phần mở đầu, phần nội dung và phần kết thúc với 9 yếu tố cơ bản sau đây: - Quốc hiệu và tiêu ngữ - Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản - Số, ký hiệu của văn bản - Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản - Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản - Nội dung văn bản - Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền - Dấu của cơ quan, tổ chức - Nơi nhận Ngoài ra còn có thể có các thành phần khác: Dấu chỉ mức độ mật: Việc xác định và đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật), dấu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định tại Điều 5, 6, 7, 8 của Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000. 15 Dấu chỉ mức độ khẩn: Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo bốn mức sau: khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ. Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định. Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng được phổ biến, sử dụng hạn chế, sử dụng các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”.
Đối với công văn, ngoài các thành phần được quy định có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ trang thông tin điện tử (Website). Đối với những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát hành phải có ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành. Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục đó. Phụ lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì các phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã.
Yêu cầu về ngôn ngữ văn bản - Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu. - Dùng từ ngữ phổ thông; không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết. Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản. - Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng.
Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó. - Việc viết hoa được thực hiện theo quy tắc chính tả tiếng Việt. 16 - Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội dung văn bản; số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (trừ trường hợp đối với luật và pháp lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, có thể ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó. Cần lưu ý một số điểm sau: - Sử dụng thời hiện tại, quá khứ và tương lai đúng với nội dung mà văn bản muốn thể hiện.
- Các hành vi của chủ thể pháp luật xảy ra ở những thời điểm khác nhau - Các quy phạm pháp luật phần lớn chỉ áp dụng đối với các hành vi xảy ra sau khi quy phạm pháp luật được ban hành có hiệu lực, trừ rất ít những quy phạm có hiệu lực hồi tố. - Khi diễn đạt một quy phạm pháp luật thì cần chú ý đến việc xác định thời điểm hành vi mà quy định chúng ta cần soạn thảo sẽ điều chỉnh. Điều này được thực hiện một cách chính xác nếu chúng ta sử dụng đúng các thời quá khứ, hiện tại, tương lai. Không ít các văn bản không chú ý đến vấn đề này nên dễ dẫn đến sự hiểu sai và áp dụng sai các quy định được ban hành.
- Bảo đảm độ chính xác cao nhất về chính tả và thuật ngữ. - Cách diễn đạt một quy phạm pháp luật phải bảo đảm độ chính xác về chính tả và thuật ngữ. Sai sót chính tả có thể xử lý được dễ dàng bởi đội ngũ biên tập, sai sót về thuật ngữ thì chỉ có các nhà soạn thảo mới khắc phục được. - Khi soạn thảo văn bản, người soạn thảo có những tư tưởng riêng của mình nên họ biết cần dùng thuật ngữ nào cho phù hợp, phản ánh đúng nội dung các quy định cần soạn thảo.
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính nói chung Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản là trình tự các bước được sắp xếp khoa học mà cơ quan quản lý nhà nước nhất thiết phải tiến hành trong 17 công tác xây dựng và ban hành văn bản. Tùy theo tính chất, nội dung và hiệu lực pháp lý của từng loại văn bản mà có thể xây dựng một trình tự ban hành tương ứng. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản gồm các bước sau: B1: Chuẩn bị - Phân công soạn thảo: cơ quan đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo - Xác định mục đích ban hành văn bản, đối tượng và phạm vi áp dụng của văn bản - Xác định tên loại văn bản - Thu thập và xử lý thông tin B2: Lập đề cương, viết bản thảo - Lập đề cương: + Đề cương văn bản là bản trình bày những nội dung chính thể hiện nội dung văn bản + Đề cương văn bản được xây dựng dựa trên cơ sở những vấn đề được xác định trong mục đích và giới hạn của văn bản + Có thể xây dựng đề cương chi tiết hoặc sơ lược - Viết bản thảo: + Dùng lời văn, câu chữ để cụ thể hóa những ý tưởng, những dự kiến được xác lập ở đề cương + Khi viết bản thảo, cần phải bám sát đề cương, phân chia dung lượng trong từng chương, mục, đoạn cho hợp lý. Sử dụng linh hoạt các từ, cụm từ, liên kết các câu, đoạn đẻ văn bản trở thành một thể thống nhất, trọn vẹn về nội dung và hình thức.
18 + Kiểm tra, rà soát bản thảo: kiểm tra bố cục nội dung đã hợp lý chưa, đầy đủ các ý cần trình bày chưa, các ý đã phù hợp với mục đích ban hành văn bản chưa, ý trọng tâm của văn bản đã nổi bật hay chưa. + Kiểm tra về thể thức văn bản, ngôn ngữ diễn đạt và trình bày. B3: Trình duyệt, ký bản thảo - Cơ quan, đơn vị soạn thảo văn bản trình hồ sơ trình duyệt dự thảo văn bản lên cấp trên để xem xét thông qua. - Hồ sơ trình duyệt bao gồm các giấy tờ sau: + Tờ trình hoặc phiếu trình dự thảo văn bản + Bản dự thảo + Văn bản thẩm định (nếu có) + Bản tập hợp ý kiến tham gia (nếu có) + Các văn bản giấy tờ khác có liên quan (nếu có) B4: Hoàn thiện thủ tục hành chính để ban hành văn bản - Ghi số, ngày tháng năm ban hành văn bản - Vào sổ văn bản đi, sổ lưu văn bản - Kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản - Nhân bản văn bản đủ số lượng ban hành - Đóng dấu cơ quan - Bao gói và chuyển giao văn bản Với những văn bản quan trọng, ban hành kèm theo phiếu gửi văn bản, cần tiếp tục theo dõi sự phản hồi của cơ quan nhận văn bản.
Tóm lại, các công đoạn của trình tự ban hành một văn bản cụ thể có thể được chi tiết hóa tùy theo tính chất, nội dung của từng văn bản cụ thể. 19 Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND HUYỆN ĐẠI TỪ TỈNH THÁI NGUYÊN 1. Giới thiệu về UBND huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên 1. Đặc điểm về điều kiện tự nhiên và tài nguyên thiên nhiên huyện Đại Từ tỉnh Thái Nguyên Vị trí địa lý: Đại từ là Huyện miền núi nằm ở phía Tây bắc của tỉnh Thái Nguyên, cách Thành Phố Thái Nguyên 25 Km, phía Bắc giáp huyện Định Hoá; Phía nam giáp huyện Phổ Yên và Thành Phố Thái Nguyên; Phía đông giáp huyện Phú Lương; Phía tây bắc và đông nam giáp tỉnh Tuyên Quang và tỉnh Phú Thọ.
Huyện Đại Từ có nhiều đơn vị hành chính nhất tỉnh: 30 xã, thị trấn, tổng diện tích đất tự nhiên toàn Huyện là 57.721 khẩu, có 8 dân tộc anh em cùng chung sống: Kinh, tày, Nùng, Sán chay, Dao, Sán dìu, Hoa, Ngái v.; Chiếm 16,58% về diện tích, 16,12% dân số cả tỉnh Thái Nguyên. Mật độ dân số bình quân 274,65 người/km2. Là Huyện có diện tích lúa và diện tích chè lớn nhất Tỉnh ( Lúa 12.500 ha, chè trên 5.000 ha), Đại Từ còn là nơi có khu du lịch Hồ Núi Cốc được cả nước biết đến, đồng thời cũng là Huyện có truyền thống cách mạng yêu nước: Có 169 điểm di tích lịch sử và danh thắng. Là đơn vị được Nhà nước hai lần phong tặng danh hiệu anh hùng Lực lượng vũ trang.
Điều kiện địa hình: a) Về đồi núi: Do vị trí địa lý huyện Đại Từ được bao bọc xung quanh bởi dãy núi: - Phía Tây và Tây Nam có dãy núi Tam đảo ngăn cách giữa Huyện và tỉnh Vĩnh Phúc, Phú Thọ, độ cao từ 300 - 600m. 20 - Phía Bắc có dãy Núi Hồng và Núi Chúa. - Phía đông là dãy núi Pháo cao bình quân 150 - 300 m. - Phía Nam là dãy núi Thằn Lằn thấp dần từ bắc xuống nam.
b) Sông ngòi thuỷ văn: - Sông ngòi: Hệ thống sông Công chảy từ Định Hoá xuống theo hướng Bắc Nam với chiều dài chạy qua huyện Đại Từ khoảng 2km. Hệ thống các suối, khe như suối La Bằng, Quân Chu, Cát Nê v. cũng là nguồn nước quan trong cho đời sống và trong sản xuất của Huyện. - Hồ đập: Hồ núi Cốc lớn nhất Tỉnh với diện tích mặt nước 769 ha, vừa là địa điểm du lịch nổi tiếng, vừa là nơi cung cấp nước cho các Huyện Phổ Yên, Phú Bình, Sông Công, Thành phố Thái Nguyên và một phần cho tỉnh Bắc Giang.
Ngoài ra còn có các hồ: Phượng Hoàng, Đoàn Uỷ, Vai Miếu, Đập Minh Tiến, Phú Xuyên, Na Mao, Lục Ba, Đức Lương với dung lượng nước tưới bình quân từ 40 - 50 ha mỗi đập và từ 180 - 500 ha mỗi Hồ. - Thuỷ văn: Do ảnh hưởng của vị trí địa lý, đặc biệt là các dãy núi bao bọc Đại Từ thường có lượng mưa lớn nhất Tỉnh, trung bình lượng mưa hàng năm từ 1.