Pháp luật về hoạt động chứng thực thực tiễn tại ủy ban nhân dân thị trấn kon dơng huyện mang yang tỉnh gia lai

Chứng thực là một hoạt động pháp lý quan trọng, giúp xác nhận tính chính xác của các giấy tờ, văn bản và chữ ký. 51 trang · Trường Đại Học Đà Lạt · 2022.

• Tác giả: Quách Thị Thu Hà
• Người hướng dẫn: Ths. Trần Thị Ngọc Kim
• Trường học: Trường Đại Học Đà Lạt
• Chuyên ngành: Luật Học
• Đề tài: Pháp Luật Về Hoạt Động Chứng Thực, Thực Tiễn Tại Ủy Ban Nhân Dân Thị Trấn Kon Dơng
• Loại tài liệu: Chuyên Đề Tốt Nghiệp
• Năm xuất bản: 2022
• Địa điểm: Đà Lạt

Mục lục chi tiết

• LỜI CẢM ƠN
• LỜI CAM ĐOAN
• LỜI MỞ ĐẦU
• 0.1. Lý do chọn đề tài
• 0.2. Mục đích nghiên cứu của đề tài
• 0.3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu của đề tài
• 0.4. Phương pháp nghiên cứu
• 0.5. Ý nghĩa khoa học và giá trị ứng dụng của đề tài
• 0.6. Bố cục của chuyên đề
• 1. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC
• 1.1. Các quy định pháp luật hiện hành về hoạt động chứng thực
• 1.1.1. Một số khái niệm
• 1.1.2. Phân loại chứng thực
• 1.1.3. Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực
• 1.2. Thẩm quyền chứng thực của Uỷ Ban nhân dân cấp xã
• 1.2.1. Người thực hiện chứng thực của Uỷ Ban nhân dân cấp xã
• 1.2.2. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan tổ chức có thẩm quyền
• 1.2.3. Nghĩa vụ và quyền của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã
• 1.2.4. Trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính
• 1.2.4.1. 6 loại giấy tờ không được chứng thực bản sao
• 1.2.5. Thời hạn chứng thực bản sao từ bản chính
• 1.2.6. Thủ tục chứng thực chữ ký
• 1.2.6.1. Thời hạn chứng thực chữ ký
• 1.2.6.2. Thủ tục chứng thực hợp đồng, văn bản thực hiện quyền của người sử dụng đất
• 1.3. Tiểu kết chương 1
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TIỄN VỀ ÁP DỤNG PHÁP LUẬT VỀ HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND THỊ TRẤN KON DƠNG - HUYỆN MANG YANG - TỈNH GIA LAI
• 2.1. Khái quát về UBND Thị Trấn Kon Dơng
• 2.1.1. Đặc điểm về đặc điểm địa lý
• 2.1.2. Nhiệm vụ của UBND Thị trấn Kon Dơng
• 2.1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND Thị trấn Kon Dơng
• 2.2. Thực trạng về công tác chứng thực tại UBND Thị trấn Kon Dơng
• 2.2.1. Thực trạng về cấp bản sao từ sổ gốc tại UBND Thị trấn Kon Dơng
• 2.2.2. Thực trạng về chứng thực bản sao từ bản chính gốc tại UBND Thị trấn Kon Dơng
• 2.2.3. Thực trạng chứng thực chữ ký tại UBND Thị trấn Kon Dơng
• 2.2.4. Kết quả đạt được
• 2.2.5. Đánh giá chung
• 2.2.6. Một số kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động chứng thực tại UBND Thị Trấn Kon Dơng – huyện Mang Yang – tỉnh Gia Lai
• 2.3. Tiểu kết chương 2
• DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng Quan Về Chứng Thực Tại Ủy Ban Nhân Dân Thị Trấn Kon Dơng

Chứng thực là một hoạt động pháp lý quan trọng, giúp xác nhận tính chính xác của các giấy tờ, văn bản và chữ ký. Tại Ủy ban Nhân dân Thị trấn Kon Dơng, hoạt động chứng thực đã trở thành một phần không thể thiếu trong việc phục vụ nhu cầu của người dân. Nhu cầu chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký ngày càng tăng cao, đặc biệt trong bối cảnh cải cách hành chính hiện nay.

1.1. Khái Niệm Về Chứng Thực Và Vai Trò Của Nó

Chứng thực là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận tính chính xác của giấy tờ, văn bản. Vai trò của chứng thực không chỉ giúp bảo vệ quyền lợi của cá nhân mà còn đảm bảo tính minh bạch trong các giao dịch.

