Đồ án hoàn thiện công tác tuyển dụng tại Giao Hàng Tiết Kiệm - HCMUTE

Đồ án tốt nghiệp HCMUTE phân tích thực trạng và giải pháp hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân sự tại Công ty Cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm khu vực TP.HCM.

• Tác giả: Nguyễn Thành Hưng
• Người hướng dẫn: ThS. Phan Thị Thanh Hiền
• Trường học: Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh
• Chuyên ngành: Quản lý công nghiệp
• Đề tài: Hoàn thiện công tác tuyển dụng tại Công ty Cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm – Khu vực Thành phố Hồ Chí Minh
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2020
• Địa điểm: Thành phố Hồ Chí Minh

Tóm tắt

I. Tổng quan về đồ án hoàn thiện tuyển dụng tại GHTK HCM

Đồ án tốt nghiệp ngành Quản lý công nghiệp tại ĐH Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM nghiên cứu hoàn thiện công tác tuyển dụng tại Công ty Cổ phần Giao hàng tiết kiệm (GHTK) khu vực TP.HCM. Nội dung tập trung phân tích thực trạng quy trình tuyển dụng, xác định hạn chế và đề xuất giải pháp cải tiến. Đề tài có vai trò quan trọng trong nâng cao hiệu quả tuyển dụng, thu hút nguồn nhân lực chất lượng. GHTK là doanh nghiệp logistics phát triển nhanh, nhu cầu tuyển dụng lớn nhưng gặp khó khăn trong thu hút và giữ chân nhân tài. Nghiên cứu cung cấp cơ sở khoa học cho việc tối ưu hóa quy trình tuyển dụng, phù hợp với đặc thù ngành và thị trường lao động. Kết quả đồ án có thể áp dụng thực tế tại GHTK và tham khảo cho doanh nghiệp cùng lĩnh vực.

1.1. Mục tiêu và phạm vi nghiên cứu

Mục tiêu chính là đánh giá hiệu quả quy trình tuyển dụng hiện tại tại GHTK HCM, xác định nguyên nhân gây lãng phí và đề xuất giải pháp tối ưu. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào khối văn phòng, bao gồm các vị trí hành chính, nhân sự, kinh doanh. Nghiên cứu xem xét toàn bộ quy trình từ xác định nhu cầu tuyển dụng đến hội nhập nhân viên mới. Dữ liệu thu thập từ khảo sát nhân viên, hồ sơ tuyển dụng và phỏng vấn quản lý. Phương pháp nghiên cứu kết hợp định tính và định lượng, đảm bảo tính khách quan. Kết quả hướng đến cải thiện tỷ lệ tuyển dụng thành công và giảm thời gian tuyển dụng.

1.2. Tầm quan trọng của tuyển dụng hiệu quả

Tuyển dụng hiệu quả quyết định sự phát triển bền vững của doanh nghiệp, đặc biệt trong ngành logistics cạnh tranh khốc liệt. Quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp thu hút nhân tài, giảm chi phí đào tạo lại và nâng cao năng suất. Tại GHTK, tuyển dụng kém hiệu quả gây lãng phí nguồn lực, ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ giao hàng. Một quy trình tuyển dụng tối ưu tạo lợi thế cạnh tranh, xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng mạnh. Đồ án cung cấp giải pháp khoa học, giúp doanh nghiệp nâng cao vị thế trên thị trường lao động.

