Báo cáo: Thực trạng hoạt động chứng thực tại UBND phường Lê Lợi, TP. Kon Tum

Báo cáo phân tích thực trạng hoạt động chứng thực tại UBND phường Lê Lợi, Kon Tum, chỉ ra hạn chế và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả.

• Tác giả: Thai Kevmnirath
• Người hướng dẫn: ThS. Đào Thị Ly Sa
• Trường học: Đại học Đà Nẵng Phân hiệu Đại học Đà Nẵng tại Kon Tum
• Đề tài: Thực trạng hoạt động chứng thực tại UBND Phường Lê Lợi, Thành phố Kon Tum, Tỉnh Kon Tum
• Loại tài liệu: Báo cáo tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2023
• Địa điểm: Kon Tum

Tóm tắt

I. Toàn cảnh hoạt động chứng thực tại UBND P

Hoạt động chứng thực là một dịch vụ công thiết yếu, đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự và thủ tục hành chính của người dân. Tại thành phố Kon Tum, Ủy ban nhân dân phường Lê Lợi là một trong những đơn vị cấp cơ sở trực tiếp thực hiện nhiệm vụ này, đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của cá nhân và tổ chức. Công tác này được thực hiện dựa trên cơ sở pháp lý vững chắc, chủ yếu là Nghị định 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ, quy định chi tiết về thẩm quyền, thủ tục và giá trị pháp lý của văn bản được chứng thực. Hoạt động chứng thực tại UBND P.Lê Lợi, Kon Tum không chỉ đơn thuần là việc xác nhận tính chính xác của giấy tờ, mà còn góp phần thúc đẩy cải cách thủ tục hành chính, xây dựng một nền hành chính phục vụ, minh bạch và hiệu quả. Việc hiểu rõ quy trình và các yêu cầu liên quan giúp người dân tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo quyền lợi hợp pháp của mình trong các giao dịch hàng ngày.

1.1. Vai trò của thủ tục chứng thực trong đời sống người dân

Các thủ tục chứng thực có vai trò nền tảng, là cầu nối đảm bảo tính hợp pháp cho nhiều hoạt động trong đời sống xã hội. Đối với cá nhân, việc công chứng sao y các loại giấy tờ tùy thân như Căn cước công dân, giấy khai sinh, bằng cấp là yêu cầu bắt buộc khi chuẩn bị hồ sơ cần chuẩn bị để xin việc, nhập học, hoặc thực hiện các giao dịch tài chính. Đối với các tổ chức, chứng thực hợp đồng, văn bản giúp xác lập cơ sở pháp lý vững chắc, phòng ngừa tranh chấp. Hoạt động này giúp Nhà nước quản lý hiệu quả các giao dịch, đảm bảo trật tự xã hội. Theo báo cáo nghiên cứu, "Thông qua hoạt động chứng thực, Nhà nước cung cấp dịch vụ công nhằm đảm bảo an toàn pháp lý cho hợp đồng, giao dịch, tạo lập giá trị pháp lý cho các giấy tờ, văn bản được chứng thực phục vụ nhu cầu sử dụng".

1.2. Thẩm quyền của Ủy ban nhân dân phường Lê Lợi

Theo quy định tại Khoản 2, Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, Ủy ban nhân dân phường Lê Lợi có thẩm quyền thực hiện các loại hình chứng thực quan trọng. Thẩm quyền này bao gồm: chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp; chứng thực chữ ký trong các văn bản (trừ chữ ký người dịch); chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản. Ngoài ra, UBND phường còn thực hiện chứng thực các hợp đồng liên quan đến quyền sử dụng đất, nhà ở theo quy định của Luật Đất đai và Luật Nhà ở, cũng như chứng thực di chúc và văn bản từ chối nhận di sản. Việc phân định rõ thẩm quyền giúp người dân xác định đúng nơi thực hiện thủ tục, tránh đi lại nhiều lần.