1.2. Lịch Sử Phát Triển Hoạt Động Chứng Thực Tại Kon Dơng

Hoạt động chứng thực tại Thị trấn Kon Dơng đã có những bước phát triển đáng kể từ khi Nghị định số 23/2015/NĐ-CP có hiệu lực. Điều này đã tạo điều kiện thuận lợi cho người dân trong việc thực hiện các thủ tục hành chính.

II. Thực Trạng Về Hoạt Động Chứng Thực Tại Ủy Ban Nhân Dân Thị Trấn Kon Dơng

Hoạt động chứng thực tại Ủy ban Nhân dân Thị trấn Kon Dơng hiện đang đối mặt với nhiều thách thức. Mặc dù đã có những quy định pháp luật rõ ràng, nhưng thực tế vẫn còn nhiều vấn đề cần được giải quyết để nâng cao chất lượng dịch vụ chứng thực.

2.1. Các Quy Định Pháp Luật Về Chứng Thực Hiện Hành

Theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, các quy định về chứng thực đã được cụ thể hóa. Tuy nhiên, việc áp dụng còn gặp nhiều khó khăn do thiếu hướng dẫn chi tiết.

2.2. Thực Trạng Cấp Bản Sao Tại UBND Thị Trấn

Tại UBND Thị trấn Kon Dơng, việc cấp bản sao từ sổ gốc và chứng thực bản sao từ bản chính vẫn còn nhiều bất cập. Người dân thường gặp khó khăn trong việc thực hiện các thủ tục này.

III. Vấn Đề Và Thách Thức Trong Hoạt Động Chứng Thực

Hoạt động chứng thực tại Ủy ban Nhân dân Thị trấn Kon Dơng đang phải đối mặt với nhiều thách thức. Tình trạng ùn tắc, quá tải trong việc chứng thực bản sao và chữ ký là một trong những vấn đề lớn nhất.

3.1. Tình Trạng Ùn Tắc Trong Hoạt Động Chứng Thực

Tình trạng ùn tắc trong hoạt động chứng thực diễn ra thường xuyên, gây khó khăn cho người dân trong việc thực hiện các thủ tục hành chính.

3.2. Thiếu Hướng Dẫn Cụ Thể Về Thủ Tục Chứng Thực

Nhiều người dân chưa nắm rõ quy trình chứng thực, dẫn đến việc thực hiện không đúng quy định. Điều này cần được khắc phục để nâng cao hiệu quả hoạt động.

IV. Phương Pháp Nâng Cao Chất Lượng Hoạt Động Chứng Thực

Để nâng cao chất lượng hoạt động chứng thực tại Ủy ban Nhân dân Thị trấn Kon Dơng, cần có những giải pháp cụ thể. Việc cải cách quy trình và tăng cường đào tạo cho cán bộ là rất cần thiết.

4.1. Cải Cách Quy Trình Chứng Thực

Cần cải cách quy trình chứng thực để giảm thiểu thời gian chờ đợi của người dân. Việc áp dụng công nghệ thông tin vào quy trình chứng thực cũng là một giải pháp hiệu quả.

4.2. Đào Tạo Nâng Cao Năng Lực Cán Bộ

Đào tạo cán bộ làm công tác chứng thực về quy định pháp luật và kỹ năng giao tiếp sẽ giúp nâng cao chất lượng dịch vụ, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người dân.

V. Ứng Dụng Thực Tiễn Và Kết Quả Nghiên Cứu

Nghiên cứu về hoạt động chứng thực tại Ủy ban Nhân dân Thị trấn Kon Dơng đã chỉ ra nhiều vấn đề cần cải thiện. Kết quả nghiên cứu sẽ là cơ sở để đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ.

5.1. Kết Quả Đạt Được Từ Hoạt Động Chứng Thực

Hoạt động chứng thực đã giúp người dân thuận lợi hơn trong việc thực hiện các giao dịch pháp lý. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều vấn đề cần khắc phục.

5.2. Đánh Giá Chung Về Hoạt Động Chứng Thực

Đánh giá chung cho thấy hoạt động chứng thực tại Ủy ban Nhân dân Thị trấn Kon Dơng cần được cải thiện để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người dân.

VI. Kết Luận Và Tương Lai Của Hoạt Động Chứng Thực

Hoạt động chứng thực tại Ủy ban Nhân dân Thị trấn Kon Dơng có vai trò quan trọng trong việc bảo vệ quyền lợi của người dân. Tương lai của hoạt động này cần được định hướng rõ ràng để đáp ứng tốt hơn nhu cầu thực tế.

6.1. Tương Lai Của Hoạt Động Chứng Thực

Tương lai của hoạt động chứng thực sẽ phụ thuộc vào việc cải cách quy trình và nâng cao năng lực cán bộ. Điều này sẽ giúp nâng cao chất lượng dịch vụ và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người dân.

6.2. Đề Xuất Giải Pháp Cải Cách Hoạt Động Chứng Thực

Đề xuất các giải pháp cải cách hoạt động chứng thực sẽ giúp nâng cao hiệu quả và chất lượng dịch vụ, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho người dân trong việc thực hiện các thủ tục hành chính.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Hoạt động chứng thực đóng vai trò quan trọng trong việc xác lập tính hợp pháp của các văn bản, giấy tờ và giao dịch dân sự, góp phần bảo đảm an toàn pháp lý cho đời sống kinh tế - xã hội. Trước đây, việc áp dụng các quy định tại Nghị định số 79/2007/NĐ-CP và Nghị định số 04/2012/NĐ-CP bộc lộ nhiều hạn chế, đặc biệt là tình trạng quá tải, ùn tắc tại các Phòng Công chứng và Ủy ban nhân dân (UBND) cấp huyện. Sự ra đời của Luật Công chứng năm 2014 và Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch đã thực hiện phân cấp mạnh mẽ thẩm quyền cho UBND cấp xã đối với các văn bản, giấy tờ tiếng Việt, đáp ứng tinh thần cải cách hành chính theo cơ chế "một cửa, một dấu".

Tuy nhiên, trong quá trình thực thi, nhận thức pháp luật của người dân và cán bộ cơ sở đôi khi còn nhầm lẫn giữa hai hoạt động công chứng và chứng thực. Đội ngũ công chức Tư pháp - Hộ tịch cấp xã phải đảm đương khối lượng lớn công việc nhưng lại thiếu các công cụ kỹ thuật hỗ trợ phát hiện giấy tờ, văn bằng giả mạo tinh vi. Tại địa bàn thị trấn Kon Dơng, huyện Mang Yang, tỉnh Gia Lai – một địa bàn trung tâm kinh tế, xã hội và quốc phòng của huyện, nhu cầu chứng thực bản sao, chữ ký và hợp đồng, giao dịch về quyền sử dụng đất của người dân là rất lớn. Xuất phát từ bối cảnh đó, đề tài chuyên đề tốt nghiệp tập trung làm rõ thực trạng áp dụng pháp luật và đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác chứng thực tại địa phương.

Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài bao gồm 4 nội dung chính:

1. Làm sáng tỏ cơ sở lý luận và các quy định pháp luật hiện hành về hoạt động chứng thực tại Việt Nam.
2. Khảo sát, phân tích thực trạng tổ chức và áp dụng pháp luật về chứng thực tại UBND thị trấn Kon Dơng.
3. Đánh giá những kết quả đạt được, chỉ rõ các hạn chế, vướng mắc và nguyên nhân trong quá trình giải quyết thủ tục chứng thực tại địa phương.
4. Đề xuất hệ thống giải pháp, kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động chứng thực tại UBND thị trấn Kon Dơng.

• Đối tượng nghiên cứu: Các vấn đề lý luận chung, hệ thống quy định pháp luật hiện hành và thực tiễn áp dụng pháp luật về hoạt động chứng thực tại cơ quan hành chính nhà nước cấp cơ sở.
• Phạm vi không gian: Tập trung nghiên cứu thực tế tại UBND thị trấn Kon Dơng, huyện Mang Yang, tỉnh Gia Lai.
• Phạm vi thời gian: Số liệu và thực tiễn áp dụng pháp luật được thu thập, phân tích trong giai đoạn từ năm 2018 đến năm 2021.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung pháp lý và cơ sở khái niệm

Nghiên cứu được xây dựng trên nền tảng các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước Việt Nam về công chứng, chứng thực, đất đai, nhà ở, dân sự và tổ chức bộ máy nhà nước:

• Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.
• Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03/03/2020 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
• Quyết định số 1329/QĐ-BTP ngày 01/06/2020 của Bộ Tư pháp về công bố thủ tục hành chính mới ban hành, thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực chứng thực.
• Luật Công chứng năm 2014 (Luật số 53/2014/QH13).
• Luật Đất đai năm 2013, Luật Nhà ở năm 2014, Bộ luật Dân sự năm 2015.
• Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015; Nghị định số 43/2014/NĐ-CP; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư.

Về mặt lý luận, tác giả hệ thống hóa 4 nhóm hoạt động chứng thực cơ bản:

• Cấp bản sao từ sổ gốc: Hoạt động của cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc căn cứ vào nội dung ghi trong sổ gốc để cấp bản sao.
• Chứng thực bản sao từ bản chính: Hoạt động xác thực bản sao có nội dung đúng với bản chính văn bản, giấy tờ.
• Chứng thực chữ ký: Hoạt động xác thực chữ ký hoặc dấu điểm chỉ trong văn bản là của chính người yêu cầu chứng thực.
• Chứng thực hợp đồng, giao dịch: Hoạt động xác thực về thời gian, địa điểm, năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện và chữ ký/điểm chỉ của các bên tham gia giao dịch.

Phương pháp nghiên cứu

Tác giả kết hợp đồng bộ các phương pháp nghiên cứu khoa học pháp lý và hành chính học:

• Phương pháp tổng hợp - thống kê: Thu thập, phân loại và xử lý các số liệu từ các báo cáo công tác tư pháp, hộ tịch, tờ trình của UBND thị trấn Kon Dơng và Phòng Tư pháp huyện Mang Yang giai đoạn 2018 - 2021.
• Phương pháp so sánh: So sánh quy định pháp luật qua từng thời kỳ (từ Nghị định 75/2000/NĐ-CP, Nghị định 79/2007/NĐ-CP, Nghị định 04/2012/NĐ-CP đến Nghị định 23/2015/NĐ-CP); so sánh biến động số lượng hồ sơ chứng thực qua các năm 2018, 2019, 2020 và 2021.
• Phương pháp phân tích: Phân tích cơ chế pháp lý, các nguyên nhân chủ quan và khách quan tác động đến hiệu quả thực thi nhiệm vụ của cán bộ tư pháp cấp xã.
• Phương pháp điều tra khảo sát: Trực tiếp quan sát quy trình tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả một cửa, lấy ý kiến của người dân và công chức Tư pháp - Hộ tịch tại UBND thị trấn Kon Dơng.
• Phương pháp tham vấn chuyên gia: Trao đổi với cán bộ phụ trách chuyên môn có nhiều năm kinh nghiệm tại cơ quan tư pháp địa phương.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận của hoạt động chứng thực

Chương 1 tập trung phân tích khung pháp lý toàn diện điều chỉnh hoạt động chứng thực tại Việt Nam:

• Khái niệm và giá trị pháp lý: Làm rõ bản chất chứng thực là hành vi xác nhận tính xác thực về mặt hình thức của văn bản, giấy tờ. Bản sao cấp từ sổ gốc và bản sao chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay thế bản chính trong các giao dịch dân sự, kinh tế (cơ quan tiếp nhận không được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu trừ khi có dấu hiệu nghi ngờ giả mạo). Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu đã ký và xác lập trách nhiệm cá nhân đối với nội dung văn bản.
• Thẩm quyền của UBND cấp xã:
  • Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận (bao gồm văn bản tiếng Việt có xen tiếng nước ngoài hoặc văn bản song ngữ như hộ chiếu, chứng chỉ liên kết).
  • Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản tiếng Việt và tiếng nước ngoài (không phân biệt ngôn ngữ, trừ chữ ký người dịch).
  • Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản (không hạn chế giá trị tài sản); hợp đồng, văn bản thực hiện quyền của người sử dụng đất (chuyển đổi, chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn...); hợp đồng về nhà ở tại khu vực nông thôn; chứng thực di chúc, văn bản từ chối nhận di sản, văn bản thỏa thuận phân chia hoặc khai nhận di sản.
• Người thực hiện và thẩm quyền ký: Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND cấp xã ký chứng thực và đóng dấu của UBND; Công chức Tư pháp - Hộ tịch chịu trách nhiệm thẩm tra hồ sơ, tiếp nhận và ghi lời chứng.
• Quy định về việc không chứng thực: Hệ thống hóa 6 loại giấy tờ không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao theo Điều 22 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP (bị tẩy xóa, sửa chữa không hợp lệ; hư hỏng cũ nát không xác định được nội dung; đóng dấu mật hoặc ghi không được sao chụp; nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; giấy tờ nước ngoài chưa hợp pháp hóa lãnh sự; giấy tờ cá nhân tự lập không có xác nhận, đóng dấu của cơ quan có thẩm quyền).
• Trình tự, thủ tục, thời hạn và mức phí: Thời hạn chứng thực bản sao và chữ ký phải thực hiện ngay trong ngày (tiếp nhận sau 15 giờ có thể chuyển sang ngày làm việc tiếp theo; kéo dài không quá 02 ngày làm việc đối với trường hợp số lượng lớn, phức tạp). Thời hạn chứng thực hợp đồng, giao dịch không quá 02 ngày làm việc; mức thu phí chứng thực hợp đồng, giao dịch là 50.000 đồng/hợp đồng.

