CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VE KIEM SOÁT QUY TRÌNH SAN XUẤT 1. Một số khái niệm cơ ban 1. Kiém soát Một trong những chức năng quan trọng của nhà quản lý đề thực hiện thu thập thông tin về những hoạt động đang diễn ra trong tổ chức đó là kiểm soát. Kiểm soát là những hoạt động có tính mục đích và mang tính quyền lực nhằm xem xét, đánh giá, đo lường, điều chỉnh hoạt động của đối tượng cụ thể có nhằm đảm bảo thực hiện theo kế hoạch.
Kiểm soát không phải là hoạt động riêng lẻ mà nó là một quá trình gồm nhiều hoạt động và có thé chia thành các bước và các hoạt động cụ thé. Được coi là một công cụ quan trọng của nhà quản lý, kiểm soát giúp rà soát, tìm kiếm những sai sót để nhà quản lý có thể đưa ra những giải pháp kịp thời nhằm giảm bớt sai sót nảy sinh, giảm thiểu chỉ phí trong quá trình quản lý, công việc đi đúng tiến độ. Đồng thời, nó còn giúp đảm bảo thực thi quyền lực của các nhà quản lý và hoàn thiện các quyết định quản lý. Từ nó, kiểm soát giúp cho hoạt động tổ chức được hoàn thiện.
Quy trình Quy trình là một loạt những hành động được sắp xếp tuân theo một trật tự nhất định, có tính chính thức nhằm đạt được một mục tiêu cụ thể. Nói cách khác, quy trình là những hành động cụ thé được thiết lập ra, có tính liên tục và thống nhất nhằm đem lại hiệu quả trong công việc. Quy trình sản xuất Quy trình sản xuất là những hành động cụ thể được thiết ap, có tính thống nhất nhằm biến đổi các yếu tố đầu vào thành các sản phẩm đầu ra theo yêu cầu của thị trường bằng các nguồn lực của tổ chức như máy móc, nhà xưởng, nhân công. Quy trình sản xuất là một quá trình biến đổi yếu tố đầu vào làm thay đổi về số lượng, hình thức, tính chất, biến nó trở thành hàng hóa, dịch vụ.
Nói cách khác, nó là quá trình chuyển đổi bao gồm một chuỗi các bước giúp chuyền hóa vật tư nguyên liệu đầu vào thành thành phẩm ở đầu ra của quá SV: Nguyễn Thị Vân Trang 1 Lép: Quản lý kinh tế 52A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Thị Hồng Minh trình. Tùy thuộc vào dòng vật tư mà quy trình sản xuất có sản xuất chia làm quy trình sản xuất gián đoạn hay quy trình sản xuất liên tục. Sản phẩm của một quá trình sản xuất được chia làm hai loại gồm sản phẩm vô hình và sản phẩm hữu hình.
Cụ thể, sản phẩm vô hình hay dịch vụ được sản xuất bởi quá trình dịch vụ như các dịch vụ tư vấn, dịch vụ vận tải, ngân hàng, giáo dục, du lịch còn sản phẩm hữu hình, hay còn được gọi là hàng hóa. Sản phẩm hữu hình hay hàng hóa được chia làm 2 dạng gồm sản phẩm rời rạc và sản phẩm liên tục. Tương ứng với 2 loại hình này, quy trình sản xuất cũng có thể chia thành chế tạo và chế biến. Quy trình sản xuất các sản phẩm rời rạc như máy móc, thiết bị, đồ gia dụng.
được gọi là quy trình chế tạo. Quy trình sản xuất sản phẩm liên tục như thực phẩm, sắt thép, xi măng,, được tạo bởi quá trình chế biến. Kiểm soát quy trình sản xuất Kiểm soát quy trình sản xuất là công việc rất quan trọng của nhà quản lý nhằm đảm bảo công việc được tiến hành trơn tru, và nắm rõ được tình hình sản xuất của tổ chức. Kiểm soát quy trình sản xuất nhằm đảm bảo chất lượng đầu ra cho quy trình sản xuất.
Nó là tập hợp các chính sách, thủ tục, quy trình được thiết lập ra dé rà soát, so sánh, đối chiếu với các tiêu chuẩn thông qua việc thu thập, phân tích dữ liệu, đo lường chất lượng của các nguyên liệu, linh kiện, sản phẩm, quy trình. Từ đó kiếm soát quy trình giúp nâng cao chất lượng của sản phẩm, dịch vụ, tạo được niềm tin về chất lượng trong lòng khách hàng và củng cố vị thế cạnh tranh trên thị trường. Các hoạt động kiểm soát sẽ giúp tổ chức sớm tìm ra được những sai phạm trong quá trình sản xuất, đưa ra được những biện pháp kịp thời trước khi nó phát triển thành mối nguy hại ảnh hưởng tới tổ chức, đảm bảo cho kế hoạch được thực hiện với hiệu quả cao, chi phí thấp. Hệ thống kiểm soát quy trình san xuất 1.
Chủ thể kiễm soát Chủ thể kiếm soát là cá nhân hoặc đơn vị có thẩm quyền đưa ra các tác động kiểm soát hoặc thực hiện chức năng kiểm soát. SV: Nguyễn Thị Vân Trang 2 Lép: Quản lý kinh tế 52A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Thị Hồng Minh Đối với một doanh nghiệp có thể chịu sự kiểm soát của chủ thể bên ngoài và chủ thê bên trong: Chủ thể bên ngoài: Đó là các cơ quan quản lý nhà nước, các tổ chức trong môi trường ngành, hay các tổ chức chính trị xã hội. Chủ thể bên trong: Đó là Hội đồng quản trị, ban kiểm soát, giám đốc doanh nghiệp, các nhà quản lý bộ phận chức năng, kiểm tra của hội viên, và kiểm tra của những người làm công.
Phương pháp kiểm soát Tùy thuộc vào nội dung, môi trường, tính chất của công việc, đặc diém của đối tượng kiểm soát và khả năng nghiệp vụ của cơ quan tổ chức, những người có tham quyền thực hiện kiểm soát mà lựa chọn áp dụng phương pháp kiểm soát phù hợp. Mọi hoạt động của tổ chức cần được kiểm soát để đảm bảo đi đúng tiến độ đề ra. Hơn hết là, thông tin cần phải được đảm bảo độ chính xác tin cậy, đúng thời điểm dé nhà quản lý có thé đưa ra quyết định. Các phương pháp kiểm soát phô biến là: - Thu thập thông tin; - Nghiên cứu hồ sơ, tài liệu liên quan; - Nghiên cứ văn bản pháp luật liên quan; - Tham khảo ý kiến các nhà chuyên môn; - Thu thập ý kiến từ các nhân, cơ quan, tổ chức, cơ quan có thấm quyền; - Tạo môi trường trong tô chức rõ ràng, trong sạch, và đảm bảo lợi ích cho đối tượng kiểm soát báo cáo đầy đủ, trung thực.
- Xử lý kịp thời, đúng luật đối với những hành vi gây cản trở tới hoạt động kiểm soát. Hình thức kiểm soát a) Xét theo quá trình hoạt động, hình thức kiểm soát có thể chia ra làm 3 loại là Kiểm soát trước hành động, kiểm soát trong hoạt động và kiểm soát kết quả. Kiểm soát trước hoạt động SV: Nguyễn Thị Vân Trang 3 Lép: Quản lý kinh tế 52A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Thị Hồng Minh Là những hoạt động được thực hiện để bảo đảm nguồn lực cần thiết cho công việc, nhằm chắc chắn rằng đã được chuẩn bị đầy đủ về số lượng, chất lượng và đã được bảo quản đúng quy định.
Hình thức kiểm soát này giúp ngăn ngừa các vấn đề có thể gây hại, ảnh hưởng tới tổ chức trước khi nó xảy ra. Kiểm soát trong hoạt động Là những hoạt động giám sát và các nhà quản lý đưa ra các hoạt động điều chỉnh ngay khi giám sát. Nó được tiễn hành dé có thé kịp thời điều chỉnh trước khi vấn đề trở nên nghiêm trọng. Ngày nay, với những thiết bị thông tin hiện đại, nhà quản lý có thể dễ dàng xử lý các vấn đề một cách kịp thời iii.
Kiểm soát kết quả Là những hoạt động sau cùng của kiểm soát quá trình. Đây là hình thức đo lường kết quả cuối cùng của hoạt động, tìm ra các nguyên nhân của sai lệch so với các tiêu chuẩn định sẵn và nhanh chóng có những biện pháp điều chỉnh sự sai khác này. b) Xét theo tần suất của quá trình hoạt động có thé chia hình thức kiểm soát thành 3 loại: Kiểm soát định kỳ; kiểm soát đột xuất; kiểm soát thường xuyên. i) Kiếm soát định kỳ: Là hình thức kiểm soát được tiến hành theo chu kì nhất định trong chương trình, kế hoạch đã được dé ra.
Chu kì có thé theo ngày, tháng, năm. tùy thuộc vào tính chất của công việc cần kiểm soát và chương trình, kế hoạch do người tổ chức kiểm soát xây dựng. ii) Kiếm soát đột xuất: Là hình thức kiểm soát được thực hiện bất ngờ của cơ quan kiểm soát khi phát hiện cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có dấu hiệu sai phạm hoặc do yêu cầu của việc giải quyết khiếu nại, tố cáo hay do thủ trưởng cơ quan quản lý có thâm quyền giao cho nhằm chấn chỉnh ngay những sai phạm dé nâng cao hiệu quả quản lý. iii) Kiểm soát thường xuyên: SV: Nguyễn Thị Vân Trang 4 Lép: Quản lý kinh tế 52A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: ThS.
Nguyễn Thị Hồng Minh Là hoạt động kiểm tra, giám sát thường xuyên trong mọi thời điểm đối với đối tượng bị kiểm soát, để công việc được tiền hành tron tru. Ngoài ra xét theo cấp độ của hệ thông kiểm soát thì có thể chia thành 3 loại: Kiểm soát chiến lược, kiểm soát tác nghiệp và kiểm soát đồng bộ. Công cụ và kỹ thuật kiểm soát Công cụ và kỹ thuật kiểm soát là phương tiện mà chủ thể kiếm soát sử dụng để thực hiện hoạt động kiểm soát. Chức năng kiểm soát bao gồm các hoạt động được thực hiện bởi các nhà quản lý để đảm bảo rằng kết quả thực tế phù hợp với kết quả dự kiến.
Công cụ và kỹ thuật kiểm soát giúp nhà quản lý xác định được điểm mạnh và điểm yếu mà quá trình kiểm soát cần phải tập trung. Công cụ và kĩ thuật kiểm soát có thể chia làm hai loại: Phi tài chính và tài chính. Các kỹ thuật kiểm soát phi tài chính không yêu cầu các dữ liệu tài chính, ngược lại các kĩ thuật kiểm soát tài chính thì đòi hỏi các đữ liệu về tài chính như lợi nhuận, chi phí, doanh thu, lãi, lỗ. Mỗi công cụ, kỹ thuật kiêm soát thì có những ưu, nhược điểm khác nhau và được sự dụng và thiết kế cho những mục đích khác nhau.
Do đó, để kiểm soát có hiệu quá, nhà quản lý cần phải có những hiểu biết về các kỹ thuật kiểm soát để từ đó áp dụng vào quá trình kiếm soát một cách hợp lý. Công cụ, kỹ thuật kiêm soát phi tài chính như là quản lý theo mục tiêu (MBO), hệ thống thông tin quản lý, giám sát trực tiếp và quan sát, các báo cáo phân tích chuyên môn, các dữ liệu thống kê, và PERT. Công cụ, kỹ thuật kiểm soát tài chính giúp kiểm soát tài chính cho nhà quản lý để giữ cho chỉ phí phù hợp, duy trì mối quan hệ giữa tài sản và nợ phải trả, duy trì khả năng thanh khoản, và đạt được hiệu quả hoạt động chung.