Chương 1: Một số vấn đề cơ bản về điều kiện đảm bảo đổi mới phƣơng thức thu tiền điện ở các Công ty Điện lực Chương 2: Thực trạng các điều kiện đảm bảo thực hiện đổi mới phƣơng thức thu tiền điện tại công ty Điện lực Long Biên – Tổng công ty Điện lực thành phố Hà Nội Chương 3: Phƣơng hƣớng và giải pháp tạo lập điều kiện đảm bảo thực hiện đổi mới phƣơng thức thu tiền điện tại công ty Điện lực Long Biên – Tổng công ty Điện lực thành phố Hà Nội. 5 CHƢƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ ĐIỀU KIỆN ĐẢM BẢO ĐỔI MỚI PHƢƠNG THỨC THU TIỀN ĐIỆN Ở CÁC CÔNG TY ĐIỆN LỰC 1. Phƣơng thức thu tiền điện và sự cần thiết phải đổi mới phƣơng thức thu tiền điện đối với hoạt động kinh doanh ở các Công ty điện lực 1. Khái niệm phương thức thu tiền điện Theo Đại từ điển Tiếng Việt, “phƣơng thức” là phƣơng pháp và hình thức tiến hành công việc; “phƣơng pháp” là cách thức tiến hành công việc để có hiệu quả cao.
Có thể nói: “phƣơng thức” là hình thức, phƣơng pháp hay hình thức và cách thức tiến hành công việc để đạt hiệu quả cao. Nhƣ vậy, nói đến “phƣơng thức” thì phải gắn liền với hiệu quả công việc. Nếu xác định đƣợc phƣơng thức hoạt động đúng đắn, phù hợp với công việc thì sẽ đạt hiệu quả cao. Ngƣợc lại, nếu xác định phƣơng thức hoạt động không đúng đắn, phù hợp với công việc thì hiệu quả thu đƣợc sẽ thấp, thậm chí không đạt hiệu quả.
Phƣơng thức thu tiền điện là hệ thống các hình thức, phƣơng pháp thanh toán nhằm tạo ra các điều kiện thuận lợi nhất cho khách hàng khi mua sản phẩm điện năng. Trong hoạt động thƣơng mại kinh doanh mua bán hàng hóa để hoàn thành một giao dịch mua bán hàng hóa giữa ngƣời mua và ngƣời bán là thanh toán. “Thanh toán” là một thuật ngữ mô tả các công việc chuyển giao các phƣơng tiện tài chính giữa bên mua và bên bán cung ứng dịch vụ. “Thanh toán” là một phƣơng pháp sử dụng tiền tệ làm thƣớc đo giá trị thực hiện trao đổi hàng hóa, cung ứng dịch vụ; đồng thời là việc kết thúc quá trình trao đổi mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các bên trong hoạt động kinh tế và xã hội.”Có hai phƣơng thức thanh toán là thanh toán dùng tiền mặt và thanh 6 toán không dùng tiền mặt.
Với phƣơng thức thanh toán bằng tiền mặt là phƣơng thức thanh toán đơn giản, thông dụng nhất hiện nay. Phƣơng thức này phù hợp với nền kinh tế nhỏ lẻ, chủ yếu sử dụng trong các giao dịch mua bán nhỏ lẻ. Phƣơng thức thanh toán không dùng tiền mặt là cách thức thanh toán mua bán hàng hóa, dịch vụ không có sự xuất hiện của tiền mặt trong giao dịch, mà nó đƣợc trích từ tài khoản của ngƣời mua chi trả số tiền giao dịch vào tài khoản của ngƣời bán. Với phƣơng thức thanh toán này thông qua vai trò trung gian thanh toán của các ngân hàng và các tổ chức trung gian thanh toán.
