Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong cơ chế thị trường, sức lao động là hàng hóa đặc biệt và tiền lương là khoản thù lao được thỏa thuận giữa người sử dụng lao động và người lao động nhằm bù đắp hao phí lao động. Chi phí tiền lương cùng các khoản trích theo lương luôn chiếm tỷ trọng đáng kể trong tổng chi phí hoạt động của doanh nghiệp, tác động trực tiếp đến giá thành sản phẩm và hiệu quả tài chính. Đối với Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị, việc quản lý và hạch toán chi phí tiền lương là khâu trọng yếu trong công tác kế toán nhằm kiểm soát chi phí sản xuất, hạ giá thành dịch vụ, đồng thời duy trì động lực làm việc và bảo đảm quyền lợi an sinh cho nhân sự. Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn đó, tác giả Nguyễn Phạm Ngọc Lan thực hiện đề tài khóa luận: "Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị".

Mục tiêu nghiên cứu tổng quát của khóa luận là đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị. Để đạt được mục tiêu này, nghiên cứu đặt ra và giải quyết 3 câu hỏi nghiên cứu cụ thể:

  1. Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị được thực hiện như thế nào?
  2. Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị có ưu điểm, hạn chế gì?
  3. Những giải pháp nào để hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị?

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài được giới hạn như sau:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị.
  • Phạm vi không gian: Nghiên cứu được tiến hành tại Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị (địa chỉ: Số 784/13B, khu phố Tân Long, Phường Tân Đông Hiệp, Thành phố Dĩ An, Tỉnh Bình Dương).
  • Phạm vi thời gian: Nghiên cứu sử dụng số liệu tài chính, chứng từ và sổ sách kế toán do doanh nghiệp cung cấp trong phạm vi Quý 3 năm 2024.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận thiết lập nền tảng lý thuyết dựa trên các khái niệm tiền lương theo Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 (Khoản 1, Điều 90), Bộ luật Lao động số 10/2012/QH13 (Điều 97 về chế độ làm thêm giờ và làm việc ban đêm), cùng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật hiện hành về các khoản trích theo lương và chế độ kế toán doanh nghiệp.

Doanh nghiệp thuộc đối tượng áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính. Hệ thống tài khoản kế toán chủ yếu được sử dụng gồm: Tài khoản 334 (Phải trả người lao động) và Tài khoản 338 (Phải trả, phải nộp khác), chi tiết thành các tài khoản cấp hai: TK 3382 (Kinh phí công đoàn), TK 3383 (Bảo hiểm xã hội), TK 3384 (Bảo hiểm y tế), TK 3385 (Bảo hiểm thất nghiệp). Các khoản chi phí lương được hạch toán vào TK 154 (Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang) và TK 642 (Chi phí quản lý kinh doanh, chi tiết 6421, 6422).

Tỷ lệ trích nộp các khoản theo lương được áp dụng theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội số 58/2014/QH13, Luật Bảo hiểm y tế số 25/2008/QH12, Luật Việc làm số 38/2013/QH13, Luật Công đoàn số 12/2012/QH13, Nghị định số 191/2013/NĐ-CP và căn cứ mức lương tối thiểu vùng theo Nghị định số 74/2024/NĐ-CP:

Khoản trích nộp Tỷ lệ tính vào chi phí DN Tỷ lệ trừ vào lương NLĐ Tổng tỷ lệ trích nộp Căn cứ pháp lý áp dụng
Bảo hiểm xã hội (BHXH) 17,5% 8,0% 25,5% Luật BHXH số 58/2014/QH13 (3% ốm đau-thai sản; 1% TNLĐ-BNN; 14% hưu trí-tử tuất phía DN)
Bảo hiểm y tế (BHYT) 3,0% 1,5% 4,5% Luật BHYT số 25/2008/QH12 (khoản 1 Điều 13)
Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) 1,0% 1,0% 2,0% Luật Việc làm số 38/2013/QH13 (Điều 57)
Kinh phí công đoàn (KPCĐ) 2,0% 0% 2,0% Luật Công đoàn số 12/2012/QH13 và Nghị định 191/2013/NĐ-CP
Tổng cộng 23,5% 10,5% 34,0% Tổng mức trích theo quỹ lương tham gia BHXH

Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán tiền lương theo Thông tư 133/2016/TT-BTC được viện dẫn bao gồm:

Số hiệu Tên chứng từ kế toán
Mẫu 01a-LĐTL Bảng chấm công
Mẫu 02-LĐTL Bảng thanh toán tiền lương
Mẫu 04-LĐTL Giấy đề nghị tạm ứng
Mẫu 05-LĐTL Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc khối lượng công việc hoàn thành
Mẫu 10-LĐTL Bảng kê trích nộp bảo hiểm
Mẫu 11-LĐTL Bảng phân bổ tiền lương và BHXH

Quy trình nghiên cứu được triển khai theo 5 bước: (1) Xác định vấn đề nghiên cứu; (2) Tổng quan lý thuyết và các nghiên cứu trước; (3) Thu thập thông tin của vấn đề nghiên cứu; (4) Phân tích dữ liệu; (5) Giải thích kết quả và viết báo cáo. Các phương pháp nghiên cứu cụ thể bao gồm:

  • Phương pháp quan sát và theo dõi: Giám sát thực tế quá trình lập chứng từ, ghi chép sổ sách và lập báo cáo tài chính liên quan đến tiền lương tại đơn vị.
  • Phương pháp phân tích và tổng hợp: Tổng hợp lý luận kế toán tiền lương, đối chiếu với thực tế ghi nhận tại công ty nhằm phát hiện các điểm sai lệch và đề xuất giải pháp.
  • Phương pháp thu thập dữ liệu: Thu thập số liệu thứ cấp từ báo cáo tài chính, bảng lương, bảng chấm công, hồ sơ lao động tại công ty và tài liệu sơ cấp qua phỏng vấn trực tiếp.
  • Phương pháp mô tả: Diễn giải chi tiết chu trình luân chuyển chứng từ và các định khoản nghiệp vụ phát sinh từ khâu tính lương đến ghi sổ kế toán.
  • Phương pháp so sánh: Đối chiếu số liệu và quy trình thực tế tại công ty với chuẩn mực, chế độ kế toán ban hành.
  • Phương pháp khảo sát: Thực hiện khảo sát nhân sự tại các bộ phận (Phòng kế toán, Phòng kinh doanh, Phòng kỹ thuật) bằng phiếu câu hỏi nhằm đánh giá mức độ phù hợp và sự đồng thuận đối với quy trình quản lý lao động, tiền lương.

Nguồn dữ liệu của khóa luận bao gồm các văn bản quy phạm pháp luật, hồ sơ nhân sự, bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương tháng 07/2024, sổ nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản và báo cáo phân bổ chi phí lương trích xuất từ phần mềm kế toán Fast Accounting trong Quý 3 năm 2024.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Giới thiệu

Chương 1 xác định tính cấp thiết của công tác kế toán tiền lương trong việc quản lý tài chính và tối ưu hóa chi phí sản xuất tại doanh nghiệp kinh doanh xây dựng - vận tải. Tác giả xác định rõ mục tiêu tổng quát, 3 câu hỏi nghiên cứu, đối tượng nghiên cứu là công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, cùng phạm vi thời gian (Quý 3/2024) và không gian tại Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị. Chương này đồng thời trình bày bố cục 5 chương của khóa luận và khẳng định đóng góp thực tiễn của đề tài trong việc cung cấp tài liệu tham khảo cho công tác quản trị tại đơn vị.

Chương 2: Tổng quan các nghiên cứu trước

Chương 2 tổng hợp các công trình nghiên cứu liên quan đến kế toán tiền lương và kiểm soát nội bộ. Về nghiên cứu quốc tế, tác giả phân tích công trình của Fio Alfiandi (2014) về hệ thống kế toán tiền lương nhằm nâng cao kiểm soát nội bộ tại PDAM Kota Malang; tài liệu của Cengage Learning (2022) về tự động hóa kế toán tiền lương và tuân thủ pháp lý ở doanh nghiệp nhỏ và vừa; nghiên cứu của Yuliana Resca (2022) về kiểm soát nội bộ và ngăn ngừa gian lận trong hệ thống tiền lương. Về nghiên cứu trong nước, tác giả phân tích các luận văn tốt nghiệp của Đào Thị Minh Phương (2022) tại Công ty TNHH Thương mại Thép không gỉ Nam Phát, Phạm Thị Thùy Ngân (2022) tại Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện Krông Bông, và Lường Thị Hương Giang (2021) tại Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Nam Hải.

Qua tổng quan, tác giả xác định khoảng trống nghiên cứu: phần lớn các nghiên cứu trước tập trung mô tả lý thuyết định tính chung chung, chưa phân tích chuyên sâu tính minh bạch của quy trình luân chuyển chứng từ và chi tiết hạch toán tại một đơn vị xây dựng - vận tải cụ thể trong bối cảnh áp dụng các quy định lương tối thiểu và bảo hiểm mới năm 2024.

Chương 3: Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp

Chương 3 hệ thống hóa cơ sở lý luận về tiền lương, chức năng tiền lương (tái sản xuất lao động, công cụ quản lý, kích thích lao động), quỹ tiền lương, các hình thức trả lương (theo thời gian, theo sản phẩm, lương khoán), quy định trả lương làm thêm giờ (150%, 200%, 300%) và làm việc ban đêm (thêm 30%, làm thêm ban đêm thêm 20%). Tác giả chi tiết hóa nguyên tắc hạch toán TK 334, TK 338 và các tài khoản chi phí theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, phương thức trình bày thông tin trên Báo cáo tài chính (Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh báo cáo tài chính). Đồng thời, chương 3 thiết lập quy trình nghiên cứu 5 bước và xác định 6 phương pháp nghiên cứu được vận dụng để thu thập và xử lý số liệu.

Chương 4: Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Chương 4 cung cấp thông tin tổng quan về Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị: thành lập và hoạt động từ ngày 14/11/2016, mã số thuế 3702514308, do bà Phạm Thị Hương làm Giám đốc, chịu sự quản lý thuế của Chi cục Thuế Thành phố Dĩ An, tỉnh Bình Dương. Lĩnh vực hoạt động chính là bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt trong xây dựng (xi măng, gạch, ngói, đá, cát, sỏi, kính xây dựng, sơn, véc ni, ống nước, thiết bị vệ sinh, ngũ kim). Cơ cấu tổ chức gồm Ban Giám đốc và 3 bộ phận: Phòng Kế toán, Phòng Kinh doanh, Phòng Kỹ thuật. Bộ máy kế toán gồm 3 nhân sự: Kế toán tổng hợp, Kế toán công nợ và Kế toán kho. Doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung, tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng, tính giá xuất kho theo phương pháp thực tế đích danh, kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và xử lý dữ liệu qua phần mềm Fast Accounting.

Quy mô nhân sự của công ty tại thời điểm nghiên cứu là 10 người, được phân loại cụ thể như sau:

Tiêu thức phân loại Bộ phận / Nhóm lao động Số lượng (người) Tỷ trọng (%)
I. Phân loại theo tính chất lao động 1. Lao động quản lý 8 80,0
- Phòng Giám đốc 2 20,0
- Phòng Kế toán 3 30,0
- Phòng Kinh doanh 3 30,0
2. Lao động sản xuất 2 20,0
- Bộ phận sản xuất 2 20,0
II. Phân loại theo giới tính 1. Lao động nam 3 30,0
2. Lao động nữ 7 70,0
Tổng cộng 10 100,0

Thực trạng hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tháng 07/2024 được phản ánh qua các bước lập Bảng tổng hợp chấm công, Bảng phân bổ tiền lương và BHXH, ghi nhận vào phần mềm Fast Accounting, trích sổ nhật ký chung và trích nộp bảo hiểm với các định khoản Nợ TK 154, Nợ TK 642 / Có TK 334 và Nợ TK 334, Nợ TK 154, Nợ TK 642 / Có TK 338. Tác giả tổng hợp kết quả khảo sát nhân viên tại Phòng Kế toán, Phòng Kinh doanh và Phòng Kỹ thuật để làm rõ thực trạng vận hành và mức độ đáp ứng của hệ thống chứng từ.

Chương 5: Kết luận và hàm ý

Dựa trên kết quả phân tích thực trạng tại Chương 4, Chương 5 đưa ra các đánh giá tổng hợp về ưu điểm và những hạn chế còn tồn tại trong công tác kế toán tiền lương tại Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị. Trên cơ sở nhận diện các nguyên nhân chủ quan và khách quan, tác giả đề xuất hệ thống giải pháp hoàn thiện quy trình thu thập, xử lý, luân chuyển chứng từ và tối ưu hóa việc trích nộp các khoản bảo hiểm, góp phần nâng cao hiệu quả kiểm soát chi phí tại đơn vị.

Kết quả và đóng góp

Nghiên cứu đạt được các kết quả cụ thể gắn liền với số liệu thực tế tại doanh nghiệp:

  • Làm rõ cơ cấu tổ chức bộ máy và nhân sự của Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị với quy mô 10 lao động, trong đó lao động quản lý chiếm 80% (8 người) và lao động trực tiếp sản xuất chiếm 20% (2 người); tỷ lệ lao động nữ chiếm 70% (7 người) và lao động nam chiếm 30% (3 người).
  • Khái quát toàn bộ chu trình kế toán tiền lương thực tế trên phần mềm Fast Accounting theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, từ khâu theo dõi chấm công, tính lương thời gian, trích các khoản theo tỷ lệ 34% (doanh nghiệp chịu 23,5%, người lao động chịu 10,5%), cho đến việc hạch toán trên sổ Nhật ký chung và lên Báo cáo tài chính.
  • Về mặt giải pháp, tác giả chỉ ra rằng chi phí tiền lương và các khoản trích chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất, do đó kiểm soát chi phí tiền lương là giải pháp cốt lõi để hạ giá thành sản phẩm. Tác giả kiến nghị công ty cần quản lý chặt chẽ hệ thống chứng từ từ khâu thu thập, kiểm tra, phê duyệt đến lưu trữ, đồng thời hoàn thiện quy chế trả lương nhằm tạo động lực nâng cao năng suất lao động.
  • So với các nghiên cứu trước đây (như các đề tài của Đào Thị Minh Phương, Lường Thị Hương Giang), nghiên cứu này đóng góp dữ liệu thực nghiệm cụ thể tại một doanh nghiệp thương mại vật liệu xây dựng có quy mô lao động nhỏ (10 người), phản ánh đúng các quy định tiền lương tối thiểu mới theo Nghị định 74/2024/NĐ-CP áp dụng từ tháng 07/2024, cung cấp bằng chứng thực tế về việc ứng dụng phần mềm Fast Accounting trong công tác hạch toán lương.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận có một số giới hạn gắn liền với phạm vi nghiên cứu được công bố trong văn bản:

