hệ số thanh toán ngắn hạn 2,94 lần 2,39 lần Giảm 0,55 lần
Hệ số thanh toán nhanh 2,41 lần 1,75 lần Giảm 0,66 lần
Hệ số thanh toán tức thời 2,02 lần 1,14 lần Giảm 0,88 lần
Tỉ số hoạt động Vòng quay hàng tồn kho 3,31 vòng 1,66 vòng Giảm 1,65 vòng
Số ngày tồn kho bình quân 109 ngày 217 ngày Tăng 108 ngày
Vòng quay khoản phải thu 4,42 vòng 2,37 vòng Giảm 2,05 vòng
Số ngày thu tiền bình quân 81 ngày 152 ngày Tăng 71 ngày
Hiệu quả sử dụng vốn Hệ số sinh lời tài sản (ROA) - 0,56% (0,0056) -
Hệ số sinh lời vốn chủ sở hữu (ROE) - 0,88% (0,0088) -
Vòng quay vốn lưu động - 0,84 vòng -
Số ngày chu chuyển vốn lưu động - 429 ngày -

Đóng góp thực tiễn của khóa luận

  1. Hệ thống hóa quy trình chứng từ và hạch toán: Mô tả chi tiết đường đi của chứng từ kế toán từ khi nhận đơn đặt hàng qua email, kiểm nhận thực tế của thủ kho, đối chiếu hóa đơn GTGT, lập phiếu nhập kho 3 liên cho đến khâu ghi sổ chi tiết (TK 156, TK 131, TK 111) và sổ Nhật ký chung.
  2. Chỉ rõ các điểm nghẽn trong quản trị lưu chuyển hàng hóa: Phân tích định lượng chỉ ra tình trạng ứ đọng hàng tồn kho năm 2013 khi số ngày tồn kho tăng gấp đôi (từ 109 ngày lên 217 ngày) và tình trạng bị khách hàng chiếm dụng vốn khi thời gian thu tiền bình quân kéo dài từ 81 ngày lên 152 ngày.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế:
    • Thời gian thực tập và nghiên cứu thực tế tại doanh nghiệp tương đối ngắn (khoảng 2 tháng, từ 10/02/2014 đến 06/04/2014).
    • Phạm vi dữ liệu chi tiết minh họa nghiệp vụ tập trung chủ yếu vào các chứng từ phát sinh trong tháng 11/2013 và số liệu báo cáo tài chính năm 2012 - 2013.
    • Phân tích nghiệp vụ bán hàng và chi phí mua hàng chưa bao quát toàn bộ các mặt hàng đa dạng của công ty ngoài các nhóm chính như thiết bị PCCC và thiết bị an ninh.
  • Hướng nghiên cứu tiếp:
    • Nghiên cứu mở rộng số liệu chuỗi thời gian nhiều năm để đánh giá chính xác hơn xu hướng biến động doanh thu, giá vốn và hiệu quả chu chuyển vốn.
    • Phân tích chuyên sâu việc ứng dụng phần mềm DMS và các giải pháp tin học hóa trong quản lý công nợ và điều phối hàng tồn kho.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên ngành Kế toán, Tài chính doanh nghiệp: Tham khảo cách thức xây dựng báo cáo thực tập, khóa luận tốt nghiệp chuyên đề kế toán lưu chuyển hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại theo hình thức Nhật ký chung và Quyết định 15/2006/QĐ-BTC.
  • Kế toán viên tại doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ: Tham khảo quy trình tổ chức ghi chép chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song, quy trình luân chuyển chứng từ nhập - xuất kho và phương pháp hạch toán chiết khấu thương mại mua hàng.
  • Nội dung giá trị nhất: Hệ thống bảng số liệu phân tích khả năng thanh toán, vòng quay hàng tồn kho, vòng quay khoản phải thu và mẫu biểu chứng từ thực tế (Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Thẻ kho, Sổ chi tiết TK 156).

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH MTV TM-DV Tống Gia áp dụng chế độ kế toán và phương pháp hạch toán hàng tồn kho nào?
Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC, ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp Kê khai thường xuyên, kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp Thẻ song song, tính giá xuất kho theo phương pháp Nhập trước - Xuất trước (FIFO) và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.

2. Tình hình luân chuyển hàng tồn kho và thu hồi công nợ của công ty năm 2013 biến động như thế nào so với năm 2012?
Năm 2013, vòng quay hàng tồn kho giảm từ 3,31 vòng xuống 1,66 vòng, dẫn đến số ngày tồn kho bình quân tăng từ 109 ngày lên 217 ngày (gần gấp đôi). Đồng thời, vòng quay khoản phải thu giảm từ 4,42 vòng xuống 2,37 vòng, khiến số ngày thu tiền bình quân kéo dài từ 81 ngày lên 152 ngày, cho thấy tốc độ chu chuyển vốn bị chậm lại và rủi ro bị chiếm dụng vốn tăng cao.

3. Cơ cấu bộ máy quản lý và bộ máy kế toán của Công ty Tống Gia được tổ chức như thế nào?
Bộ máy quản lý gồm Ban Giám đốc và 5 phòng ban (Phòng Kế toán: 5 người, Phòng Sales: 10 người, Phòng Kỹ thuật: 24 người, Phòng Vận chuyển: 3 người, Phòng Vật tư: 2 người). Bộ máy kế toán gồm 9 nhân sự phụ trách các phần hành: 1 Kế toán trưởng, 2 Kế toán tổng hợp, 2 Kế toán bán hàng và công nợ (kiêm thủ quỹ), 4 Kế toán DMS.

4. Kế toán công ty hạch toán nghiệp vụ mua hàng có chiết khấu thương mại như thế nào trong thực tế?
Tại nghiệp vụ mua 100 máy Video Balun ngày 12/11/2013 từ Công ty Hậu Phước với tổng giá mua 320.000.000 đ và chiết khấu thương mại 2% (6.400.000 đ), kế toán ghi nhận trực tiếp giá mua thuần chưa thuế vào tài khoản hàng hóa: ghi Nợ TK 156 là 313.600.000 đ, Nợ TK 133 (thuế GTGT 10%) là 31.360.000 đ và Có TK 331 là 344.960.000 đ.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Lê Thùy Trang Anh đã phản ánh chi tiết thực trạng công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa tại Công ty TNHH MTV TM-DV Tống Gia trên cơ sở vận dụng Quyết định 15/2006/QĐ-BTC và hình thức sổ Nhật ký chung. Công trình kết hợp chặt chẽ giữa lý luận kế toán thương mại với việc trích dẫn các chứng từ, sổ sách kế toán phát sinh thực tế trong năm 2013. Các phân tích định lượng về hệ số tài chính và vòng quay hàng tồn kho đã chỉ rõ thực trạng hoạt động kinh doanh, cung cấp cơ sở thực tiễn cho các đề xuất hoàn thiện công tác quản lý tài chính và hạch toán tại doanh nghiệp.