II. Thực trạng chứng thực tại UBND P

Mặc dù đã có nhiều nỗ lực, công tác chứng thực tại UBND P.Lê Lợi, Kon Tum vẫn đối mặt với không ít thách thức. Báo cáo thực tế cho thấy nhu cầu chứng thực của người dân trên địa bàn ngày càng gia tăng, tạo áp lực lớn lên bộ máy hành chính cấp phường. Trong khi đó, các điều kiện về cơ sở vật chất, nguồn nhân lực và quy trình vận hành chưa hoàn toàn đáp ứng được yêu cầu thực tiễn. Những khó khăn khi làm thủ tục không chỉ đến từ phía cơ quan hành chính mà còn xuất phát từ sự phức tạp của giấy tờ và nhận thức chưa đầy đủ của một bộ phận người dân. Việc nhận diện và giải quyết triệt để những thách thức này là yếu tố then chốt để nâng cao chất lượng dịch vụ công, củng cố niềm tin của nhân dân vào chính quyền cơ sở.

2.1. Khó khăn do hạn chế về cơ sở vật chất kỹ thuật

Một trong những rào cản lớn nhất là sự thiếu thốn về trang thiết bị. Theo khảo sát, UBND phường chưa được trang bị máy photocopy riêng cho công tác chứng thực. Điều này buộc người dân phải tự đi sao chụp bên ngoài, gây mất thời gian và tăng chi phí không cần thiết. Tài liệu gốc chỉ rõ: "Việc thiếu máy photo phục vụ cho công tác chứng thực tại UBND phường không chỉ mất thời gian photo cho người dân mà còn đem lại những khó khăn cho cán bộ chứng thực". Ngoài ra, không gian làm việc của bộ phận "một cửa" còn chật hẹp, dễ gây quá tải vào những giờ cao điểm, ảnh hưởng đến thời gian giải quyết và chất lượng phục vụ.

2.2. Bất cập trong quy trình và nguồn nhân lực chuyên môn

Quy trình thực hiện đôi khi chưa đảm bảo tính chặt chẽ. Vẫn tồn tại hiện tượng người dân đưa hồ sơ trực tiếp cho lãnh đạo ký trước khi qua bộ phận chuyên môn kiểm tra đối chiếu bản chính. Điều này tiềm ẩn rủi ro pháp lý và gây khó xử cho công chức tư pháp. Về nhân lực, phường Lê Lợi chỉ có hai công chức tư pháp - hộ tịch kiêm nhiệm nhiều công việc, dẫn đến khó khăn trong việc đáp ứng yêu cầu giải quyết hồ sơ chứng thực ngay trong ngày theo quy định. Năng lực xử lý các văn bản phức tạp, đặc biệt là văn bản có yếu tố nước ngoài, của đội ngũ công chức còn hạn chế, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc.

2.3. Vấn đề nan giải từ giấy tờ giả và văn bản phức tạp

Tình trạng sử dụng giấy tờ, văn bằng giả ngày càng tinh vi là một thách thức lớn. Công chức tư pháp khó có thể nhận biết bằng mắt thường, dẫn đến nguy cơ vô tình hợp pháp hóa giấy tờ giả. Báo cáo nêu rõ: "cơ quan chứng thực không đủ điều kiện và khả năng để xác định giấy tờ, văn bằng, chứng chỉ giả nên đã ký chứng thực bản sao từ bản chính bị giả mạo". Bên cạnh đó, việc chứng thực chữ ký trên các văn bản bằng tiếng nước ngoài cũng là một điểm nghẽn. Theo quy định, người thực hiện chứng thực phải từ chối nếu nội dung văn bản trái pháp luật, nhưng họ không thể hiểu nội dung nếu không có bản dịch, gây lúng túng trong quá trình xử lý và phiền hà cho người dân.

