Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong bối cảnh toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế quốc tế, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp phân phối trên thị trường diễn ra gay gắt. Nguồn nhân lực đóng vai trò là yếu tố đầu vào then chốt quyết định năng lực cạnh tranh và sự phát triển bền vững của tổ chức. Tại Việt Nam, mức thu nhập của người lao động nhìn chung còn ở mức trung bình và thấp, do đó các chính sách đãi ngộ nhân sự và tạo động lực (bao gồm tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp, phúc lợi và đãi ngộ phi vật chất) là công cụ quản trị quan trọng nhằm kích thích tinh thần làm việc, gia tăng năng suất và duy trì đội ngũ nhân sự chất lượng cao. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp trong nước vẫn chưa chú trọng hoặc triển khai công tác tạo động lực thiếu cơ sở khoa học, chưa tương xứng với nguồn lực và đặc thù tổ chức.
Từ quá trình thực tập và tìm hiểu thực tế tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Thăng Hoa – đơn vị phân phối bánh kẹo Kinh Đô tại khu vực quận Thanh Xuân, Hà Nội, tác giả nhận thấy công tác tạo động lực tại công ty còn bộc lộ một số bất cập, chưa phát huy tối đa hiệu quả lao động. Do đó, đề tài "Công tác tạo động lực cho người lao động tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Thăng Hoa" được lựa chọn nghiên cứu.
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của chuyên đề được xác định gồm:
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận và các nhân tố ảnh hưởng đến công tác tạo động lực cho người lao động trong doanh nghiệp.
- Khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng công tác tạo động lực (vật chất và phi vật chất) tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Thăng Hoa giai đoạn 2014 – 2017.
- Chỉ ra những mặt đạt được, các hạn chế còn tồn tại cùng nguyên nhân cụ thể.
- Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tạo động lực cho người lao động tại công ty trong giai đoạn tiếp theo.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
- Đối tượng nghiên cứu: Các hoạt động, chính sách tạo động lực cho người lao động (vật chất, phi vật chất, đào tạo, môi trường làm việc, tiêu chuẩn công việc).
- Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Thăng Hoa (Số 153 phố An Xá, phường Phúc Xá, quận Ba Đình, TP. Hà Nội; địa bàn kinh doanh trọng điểm tại quận Thanh Xuân).
- Phạm vi thời gian: Số liệu hoạt động kinh doanh, cơ cấu lao động và chế độ đãi ngộ được thu thập và phân tích chủ yếu trong giai đoạn 2014 – 2017 (kèm dữ liệu đào tạo đến năm 2018).
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Chuyên đề vận dụng lý luận quản trị nguồn nhân lực về tạo động lực lao động, kết hợp giữa kích thích vật chất và khích lệ phi vật chất:
- Khung lý thuyết: Tiếp cận tạo động lực thông qua việc thỏa mãn hệ thống nhu cầu của người lao động (nhu cầu thu nhập, nhu cầu phát triển cá nhân, nhu cầu xã hội). Xem xét động lực vật chất thông qua hệ thống tiền lương (lương thời gian giản đơn, lương thời gian có thưởng), tiền thưởng (thưởng theo ngày công, thưởng thi đua, thưởng sáng kiến, lương tháng 13), phụ cấp và các chế độ phúc lợi (bảo hiểm, nghỉ phép, quà lễ tết). Động lực phi vật chất được tiếp cận qua phong trào thi đua, cơ hội thăng tiến, đào tạo phát triển, điều kiện và môi trường làm việc, mối quan hệ quản lý - nhân viên.
- Phương pháp nghiên cứu:
- Phương pháp thu thập dữ liệu: Thu thập dữ liệu thứ cấp từ các báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, hồ sơ nhân sự, bảng chấm công, quy chế tiền lương và đào tạo của công ty qua các năm 2014, 2015, 2016, 2017 và 2018.