II. Phân tích thực trạng công tác tuyển dụng tại GHTK HCM

Quy trình tuyển dụng tại GHTK HCM đang đối mặt nhiều thách thức như thời gian tuyển dụng kéo dài, tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu thấp. Khảo sát cho thấy 60% vị trí tuyển dụng mất trên 30 ngày để lấp đầy, cao hơn 20% so với ngành. Nguyên nhân chủ yếu do thiếu kế hoạch tuyển dụng dài hạn, mô tả công việc không rõ ràng. Nguồn tuyển dụng chủ yếu dựa vào quảng cáo trực tuyến, hội chợ việc làm nhưng hiệu quả thấp. Chi phí tuyển dụng tăng 15% do sử dụng nhiều kênh không mục tiêu. Đánh giá từ ứng viên cho thấy trải nghiệm tuyển dụng kém, thiếu thông tin minh bạch. Phân tích SWOT cho thấy điểm mạnh là thương hiệu GHTK nhưng điểm yếu là quy trình tuyển dụng thủ công, thiếu công nghệ hỗ trợ.

2.1. Những hạn chế trong quy trình tuyển dụng hiện tại

Quy trình tuyển dụng tại GHTK có nhiều bước dư thừa, thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận. Bộ phận tuyển dụng và hành chính hoạt động rời rạc, gây chậm trễ trong xử lý hồ sơ. Mô tả công việc không cập nhật, gây nhầm lẫn giữa ứng viên và nhà tuyển dụng. Phương pháp sàng lọc hồ sơ chủ yếu dựa vào kinh nghiệm, thiếu đánh giá kỹ năng thực tế. Phỏng vấn không có tiêu chuẩn chung, dẫn đến đánh giá chủ quan. Thiếu hệ thống theo dõi tiến độ tuyển dụng, gây khó khăn trong quản lý. Ứng viên không nhận được phản hồi kịp thời, ảnh hưởng đến trải nghiệm thương hiệu.

2.2. Nguyên nhân gây lãng phí trong tuyển dụng

Nguyên nhân chính gây lãng phí là thiếu chiến lược tuyển dụng dài hạn, chỉ tuyển dụng khi cần gấp. Quá phụ thuộc vào quảng cáo trực tuyến dẫn đến chi phí cao nhưng hiệu quả thấp. Thiếu đào tạo cho bộ phận tuyển dụng về kỹ năng phỏng vấn và đánh giá. Không sử dụng công nghệ hỗ trợ như phần mềm ATS, gây tốn thời gian xử lý thủ công. Thiếu sự phối hợp giữa phòng nhân sự và phòng ban sử dụng lao động. Môi trường tuyển dụng cạnh tranh khốc liệt, khó thu hút ứng viên giỏi. Thiếu chính sách đãi ngộ cạnh tranh, khiến ứng viên rời bỏ sau tuyển dụng.

III. Giải pháp hoàn thiện quy trình tuyển dụng tại GHTK HCM

Để nâng cao hiệu quả tuyển dụng, GHTK HCM cần áp dụng giải pháp toàn diện bao gồm xây dựng quy trình tuyển dụng chuẩn, ứng dụng công nghệ và nâng cao kỹ năng tuyển dụng. Đề xuất sử dụng phần mềm ATS để quản lý hồ sơ, tự động sàng lọc ứng viên. Xây dựng mô tả công việc chi tiết, minh bạch với tiêu chuẩn đánh giá rõ ràng. Áp dụng phương pháp tuyển dụng đa kênh, kết hợp quảng cáo mục tiêu, mạng xã hội và giới thiệu. Tăng cường đào tạo cho bộ phận tuyển dụng về kỹ năng phỏng vấn, đánh giá năng lực. Cải thiện trải nghiệm ứng viên bằng phản hồi kịp thời, minh bạch quy trình. Thiết lập hệ thống đánh giá hiệu quả tuyển dụng, theo dõi các chỉ số quan trọng.

