CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1. Sự cần thiết của việc tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong các doanh nghiệp 1.1 Đặc điểm công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong các doanh nghiệp Trong nền kinh tế thị trường các doanh nghiệp tiến hành hoạt động sản xuất, kinh doanh tạo ra các loại sản phẩm và cung cấp dịch vụ nhằm thỏa mãn nhu cầu của thị trường (nhu cầu sản xuất và nhu cầu tiêu dùng) thông qua quá trình bán hàng với mục tiêu là lợi nhuận. Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa gắn với phần lớn lợi ích hoặc rủi ro cho khách hàng đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Khoản tiền mà khách hàng thanh toán hay chấp nhận thanh toán đó chính là doanh thu bán hàng của doanh nghiệp, nó là cơ sở để doanh nghiệp xác định kết quả bán hàng và kết quả hoạt đông kinh doanh.
Để thực hiện được quá trình bán hàng và cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp phải chi ra các khoản chi phí đồng thời cũng thu được các khoản doanh thu và thu nhập khác. Chi phí là tổng giá trị các khoản làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán dưới hình thức các khoản tiền chi ra, các khoản khấu trừ tài sản hoặc phát sinh các khoản nợ dẫn đến làm giảm vốn chủ sở hữu, không bao gồm khoản phân phối cho cổ đông hoặc chủ sở hữu. Ngược lại, doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường của doanh nghiệp góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu. Tuy nhiên bên cạnh đó cũng có những khoản làm giảm trừ doanh thu của doanh nghiệp.
Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm: - Chiết khấu thương mại: là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho khách hàng mua hàng với khối lượng lớn. - Hàng bán bị trả lại: là giá trị khối lượng hàng bán đã xác định tiêu thụ bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán. - Giảm giá hàng bán: là khoản giảm trừ cho người mua do hàng hóa kém phẩm chất, sai quy cách, không đúng thời hạn,… 8 Phạm Thị Sáng – 510KTK Kế toán – Kiểm toán - Các khoản thuế về tiêu thụ giảm trừ doanh thu: bao gồm thuế GTGT phải nộp tính theo phương pháp trực tiếp, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất nhập khẩu. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ: là doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ sau khi đã trừ đi các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và doanh thu hàng đã bán bị trả lại; là căn cứ tính kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Giá vốn hàng bán là tổng giá thực tế của hàng xuất bán và chi phí mua hàng phân bổ cho số hàng xuất bán trong kỳ. Chi phí bán hàng (CPBH) là các chi phí liên quan đến hoạt động tiêu thụ hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp phát sinh và phân bổ cho số hàng xuất bán trong kỳ. Chi phí quản lý doanh nghiệp (CPQLDN) là các chi phí liên quan đến quản lý hoạt động kinh doanh chung của doanh nghiệp phát sinh và phân bổ cho số hàng xuất bán trong kỳ. Kết quả bán hàng là phần chênh lệch giữa doanh thu thuần với các khoản chi phí bỏ ra trong kỳ (giá vốn xuất bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp).2 Vai trò và vị trí của công tác bán hàng trong các doanh nghiệp Hoạt động bán hàng là cầu nối giữa hoạt động sản xuất và hoạt động tiêu dùng.
Một doanh nghiệp không thể tồn tại và phát triển được nếu hàng hóa của họ sản xuất ra không tiêu thụ được. Có thể nói hoạt động trao đổi hàng hóa đã làm cho xã hội trở nên sôi động, tốc độ luân chuyển hàng hóa, tiền tệ diễn ra nhanh chóng hơn. Quá trình bán hàng có tác động trực tiếp đến quan hệ cung cầu trên thị trường. Thông qua hoạt động bán hàng nhà sản xuất thu lại được các chi phí đã bỏ ra cho quá trình hoạt động sản xuất và thu thêm lợi nhuận đồng thời cũng qua đó nhà sản xuất nắm rõ được nhu cầu, thị hiếu của thị trường để có chính sách sản xuất kinh doanh tốt hơn, hiệu quả hơn.
Xác định chính xác doanh thu bán hàng là cơ sở để đánh giá các chỉ tiêu kinh tế tài chính, tình hình hoạt động của đơn vị và thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước. Quá trình bán hàng tốt sẽ giúp doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh qua đó đẩy nhanh tốc độ luyên chuyển vốn lưu động, bổ sung kịp thời vốn cho mở rộng quy mô sản xuất và mang lại hiệu quả kinh tế cao hơn. Chính hoạt động bán hàng là nhân tố thể hiện sức cạnh tranh của các doanh nghiệp trên thị trường và hình thành thế mạnh của doanh nghiệp trong lĩnh vực kinh doanh mặt hàng nào đó. Hoạt động bán 9 Phạm Thị Sáng – 510KTK Kế toán – Kiểm toán hàng còn cho thấy trình độ tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp về mặt kinh tế xã hội.
Qua đó ta thấy, quá trình bán hàng giữ một vị trí quan trọng trong doanh nghiệp.3 Yêu cầu quản lý hoạt động bán hàng trong doanh nghiệp Xuất phát từ vai trò của công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng các doanh nghiệp cần thực hiện tốt các yêu cầu quản lý bán hàng. Quản lý công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng là quản lý theo đúng kế hoạch tiêu thụ, thể hiện được sự cân đối giữa sản xuất và tiêu dùng. Việc quản lý công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng cần bám sát các yêu cầu cơ bản sau: - Quản lý sự vận động và số hiện có của từng loại hàng hóa theo chỉ tiêu số lượng, chất lượng và giá trị. - Quản lý chất lượng, cải tiến mẫu mã và xây dựng thương hiệu sản phẩm là mục tiêu cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
- Tìm hiểu, khai thác và mở rộng thị trường, áp dụng các chính sách bán hàng để tăng doanh thu, giảm chi phí cho các hoạt động. - Quản lý chặt chẽ các CPBH, CPQLDN và các chi phí hoạt động khác nhằm tối đa hóa lợi nhuận.4 Nhiệm vụ kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp Để đáp ứng được các yêu cầu quản lý về bán hàng và xác định kết quả bán hàng kế toán phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình hiện có và sự biến động của từng loại thành phẩm, hàng hóa theo chỉ tiêu số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. - Phản ánh và ghi chép đầy đủ , kịp thời, chính xác các khoản doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu và chi phí của từng hoạt động trong doanh nghiệp đồng thời theo dõi, đôn đốc các khoản phải thu của khách hàng. - Phản ánh và tính toán chính xác kết quả của từng hoạt động, giám sát tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước và tình hình phân phối kết quả các hoạt động.
- Cung cấp các thông tin kế toán phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và định kỳ phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình bán hàng, xác định và phân phối kết quả. 10 Phạm Thị Sáng – 510KTK Kế toán – Kiểm toán 1.2 Lý luận chung về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp 1.1 Các phương thức bán hàng và thanh toán của doanh nghiệp 1.1 Các phương thức bán hàng Bán buôn: Là sự vận động ban đầu của hàng hóa từ lĩnh vực sản xuất đến lĩnh vực tiêu dùng, trong khâu này hàng hóa mới chỉ thực hiện được một phần giá trị, chưa thực hiện được giá trị sử dụng. Bán buôn hàng hóa thường áp dụng đối với trường hợp bán hàng với khối lượng lớn và được thực hiện bởi 2 hình thức: Hình thức bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng. Hình thức bán buôn qua kho: Theo hình thức này, hàng hóa được xuất bán cho khách hàng từ kho dự trữ của doanh nghiệp và được thực hiện theo 2 cách: Xuất bán trực tiếp và xuất gửi đi bán.
- Hình thức xuất bán trực tiếp: Là hình thức bán hàng mà doanh nghiệp xuất hàng giao trực tiếp cho khách hàng tại kho hoặc nơi bảo quản hàng hóa của doanh nghiệp. Hàng hóa được coi là bán và hình thành doanh thu bán hàng khi khách hàng nhận đủ hàng hóa và ký hóa đơn xác nhận đủ hàng. Chứng từ bán hàng trong trường hợp này là hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho do bên bán lập. - Hình thức gửi hàng đi bán: Theo hình thức này, định kỳ căn cứ vào hợp đồng kinh tế và kế hoạch giao hàng, doanh nghiệp xuất hàng gửi đi cho khách hàng và giao tại địa điểm đã ký trong hợp đồng.
Hàng gửi đi vẫn thuộc sở hữu của bên bán. Chỉ khi khách hàng thông báo nhận được hàng và chấp nhận thanh toán hoặc thanh toán tiền hàng ngay thì khi đó hàng hóa mới chuyển quyền sở hữu được xác định là bán hàng và doanh nghiệp được phép ghi nhận doanh thu bán hàng. Chi phí vận chuyển do doanh nghiệp bán hoặc doanh nghiệp mua chịu tùy theo từng hợp đồng ký kết giữa hai bên. Chứng từ là hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT hay hóa đơn kiêm phiếu xuất kho do doanh nghiệp bán lập.
Hình thức bán buôn vận chuyển thẳng: Là hình thức bán hàng mà bên bán mua hàng của nhà cung cấp để bán cho khách hàng; hàng hóa không qua kho của bên bán. Hình thức này bao gồm nhiều hình thức nhỏ như giao hàng tay ba, bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng vv. - Bán buôn giao tay ba (bán buôn vận chuyển thẳng trực tiếp): Theo hình thức này doanh nghiệp thương mại mua hàng của bên cung cấp để giao bán thẳng cho 11 Phạm Thị Sáng – 510KTK Kế toán – Kiểm toán người mua do bên mua ủy nhiệm đến nhận hàng trực tiếp tại địa điểm do hai bên thỏa thuận. Hàng hóa được coi là bán khi người mua đã nhận đủ hàng và ký xác nhận trên chứng từ bán hàng của doanh nghiệp, còn việc thanh toán tiền tùy theo hợp đồng đã ký giữa hai bên.