- Phương pháp thống kê, so sánh và phân tích: Xử lý số liệu phản ánh tốc độ tăng trưởng doanh thu, chi phí, lợi nhuận, cơ cấu vốn, biến động quy mô nhân sự theo giới tính, độ tuổi, trình độ chuyên môn và đánh giá đối thủ cạnh tranh.
- Phương pháp phân tích tình huống: Phân tích mẫu tính toán tiền lương thực tế cho từng chức danh công việc trong doanh nghiệp.
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1: Tổng quan về Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Thăng Hoa
Chương này giới thiệu quá trình hình thành, phát triển, cơ cấu bộ máy tổ chức và kết quả sản xuất kinh doanh cùng tình hình sử dụng lao động của công ty.
Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Thăng Hoa được thành lập theo giấy phép đăng ký kinh doanh cấp ngày 23/02/2010 (Quyết định số 0104491401) và chính thức hoạt động từ ngày 29/02/2010. Doanh nghiệp có vốn điều lệ đăng ký là 10.000 VNĐ, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp với tư cách pháp nhân độc lập. Địa bàn phân phối chính là bánh kẹo Kinh Đô tại quận Thanh Xuân, Hà Nội.
| Thời gian |
Sự kiện phát triển chính |
| 23/02/2010 |
Được cấp phép hoạt động, là nhà phân phối bánh kẹo Kinh Đô duy nhất tại quận Thanh Xuân. |
| 25/06/2013 |
Mở rộng phân phối bánh Trung thu Kinh Đô, mở 2 quầy kinh doanh tại Royal City và đường Láng. |
| 05/07/2014 |
Kinh doanh thêm các sản phẩm sữa Ba Vì (sữa tươi, sữa chua) tại địa bàn quận Thanh Xuân. |
| 18/03/2016 |
Rút lui khỏi mảng sữa Ba Vì do kinh doanh thua lỗ và không cạnh tranh được với đối thủ. |
| 10/09/2017 - nay |
Được Tổng công ty Kinh Đô công nhận là đại lý phân phối bánh kẹo, bánh Trung thu cấp 1 quận Thanh Xuân. |
Cơ cấu quản lý của công ty vận hành theo mô hình trực tuyến, đứng đầu là Ban Giám đốc (Giám đốc và Phó Giám đốc), trực tiếp quản lý các đơn vị chức năng: Phòng Kế toán, Phòng Kinh doanh (Sale), Phòng Nhân sự, Phòng Kỹ thuật và Kho hàng online. Mô hình này đảm bảo tính mệnh lệnh nhanh chóng, chế độ một thủ trưởng rõ ràng nhưng tạo áp lực lớn cho cấp quản trị do thiếu đội ngũ chuyên gia tham mưu chuyên biệt.
Về quy mô nguồn vốn và kết quả kinh doanh:
- Vốn chủ sở hữu của công ty duy trì và tăng trưởng qua các năm: 6.207 đồng (2014) lên các năm tiếp theo; nợ phải trả biến động từ 5.774 đồng (2014) đến 8.000 đồng (2016) và giảm dần vào năm 2017.
- Doanh thu thuần năm 2016 tăng 179,6% so với năm 2015 (tăng 1.966 VNĐ); doanh thu năm 2017 tăng 127,9% so với năm 2016 (tăng 1.246 VNĐ). Chi phí kinh doanh tăng tương ứng 170,3% (năm 2016) và 127,72% (năm 2017). Lợi nhuận sau thuế năm 2016 giảm 70.344 VNĐ (-33,24%) và tiếp tục giảm 27.028 VNĐ vào năm 2017 do áp lực cạnh tranh và chi phí đầu tư nhân sự, hạ tầng mở rộng.
Về tình hình nhân sự: Năm 2016 công ty có 17 nhân viên, đến năm 2017 tăng lên 21 người. Cơ cấu lao động năm 2017 gồm: Ban Giám đốc (2 người), Phòng Kinh doanh (7 người), Phòng Kế toán (4 người), Phòng Nhân sự (3 người), Bộ phận Kho (5 người). Hầu hết nhân viên có trình độ đại học và cao đẳng, độ tuổi từ 22 đến 41 tuổi.
Chương 2: Thực trạng công tác tạo động lực tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Thăng Hoa
Chương 2 tập trung phân tích các nhân tố ảnh hưởng và thực trạng áp dụng các biện pháp tạo động lực vật chất, phi vật chất và các hoạt động quản trị liên quan tại công ty.
1. Các nhân tố ảnh hưởng đến tạo động lực
- Nhân tố bên ngoài:
- Sự phát triển của nền kinh tế: Báo cáo trích dẫn năng suất lao động Việt Nam giai đoạn 2006 – 2016 đạt bình quân 5,13%; chất lượng nguồn nhân lực theo đánh giá của Ngân hàng Thế giới đạt 3,79/10 điểm (xếp thứ 11/12 nước châu Á). Điều này đòi hỏi chính sách tiền lương và đãi ngộ phải kích thích tái sản xuất sức lao động và giữ chân nhân lực chất lượng.
- Đối thủ cạnh tranh: Công ty chịu sức ép cạnh tranh trực tiếp từ các nhà phân phối và thương hiệu lớn:
| Đối thủ cạnh tranh |
Ưu điểm |
Nhược điểm |
| Hải Hà |
Hệ thống phân phối riêng, uy tín lâu năm, đội ngũ nhân viên lành nghề. |
Nghiên cứu thị trường kém, dây chuyền công nghệ chưa tối ưu, cơ cấu sản phẩm chưa hợp lý. |
| Bibica |
Thương hiệu Hàng Việt Nam chất lượng cao, mạng lưới phân phối rộng. |
Sản phẩm không phải nhu yếu phẩm thiết yếu (dễ thay thế), phụ thuộc nguyên liệu nhập khẩu dẫn đến rủi ro tỷ giá. |
| Hữu Nghị |
Năng lực tài chính mạnh, sản phẩm đa dạng, tín nhiệm khách hàng tốt. |
Quản lý chưa cao, thiếu kinh nghiệm trong mảng bánh Trung thu, quy mô mạng lưới chưa đáp ứng yêu cầu. |
2. Thực trạng các công cụ tạo động lực
- Xác định mục tiêu tạo động lực: Công ty hướng tới 3 nhóm mục tiêu: Mục tiêu thu nhập (trang trải cuộc sống); Mục tiêu phát triển cá nhân (hoàn thiện bản thân qua đào tạo); Mục tiêu thỏa mãn hoạt động xã hội (tự khẳng định mình trong tập thể).
- Tạo động lực vật chất:
- Tiền lương: Áp dụng hình thức trả lương theo thời gian (giản đơn và có thưởng).
- Công thức tính lương ngày: $LN = Ltt \times HS$ (trong đó $Ltt$: lương tối thiểu, $HS$: hệ số).
- Lương chính hàng tháng: $LC = LN \times NCtt$ ($NCtt$: ngày công thực tế).
- Lương cơ bản: $Lcb = LC + PC$ ($PC$: phụ cấp trách nhiệm, làm thêm, độc hại).
- Lương thực lĩnh: $LTL = Lcb - BHYT - BHXH$.
- Ví dụ mẫu trong báo cáo: Trưởng phòng kinh doanh Lê Duy Long có hệ số lương 7,30; phụ cấp trách nhiệm 0,1; ăn ca 300.000 đồng; ngày công tháng 3 đạt 26 ngày; tiền thưởng tháng là 780.000 đồng; đóng BHXH 6% (8.600 đồng), BHYT (1.400 đồng) $\rightarrow$ Lương thực lĩnh cuối tháng đạt 9.000 đồng (theo số liệu minh họa của hồ sơ).
- Tiền thưởng: Tính theo công thức $TT = NC \times TTBQ \times TLT$ (với $NC$: ngày công, $TTBQ$: tiền thưởng bình quân, $TLT$: tỷ lệ thưởng). Nếu ngày công $< 1/2$ chế độ thì bị trừ 100% tiền thưởng. Cuối năm có lương tháng 13; thưởng thi đua định kỳ (giấy khen + 200.000 đồng); thưởng sáng kiến theo % giá trị làm lợi.
