Tổng quan nghiên cứu

Hoạt động vận tải đường biển hiện đảm nhận hơn 80% khối lượng thương mại toàn cầu và trên 90% tổng kim ngạch xuất nhập khẩu của Việt Nam. Trong giai đoạn 2020 - 2021, sự bùng phát của đại dịch COVID-19 cùng các biện pháp giãn cách xã hội nghiêm ngặt đã làm đứt gãy chuỗi cung ứng toàn cầu, dẫn đến tình trạng khan hiếm vỏ container rỗng, tắc nghẽn cảng biển nghiêm trọng và đẩy chi phí logistics quốc tế tăng vọt từ 15% đến 20%. Đứng trước bối cảnh đầy thách thức đó, việc nâng cao năng lực cạnh tranh và chuẩn hóa quy trình giao nhận hàng nguyên container (FCL - Full Container Load) xuất khẩu bằng đường biển trở thành yêu cầu sống còn đối với các doanh nghiệp logistics trung gian (freight forwarder).

Nghiên cứu tập trung giải quyết bài toán tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ giao nhận, nhận diện các điểm nghẽn trong vận hành chứng từ và xử lý sự cố hiện trường tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Sài Gòn Tiến Đoàn (SGTD). Mục tiêu trọng tâm của đề tài là phân tích, đánh giá toàn diện bức tranh thực trạng hoạt động giao nhận FCL đường biển trong năm 2021 có đối chiếu với năm 2020, từ đó đề xuất hệ thống giải pháp mang tính ứng dụng thực tiễn cao nhằm hoàn thiện quy trình dịch vụ. Phạm vi không gian nghiên cứu được giới hạn tại Công ty SGTD gắn liền với hệ thống cảng biển trọng điểm khu vực phía Nam như Cảng Cát Lái và cụm cảng Cái Mép - Thị Vải; phạm vi thời gian kéo dài qua 2 năm biến động 2020 - 2021. Kết quả nghiên cứu mang ý nghĩa thực tiễn sâu sắc, cung cấp cơ sở dữ liệu giúp doanh nghiệp nâng cao tỷ lệ giao hàng đúng hạn lên trên 95%, kiểm soát chi phí phát sinh lưu bãi dưới 3% và gia tăng biên lợi nhuận ròng mảng FCL thêm 12% đến 15%.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên sự kết hợp chặt chẽ giữa Lý thuyết Chuỗi giá trị (Value Chain Theory) của Michael Porter và Khung quản trị chất lượng dịch vụ logistics (Logistics Service Quality - LSQ) phát triển từ mô hình SERVQUAL. Lý thuyết Chuỗi giá trị giúp bóc tách từng mắt xích trong hoạt động logistics nội bộ và logistics đầu ra của doanh nghiệp giao nhận để xác định các hoạt động tạo ra giá trị gia tăng vượt trội. Đồng thời, mô hình chất lượng dịch vụ LSQ cung cấp các tiêu chí định lượng về tính kịp thời, độ an toàn và mức độ thỏa mãn của khách hàng đối với dịch vụ giao nhận vận tải đa phương thức.

Nền tảng lý luận của đề tài xoay quanh các khái niệm cốt lõi:

  • Hoạt động giao nhận vận tải (Freight Forwarding): Được định nghĩa theo Quy tắc mẫu của Liên đoàn Quốc tế các Hiệp hội Giao nhận (FIATA) và Điều 233 Luật Thương mại Việt Nam năm 2005 là hành vi thương mại mà thương nhân tổ chức thực hiện các khâu vận chuyển, lưu kho, thông quan và phát hành chứng từ theo ủy thác của chủ hàng để nhận thù lao.
  • Hàng nguyên container (FCL - Full Container Load): Phương thức gửi hàng mà người gửi hàng chịu trách nhiệm đóng hàng và niêm phong kẹp chì (seal) vào trọn vẹn một hoặc nhiều vỏ container, người nhận chịu trách nhiệm dỡ hàng tại điểm đến.
  • Hệ thống thủ tục hải quan và chứng từ vận tải biển: Bao gồm quy trình thông quan điện tử qua hệ thống VNACCS/VCIS, quản lý vận đơn đường biển (Bill of Lading - B/L), khai báo khối lượng toàn bộ xác nhận (VGM) theo Công ước SOLAS, phiếu xuất nhập bãi (EIR) và chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O).

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng nguồn dữ liệu thứ cấp được trích xuất từ báo cáo tài chính, báo cáo tổng kết sản lượng kinh doanh của Công ty SGTD trong 8 quý liên tiếp thuộc giai đoạn 2020 - 2021, kết hợp số liệu từ Tổng cục Hải quan và Hiệp hội Doanh nghiệp Dịch vụ Logistics Việt Nam (VLA). Nguồn dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua khảo sát thực tế với cỡ mẫu gồm 120 khách hàng doanh nghiệp xuất khẩu đã sử dụng dịch vụ của SGTD trong hai năm nghiên cứu. Phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên phân tầng (stratified random sampling) được áp dụng dựa trên 4 nhóm ngành hàng chủ lực: đồ gỗ nội thất, nông sản, hàng dệt may và máy móc linh kiện cơ khí.

Phương pháp phân tích dữ liệu kết hợp giữa thống kê mô tả, phân tích so sánh chuỗi thời gian (time-series comparison) và phân tích tỷ trọng cơ cấu. Lý do lựa chọn hệ thống phương pháp này là nhằm phản ánh chân thực các biến động kinh doanh trước và sau đỉnh điểm dịch bệnh, bóc tách chính xác mối quan hệ giữa biến số chi phí - doanh thu và đo lường trực quan mức độ thỏa mãn của khách hàng về độ an toàn hàng hóa cũng như thời gian giao hàng.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Quá trình phân tích dữ liệu thực nghiệm tại Công ty SGTD giai đoạn 2020 - 2021 đã làm sáng tỏ 4 phát hiện quan trọng:

Thứ nhất, tổng sản lượng giao nhận container FCL xuất khẩu bằng đường biển năm 2021 đạt 4.850 TEU, tăng trưởng 14,2% so với mức 4.247 TEU của năm 2020. Tỷ trọng sản lượng có sự phân bổ không đồng đều giữa các quý, trong đó Quý 4/2021 đạt đỉnh với 1.576 TEU, chiếm 32,5% tổng sản lượng cả năm nhờ nhu cầu phục hồi đơn hàng xuất khẩu cuối năm tăng vọt sau khi các tỉnh phía Nam nới lỏng giãn cách xã hội.

Thứ hai, cơ cấu mặt hàng xuất khẩu có sự phân hóa rõ rệt. Nhóm hàng đồ gỗ nội thất chiếm tỷ trọng lớn nhất với 41,8% tổng sản lượng (tương đương 2.027 TEU), tiếp theo là nông sản chế biến chiếm 28,6% (đạt 1.387 TEU), hàng dệt may chiếm 18,3% và các nhóm hàng hóa khác chiếm 11,3%. Điều này phản ánh năng lực cạnh tranh đặc thù của SGTD đối với các mặt hàng có quy cách đóng gói lớn và yêu cầu kiểm dịch, hun trùng nghiêm ngặt.

Thứ ba, chất lượng an toàn hàng hóa duy trì ở mức cao với tỷ lệ lô hàng an toàn tuyệt đối đạt 98,2% năm 2021, tăng 0,7% so với mức 97,5% của năm 2020. Tuy nhiên, chỉ số giao hàng đúng thời hạn (On-Time Delivery) trong Quý 3/2021 bị sụt giảm sâu xuống mức 86,4% do các hãng tàu quốc tế liên tục hủy chuyến hoặc thay đổi lịch trình (blank sailing/vessel delay), cùng tình trạng ùn ứ vỏ container rỗng tại cảng Cát Lái.

Thứ tư, doanh thu thuần từ hoạt động giao nhận FCL năm 2021 đạt xấp xỉ 48,5 tỷ đồng, tăng 26,8% so với năm 2020. Mặc dù doanh thu tăng mạnh do giá cước vận tải biển thế giới leo thang, tổng chi phí vận hành cũng tăng tương ứng 24,1% (đạt khoảng 44,4 tỷ đồng) do cước tàu đầu vào và chi phí nâng hạ bãi tăng cao, khiến biên lợi nhuận ròng của dịch vụ duy trì ở mức 8,5%.

Thảo luận kết quả

Sự gia tăng đồng thời giữa sản lượng và doanh thu khẳng định tính đúng đắn trong chiến lược duy trì quan hệ đối tác dài hạn với các khách hàng sản xuất truyền thống, điển hình như case study xuất khẩu lô hàng 250 kiện đồ gỗ nội thất (trọng lượng 5.028 kg đóng trong container 40'HC) của Công ty TNHH Khai thác và Chế biến Gỗ Vũ Hoàng Phát sang Cảng Incheon (Hàn Quốc) trên tàu VASI MOON. Khi phát sinh sự cố tàu chậm chuyến, bộ phận nghiệp vụ đã chủ động chuyển đổi sang thông báo thay đổi lịch trình (Schedule Change Notice), linh hoạt dời ngày đóng hàng và thời điểm hạ bãi để loại bỏ 100% chi phí lưu cont/lưu bãi (DEM/DET) ngoài ý muốn.

Trong báo cáo, toàn bộ dữ liệu sản lượng và tài chính được mô hình hóa trực quan qua bảng tổng hợp so sánh 8 quý và biểu đồ tròn thể hiện cơ cấu thị trường xuất khẩu. Biểu đồ đường về biến động chi phí - lợi nhuận thể hiện rõ nét áp lực biên lợi nhuận bị thu hẹp trong giai đoạn cước biển lập đỉnh. So sánh với các nghiên cứu cùng ngành logistics tại khu vực Đông Nam Á, kết quả của luận văn tương thích với xu hướng chung về chuyển đổi số cảng biển. Việc SGTD chủ động ứng dụng cổng thông tin ePort Cát Lái và phần mềm khai báo cấp C/O trực tuyến ECOSYS của Bộ Công Thương đã giúp cắt giảm 35% thời gian làm thủ tục tại quầy thương vụ cảng và giảm thiểu tối đa sai sót chứng từ.

Đề xuất và khuyến nghị

Dựa trên kết quả nghiên cứu thực chứng, 4 nhóm giải pháp chiến lược được đề xuất nhằm nâng cao toàn diện hiệu quả giao nhận FCL đường biển:

  • Tự động hóa quy trình quản lý giao nhận và số hóa chứng từ: Ban Giám đốc và Phòng Công nghệ Thông tin cần đầu tư triển khai phần mềm quản lý vận tải và giao nhận chuyên dụng (Freight Management System - FMS) có tích hợp API kết nối trực tiếp với cổng ePort Tân Cảng và hệ thống VNACCS. Mục tiêu cụ thể là cắt giảm 40% thời gian xử lý hồ sơ chứng từ, hạ tỷ lệ sai lệch dữ liệu xuống dưới 0,5% trong thời hạn 6 tháng triển khai (hoàn thành trong hai quý đầu năm).
  • Đẩy mạnh quản trị quan hệ khách hàng và chiến lược marketing định vị: Phòng Kinh doanh & Marketing cần thiết lập chính sách giá cước phân tầng và cam kết chất lượng dịch vụ (Service Level Agreement - SLA) đối với 20 khách hàng xuất khẩu lớn nhất (chiếm trên 60% sản lượng). Mục tiêu là nâng tỷ lệ duy trì khách hàng cũ lên 92% và gia tăng thêm 15% khách hàng mới trong vòng 12 tháng tiếp theo.
  • Thiết lập liên minh đối tác và đàm phán hợp đồng trực tiếp với các hãng tàu: Phòng Khai thác Logistics cần chủ động đàm phán ký kết hợp đồng dịch vụ dài hạn (Service Contract) với ít nhất 5 hãng tàu quốc tế khai thác các tuyến trọng điểm như Đông Bắc Á, Mỹ và châu Âu nhằm bảo đảm hạn ngạch chỗ và nguồn vỏ container rỗng đạt chuẩn. Target metric đặt ra là giảm tỷ lệ trễ hạn cấp vỏ container xuống dưới 2% trong thời gian 9 tháng.
  • Chuẩn hóa năng lực nghiệp vụ và đào tạo nhân sự hiện trường: Phòng Nhân sự phối hợp với các chuyên gia logistics tổ chức định kỳ các khóa đào tạo nâng cao về quy trình làm thủ tục kiểm dịch, hun trùng, xử lý hải quan luồng vàng/luồng đỏ và kỹ năng giải quyết phát sinh khi tàu delay. Mục tiêu là 100% nhân viên hiện trường (ops) và nhân viên chứng từ (doc) đạt chuẩn đánh giá nghiệp vụ với tỷ lệ vượt qua bài kiểm tra năng lực trên 90% trong thời hạn 3 tháng.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nội dung và kết quả nghiên cứu của luận văn mang lại giá trị tham khảo thiết thực cho 4 nhóm đối tượng chính:

  • Ban lãnh đạo và các nhà quản lý doanh nghiệp giao nhận vận tải (Freight Forwarders): Luận văn cung cấp bức tranh chi tiết về cơ cấu quản trị chi phí, phương thức quản lý rủi ro khi chuỗi cung ứng bị đứt gãy và các chiến lược tối ưu hóa nguồn lực trong mảng hàng nguyên container FCL đường biển.
  • Chuyên viên chứng từ và nhân viên hiện trường logistics: Tài liệu đóng vai trò như một cẩm nang tác nghiệp chuẩn mực, hướng dẫn chi tiết từng bước từ đàm phán hợp đồng, đổi lệnh cấp cont rỗng, khai báo ePort, thanh lý tờ khai mã vạch đến vào sổ tàu và khai cấp C/O điện tử qua ECOSYS.
  • Các doanh nghiệp sản xuất và thương mại xuất khẩu: Giúp chủ hàng hiểu rõ cơ chế vận hành của hãng tàu và forwarder, từ đó phối hợp nhịp nhàng trong việc cung cấp Shipping Instruction (SI), kiểm soát giờ cắt máng (Closing time/Cut-off time) nhằm loại bỏ nguy cơ rớt tàu và phát sinh chi phí bãi.
  • Giảng viên, nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành Logistics & Vận tải đa phương thức: Cung cấp nguồn học liệu giá trị với các số liệu thực chứng, quy trình tác nghiệp thực tế và phương pháp luận nghiên cứu định lượng chuẩn mực cho các công trình khoa học tiếp theo.

Câu hỏi thường gặp

  • Quy trình giao nhận hàng FCL xuất khẩu bằng đường biển gồm những bước cơ bản nào? Quy trình chuẩn bao gồm 8 bước khép kín: ký kết hợp đồng dịch vụ, tiếp nhận kiểm tra chứng từ từ chủ hàng, duyệt booking lấy lệnh cấp vỏ container rỗng, kéo cont về kho đóng hàng, hạ bãi và khai báo ePort/VGM, mở tờ khai hải quan VNACCS, thanh lý mã vạch vào sổ tàu và phát hành vận đơn B/L cùng giấy chứng nhận C/O. Tuân thủ đúng quy trình giúp loại bỏ 100% rủi ro trễ tàu.

  • Doanh nghiệp forwarder cần xử lý như thế nào khi tàu xuất khẩu bị chậm chuyến (delay)? Khi nhận thông báo thay đổi lịch trình (Schedule Change Notice) từ hãng tàu, forwarder phải cập nhật ngay giờ cắt máng mới cho khách hàng và kho hàng. Đội ngũ điều độ cần điều chỉnh ngày kéo vỏ và hạ bãi để không vượt quá thời gian miễn phí lưu cont/lưu bãi từ 5 đến 7 ngày, tránh phát sinh chi phí phạt DEM/DET cho chủ hàng.

  • Việc áp dụng cổng điện tử ePort tại Cảng Cát Lái mang lại lợi ích gì cho logistics? Cổng thông tin điện tử ePort cho phép tạo lệnh hạ bãi, thanh toán trực tuyến qua thẻ ngân hàng và xuất hóa đơn điện tử 24/7. Giải pháp này giúp tài xế và nhân viên hiện trường rút ngắn khoảng 60% thời gian chờ đợi tại quầy làm thủ tục, đồng thời tiết kiệm 15% chi phí phát sinh liên quan đến thủ tục giấy tờ truyền thống.

  • Vai trò của việc khai báo C/O điện tử qua hệ thống ECOSYS đối với hàng hóa xuất khẩu là gì? Hệ thống ECOSYS của Bộ Công Thương giúp doanh nghiệp nộp hồ sơ và nhận phê duyệt chứng nhận xuất xứ hoàn toàn trực tuyến, rút ngắn thời gian cấp C/O từ 2 - 3 ngày xuống còn 4 - 8 giờ làm việc. C/O hợp lệ giúp nhà nhập khẩu tại nước đến được hưởng thuế suất ưu đãi đặc biệt từ 0% đến 5% theo các hiệp định FTA.

  • Làm thế nào để doanh nghiệp giao nhận kiểm soát chi phí và bảo toàn biên lợi nhuận mảng FCL? Doanh nghiệp cần ký hợp đồng cam kết sản lượng lớn (Service Contract) với các hãng tàu để nhận giá cước ưu đãi, đồng thời ban hành Debit Note chi tiết từng khoản mục phụ phí cho khách hàng. Theo ước tính, việc tối ưu hành trình xe đầu kéo và hạ bãi đúng lịch giúp tiết kiệm từ 8% đến 12% tổng chi phí vận tải đường bộ.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa hoàn chỉnh cơ sở lý luận về dịch vụ giao nhận vận tải FCL đường biển và vai trò của người giao nhận theo khung pháp lý Việt Nam và quốc tế.
  • Phân tích thực chứng đã chứng minh sự tăng trưởng vượt bậc về sản lượng (đạt 4.850 TEU, tăng 14,2%) và doanh thu (tăng 26,8%) của Công ty SGTD trong năm 2021 bất chấp dịch bệnh.
  • Đề tài đã chỉ rõ những mắt xích còn tồn đọng về nguy cơ trễ tàu, áp lực biến động giá cước và sự phụ thuộc vào nguồn vỏ container rỗng tại cảng.
  • Luận văn khẳng định tầm quan trọng sống còn của chuyển đổi số logistics thông qua việc ứng dụng triệt để hệ thống ePort, VNACCS và ECOSYS trong toàn bộ chu trình tác nghiệp.
  • Hệ thống 4 giải pháp đề xuất cung cấp lộ trình thực thi 12 tháng rõ ràng về công nghệ, khách hàng, đối tác vận tải và nhân lực nhằm tối ưu hóa chuỗi giá trị cho doanh nghiệp.

Đóng góp lớn nhất của nghiên cứu là xây dựng thành công mô hình đánh giá hoạt động giao nhận FCL gắn liền với case study thực tiễn, tạo cầu nối vững chắc giữa lý thuyết quản trị chuỗi cung ứng và nghiệp vụ hiện trường. Trong bối cảnh thương mại quốc tế đang trên đà phục hồi mạnh mẽ, các doanh nghiệp logistics và nhà xuất khẩu cần nhanh chóng áp dụng các giải pháp chuẩn hóa quy trình và số hóa toàn diện để nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường toàn cầu.