CHƯƠNG 1: Cơ SỞ LÝ LUẬN VÈ KÉ TOÁN CÔNG NỢ PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN 1.1 Cơ sở lý luận về kế toán công nợ phải trả người bán: 1.1 Khái niệm: Ke toán công nợ phải trả người bán là tài khoản phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người bán TSCĐ, BĐSĐT, các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Tài khoản này cũng được dùng đe phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ. Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua trả tiền ngay. Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả.
Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao.2 Nguyên tắc hạch toán các khoản nợ phải trả: Căn cứ theo Thông tư 200 do Bộ Tài chính ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2014: “Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người bán TSCĐ, BĐSĐT, các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng kinh tế đà ký kết. Tài khoản này cũng được dùng đe phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ. Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua trả tiền ngay. Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả.
Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho người bán, người cung 1 cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao. Bên giao nhập khấu ủy thác ghi nhận trên tài khoản này số tiền phải trả người bán về hàng nhập khẩu thông qua bên nhận nhập khấu ủy thác như khoản phải trả người bán thông thường. Những vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối tháng vần chưa có hóa đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi số và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hóa đơn hoặc thông bảo giá chính thức của người bán. Khi hạch toán chi tiết các khoản này, kế toán phải hạch toán rõ ràng, rành mạch các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán của người bán, người cung cấp nếu chưa được phản ánh trong hóa đơn mua hàng.2 Ý nghĩa kế toán nợ phải trả: ❖ Vai trò, vị trí, nhiệm vụ của kế toán phải trả: - Ke toán phải theo dõi chiết khấu và phụ trội cho từng loại trái phiếu phát hành và tình hình phân bổ từng loại chiết khấu và phụ trội khi xác định chi phí đi vay đe tính vào chi phí sản xuất kinh doanh hoặc vốn hóa theo từng kỳ.
Trường họp trả lãi khi đáo hạn trái phiếu thì định kỳ doanh nghiệp phải tính lài trái phiếu phải trả từng kỳ để ghi nhận vào chi phí sản xuất kinh doanh hoặc von hóa vào giá trị của tài sản dở dang. - Ke toán theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải trả. - Cuối niên độ ke toán phải đánh giá lại số dư các khoản vay, nợ ngắn hạn và nợ dài hạn có gốc ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm khóa số lập báo cáo tài chính. Chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại các khoản vay ngắn hạn, nợ ngắn hạn và dài hạn có gốc ngoại tệ được phản ánh trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
2 - Cuối niên độ kế toán doanh nghiệp phải căn cứ vào khế ước vay dài hạn, nọ dài hạn, kế hoạch trả các khoản nọ dài hạn đe xác định số nọ dài hạn đã đến hạn phải thanh toán trong niên độ kế toán tiếp theo và kết chuyển sang nợ dài hạn đen hạn trả. Các sai sót về kế toán đối với kế toán nợ phải trả: - Bù trừ công nợ phải trả của các đối tượng khác nhau, không bù trừ công nợ phải trả của cùng đoi tượng - Chưa hạch toán chi tiết theo từng đối tượng phải trả, không mở số chi tiết theo dõi từng đối tượng phải trả. - Theo dõi một đối tượng trên nhiều tài khoản chi tiết khác nhau. - Công nọ phải trả để quá hạn thanh toán, lâu ngày chưa được giải quyết.
- Chênh lệch số liệu giữa sổ chi tiết, sổ cái, Bảng cân đối kế toán. - Hạch toán sai nội dung, số tiền, đối tượng, tài khoản các khoản phải trả người bán. - Chưa tiến hành đối chiếu hoặc đối chiếu không đầy đủ vào thời điếm lập Báo cáo tài chính. - Không theo dõi chi tiết công nọ theo nguyên tệ đối với công nợ phải trả có gốc ngoại tệ.
- Không có bảng phân tích tuổi nợ đế có kế hoạch thanh toán cho người bán. - Cuối kỳ chưa đánh giá lại các khoản phải trả có gốc ngoại tệ. - Các khoản giao dịch với số tiền lớn không ký Họp đồng mua hàng với người bán.3 Phương pháp hạch toán kế toán nợ phải trả: ỉ.1 Chứng từ, sổ sách kế toán sử dụng: ❖ Chứng từ: Ke toán thanh toán dựa vào những chứng từ sau để tiến hành hạch toán như sau: - Hóa đơn. - Phiếu thu- phiếu chi.
- Séc, giấy nộp tiền mặt, ủy nhiệm chi. - Giấy lình tiền. - Lệnh chuyển tiền. - Giấy báo có, giao dịch chuyển tiền.