3.1. Xây dựng quy trình tuyển dụng chuẩn hóa

Quy trình tuyển dụng chuẩn hóa bao gồm các bước: xác định nhu cầu tuyển dụng, xây dựng mô tả công việc, đăng tuyển đa kênh, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn, quyết định tuyển dụng và hội nhập. Mỗi bước cần có tiêu chuẩn rõ ràng, trách nhiệm phân công cụ thể. Sử dụng phần mềm ATS để quản lý hồ sơ, theo dõi tiến độ tuyển dụng. Xây dựng ngân hàng câu hỏi phỏng vấn tiêu chuẩn, đảm bảo đánh giá khách quan. Áp dụng phương pháp đánh giá năng lực, kết hợp trắc nghiệm và tình huống thực tế. Đào tạo bộ phận tuyển dụng về quy trình mới, đảm bảo tuân thủ.

3.2. Ứng dụng công nghệ và đa dạng kênh tuyển dụng

Công nghệ đóng vai trò quan trọng trong tối ưu hóa tuyển dụng. Phần mềm ATS giúp tự động hóa sàng lọc hồ sơ, giảm thời gian xử lý. Sử dụng công cụ quản lý dự án như Trello hoặc Asana để theo dõi tiến độ tuyển dụng. Đa dạng kênh tuyển dụng bao gồm mạng xã hội (LinkedIn, Facebook), website tuyển dụng, hội chợ việc làm. Áp dụng kỹ thuật SEO để tối ưu hóa nội dung tuyển dụng trên website. Sử dụng video giới thiệu công ty, chia sẻ trải nghiệm nhân viên để thu hút ứng viên. Kết hợp tuyển dụng nội bộ, khuyến khích nhân viên giới thiệu ứng viên chất lượng.

IV. Kết luận và khuyến nghị áp dụng tại GHTK HCM

Đồ án đã phân tích thực trạng tuyển dụng tại GHTK HCM, xác định nguyên nhân gây lãng phí và đề xuất giải pháp toàn diện. Kết quả nghiên cứu cho thấy quy trình tuyển dụng chuẩn hóa, ứng dụng công nghệ và đa dạng kênh tuyển dụng sẽ cải thiện hiệu quả đáng kể. GHTK cần đầu tư vào đào tạo, nâng cấp hệ thống tuyển dụng để cạnh tranh trên thị trường. Áp dụng các giải pháp đề xuất giúp giảm thời gian tuyển dụng 30%, tăng tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu lên 25%. Kết quả đồ án có thể mở rộng nghiên cứu cho các doanh nghiệp logistics khác. Việc triển khai thành công sẽ nâng cao vị thế GHTK trong ngành, thu hút nhân tài phát triển bền vững.

4.1. Tóm tắt kết quả nghiên cứu

Nghiên cứu đã xác định quy trình tuyển dụng tại GHTK HCM còn nhiều hạn chế, gây lãng phí thời gian và chi phí. Các giải pháp đề xuất bao gồm xây dựng quy trình chuẩn, ứng dụng công nghệ ATS, đa dạng kênh tuyển dụng. Kết quả triển khai dự kiến giảm thời gian tuyển dụng từ 30 ngày xuống 21 ngày, tăng tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu từ 40% lên 65%. Hệ thống đánh giá hiệu quả tuyển dụng sẽ giúp theo dõi tiến độ, điều chỉnh chiến lược kịp thời. Những cải tiến này phù hợp với đặc thù ngành logistics, nâng cao năng lực cạnh tranh.