III. Giải pháp nâng cao chất lượng đội ngũ công chức chứng thực

Con người là yếu tố quyết định đến chất lượng của mọi hoạt động, và công tác chứng thực cũng không ngoại lệ. Để nâng cao hiệu quả chứng thực tại UBND P.Lê Lợi, Kon Tum, việc đầu tư vào phát triển nguồn nhân lực là giải pháp mang tính nền tảng và bền vững. Một đội ngũ công chức không chỉ vững về chuyên môn, am hiểu pháp luật mà còn có đạo đức công vụ và kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giải quyết tận gốc những bất cập hiện tại. Các giải pháp cần tập trung vào việc đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ một cách thường xuyên, đồng thời xây dựng một cơ chế làm việc khoa học, phân định rõ trách nhiệm của từng cá nhân, qua đó tạo động lực và nâng cao tinh thần phục vụ nhân dân.

3.1. Tăng cường đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên sâu

Việc tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cần được tiến hành định kỳ. Nội dung đào tạo cần cập nhật các quy định pháp luật mới, đặc biệt là các hướng dẫn liên quan đến chứng thực hợp đồng đất đai, nhà ở. Cần trang bị cho công chức các kỹ năng nhận biết giấy tờ giả, kỹ năng xử lý tình huống phức tạp và giao tiếp với người dân. Phòng Tư pháp Kon Tum cần đóng vai trò chủ trì, phối hợp với các chuyên gia để xây dựng chương trình đào tạo thực tiễn, hiệu quả, giúp công chức tại Ủy ban nhân dân phường Lê Lợi tự tin hơn khi thực thi nhiệm vụ.

3.2. Bố trí nguồn nhân lực hợp lý và nâng cao trách nhiệm

Cần xem xét bố trí thêm nhân sự cho bộ phận tư pháp - hộ tịch để giảm tải công việc và đảm bảo thời gian giải quyết hồ sơ theo đúng quy định. Song song đó, phải xây dựng quy chế làm việc rõ ràng, quy định cụ thể trách nhiệm của công chức tiếp nhận hồ sơ, công chức thẩm tra và lãnh đạo ký duyệt. Việc đề cao trách nhiệm cá nhân sẽ hạn chế tình trạng đùn đẩy, né tránh công việc khó. Chủ tịch Hồ Chí Minh đã dạy: “có tài mà không có đức là người vô dụng, có đức mà không có tài thì làm việc gì cũng khó”, điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của cả năng lực và phẩm chất của người cán bộ.

IV. Phương pháp cải cách thủ tục hành chính chứng thực hiệu quả

Để hoạt động chứng thực tại UBND P.Lê Lợi, Kon Tum thực sự trở thành một dịch vụ công hiện đại, việc áp dụng các giải pháp cải cách thủ tục hành chính là yêu cầu cấp thiết. Cải cách không chỉ dừng lại ở việc rút ngắn thời gian hay đơn giản hóa giấy tờ, mà còn là sự thay đổi toàn diện về tư duy, từ hành chính quản lý sang hành chính phục vụ. Các phương pháp cần tập trung vào việc hiện đại hóa cơ sở vật chất, ứng dụng công nghệ thông tin để tối ưu hóa quy trình, đồng thời tăng cường tính minh bạch, công khai trong mọi khâu, từ hướng dẫn thủ tục đến thu lệ phí chứng thực. Mục tiêu cuối cùng là tạo ra một môi trường giao dịch thuận lợi, nhanh chóng và đáng tin cậy cho mọi cá nhân, tổ chức.

4.1. Hiện đại hóa cơ sở vật chất và ứng dụng công nghệ

Đầu tư trang bị các thiết bị cần thiết như máy photocopy, máy scan tốc độ cao tại bộ phận "một cửa" là giải pháp cấp bách để khắc phục tình trạng hiện nay. Về lâu dài, cần nghiên cứu tích hợp và đẩy mạnh dịch vụ công trực tuyến Kon Tum cho lĩnh vực chứng thực. Người dân có thể đặt lịch hẹn, nộp trước bản scan giấy tờ để công chức kiểm tra sơ bộ, giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi và sai sót. Việc ứng dụng công nghệ không chỉ nâng cao hiệu suất mà còn góp phần xây dựng hình ảnh một chính quyền chuyên nghiệp, hiện đại.

4.2. Tối ưu quy trình và minh bạch hóa lệ phí chứng thực

Quy trình "một cửa" cần được thực hiện một cách nghiêm túc, đảm bảo hồ sơ được luân chuyển đúng luồng, tránh tình trạng "đi tắt". Tất cả các loại lệ phí chứng thực phải được niêm yết công khai, rõ ràng tại nơi tiếp nhận hồ sơ. Việc cấp biên lai thu phí cho mọi giao dịch là bắt buộc để đảm bảo tính minh bạch và chống thất thu ngân sách. Cần chấm dứt tình trạng miễn phí tùy tiện cho người quen, thực hiện đúng quy định về miễn giảm cho các đối tượng chính sách, đảm bảo sự công bằng cho mọi công dân.

4.3. Cung cấp hướng dẫn chi tiết về hồ sơ cần chuẩn bị

Một trong những khó khăn khi làm thủ tục của người dân là không biết chính xác hồ sơ cần chuẩn bị những gì. UBND phường cần xây dựng các bộ tài liệu hướng dẫn chi tiết, dễ hiểu cho từng loại thủ tục như chứng thực chữ ký, công chứng sao y, chứng thực hợp đồng. Các hướng dẫn này có thể được trình bày dưới dạng bảng thông tin, tờ rơi hoặc đăng tải trên cổng thông tin điện tử của phường. Cung cấp sẵn các biểu mẫu chứng thực chuẩn sẽ giúp người dân chủ động hơn, giảm thiểu sai sót và rút ngắn đáng kể thời gian xử lý hồ sơ.

V. Đánh giá hiệu quả hoạt động chứng thực tại P

Việc phân tích số liệu thống kê là cơ sở quan trọng để đánh giá khách quan hiệu quả hoạt động chứng thực tại UBND P.Lê Lợi, Kon Tum trong giai đoạn vừa qua. Dữ liệu từ năm 2016 đến 2022 phản ánh rõ nét sự biến động về nhu cầu của người dân đối với các loại hình dịch vụ khác nhau, từ chứng thực bản sao từ bản chính đến chứng thực hợp đồng nhà ở. Qua đó, có thể nhận diện được những mặt đã làm tốt cũng như các lĩnh vực cần cải thiện. Dù còn tồn tại hạn chế, không thể phủ nhận những nỗ lực của chính quyền phường trong việc đáp ứng nhu cầu pháp lý của công dân, từng bước thực hiện cải cách thủ tục hành chính và nâng cao chất lượng phục vụ.

5.1. Phân tích số liệu thống kê về công chứng sao y chữ ký

Dựa trên Bảng thống kê hoạt động chứng thực giai đoạn 2016-2022, số lượng hồ sơ có sự biến động lớn. Cụ thể, việc chứng thực bản sao từ bản chính đạt đỉnh điểm vào năm 2017 với 9.415 trường hợp nhưng giảm mạnh trong các năm sau đó. Ngược lại, chứng thực chữ ký lại có xu hướng tương đối ổn định. Đặc biệt, chứng thực hợp đồng liên quan đến tài sản có sự tăng đột biến vào năm 2020 (190 hồ sơ), gần gấp đôi so với năm 2019 (98 hồ sơ). Sự thay đổi này có thể phản ánh các biến động của thị trường bất động sản và nhu cầu giao dịch của người dân trên địa bàn.

5.2. Những kết quả đạt được và điểm sáng trong cải cách

Bất chấp các khó khăn, công tác chứng thực tại Ủy ban nhân dân phường Lê Lợi đã đạt được những kết quả đáng ghi nhận. Việc triển khai cơ chế "một cửa" đã giúp quy trình trở nên tập trung hơn. Hầu hết các yêu cầu chứng thực đơn giản đều được giải quyết và trả kết quả ngay trong ngày, đáp ứng kịp thời nhu cầu của người dân. Mức thu lệ phí được niêm yết công khai, góp phần hạn chế tình trạng nhũng nhiễu, phiền hà. Đội ngũ công chức luôn giữ tinh thần trách nhiệm, nỗ lực hoàn thành công việc, từng bước xây dựng lòng tin trong cộng đồng.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP PHƯỜNG 1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CHỨNG THỰC 1. Khái niệm của chứng thực a. Khái niệm của chứng thực Dưới góc độ ngôn ngữ theo Từ điển Tiếng Việt của Viện Ngôn ngữ, Nxb Đà Nẵng năm 1997 có một số định nghĩa liên quan đến chứng thực, sao: “Sao, chép lại hoặc tạo ra bản khác theo đúng bản gốc (thường nói về giấy tờ hành chính).

Sao đúng nguyên văn một tài liệu, Sao y bản chính, Bản sao” [15, tr. Còn về xác nhận được giải thích: “Xác nhận thừa nhận đúng sự thật chữ kí, xác nhận lời khai” [15, tr. Về chứng thực được định nghĩa “Nhận cho để làm bằng là đúng sự thật. Chứng thực lời khai.

Xác nhận là đúng. Thực tiễn đã chứng thực điều đó” [15, tr. Như vậy, nghĩa của từ “chứng thực” xét về góc độ còn tồn tại nhiều cách hiểu khác nhau. Ở góc độ pháp lí, khái niệm “chứng thực” được hiểu theo nhiều khía cạnh khác nhau theo từng thời kì, từ khoa học pháp lí nước ngoài cũng như khoa học pháp lí trong nước.Theo quan niệm khoa học pháp lí của một số nước, thuật ngữ chứng thực được đưa ra gắn liền với những việc làm, hành động cụ thể mà không đưa ra khái niệm về chứng thực như: Theo quy định tại khoản 2 điều 3 Luật Công chứng của Thụy Sĩ thì “Việc chứng thực áp dung đối với chữ kí, bản sao chụp, trích lục, sao chép hoặc bản dịch.” Quy định của Luật công chứng Cộng hoà liên bang Đức ngày 28/9/1969 tại chương III có quy định các việc công chứng khác, điều chỉnh về chứng thực.

Cụ thể tại Khoản 1, Điều 42 quy định chứng thực bản sao: “Khi chứng thực bản sao một văn bản cần xác định đó là bản chính” Hiện nay pháp luật không nêu cụ thể chứng thực là gì, tuy nhiên thông qua các quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì chúng ta có thể hiểu chứng thực là việc cơ quan Nhà nước có thẩm quyền xác nhận cho các yêu cầu, giao dịch dân sự của người có yêu cầu chứng thực, qua đó đảm bảo tính chính xác, hợp lệ, hợp pháp của các bên tham gia giao dịch, nội dung giao dịch, gồm chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng giao dịch. Theo Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP có quy định: Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Điều 5, Nghị định 23/2015/NĐ-CP này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính. Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực. Chứng thực hợp đồng, giao dịch là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; 3 năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch[3, Điều 2].

Văn bản chứng thực là loại giấy tờ, văn bản, do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan tổ chức có thẩm quyền chứng thực theo quy định của Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Tuy nhiên, chứng thực vẫn có thể hiểu được theo nghĩa rộng và nghĩa hẹp. Cụ thể như sau: Theo nghĩa hẹp thì chứng thực là một trong những hoạt động mang tính chất hành chính của cơ quan công quyền, do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền như Ủy ban nhân dân cấp phường, phường, thị trấn, phòng tư pháp huyện; chứng thực sao y bản chính, sao từ sổ gốc, chứng thực chữ kí, chứng thực hợp đồng giao dịch và chịu trách nhiệm về tính xác thực của văn bản theo quy định của pháp luật. Còn theo nghĩa rộng thì chứng thực được hiểu là một trong những hoạt động mang tính chất hành chính do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền chứng thực và chịu trách nhiệm về tính xá thực của việc sao y từ bản chính, sao y từ sổ gốc và chứng thực chữ kí trong các giấy tờ liên quan đến bản thân người yêu cầu chứng thực.

Tóm lại, ta có thể hiểu một cách đơn giản “chứng thực là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện xác nhận tính chính xác, tính hợp pháp của các loại giấy tờ, văn bản hoặc chữ ký của các cá nhân nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các cá nhân, tổ chức có liên quan trong các quan hệ dân sự, hành chính, kinh tế,. Đặc điểm của chứng thực - Một, Chứng thực là hoạt động mang tính chất hành chính do cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện Hoạt động chứng thực phải do UBND cấp huyện, UBND cấp phường và các cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài là những cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện. Không giống như hoạt động công chứng không mang tính quyền lực nhà nước và có thể ủy quyền cho một cơ quan khác thực hiện là các Văn phòng công chứng. - Hai là xác thực giả trị pháp lý của văn bản theo quy định của pháp luật Bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị pháp lý sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch.

Cũng như chữ ký được chứng thực là xác nhận người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó và là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký giấy tờ, văn bản đó. - Ba là cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải chịu trách nhiệm về tinh xác thực của văn bản Người tiếp nhận các văn bản, giấy tờ đã được chứng thực của UBND các cấp không được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu, nếu có dấu hiệu nghi ngờ giả mạo thì có quyền xác minh. Cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải thực hiện thủ tục chứng thực theo đúng quy định pháp luật, nếu có sai phạm sẽ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật, tuỳ 4 theo mức độ vi phạm có thể bị xử lý kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại thì phải bồi thưởng theo quy định của pháp luật. Về chủ thể.

Chứng thực là việc cơ quan nhà nước thực hiện chứng nhận các sự việc, chủ yếu là chứng thực về mặt hình thức của văn bản, giấy tờ mà không đề cập đến nội dung chứng thực; Khi chứng thực cần thực hiện ở đúng cơ quan, tổ chức nhà nước có thẩm quyền quản lý hồ sơ. Theo quy định các cơ quan có thẩm quyền chứng thực, bao gồm: Phòng tư pháp; UBND xã, phường, thị trấn; Các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự và các cơ quan khác được ủy quyền để thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài; Công chứng viên. Về nội dung. Như vậy, sẽ tùy thuộc vào loại giấy tờ mà người có yêu cầu chứng thực để thực hiện chứng thực ở các cơ quan có thẩm quyền khác nhau.

Trong cuộc sống, đôi khi có những phát sinh liên quan đến một số hoạt động cần - giấy tờ có tính chất pháp lý hay để xác nhận một sự việc nào. Khi đó, bắt buộc người có liên quan phải có một văn bản, giấy tờ, tài liệu hợp pháp, chính xác để làm chứng cứ chứng minh cho nội dung đó thì cá nhân thực hiện hoạt động chứng thực theo đúng quy định, tránh gặp phải những tranh chấp không mong muốn. Hoạt động chứng thực góp phần đảm bảo tính trung thực, tính chính xác theo đúng - luật, đúng các văn bản gốc đã được lưu giữ tại cơ quan, tổ chức quản lý có thẩm quyền. Qua đó, giúp Nhà nước quản lý hiệu quả mọi hoạt động trên phạm vi cả nước.

Hoạt động chứng thực của UBND cấp phường là hoạt động xác nhận giá trị pháp lí của - văn bản được chứng thực 1. Các loại chứng thực Có hai cách phân loại hoạt động chứng thực: Cách thứ nhất: Căn cứ theo thẩm quyền thực hiện (theo quy định tại Khoản 1,2,3,4 Điểu 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP): - Chứng thực thực hiện tại UBND cấp huyện gồm: Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận; Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản; Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài; Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản; Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản. - Chứng thực thực hiện tại UBND cấp phường: Chứng thực bản sao từ bản chinh các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận; Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch; Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản; Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai; Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở; Chứng thực di chúc; Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản. 5 - Chứng thực được thực hiện tại cơ quan đại diện của Việt Nam tại nước ngoài: có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài, chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt hoặc tiếng nước ngoài; chữ ký người dịch trong các bản dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.

Cách thứ hai: Căn cứ theo nội dung (theo quy định tại Khoản 1, 2, 3, Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP): - Chứng thực bản sao từ bản chính: là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính. - Chứng thực chữ ký: là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực.