CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC 1.1Các quy định pháp luật hiện hành về hoạt động chứng thực : 1.1 Một số khái niệm : Theo quy định của pháp luật hiện hành trong lĩnh vực chứng thực có những thuật ngữ như sau: Bản chính là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Bản sao là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc. Sổ gốc là sổ do cơ quan tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính theo quy định của pháp luật, trong đó có ghi đầy đủ, chính xác những nội dung như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp. Cấp bản sao từ sổ gốc là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao.
Bản sao từ sổ gốc phải có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc. Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Khoản 2 Điều 2 của NĐ 23/2015 căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính. Chứng thực chữ ký là việc cơ quan tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Khoản 3 Điều 2 của NĐ 23/2015 chứng thực chữ ký trong giấy tờ,văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực. TIEU LUAN MOI download : skknchat123@gmail.com moi nhat Hiện nay, chưa có bất cứ văn bản pháp luật nào quy định rõ ràng khái niệm chứng thực; mà chỉ có khái niệm chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng.
Ta có thể thấy một điểm chung giữa những hình thức chứng thực kể trên. Đó là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận tính chính xác, tính xác thực của đối tượng của công chứng là giống với bản gốc. Như trong chứng thực bản sao từ bản chính; ở đây là xác thực tính chính xác của bản sao là đúng với bản chính. Trường hợp chứng thực chữ ký thì đó là việc xác thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản được chứng thực chính là chữ ký của người yêu cầu chứng thực; mà không phải bất kì cá nhân nào khác; không phải chữ ký giả.
Trường hợp chứng thực hợp đồng, giao dịch chính là sự xác minh, kiểm tra xem các nội dung của hợp đồng, giao dịch đó có thực hay không. Như hợp đồng có được lập tại đúng thời gian, địa điểm này hay không; các bên có tự nguyện giao kết hay không; chữ ký trên hợp đồng là của đúng hai bên hợp đồng hay không. ==> Chứng thực được hiểu là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận tính chính xác, hợp pháp của các giấy tờ, văn bản, chữ ký của các nhân; thông tin cá nhân; để bảo vệ quyền và lợi ích của các cá nhân, tổ chức có liên quan trong quan hệ dân sự, kinh tế, hành chính.2 Phân loại chứng thực : * Căn cứ vào Điều 2 Nghị định 23/2015 NĐ-CP quy định như sau : a.Cấp bản sao từ sổ gốc là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.
Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính. Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực. Chứng thực hợp đồng, giao dịch là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp TIEU LUAN MOI download : skknchat123@gmail.com moi nhat đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch." Khi chứng thực cần thực hiện ở đúng cơ quan, tổ chức nhà nước có thẩm quyền quản lý hồ sơ. Theo quy định các cơ quan có thẩm quyền chứng thực, bao gồm: Phòng tư pháp; UBND xã, phường, thị trấn; Các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự và các cơ quan khác được ủy quyền để thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài; Công chứng viên.
Chứng thực là việc cơ quan nhà nước thực hiện chứng nhận các sự việc, chủ yếu là chứng thực về mặt hình thức của văn bản, giấy tờ mà không đề cập đến nội dung chứng thực. Bắt buộc người có liên quan phải có một văn bản, giấy tờ, tài liệu hợp pháp, chính xác để làm chứng cứ chứng minh cho nội dung đó thì cá nhân thực hiện hoạt động chứng thực theo đúng quy định, tránh gặp phải những tranh chấp không mong muốn. Khi có những phát sinh liên quan đến một số hoạt động cần giấy tờ có tính chất pháp lý hay để xác nhận một sự việc nào. Nhà nước quản lý hiệu quả mọi hoạt động trên phạm vi cả nước nhờ vào hoạt động chứng thực góp phần đảm bảo tính trung thực, tính chính xác theo đúng luật, đúng các văn bản gốc đã được lưu giữ tại cơ quan, tổ chức quản lý có thẩm quyền.
Cho nên, người có yêu cầu chứng thực để thực hiện chứng thực ở các cơ quan có thẩm quyền khác nhau tùy thuộc vào loại giấy tờ.3 Gía trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc ,bản sao được chứng thực từ bản chính ,chữ kí được chứng thực : Theo quy định của pháp luật thì bản chính là bản do cơ quan ,tổ chức thẩm quyền cấp lần đầu tiên có giá trị pháp lý để sử dụng ,là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao .Bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định của tại nghị định này có giá trị pháp lý sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch.Trong các giao dịch ,cơ quan ,tổ chức tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ gốc ,bản sao được chứng thực từ bản chính không được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu ,trừ trường hợp có dấu hiệu nghi ngờ bản sao là giả mạo thì có quyền xác minh. TIEU LUAN MOI download : skknchat123@gmail.com moi nhat Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó ,là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ văn bản. Được quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ, bản sao có thể được cấp từ sổ gốc hoặc được chứng thực từ bản chính. Trong đó, bản sao là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc; sổ gốc là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính theo quy định của pháp luật, trong đó có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp; bản chính là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại và những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
Việc cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện đồng thời với việc cấp bản chính, hoặc sau thời điểm cấp bản chính được giao là thẩm quyền và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc. Cá nhân, tổ chức có quyền yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc là cá nhân, tổ chức được cấp bản chính; người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá nhân, tổ chức được cấp bản chính; cha, mẹ, con hoặc vợ, chồng hoặc anh, chị, em ruột hoặc người thừa kế khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết. Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức được giao thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính. Giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính gồm bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp; bản chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
Người yêu cầu chứng thực bản sao phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của bản chính giấy tờ, văn bản dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao. Nghị định Chính phủ quy định bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao gồm: Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ; Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung; Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp; Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động TIEU LUAN MOI download : skknchat123@gmail.com moi nhat chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân; Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định; Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch; bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch.