CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYET VE QUAN LÝ HÀNG TON KHO 1. Hàng tồn kho 1. Khái niệm Theo Điều 23. Nguyên tắc kế toán Hàng tồn kho trong Thông tư số 200/2014/TT-BTC, hàng tồn kho được định nghĩa như sau: “Hàng tôn kho của doanh nghiệp là những tài sản được mua vào đê sản xuất hoặc dé bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường, gom: - Hang mua dang di trên đường; - Nguyên liệu, vật liệu; Công cụ, dụng cụ; - Sản phẩm do dang; - Thành phẩm, hàng hóa; hàng gửi bán; - Hàng hóa được lưu giữ tại kho bảo thuế của doanh nghiệp.
” Vậy hang tồn kho nói ngăn gọn là những thành phẩm hay nguyên vật liệu của một doanh nghiệp chưa được tiêu thụ, còn được lưu trữ trong kho và sẽ được sử dụng đến trong tương lai. Vai tro Trong hoạt động san xuất và kinh doanh của mỗi doanh nghiệp, hang tồn kho là tài sản ngắn hạn. Nó đóng vai trò rất quan trọng và có tầm ảnh hưởng vô cùng lớn trong các doanh nghiệp sản xuất và thương mại. - Đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng Việc lưu trữ hàng tồn kho có thể giúp các doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu mua thường xuyên của khách hàng và đặc biệt là có lợi thế hơn trên thị trường, tránh mất khách hàng vì luôn có đủ sản phẩm dé bán.
3 - Đảm bảo quá trình sản xuât được diễn ra liên tục Vì trong hàng tồn kho có bao gồm nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ nên việc duy trì một lượng hàng tồn kho nhất định sẽ giúp doanh nghiệp duy trì được sự liên tục trong quá trình sản xuất, tránh sự thiếu hụt gây đứt quãng trong các giai đoạn sản xuât. Hon thế nữa, nguồn lực luôn luôn khan hiếm nên trong tương lai có thé các nguồn hàng sẽ trở nên khan hiếm hơn hay giá cả của nguồn hàng sẽ có khả năng tăng lên. Khi các doanh nghiệp có hàng tồn kho thì chi phí sản xuất sẽ được đảm bảo và nhu cau sản xuất cũng như nhu cầu mua của khách hàng van sẽ được đáp ứng. Phân loại Có nhiều tiêu chí và các cách khác nhau dé có thé phân loại hàng tồn kho trong doanh nghiệp.
Mỗi doanh nghiệp lại sử dụng cách phân chia hàng tồn kho khác nhau do đặc thù riêng. Phân loại theo công dụng, mục đích sử dụng Ở cách phân loại này, hàng tồn kho sẽ được chia theo chức năng mà không tính đến nguồn gốc hay thời gian nhập kho. Gồm có: - Hàng tồn kho sử dụng cho hoạt động sản xuất (nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ) - Hàng tồn kho sử dụng dé bán ra cho khách hàng (thành phẩm, hàng hóa. Phân loại theo vi trí lưu trữ Sử dụng cách phân loại này, doanh nghiệp có thê tránh hao hụt và mất mát cũng như dễ dàng quản lý việc bảo quản hàng tồn kho.
Gồm có: - Hàng tồn kho đang được lưu trữ trong doanh nghiệp. - Hàng tồn kho ngoài doanh nghiệp (hàng gửi bán, hàng đang đi đường. Phân loại theo nguồn gốc Hàng tồn kho được nhập từ cùng một nơi sẽ được phân vào cùng một nhóm, việc này giúp cho các doanh nghiệp có thê tính giá thành của hàng tồn kho chính xác hơn. Gồm có: - Hàng tồn kho nội bộ (do doanh nghiệp nhập từ cùng | đơn vi trực thuộc hệ thống của doanh nghiệp đó).
- Hàng tồn kho nhập ngoài (do doanh nghiệp nhập từ đơn vị bên ngoài không trực thuộc hệ thống của doanh nghiệp đó). - Hàng tồn kho tự gia công (do doanh nghiệp tự tạo nên). Phân loại theo Chuẩn mực số 02 Theo Chuẩn mực số 02 được công bồ theo Quyết định số 149/2001/QD-BTC thi hàng tồn kho được phân loại như sau: - Hàng hóa: Loại mặt hàng này được doanh nghiệp mua về và bán trực tiếp cho khách hàng. Hàng hóa mua về dé bán bao gồm hàng hóa tồn kho, hàng mua đang di trên đường, hàng gửi đi bán và hàng hóa gửi đi gia công chế biến.
- Thành phẩm: là sản phẩm hoàn thiện mà doanh nghiệp tự sản xuất ra, bao gồm thành phẩm ton kho và thành phẩm gửi đi bán. - Sản pham dé dang: là các sản phẩm doanh nghiệp tự sản xuất nhưng chưa được hoàn thành hoặc đã hoàn thành nhưng chưa làm thủ tục nhập kho. - Nguyên, vật liệu; công cụ, dụng cụ gồm loại gửi đi gia công, chế biến và loại đã mua dang di trên đường. - Chi phí dịch vụ dở dang.
Việc phân loại hàng tồn kho vô cùng quan trọng, nó có ảnh hưởng trực tiếp tới quá trình quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp. Khái quát về quản lý hàng tồn kho 1. Khái niệm Trần Đức Lộc và Trần Văn Phùng (2008) đưa ra khái niệm về công tác quản lý hàng tồn kho như sau: “Quản lý hàng ton kho là việc tổ chức quan lý tất cả các công việc, các dữ liệu liên quan đến công tác tôn kho nhằm duy trì mức dự trữ tối ưu, giảm chỉ phí tổn kho cho doanh nghiệp. ” Cụ thê hơn thì quản lý hàng tồn kho bao gồm các hoạt động: lập kế hoạch hàng tồn kho, tổ chức thực hiện kế hoạch và kiểm soát hàng tồn kho nhằm đáp ứng hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Mục tiêu Mục tiêu của công tác quản lý hàng tồn kho bao gồm: - Bảo quản hàng hóa khỏi việc hỏng hóc, xuống cấp. - Lưu trữ và cung cấp kịp thời, đầy đủ các chỉ tiết hàng hóa cần cho hoạt động sản xuất kinh doanh. - Đảm bảo được mức dữ trữ an toàn, tránh tình trạng khan hiếm hàng. - Tối thiêu hóa chi phí tồn kho.
Các tiêu chí đánh giá hiệu quả công tác quản lý hàng ton kho 1. Chỉ tiêu đánh giá tốc độ luân chuyền hàng tồn kho a. Hệ số quay vòng hàng tồn kho = Giá vốn bán hàng / Hàng ton kho trung bình Hệ số quay vòng hàng tồn kho cho biết số lần hàng tồn kho quay vòng trong một năm. Hệ số này càng cao chứng tỏ khả năng quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp tốt, có hiệu quả.
Tuy nhiên vì hàng tồn kho mang tính chất ngành nghề kinh doanh nên muốn đánh giá được chính xác, hệ số này phải được so sánh với hệ số ton 6 kho trung bình của ngành. Ngoài ra, trong một số trường hợp, hệ số vòng quay hàng tồn kho quá cao cũng không tốt vì điều đó chứng tỏ lượng hàng dự trữ trong kho vẫn dang ở mức thấp, nêu nhu cầu thị trường tăng đột biến thì doanh nghiệp sẽ không có đủ khả năng dé cung ứng sản phẩm kip thời. Hơn nữa, khi dự trữ nguyên vật liệu không đủ sẽ dẫn đến quá trình sản xuất bị gián đoạn, hiệu quả sản xuất kinh doanh vì đó mà bị ảnh hưởng ít nhiều. Chỉ tiêu thời gian quay vòng hàng tồn kho bình quân Thời gian quay vòng hàng tồn kho bình quân = 365 / Hệ số quay vòng hàng tồn kho Chỉ tiêu này cho biết hàng tồn kho quay vòng một lần sau trung bình bao nhiêu ngày.
Chỉ tiêu hệ số đảm nhiệm hàng tồn kho Hệ số đảm nhiệm hàng tồn kho = Giá trị lưu kho / Doanh thu thuần Hệ số này cho biết cần trung bình bao nhiêu đồng vốn đầu tư dành cho hàng tồn kho để tạo ra một đồng doanh thu thuần. Hệ số này càng cao cho thấy hiệu quả sử dụng vốn đầu tư cho hàng tồn kho càng thấp. Chỉ tiêu đánh giá khả năng tạo ra lợi nhuận của hàng tồn kho. ` Lợi nhuận sau thuế Khả năng sinh lời của hàng tôn kho Giá trị lưu kho Chỉ tiêu này cho biết một đồng hàng tồn kho sẽ tạo ra được trung bình bao nhiêu đồng lợi nhuận sau thuế.
Chỉ tiêu này càng cao chứng tỏ hàng tồn kho càng được sử dụng có hiệu quả. Nội dung quản lý hàng tồn kho 1. Xác lập quan điểm xuyên suốt quá trình quan lý hàng ton kho Lê Công Hoa (2012) nhận định rằng các doanh nghiệp cần phải xác định cho mình quan điểm, nguyên tắc nhất định trong suốt quá trình thực hiện công tác quản lý hàng tồn kho. Dưới đây là các quan điểm, nguyên tắc mà doanh nghiệp có thê lựa chọn dựa vào đặc điểm sản xuất kinh doanh: - Quan điểm về dự trữ: Về mặt dự trữ hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể xem xét các cách dự trữ như là dự trữ bằng không, dự trữ đồng loạt hay dự trữ có chọn lọc.
tùy vào tính chất của hàng tồn kho. - Nguyên tắc lựa chọn loại dự trữ: + Theo tính chất của loại hình dự trữ e©_ Dự trữ thường xuyên: là loại dự trữ không tính đến số lượng hàng tồn kho ở mức cao nhất hay thấp nhất nhằm đảm bảo hoạt động sản xuất hằng ngày của doanh nghiệp. e Du trữ thời vụ: là loại dự trữ hàng hóa được sản xuất theo mùa, thời vụ nhưng được sử dụng cho cả năm nhăm đảm bảo tính ổn định cho hoạt động sản xuât kinh doanh đôi với nguôn cung có thời vụ. e© Duy trữ bảo hiểm: là loại dự trữ giúp doanh nghiệp bảo dam cho hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục trong trường hợp nguồn cung không đáp ứng đúng hợp đồng ban đầu.
+ Theo mức độ dự trữ: dựa vào số lượng hàng tồn kho mà ta có dự trữ tối đa, dự trữ trung bình và dự trữ tối thiểu. - Nguyên tắc thiết kế và quản lý kho hàng: đơn hay đa chức năng, động hay tĩnh, cơ khí hay hiện đại. - Nguyên tắc vận tải, giao nhận và thanh toán. Nói tóm lại, các doanh nghiệp cần phải dựa vào đặc điểm sản xuất kinh doanh dé chọn ra những quan điểm, những nguyên tắc nhất định dé chi phối hoạt động quản lý hàng tồn kho một cách xuyên suốt, nhất quán.
Lập kế hoạch hàng ton kho Trong nội dung quản lý thì lập kế hoạch là bước cơ bản đầu tiên và vô cùng quan trọng. Khi đã xác định được mục tiêu thì các nhà quản lý cần phải lập kế hoạch dé xác định những công việc cần thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra. Thiết lập chính sách hàng tồn kho - Chính sách hàng tồn kho là những cách mà doanh nghiệp đưa ra dé giải quyết những vấn đề xảy ra xung quanh các hoạt động quản lý hàng tồn kho. Các vấn đề đó có thể là chất lượng, giá cả, quy mô dự trữ, số lượng hàng tồn kho, chính sách bảo quản.
- Chính sách này tác động lên hàng tồn kho theo hệ thống: + Dự trữ hàng tồn kho theo số lượng, giá tri, nguôn gốc hang phải đảm bảo thích hợp với thực trạng của doanh nghiệp.