  • Dữ liệu nghiên cứu bị giới hạn trong phạm vi hẹp về thời gian, chỉ tập trung phân tích số liệu tài chính và nghiệp vụ phát sinh trong Quý 3 năm 2024, chưa phản ánh biến động tiền lương qua các chu kỳ kinh doanh cả năm.
  • Phạm vi nghiên cứu thực hiện tại một doanh nghiệp quy mô siêu nhỏ (10 nhân sự), do đó cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán mang tính kiêm nhiệm (Kế toán tổng hợp phụ trách luôn phần hành tiền lương), khiến kết quả khảo sát và thực tiễn hạch toán chưa mang tính khái quát hóa cao cho các loại hình doanh nghiệp xây dựng quy mô lớn.
  • Hướng nghiên cứu tiếp theo có thể mở rộng khảo sát chuỗi dữ liệu nhiều năm liên tục, đối chiếu công tác kế toán tiền lương giữa các doanh nghiệp cùng ngành xây dựng - vận tải, hoặc đánh giá sâu hơn tác động của các chính sách thuế thu nhập cá nhân đối với cơ cấu thu nhập của người lao động.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích cho sinh viên ngành Kế toán, Kiểm toán và Quản trị nhân lực khi thực hiện khóa luận tốt nghiệp hoặc chuyên đề thực tập về phần hành tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Nội dung nghiên cứu có giá trị thực hành cao ở phần mô tả chi tiết quy trình luân chuyển chứng từ (Mẫu 01a-LĐTL, Mẫu 02-LĐTL, Mẫu 11-LĐTL) và phương pháp hạch toán trên phần mềm kế toán Fast Accounting theo Chế độ kế toán ban hành theo Thông tư 133/2016/TT-BTC. Đồng thời, các nhà quản lý doanh nghiệp thương mại và dịch vụ vận tải có quy mô tương tự có thể tham khảo phương pháp phân bổ lao động, quy trình kiểm soát chứng từ và quản lý quỹ lương để tối ưu hóa chi phí sản xuất kinh doanh tại đơn vị mình.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào?
Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính, ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung và sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting để hạch toán nghiệp vụ.

2. Tổng tỷ lệ trích các khoản theo lương tại doanh nghiệp là bao nhiêu và được phân bổ như thế nào?
Tổng tỷ lệ trích nộp là 34% trên quỹ lương tham gia bảo hiểm, trong đó tính vào chi phí doanh nghiệp là 23,5% (BHXH 17,5%, BHYT 3%, BHTN 1%, KPCĐ 2%) và khấu trừ trực tiếp vào tiền lương của người lao động là 10,5% (BHXH 8%, BHYT 1,5%, BHTN 1%).

3. Cơ cấu lao động tại Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị có đặc điểm gì nổi bật?
Tính đến giữa năm 2024, công ty có quy mô 10 nhân sự. Xét theo tính chất lao động, lao động quản lý chiếm đa số với 8 người (tỷ trọng 80%), lao động sản xuất có 2 người (tỷ trọng 20%). Xét theo giới tính, lao động nữ chiếm ưu thế với 7 người (tỷ trọng 70%), trong khi lao động nam có 3 người (tỷ trọng 30%).

4. Khóa luận sử dụng các tài khoản kế toán chủ yếu nào để phản ánh tiền lương và các khoản trích theo lương?
Nghiên cứu sử dụng TK 334 (Phải trả người lao động), TK 338 (Phải trả, phải nộp khác - chi tiết các tiểu khoản TK 3382, TK 3383, TK 3384, TK 3385) đối ứng với các tài khoản chi phí như TK 154 (Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang) cho bộ phận sản xuất và TK 642 (Chi phí quản lý kinh doanh, gồm 6421, 6422) cho bộ phận quản lý.

5. Phạm vi số liệu thực tế được tác giả phân tích trong khóa luận thuộc khoảng thời gian nào?
Toàn bộ số liệu thực tế về lao động, bảng chấm công, bảng tính và thanh toán lương cùng các chứng từ hạch toán trên phần mềm kế toán được thu thập và phân tích trong phạm vi Quý 3 năm 2024 (cụ thể minh họa qua dữ liệu tháng 07/2024).

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Phạm Ngọc Lan đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận và văn bản pháp lý về kế toán tiền lương cùng các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp. Đề tài phản ánh trung thực thực trạng tổ chức công tác kế toán tiền lương trên phần mềm Fast Accounting tại Công ty TNHH Xây Dựng Vận Tải Hữu Nghị với quy mô 10 nhân sự theo Thông tư 133/2016/TT-BTC trong Quý 3 năm 2024. Kết quả nghiên cứu làm rõ vai trò của việc kiểm soát chi phí lương đối với giá thành sản phẩm và đề xuất định hướng quản lý chặt chẽ quy trình chứng từ tại doanh nghiệp. Đây là tài liệu tham khảo có giá trị thực tiễn cho sinh viên chuyên ngành kế toán và các nhà quản trị doanh nghiệp nhỏ và vừa.