- Phúc lợi: Nghỉ Tết Dương lịch (1 ngày + quà); Tết Âm lịch (7 ngày + lương tháng 13 + 2.000.000 đồng); Quốc khánh 2/9 (1 ngày + quà); 30/4 và 1/5 (2 ngày + 400.000 đồng). Nghỉ phép năm hưởng nguyên lương theo luật định (12 ngày điều kiện thường, 14 ngày sức khỏe yếu; tăng 1 ngày cho mỗi 5 năm thâm niên) với công thức trợ cấp nghỉ phép: $LNN = 100.000 \times HS \times SNN$. Hỗ trợ sách báo, tạp chí tại nơi làm việc.
- Tạo động lực phi vật chất: Tổ chức phong trào thi đua nội bộ; tổ chức du lịch hè, lễ chùa đầu năm; thuê sân bóng đá mini giao lưu hàng tháng; quan tâm thăm hỏi hoàn cảnh gia đình nhân viên; quy định tiêu chuẩn chức danh rõ ràng nhằm tạo biểu tượng địa vị (Nhân viên kinh doanh, Kế toán, Nhân sự).
- Công tác đào tạo lao động:
| Chỉ tiêu |
Đơn vị tính |
Năm 2015 |
Năm 2016 |
Năm 2017 |
| Số người được đào tạo |
Người |
5 |
10 |
12 |
| Số lượt lao động tham gia |
Lượt |
8 |
12 |
14 |
| - Lao động gián tiếp |
Người |
6 |
8 |
11 |
| - Lao động trực tiếp |
Người |
12 |
13 |
15 |
| Kinh phí đào tạo |
VNĐ |
(tăng dần) |
(tăng dần) |
10.000 |
Công ty áp dụng hình thức kèm cặp tại chỗ (1 kèm 1 trong thời gian thử việc 2 – 5 tháng) và gửi đi học các khóa ngắn hạn bên ngoài về Marketing, kỹ năng bán hàng, cập nhật chính sách thuế định kỳ 2 quý/lần.
3. Đánh giá chung
- Ưu điểm: Hệ thống trả lương ổn định, gắn với ngày công thực tế; chế độ thưởng và phúc lợi ngày lễ được duy trì đều đặn; tạo dựng được môi trường làm việc thân thiện, gắn kết giữa lãnh đạo và nhân viên; công tác đào tạo từng bước gia tăng số lượt tham gia.
- Hạn chế:
- Trả lương theo thời gian còn mang nặng tính cào bằng, chưa phản ánh chính xác chất lượng và hiệu quả công việc cá nhân.
- Chưa có chế độ thưởng thâm niên, thưởng gắn bó lâu dài; mức thưởng vật chất và chi phí hỗ trợ du lịch còn thấp.
- Đào tạo mang tính thụ động, chưa có kế hoạch tổng thể dài hạn, việc cử nhân viên đi đào tạo còn mang tính cảm tính của người quản lý.
- Điều kiện cơ sở vật chất tại văn phòng có lúc còn ồn ào và nóng bức vào mùa hè; tinh thần kỷ luật tập thể đôi lúc bị phân tán (nhân viên đánh bài giải trí hoặc tự tách đoàn khi đi du lịch).
Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tạo động lực tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Thăng Hoa
Dựa trên mục tiêu phát triển và thực trạng phân tích, tác giả đề xuất 4 nhóm giải pháp trọng tâm:
- Triển khai nghiên cứu xác định nhu cầu người lao động: Định kỳ khảo sát, lắng nghe tâm tư, nguyện vọng của từng nhóm nhân viên (phân theo độ tuổi 20–30 tuổi và trên 30 tuổi; phân theo giới tính nam/nữ) để thiết kế chính sách đãi ngộ phù hợp với nhu cầu thiết thực.
- Hoàn thiện công tác tạo động lực vật chất:
- Cải tiến quy chế tiền lương, chuyển đổi từng bước sang hình thức trả lương gắn với hiệu quả công việc (KPIs, doanh số bán lẻ/đại lý) đối với nhân viên kinh doanh thay vì thuần túy lương thời gian.
- Bổ sung chính sách thưởng thâm niên, tăng định mức thưởng sáng kiến và nâng cao giá trị quà tặng, tiền thưởng trong các dịp lễ tết.
- Mở rộng các quỹ phúc lợi, tăng ngân sách cho hoạt động tham quan, nghỉ mát và chăm sóc sức khỏe định kỳ.
- Hoàn thiện công tác xác định nhiệm vụ và tiêu chuẩn thực hiện công việc:
- Xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn chức danh chi tiết, định lượng hóa các tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ.
- Tạo cơ hội giao nhiệm vụ mới mang tính thử thách để người lao động thể hiện năng lực và làm cơ sở xét thăng tiến công bằng.
- Tạo điều kiện thuận lợi để người lao động hoàn thành nhiệm vụ:
- Nâng cấp cơ sở vật chất, hệ thống điều hòa nhiệt độ, cách âm và trang bị máy móc văn phòng đồng bộ.
- Xây dựng kế hoạch đào tạo chuyên nghiệp hàng năm có dự toán ngân sách rõ ràng, gắn đào tạo với nhu cầu vị trí công tác.
- Củng cố văn hóa doanh nghiệp, nâng cao vai trò của tổ chức công đoàn trong việc đại diện và bảo vệ quyền lợi chính đáng của người lao động.
Kết quả và đóng góp
- Kết quả nghiên cứu thực tế: Chuyên đề đã phản ánh bức tranh nhân sự và chế độ đãi ngộ tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Thăng Hoa trong giai đoạn 2014 – 2017. Báo cáo làm rõ cơ cấu lao động với 21 nhân sự (năm 2017), trong đó nam giới chiếm 75% và độ tuổi từ 20–30 tuổi chiếm 81%.
- Chỉ ra các tồn tại định lượng: Phân tích nguyên nhân khiến lợi nhuận sau thuế năm 2016 giảm 33,24% (giảm 70.344 VNĐ) do chi phí mở rộng và sự cạnh tranh gay gắt từ các đối thủ lớn (Hải Hà, Bibica, Hữu Nghị); đồng thời chỉ ra tính bất cập của phương thức trả lương thời gian cố định làm triệt tiêu động lực phấn đấu của lao động kinh doanh.
- Đóng góp về mặt quản trị: Đưa ra hệ thống giải pháp gắn liền với thực tế doanh nghiệp phân phối quy mô vừa và nhỏ: từ nghiên cứu nhu cầu cá nhân hóa theo giới tính/độ tuổi, cải cách quỹ lương thưởng, chuẩn hóa tiêu chuẩn công việc đến đầu tư môi trường làm việc và kế hoạch hóa công tác đào tạo.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
- Hạn chế: Nghiên cứu được thực hiện trong phạm vi một doanh nghiệp thương mại quy mô nhỏ (21 nhân sự) với đặc thù đại lý phân phối bánh kẹo theo khu vực địa lý hẹp (quận Thanh Xuân). Dữ liệu tính toán tiền lương và chi phí đào tạo trong văn bản sử dụng số liệu mẫu rút gọn từ hồ sơ nội bộ.
- Hướng mở rộng: Mở rộng khảo sát định lượng với bảng hỏi đo lường mức độ thỏa mãn công việc (Job Satisfaction) trên mẫu quy mô lớn hơn ở nhiều đại lý phân phối khác nhau; nghiên cứu ứng dụng mô hình trả lương 3P (Position - Person - Performance) và xây dựng chỉ số KPI chi tiết cho nhân viên kinh doanh ngành hàng tiêu dùng nhanh (FMCG).
Giá trị tham khảo
Chuyên đề là tài liệu tham khảo hữu ích cho:
- Sinh viên chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Quản trị Nhân lực làm khóa luận hoặc chuyên đề thực tập tốt nghiệp về đề tài tạo động lực lao động, đãi ngộ nhân sự trong doanh nghiệp thương mại/phân phối.
- Nhà quản trị tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đại lý phân phối hàng tiêu dùng tham khảo quy trình phân tích thực trạng lương thưởng, bảng tính ngày công, chế độ phúc lợi và phương pháp tổ chức đào tạo nội bộ.
Câu hỏi thường gặp
1. Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Thăng Hoa kinh doanh trong lĩnh vực gì và mạng lưới hoạt động ở đâu?
Công ty là đại lý phân phối các sản phẩm bánh kẹo Kinh Đô (cấp 1 từ tháng 09/2017) với địa bàn hoạt động trọng điểm tại quận Thanh Xuân, TP. Hà Nội. Trụ sở chính đặt tại số 153 phố An Xá, phường Phúc Xá, quận Ba Đình, Hà Nội.
2. Cơ cấu lao động của công ty có đặc điểm gì nổi bật trong năm 2017?
Tổng số nhân sự năm 2017 là 21 người. Trong đó, lao động nam chiếm 75% (14 người), lao động nữ chiếm 25% (7 người). Nhóm tuổi trẻ từ 20 – 30 tuổi chiếm đa số với 17 người, hầu hết có trình độ từ cao đẳng, đại học trở lên.
3. Hình thức trả lương chính đang được áp dụng tại công ty là gì và có nhược điểm nào?
Công ty áp dụng hình thức trả lương theo thời gian (giản đơn và có thưởng) dựa trên hệ số lương cấp bậc, ngày công thực tế và phụ cấp trách nhiệm. Nhược điểm là mang tính bình quân cào bằng, chưa phân biệt mức độ hoàn thành công việc tốt hay kém, chưa kích thích sự sáng tạo và trách nhiệm tối đa của nhân viên kinh doanh.
4. Chế độ phúc lợi và tiền thưởng dịp lễ tết của công ty được quy định như thế nào?
Công ty chi trả lương tháng 13 vào dịp cuối năm; thưởng Tết Âm lịch 2.000.000 đồng kèm 7 ngày nghỉ; thưởng dịp 30/4 - 1/5 là 400.000 đồng kèm 2 ngày nghỉ; tặng quà nhân dịp Tết Dương lịch và Quốc khánh 2/9. Chế độ nghỉ phép năm từ 12–14 ngày hưởng nguyên lương và cộng thêm 1 ngày cho mỗi 5 năm thâm niên.
5. Kết quả hoạt động đào tạo của công ty trong giai đoạn 2015 – 2017 chuyển biến ra sao?
Công tác đào tạo tăng dần qua các năm: Năm 2015 đào tạo 5 người (8 lượt); năm 2016 đào tạo 10 người (12 lượt); năm 2017 đào tạo 12 người (14 lượt), áp dụng chủ yếu cho cả lao động trực tiếp và gián tiếp thông qua hình thức kèm cặp tại chỗ và cử đi học các khóa kỹ năng ngắn hạn.
Kết luận
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Công Khánh đã phản ánh bức tranh thực tiễn về công tác tạo động lực cho người lao động tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Thăng Hoa giai đoạn 2014 – 2017. Báo cáo chỉ rõ những mặt tích cực trong việc duy trì ổn định thu nhập, thực hiện chế độ phúc lợi và xây dựng môi trường làm việc thân thiện, đồng thời vạch ra các hạn chế cố hữu của hình thức trả lương thời gian cào bằng và công tác đào tạo thụ động. Hệ thống 4 nhóm giải pháp được đề xuất mang tính đồng bộ, sát thực tế, cung cấp cơ sở tham khảo cho việc nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự tại các doanh nghiệp phân phối thương mại vừa và nhỏ.