Các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt bao gồm Internet banking, E - Banking, Home Banking, ATM, séc, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi. Việc lựa chọn phƣơng thức nào trong thanh toán không phải do ý muốn chủ quan của chính phủ, cơ quan, doanh nghiệp mà do yêu cầu khách quan thanh toán của ngƣời sử dụng đòi hỏi; do đó cần lựa chọn phƣơng pháp thanh toán tiền tệ hợp lý. Phần nào ta thấy đƣợc phƣơng thức thu tiền điện giống nhƣ việc bạn lựa chọn, đƣa ra một hay nhiều phƣơng pháp thanh toán nào đó trong quá trình làm kinh doanh, quá trình thu tiền điện. Thực chất phƣơng thức thu tiền điện đƣợc xem nhƣ là một bộ khung của cơ thể con ngƣời, nếu không có phƣơng thức thu hợp lý nhằm đạt hiệu quả cao trong kinh doanh thì những yếu tố khác xem nhƣ không có tác dụng.
Ở nhiều quốc gia trên thế giới, các tổ chức phải lựa chọn một hay nhiều hình thức thu, thanh toán cụ thể phục vụ cho hoạt động kinh doanh. Các loại hình thu tiền cơ bản bao gồm thu bằng tiền mặt, ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, séc, thanh toán điện tử. Mỗi hình thức thu đều có những ƣu và nhƣợc điểm khi thực hiện triển khai. Hơn nữa, ở các quốc gia và lãnh thổ khác nhau có luật pháp và quy định khác nhau đối với chủ doanh nghiệp.
Các chủ doanh nghiệp cần trao đổi ý kiến với luật sƣ hoặc chuyên gia của doanh nghiệp mình để đảm bảo họ hiểu rõ tất cả các 7 nghĩa vụ pháp lý và có đủ các giấy phép cần thiết.2 Đặc điểm của phương thức thu tiền điện truyền thống Công tác thu và theo dõi nợ tiền điện là khâu cuối cùng trong kinh doanh điện năng. Kết quả của khâu công việc này là “thƣớc đo” hiệu quả của cả một dây chuyền sản xuất kinh doanh điện năng, ảnh hƣởng trực tiếp đến hiệu quả của các Công ty Điện lực. Hàng tháng nếu số tiền thu đƣợc tăng, dƣ nợ thấp thì thu hồi đƣợc vốn nhiều, vòng luân chuyển vốn nhanh, từ đó có vốn tái đầu tƣ nhiều công trình trọng điểm, nâng cấp sửa chữa lƣới điện kịp thời giảm tổn thất điện năng. Việc đa dạng hóa các hình thức thu và các kênh thanh toán trong thời gian qua chứng tỏ ngành Điện luôn quan tâm đến khách hàng, không ngừng nâng cao chất lƣợng dịch vụ từ khâu đầu vào cho tới đầu ra với tiêu chí đặt lợi ích của khách hàng lên trên hết.
Dƣới đây là một số phƣơng thức thu tiền điện: 1. Thu tiền điện tại nhà, trụ sở của khách hàng sử dụng với hình thức hóa đơn tiền điện giấy Là hình thức thu ngân viên cầm hóa đơn in giấy truyền thống đến từng nhà khách hàng, trụ sở của khách hàng thực hiện thu tiền mặt của khách hàng sau khi khách hàng thanh toán sẽ đƣợc nhận hóa đơn tiền điện đó. Đây là hình thức thu thủ công, đã đƣợc thu với hình thức này ngay từ khi thành lập của ngành điện. Hình thức này áp dụng đối với khách hàng là cá nhân, cơ quan, doanh nghiệp thanh toán tiền mặt tại nhà, tại trụ sở.
Hóa đơn thu tiền điện là hoá đơn in giấy truyền thống đã đƣợc in sẵn và phân chia cho các thu ngân viên đang thực hiện thu tại khu vực mình thu. Trong quá trình đi thu thì phƣơng thức này cần phải có 6-7 ngƣời thực hiện thu tiền điện trong quá trình thu từ khâu chấm nợ đến khi xuất phiếu thu, cụ thể bao gồm có: chuyên viên thu và theo dõi nợ, thủ quỹ, và nhân viên bên ngân hàng đối tác phối hợp với bộ phận thu tiền. Với hình thức này hoá đơn 8 in giấy truyền thống cần 3,4 ngƣời thuộc tổ thu thực hiện việc sắp xếp hoá đơn thu và bàn giao cho các thu ngân viên thu tiền điện của công ty. Ghi chỉ số điện của phƣơng thức thu này hoàn toàn bằng thủ công, nhân viên của điện lực phải trèo cột điện để thực hiện ghi chép số điện tiêu thụ hàng tháng của khách hàng bằng tay.