4.2. Hướng phát triển trong tương lai

Trong tương lai, GHTK nên nghiên cứu ứng dụng trí tuệ nhân tạo trong tuyển dụng, tự động hóa quy trình sàng lọc. Phát triển thương hiệu nhà tuyển dụng thông qua nội dung hấp dẫn, trải nghiệm ứng viên tốt. Mở rộng nghiên cứu sang tuyển dụng nhân viên giao hàng, áp dụng công nghệ di động. Hợp tác với các trường đại học, tổ chức đào tạo nguồn nhân lực chất lượng. Liên tục cập nhật xu hướng tuyển dụng, điều chỉnh chiến lược phù hợp. Áp dụng phương pháp tuyển dụng linh hoạt, đáp ứng nhu cầu thị trường lao động biến động.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO HÀNG TIẾT KIỆM 1.1 Khái quát Công về ty Cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm 1.1 Giới thiệu chung Tên công ty: Công ty Cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm Địa chỉ: - Địa chỉ trụ sở chính: Tòa nhà VTV, số 8 Phạm Hùng, phường Mễ Trì, quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội, Việt Nam - Văn phòng chính miền nam: Tòa nhà Pico plaza, số 20 Cộng Hòa, phường 12, quận Tân Bình, thành phố Hồ Chí Minh. Mã số thuế doanh nghiệp: 0106181807 Điện thoại: [phone] Email: [e-mail] Website: https://giaohangtietkiem.vn “Công ty Cổ phần Giao hàng tiết kiệm là một công ty công nghệ hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ bưu chính và chuyển phát, là đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp dành cho thương mại điện tử (eLogistics); chuyên cung cấp dịch vụ giao hàng tận nơi (Last-Mile Delivery) và thu tiền tận nơi (Cash-on Delivery) cho các cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh trực tuyến. Ưu thế của Công ty là tốc độ nhanh, mạng lưới phủ sóng rộng trên toàn quốc và đặc biệt là thế mạnh trong việc nghiên cứu và ứng dụng công nghệ mới phục vụ cho hoạt động bưu chính và chuyển phát.2 Quá trình hình thành và phát triển “Năm 2013, Giao Hàng Tiết Kiệm ra đời và chính thức hoạt động tại Hà Nội. Năm 2014, ra mắt dịch vụ 6h nội thành Hà Nội.

3 Năm 2015, mở chi nhánh HCM. Ra mắt dịch vụ HN-HCM 24H. Năm 2016, ra mắt nền tảng vận hành công nghệ MOT. Top 1 nhà vận chuyển yêu thích nhất trên sàn TMĐT di động.

Năm 2017, mở full map 63 tỉnh thành trên toàn quốc, giao hàng đến 10.000 huyện xã trên toàn quốc. GHTK đã được mua lại bởi SEA – công ty đang có CP chi phối tại Foody, Shopee, Airpay. Các công ty cùng mẹ này tạo nên hệ sinh thái để gia tăng tính cạnh tranh tại Việt Nam. Năm 2018, mở 20 trung tâm vận hành và 500+ chi nhánh.

Năm 2019, phủ sóng 99% toàn quốc với 15.000+ nhân viên giao hàng và 100.000m2 diện tích kho bãi.000 nhân sự và 500.000m2 diện tích kho bãi. Ra mắt ứng dụng moShop và dịch vụ XFast 2H. Năm 2021, công ty CP Giao Hàng Tiết Kiệm tự hào là Top 3 nhà vận chuyển lớn tại Việt Nam, GHTK đã có mặt tại 63 tỉnh thành và hơn 11.000 huyện xã trên cả nước với quy mô hơn 20 trung tâm vận hành, số lượng xe tải đường bộ hơn 1.000 xe, trên 700 chi nhánh với tổng diện tích hạ tầng kho bãi lên đến trên 220. Số lượng nhân viên và cộng tác viên hiện đang làm việc tại GHTK đã đạt mốc hơn 30.3 Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lỗi “Tầm nhìn và sứ mệnh:  Là Công ty hoạt động dựa trên nền tảng công nghệ, xuyên suốt hơn 8 năm qua, mục tiêu của GHTK không chỉ thân thiện ở con người, mà còn ở hệ thống công nghệ và quy trình vận hành một cách đơn giản, dễ hiểu, dễ sử dụng nhất.

Cho đến nay, GHTK vẫn không ngừng nghiên cứu, hoàn thiện và cải tiến hơn nữa. Bởi, GHTK tin rằng những sản phẩm công nghệ là động lực cho sự phát triển, không chỉ của riêng hoạt động vận hành mà còn của cả đội ngũ nhân sự tại công ty. - Giá trị cốt lỗi : 4  NHANH: Là giá trị cốt lõi mà GHTK nỗ lực mỗi ngày để mang lại những trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. Nhanh là hàng hoá luôn luân chuyển không dừng lại.

Nhanh là quá trình cải thiện năng suất trên từng nhân viên. Là tự động hóa quy trình giao hàng trên nền tảng công nghệ.  LINH HOẠT: Là bài toán khó nhất của hệ thống vận hành, nhưng GHTK tin rằng, linh hoạt là lợi thế cạnh tranh giúp GHTK trở nên khác biệt. Ở GHTK, Giao Hàng Tiết Kiệm làm việc mỗi ngày cho mục tiêu này.

Tập trung xây dựng nền tảng Công nghệ một cách tối ưu để các Shop/Doanh nghiệp có thể phục vụ khách hàng linh hoạt, tạo nên một trải nghiệm mua sắm mới mė.  THÂN THIỆN: Là điều tất yếu của ngành dịch vụ, Ở GHTK, mỗi nhân viên luôn nỗ lực để đem tới sự hài lòng cho khách hàng từ khâu giac. nhận đến xử lý sự vụ phát sinh. GHTK hiểu rằng, phục vụ người mua tốt hơn cũng là giúp người bản uy tin hơn.

Không chỉ ở con người, hệ thống công nghệ và quy trình vận hành của GHTK cũng được đơn giản hoá để dễ hiểu nhất, thân thiện nhất với mọi đối tượng người dùng.4 Các thành tựu đạt được “Hiện tại, GHTK đã len lỏi hoạt động tại 63 tỉnh thành, phủ sóng hoạt động tại 11 ngàn phường, xã. Theo tự bạch của GHTK, mỗi tháng công ty phục vụ trung bình nửa triệu khách hàng, hầu hêt là khách hàng cá nhân - người trực tiếp bán hàng qua mạng xã hội hoặc kinh doanh trực tuyến thông qua các sàn thương mại điện tử lớn như : Shopee, Tiki , Lazada, …. Ngoài ra, công ty có khoảng 30 ngàn nhân viên giao hàng, có hơn 300 kỹ sư, trong đó nhiều người là kỹ sư công nghệ. GHTK sở hữu hệ thống vật chất với khoảng 600 ngàn m2 nhà kho, tương đương 80 sân bóng đá tiêu chuẩn World Cup.500 điểm giao nhận tại các vị trí chiến lược.

Năm 2015, GHTK mở rộng hoạt động tại TP.Hồ Chí Minh, năm 2017 công ty xây dựng hệ thống chuyển phát tại 63 tỉnh thành và hệ thống hoàn thành vào năm 2018. Từ đó, năm 2016 đạt một triệu đơn hàng; năm 2017 đạt 10 triêu đơn và năm 2019 cán mốc 100 triệu đơn. Tháng 04/2022, sau 9 năm hoạt động, GHTK chính thức cán mốc thực hiện một tỉ đơn hàng luân chuyển qua các hệ thống trên toàn quốc.” 5 (Nguồn : https://forbes.vn/can-ky-lan-giao-hang-tiet-kiem-con-duong-khac-biet) 1.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm 1.1 Cơ cấu tổ chức Ban giám đốc Nhân sự Dịch vụ Kho Vận Pháp chế Kế toán Kinh Doanh hành chính khách hàng Điều phối Tuyển dụng CSKH C2C TXXT C&B CSKH B2C XLHH Đào tạo COD Hành chính Văn hóa truyền thông Hình 1.1: Cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Giao hàng tiết kiệm (Nguồn: Phòng Nhân sự Công ty Cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm) 1.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận tại Công ty Cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm - Ban Giám Đốc Gồm trưởng bộ phận vận hành, bộ phận hành chính nhân sự và bộ phận kinh doanh sẽ tham mưu chiến lược, lên kế hoạch nhằm cải thiện tình hình hoạt động của mỗi bộ phận tại công ty và triển khai cho nhân viên cấp trung thực hiện, tiên phong những dự án mới; theo dõi, giám sát hoạt động và hỗ trợ triển khai các dự án, tháo gỡ các vấn đề gặp phải. - Bộ phận Kho Vận Bộ phận này có trách nhiệm theo dõi vận hành GHTK hàng ngày tại các kho, triển khai và quản lý các chiến lược, kế hoạch tiếp nhận từ Ban Giám đốc; đi công tác tới các 6 tỉnh, khu vực nội thành được phân công để theo dõi tình hình, chịu trách nhiệm quản lý rủi ro trong quá trình vận hành, trực tiếp giải quyết các sự vụ phát sinh, đánh giá, tìm ra các cải tiến để cải thiện và tối ưu hóa các quy trình vận hành.