Chương 2: Thực tiễn về áp dụng pháp luật về hoạt động chứng thực tại UBND thị trấn Kon Dơng - huyện Mang Yang - tỉnh Gia Lai

Chương 2 phản ánh chi tiết điều kiện thực tế và kết quả giải quyết hồ sơ chứng thực tại địa phương:

• Đặc điểm địa bàn và nhân sự: Thị trấn Kon Dơng thành lập theo Nghị định số 70/1999/NĐ-CP, gồm 6 tổ dân phố và 3 thôn đồng bào dân tộc thiểu số với 1.123 hộ / 4.672 nhân khẩu người dân tộc thiểu số; tỷ lệ hộ nghèo chiếm 3,51% (88 hộ), hộ cận nghèo chiếm 5,86% (147 hộ). Đội ngũ cán bộ, công chức gồm 04 lãnh đạo UBND (01 Chủ tịch, 01 Phó Chủ tịch, 02 Ủy viên với 75% trình độ đại học, 25% trung cấp) và 12 công chức chuyên môn (16,67% đại học, 16,67% cao đẳng, 66,67% trung cấp; 83,3% qua bồi dưỡng quản lý nhà nước). Bộ phận Tư pháp - Hộ tịch gồm 03 công chức (trong đó 01 người đang đi học nâng cao) và 01 công chức Văn phòng - Thống kê tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận một cửa.
• Thực trạng thực hiện các nghiệp vụ:
  • Cấp bản sao từ sổ gốc: Cơ quan quản lý sổ bộ hộ tịch đáp ứng việc cấp bản sao giấy tờ hộ tịch đúng hạn trong ngày. Tỷ lệ hồ sơ qua bưu điện rất thấp. Một số thời điểm lãnh đạo bận họp, công chức đi học dẫn đến việc hẹn trả kết quả sang ngày làm việc tiếp theo.
  • Chứng thực bản sao từ bản chính: Khối lượng hồ sơ lớn nhất trong tất cả các mảng việc tư pháp. Việc khắc sẵn mẫu dấu lời chứng giúp rút ngắn thời gian xử lý. Tuy nhiên, việc nhận diện tính hợp pháp của bản chính hoàn toàn bằng mắt thường, tiềm ẩn rủi ro khi văn bằng, giấy tờ giả mạo ngày càng tinh vi.
  • Chứng thực chữ ký: Thực hiện nghiêm túc, đối chiếu CMND/CCCD, yêu cầu ký trước mặt cán bộ; trường hợp không ký được thực hiện điểm chỉ; có cử cán bộ đến tận nhà đối với trường hợp người già yếu, bệnh tật hoặc phụ nữ mới sinh.
  • Chứng thực hợp đồng, giao dịch đất đai: Tăng trưởng mạnh qua từng năm do sự phát triển của thị trường giao dịch bất động sản tại địa phương.
• Đánh giá ưu điểm và hạn chế:
  • Ưu điểm: Tinh thần trách nhiệm của cán bộ cao; thủ tục niêm yết rõ ràng; ứng dụng tốt cơ chế phân cấp của Nghị định 23/2015/NĐ-CP giúp người dân giảm chi phí đi lại.
  • Hạn chế: Vẫn còn tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao chứng thực từ các cơ quan tuyển sinh, tuyển dụng; một số hợp đồng giao dịch thiếu chữ ký nháy từng trang, lưu trữ hồ sơ chưa chặt chẽ do có giai đoạn việc tiếp nhận, trình ký do cán bộ địa chính thực hiện; thiếu trang thiết bị, máy soi chuyên dụng nhận diện giấy tờ giả; công chức tư pháp kiêm nhiệm nhiều đầu việc (15 nhiệm vụ hộ tịch cộng thêm chứng thực).

Kết quả và đóng góp

Số liệu thống kê hoạt động chứng thực tại UBND thị trấn Kon Dơng (2018 - 2021)

Số liệu thống kê trong đề tài cho thấy sự gia tăng liên tục về nhu cầu chứng thực tại địa bàn thị trấn Kon Dơng qua các năm:

STT	Năm	Chứng thực bản sao từ bản chính (lượt)	Chuyển nhượng quyền sử dụng đất (trường hợp)	Tặng cho quyền sử dụng đất (trường hợp)	Hợp đồng thế chấp tài sản (trường hợp)	Chứng thực chữ ký (trường hợp)	Các loại chứng thực khác
1	2018	1.121	22	3	0	10	02 trường hợp chứng thực di chúc
2	2019	1.045	39	23	0	22	Không có số liệu phát sinh
3	2020	1.434	43	34	13	11	02 trường hợp thỏa thuận phân chia di sản thừa kế
4	2021	1.730	54	3	21	27	Không có số liệu phát sinh

Bên cạnh đó, trong giai đoạn 2020 - 2021, công tác hộ tịch tại địa phương đã giải quyết: cấp khai sinh 142 trẻ (110 đúng hạn, 32 quá hạn), đăng ký lại việc sinh 04 trường hợp, cải chính hộ tịch 10 trường hợp, đăng ký kết hôn 104 cặp vợ chồng, nhận cha mẹ con 02 trường hợp và khai tử 37 trường hợp.