❖ Sổ sách - Số cái tài khoản 111, tài khoản 112. - Sổ quỳ tiền mặt. - Số tiền gửi ngân hàng. - Sổ nhật ký chi tiền.
- Sổ nhật ký chung - Bảng tổng hợp công nợ. - Số công nợ chi tiết. ❖ Hồ sơ kế toán - Phiếu kế toán (Phiếu thu, Phiếu chi.) cần đảm bảo đầy đủ chừ ký của ít nhất 3 bên liên quan: người lập hoặc thủ quỳ - người giao tiền/nhận tiền - Phê duyệt của người có trách nhiệm (Ke toán trưởng hoặc người đại diện doanh nghiệp). - Phiếu thu có thể chưa cần chừ ký phê duyệt tại thời điểm lập để giải quyết nhanh nghiệp vụ thu tiền, nhưng nên kiện toàn chừ ký và ghi nhận trong ngày.
- Phiếu chi nếu trong định mức và được ủy nhiệm phù hợp thì cũng có the lập và hạch toán trước, kiện toàn thông tin, chữ ký cuối ngày. 4 - Ghim chứng từ theo nguyên tắc: chứng từ kế toán (Thu, Chi, Báo Nợ, Báo Có) đặt trên, chứng từ (hoặc căn cứ gốc) đề dưới, ghim thành từng bộ theo giao dịch. - Sắp xếp các bộ chứng từ theo trình tự ghi sổ quỳ, ghi sổ chi tiết giao dịch ngân hàng. ❖ Tài khoản ke toán: Tài khoản 331 - Phải trả cho người bán ❖ Ke cấu và nội dung: > Bên Nợ: - Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp; - Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được vật tư, hàng hóa, dịch vụ, khối lượng sản phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao; - Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hóa hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng; - Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào khoản nợ phải trả cho người bán; - Giá trị vật tư, hàng hóa thiếu hụt, kém phấm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán.
- Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ (trường họp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam). > Bên Có: - Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây lắp; - Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của số vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức; 5 - Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ (trường họp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam). > Số dư bên Có: - Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp. - Tài khoản này có the có số dư bên Nợ.
số dư bên Nợ (nếu có) phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số tiền đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể. Khi lập Bảng Cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng phản ánh ở tài khoản này để ghi 2 chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”.2 Sơ đồ hạch toán kế toán nợ phải trả: 6 Sơ đồ 1.1: Sơ đồ kế toán phải trả người bán (Nguồn: Thông tư 200/2014/TT-BTC) KÉ TOÁN PHẢI TRÀ NGƯỜI BÁN 331 - Phải trà cho ngtròi bán 151, 152, 111,112,341 153, 156, 611 — Mua vật tư, hàng hoã nhập kho~ Úng trước tiền cho ngưữi bán_______ 133 * Thanh toán các khoản phải trả Thuế GTGT * 5 1 5 211,213 ________ Chiết khấu thanh toãn_______ ______ Đưa TSCĐ vào sữ dụng* 152,153,157,211,213 152,153, 156, 211, 611 — Giá trị cùa hàng nhập khâu Giâm giã, hàng mua trả lạỊ chiết khấu thương mại___________________ 333 Thue XK_______ 133 133 Thuế GTGT________ 156, 241, 242, 623, (nếu có) 627, 641, 642, 635, 811 711 _________ Nhận dịch rụ cung Cấj3 Trưởng hạp khoăn nọ phái trà cho _ người bán không tìm ra chũ nợ 111, 112, 131,. 511 Khi nhận hăng bân dại lý dũng^ Hoa hồng đại lý được hướng giá hưửng hoa hồng 3331 151, 152, 156, 211 Thuế GTGT______ Phi úy thác nhập khầu phải tra (nểu cõ) đon vị nhặn ủy thác 111,112 133 ---------—--- _______ ___ :----- :--- ► Trã trước tiền ũy thác mua hàng cho ______ Thue GTGT (neu có) đon vị nhận ủy thác nhập khẩu 632 Trã tiền hàng nhập khàu và các chi , Nhã thầu chinh xác định phi Hèn quan đến hàng nhập khâu giã trị khối lượng xây láp cho đon vị nhuận úy thãc nhập khẩu phái trã cho nhà thầu phụ 413 413 Chênh lệch tỹ giã giám khi cuối Chênh lệch tỷ giã tảng khi cuối kỳ ký’ đánh giá các khoán phái trá______ đánh giá các khoán phái trã người người bán bàng ngoại tệ bán bàng ngoại tệ 7 1.