- Bộ phận Pháp Chế Cập nhật văn bản Pháp luật, chính sách liên quan. Hỗ trợ và tham mưu các nội dung có liên quan đến pháp lý trong việc xây dựng văn bản quy chế, quy định nội bộ tại GHTK; Đại diện Công ty khi làm việc với các cơ quan nhà nước có thẩm quyền và Đối tác khi có yêu cầu; Tham gia giải quyết các khiếu kiện, khiếu nại, tố cáo hoặc giải quyết theo trình tự tố tụng tại các cơ quan trọng tài, tòa án để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của công ty; Hỗ trợ triển khai thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan đến việc thành lập, cơ cấu hoặc mua bán và sáp nhập;Thực hiện nhiệm vụ khác theo sự phân công của Trưởng phòng pháp chế hoặc ban điều hành Công ty; - Bộ phận Nhân sự hành chính: trong bộ phận này bao gồm 5 nhóm bộ phận nhỏ có từng chức năng riêng biệt  Nhóm tuyển dụng: Có nhiệm vụ tổng hợp nhu cầu nhân sự, xây dựng mô tả công việc các vị trí, tạo nguồn và quản lý nguồn ứng viên tiềm năng, nhận và lọc CV ứng viên và tham gia phỏng vấn, đưa ra đánh giá nhận xét ứng viên và tham mưu cho các phòng ban khác. Đề xuất cải tiến các quy trình liên quan đến hoạt động thu hút, tuyển dụng nguồn lực phù hợp, phân tích và đo lường, đánh giá hiệu quả tuyển dụng định kỳ.  Nhóm tiền lương và phúc lợi (C&B): Phụ trách công tác bảo hiểm, thuế; chấm công tính lương, thưởng, chế độ phúc lợi; hợp đồng lao động.

Hỗ trợ các công tác: Công đoàn, thẻ ngân hàng, làm văn bản và các báo cáo định kỳ gửi các cơ quan ban ngành.  Nhóm đào tạo: Đào tạo hội nhập cho nhân viên mới; hướng dẫn nhân viên sử dụng các app làm việc; lên kế hoạch, triển khai các chương trình đào tạo & phát triển về nghiệp vụ và phát triển cá nhân theo từng giai đoạn; nâng cao chất lượng làm việc thông qua các chương trình nội bộ, phối hợp với nhóm tìm hiểu mong muốn của nhân viên, từ đó nâng cao hơn trải nghiệm làm việc và sự gắn bó với công ty; lên chương trình đào tạo, nội dung đào tạo, 7 phương án triển khai đào tạo, các nguồn lực tham gia và công cụ hỗ trợ; xây dựng khung năng lực nhân viên, hệ thống quản lý đào tạo ứng dụng công nghệ.  Nhóm hành chính: Thực hiện quy trình quản lý, đề xuất cấp phát Tài sản, thực hiện các công việc đảm bảo cơ sở vật chất, không gian nơi làm việc, các phòng chức năng hoạt động hiệu quả và bài trí văn phòng.