Hệ thống giải pháp do tác giả đề xuất

Trên cơ sở thực trạng nghiên cứu, đề tài đưa ra 6 nhóm giải pháp trọng tâm:

1. Quán triệt và thực hiện nghiêm văn bản pháp luật mới: Tiếp tục thực hiện đúng Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và đặc biệt là Thông tư số 01/2020/TT-BTP (không phê nhận xét vào tờ khai lý lịch cá nhân; bản sao chứng thực phải sao đủ các trang có thông tin của bản chính; thực hiện đúng quy định về chứng thực giấy ủy quyền).
2. Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật: Giúp người dân hiểu rõ quy trình, thủ tục; phân biệt rạch ròi giữa công chứng và chứng thực; tăng cường phổ biến Điều 6 Nghị định 23/2015/NĐ-CP để hạn chế triệt để tình trạng các cơ quan, đơn vị lạm dụng yêu cầu nộp bản sao chứng thực.
3. Nâng cao năng lực và trách nhiệm của bộ máy chính quyền cơ sở: Bố trí đủ nhân sự có trình độ chuyên môn luật; tăng cường bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng nghiệp vụ chuyên sâu cho công chức Tư pháp - Hộ tịch.
4. Tăng cường công tác kiểm tra, thanh tra: Kịp thời phát hiện và chấn chỉnh các sai sót trong ghi chép sổ sách, lưu trữ hồ sơ chứng thực hợp đồng; tổng hợp các vướng mắc thực tế để kiến nghị cơ quan có thẩm quyền sửa đổi, hoàn thiện thể chế.
5. Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị: Trang bị đầy đủ máy tính, máy in, điện thoại, tủ lưu trữ tài liệu chuyên dụng cho bộ phận tư pháp; niêm yết công khai biểu phí, lệ phí và quy trình thủ tục hành chính.
6. Ứng dụng công nghệ thông tin: Xây dựng phần mềm quản lý hoạt động chứng thực, từng bước kết nối dữ liệu để hỗ trợ kiểm soát tính hợp lệ của giấy tờ, giảm thiểu rủi ro giả mạo và tranh chấp hợp đồng.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế của đề tài: Dữ liệu thực tiễn tập trung chủ yếu trong giai đoạn 2018 - 2021 tại một đơn vị hành chính cấp xã miền núi (thị trấn Kon Dơng, huyện Mang Yang, tỉnh Gia Lai), do đó chưa bao quát hết sự đa dạng trong mô hình hoạt động chứng thực tại các đô thị lớn hay các vùng kinh tế phát triển nhanh. Đề tài cũng chưa đi sâu vào phân tích pháp lý đối với việc chứng thực chữ ký người dịch do địa bàn thực tế chưa phát sinh trường hợp này.
• Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu cơ chế liên thông cơ sở dữ liệu công chứng - chứng thực giữa các tổ chức hành nghề công chứng với UBND các xã, thị trấn trên phạm vi toàn tỉnh Gia Lai; nghiên cứu giải pháp triển khai dịch vụ công trực tuyến mức độ cao đối với nghiệp vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính.

Giá trị tham khảo

Chuyên đề tốt nghiệp cung cấp tư liệu tham khảo thiết thực cho:

• Sinh viên ngành Luật học và Quản lý nhà nước: Tham khảo cấu trúc trình bày một báo cáo thực tập tốt nghiệp, cách thức tiếp cận dữ liệu thực tế tại UBND cấp xã, và hệ thống hóa các quy định pháp luật về công chứng, chứng thực.
• Công chức Tư pháp - Hộ tịch cấp xã, thị trấn: Tham khảo các phân tích về quy trình nghiệp vụ, nhận diện 6 trường hợp không được chứng thực bản sao, quy trình xử lý hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất và các lưu ý khi thực hiện Thông tư số 01/2020/TT-BTP.
• Cơ quan quản lý nhà nước cấp huyện (Phòng Tư pháp): Sử dụng các số liệu thực tế và kiến nghị từ địa bàn cơ sở để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra và xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ cấp xã.

Câu hỏi thường gặp

1. Thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính của UBND cấp xã khác với Phòng Tư pháp cấp huyện như thế nào theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP?

Theo Điểm a Khoản 1 và Điểm a Khoản 2 Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, thẩm quyền được phân định căn cứ vào cơ quan cấp giấy tờ: UBND cấp xã chỉ thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận (bao gồm cả văn bản song ngữ hoặc văn bản tiếng Việt có xen tiếng nước ngoài). Trong khi đó, Phòng Tư pháp cấp huyện có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính đối với giấy tờ do cơ quan Việt Nam, cơ quan nước ngoài hoặc cơ quan Việt Nam liên kết với nước ngoài cấp, chứng nhận.

2. Các loại giấy tờ, văn bản nào tuyệt đối không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao?

Theo Điều 22 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, có 6 trường hợp không được chứng thực bản sao: (1) Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm bớt nội dung không hợp lệ; (2) Bản chính bị hư hỏng, cũ nát không xác định được nội dung; (3) Bản chính đóng dấu mật hoặc ghi rõ không được sao chụp; (4) Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội, tuyên truyền chống phá Nhà nước; (5) Bản chính do nước ngoài cấp chưa được hợp pháp hóa lãnh sự (trừ trường hợp được miễn như giấy tờ tùy thân, văn bằng kèm bảng điểm); (6) Giấy tờ do cá nhân tự lập không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan có thẩm quyền.

3. Số lượt chứng thực bản sao từ bản chính tại UBND thị trấn Kon Dơng từ năm 2018 đến 2021 biến động ra sao?

Theo số liệu thống kê tại UBND thị trấn Kon Dơng: Năm 2018 đạt 1.121 lượt; năm 2019 giảm nhẹ xuống 1.045 lượt; năm 2020 tăng lên 1.434 lượt; và năm 2021 tăng mạnh lên 1.730 lượt, thể hiện nhu cầu sử dụng bản sao chứng thực của người dân địa phương ngày càng gia tăng.

4. Nguyên nhân chủ yếu nào dẫn đến những tồn tại, sai sót trong chứng thực hợp đồng, giao dịch tại UBND thị trấn Kon Dơng?

Các nguyên nhân chủ yếu gồm: (1) Có thời điểm khâu tiếp nhận hồ sơ, thẩm định và trình ký do cán bộ địa chính thực hiện dẫn đến việc không vào sổ theo dõi và không lưu trữ hồ sơ đầy đủ; (2) Trình độ chuyên môn của một bộ phận cán bộ còn hạn chế; (3) Tâm lý cả nể trong quan hệ cá nhân tại địa phương dẫn đến bỏ qua một số quy định thủ tục (như ký tắt từng trang); (4) Áp lực công việc lớn, công chức tư pháp kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ hộ tịch và thiếu trang thiết bị hỗ trợ xác minh giấy tờ giả.

Kết luận

Chuyên đề tốt nghiệp của tác giả Quách Thị Thu Hà đã hệ thống hóa toàn diện các quy định pháp luật về hoạt động chứng thực theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, đồng thời phản ánh chân thực bức tranh thực tiễn áp dụng tại UBND thị trấn Kon Dơng giai đoạn 2018 - 2021. Đề tài làm rõ sự tăng trưởng nhanh chóng của các giao dịch chứng thực bản sao và quyền sử dụng đất, chỉ ra những khó khăn đặc thù của chính quyền cấp xã miền núi trong quản lý và nhận diện giấy tờ giả mạo. Các nhóm giải pháp do tác giả đề xuất mang tính đồng bộ, có giá trị thực tiễn đối với việc hoàn thiện công tác tư pháp - hộ tịch tại cơ sở.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC 1.1Các quy định pháp luật hiện hành về hoạt động chứng thực : 1.1 Một số khái niệm : Theo quy định của pháp luật hiện hành trong lĩnh vực chứng thực có những thuật ngữ như sau:  Bản chính là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.  Bản sao là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.  Sổ gốc là sổ do cơ quan tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính theo quy định của pháp luật, trong đó có ghi đầy đủ, chính xác những nội dung như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp.  Cấp bản sao từ sổ gốc là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao.

Bản sao từ sổ gốc phải có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.  Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Khoản 2 Điều 2 của NĐ 23/2015 căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.  Chứng thực chữ ký là việc cơ quan tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Khoản 3 Điều 2 của NĐ 23/2015 chứng thực chữ ký trong giấy tờ,văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực. TIEU LUAN MOI download : [e-mail] moi nhat Hiện nay, chưa có bất cứ văn bản pháp luật nào quy định rõ ràng khái niệm chứng thực; mà chỉ có khái niệm chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng.