Nhƣ vậy chƣa nói đến từ khâu ra hoá đơn đến khâu chấm nợ thì đòi hỏi thêm 3-4 ngƣời thực hiện từ công tác ghi chép chỉ số tiền điện của khách hàng, đến khâu kiểm tra, kiểm soát ghi chép chỉ số, chuyển giao cho Tổng công ty thực hiện in hoá đơn đỏ bàn giao lại cho công ty thực hiện sắp xếp và thu tiền. Do đây là hình thức thủ công nên không đòi hỏi quá cao về công nghệ, trang thiết bị hiện đại, để phục vụ cho công tác thu và quản lý thu tiền điện tại các công ty điện lực. Với hình thức này giúp cho công ty quản lý chặt chẽ đƣợc dòng tiền, thu hóa đơn dóc, nợ tồn tiền điện hàng tháng, năm, quý rất thấp. Rất thuận tiện cho khách hàng khi đƣợc thanh toán tại nhà đƣợc khách hàng ƣng thuận trong hình thức này do thói quen và tâm lý của khách hàng muốn thanh toán tiền mặt, muốn có thu ngan viên đến tận nhà thu tiền thay vì phải đến địa điểm cố định nào đó để thực hiện việc đóng tiền, kịp thời xóa nợ cho khách hàng.
Tuy nhiên với hình thức thu này cũng có mặt hạn chế đó là thu bằng hoá đơn giấy in sẵn sẽ làm tăng chi phí cho công ty từ chi phí in ấn đến chi phí nhân công, việc bảo quản hóa đơn tiền điện dạng này rất nặng nề, nhất là khi trời mƣa, rồi xảy ra trƣờng hợp bị mất hóa đơn… Gặp nhiều khó khăn trong việc quyết toán thuế; mất thời gian khi truy tìm hóa đơn, dễ bị thu trùng lắp hóa đơn. Trong trƣờng hợp nếu thu tiền điện trong giờ hành chính thì năng suất thu tiền điện thấp, do khách hàng đi vắng hay không gặp đƣợc ngƣời mà có trách nhiệm trả tiền. Nhiều trƣờng hợp thu ngân 9 viên phải đi 2-3 lần mới thu đƣợc tiền, thậm chí còn không thu đƣợc tiền. Không những thế việc thu tiền điện ngoài giờ hành chính thì thu ngân viên sẽ gặp nhiều rủi ro nhƣ trộm cắp, phải quản lý tiền qua đêm.
Việc quản lý tiền mặt của thu ngân viên gặp khó khăn (tiền giả, trộm cắp). Bên cạnh đó cùng với sự phát triển của thƣơng mại điện tử nếu cứ tiếp tục phƣơng thức thu tại nhà bằng hoá đơn giấy in sẵn này sẽ kìm hãm sự phát triển của lĩnh vực thƣơng mại điện tử. Thu tiền điện tại nhà, trụ sở của khách hàng sử dụng với hình thức hóa đơn điện tử Là hình thức thu ngân viên của sẽ cầm máy P.S (point on sale) đƣợc kết nối với chƣơng trình kho nợ, lƣu trữ thông tin hóa đơn điện. Khi thực hiện phƣơng thức này thu ngân viên thực hiện bấm máy in nhiệt trực tiếp xuất biên nhận thanh toán tiền điện (hoá đơn điện tử) qua máy P.
Hình thức thu này chỉ áp dụng đối với khách hàng khách tƣ gia hay còn gọi là khách hàng sinh hoạt thanh toán tiền điện. Phƣơng thức thu này cần phải có 7-8 ngƣời thực hiện thu tiền điện trong quá trình thu từ khâu nhập hóa đơn đến khi xuất xuất hóa đơn bán điện, cụ thể bao gồm có: nhân viên tổ đội thực hiện ghi chỉ số điện, chuyên viên tổ hoá đơn, chuyên viên thu và theo dõi nợ, thủ quỹ, và nhân viên bên ngân hàng đối tác phối hợp với bộ phận thu tiền.