Ta có thể thấy một điểm chung giữa những hình thức chứng thực kể trên. Đó là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận tính chính xác, tính xác thực của đối tượng của công chứng là giống với bản gốc. Như trong chứng thực bản sao từ bản chính; ở đây là xác thực tính chính xác của bản sao là đúng với bản chính. Trường hợp chứng thực chữ ký thì đó là việc xác thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản được chứng thực chính là chữ ký của người yêu cầu chứng thực; mà không phải bất kì cá nhân nào khác; không phải chữ ký giả.

Trường hợp chứng thực hợp đồng, giao dịch chính là sự xác minh, kiểm tra xem các nội dung của hợp đồng, giao dịch đó có thực hay không. Như hợp đồng có được lập tại đúng thời gian, địa điểm này hay không; các bên có tự nguyện giao kết hay không; chữ ký trên hợp đồng là của đúng hai bên hợp đồng hay không. ==> Chứng thực được hiểu là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận tính chính xác, hợp pháp của các giấy tờ, văn bản, chữ ký của các nhân; thông tin cá nhân; để bảo vệ quyền và lợi ích của các cá nhân, tổ chức có liên quan trong quan hệ dân sự, kinh tế, hành chính.2 Phân loại chứng thực : * Căn cứ vào Điều 2 Nghị định 23/2015 NĐ-CP quy định như sau : a.Cấp bản sao từ sổ gốc là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.

Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính. Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực. Chứng thực hợp đồng, giao dịch là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp TIEU LUAN MOI download : [e-mail] moi nhat đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch."  Khi chứng thực cần thực hiện ở đúng cơ quan, tổ chức nhà nước có thẩm quyền quản lý hồ sơ. Theo quy định các cơ quan có thẩm quyền chứng thực, bao gồm: Phòng tư pháp; UBND xã, phường, thị trấn; Các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự và các cơ quan khác được ủy quyền để thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài; Công chứng viên.

 Chứng thực là việc cơ quan nhà nước thực hiện chứng nhận các sự việc, chủ yếu là chứng thực về mặt hình thức của văn bản, giấy tờ mà không đề cập đến nội dung chứng thực.  Bắt buộc người có liên quan phải có một văn bản, giấy tờ, tài liệu hợp pháp, chính xác để làm chứng cứ chứng minh cho nội dung đó thì cá nhân thực hiện hoạt động chứng thực theo đúng quy định, tránh gặp phải những tranh chấp không mong muốn. Khi có những phát sinh liên quan đến một số hoạt động cần giấy tờ có tính chất pháp lý hay để xác nhận một sự việc nào.  Nhà nước quản lý hiệu quả mọi hoạt động trên phạm vi cả nước nhờ vào hoạt động chứng thực góp phần đảm bảo tính trung thực, tính chính xác theo đúng luật, đúng các văn bản gốc đã được lưu giữ tại cơ quan, tổ chức quản lý có thẩm quyền.

Cho nên, người có yêu cầu chứng thực để thực hiện chứng thực ở các cơ quan có thẩm quyền khác nhau tùy thuộc vào loại giấy tờ.3 Gía trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc ,bản sao được chứng thực từ bản chính ,chữ kí được chứng thực : Theo quy định của pháp luật thì bản chính là bản do cơ quan ,tổ chức thẩm quyền cấp lần đầu tiên có giá trị pháp lý để sử dụng ,là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao .Bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định của tại nghị định này có giá trị pháp lý sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch.Trong các giao dịch ,cơ quan ,tổ chức tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ gốc ,bản sao được chứng thực từ bản chính không được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu ,trừ trường hợp có dấu hiệu nghi ngờ bản sao là giả mạo thì có quyền xác minh. TIEU LUAN MOI download : [e-mail] moi nhat Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó ,là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ văn bản. Được quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ, bản sao có thể được cấp từ sổ gốc hoặc được chứng thực từ bản chính. Trong đó, bản sao là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc; sổ gốc là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính theo quy định của pháp luật, trong đó có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp; bản chính là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại và những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Việc cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện đồng thời với việc cấp bản chính, hoặc sau thời điểm cấp bản chính được giao là thẩm quyền và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc. Cá nhân, tổ chức có quyền yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc là cá nhân, tổ chức được cấp bản chính; người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá nhân, tổ chức được cấp bản chính; cha, mẹ, con hoặc vợ, chồng hoặc anh, chị, em ruột hoặc người thừa kế khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết. Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức được giao thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính. Giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính gồm bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp; bản chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Người yêu cầu chứng thực bản sao phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của bản chính giấy tờ, văn bản dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao. Nghị định Chính phủ quy định bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao gồm: Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ; Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung; Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp; Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động TIEU LUAN MOI download : [e-mail] moi nhat chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân; Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định; Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch; bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch.