Chương 1. Trách nhiệm và yêu cầu về năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ của lãnh đạo Văn phòng các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Quốc phòng Trong chương này chúng tôi tập trung nghiên cứu các vấn đề về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và yêu cầu về năng lực tổ chức, quản lý và việc phân công trách nhiệm trong tổ chức, quản lý công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ của lãnh đạo Văn phòng các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Quốc phòng. Chương 2: Khảo sát về năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ của lãnh đạo Văn phòng các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Quốc phòng Qua kết quả khảo sát tại một số cơ quan, đơn vị như: Bộ Tổng Tham mưu, Tổng cục Hậu cần, Quân khu 7. được chúng tôi tổng hợp và nhận xét, đánh giá về năng lực tổ chức quản lý công tác VTBMLT của lãnh đạo Văn phòng các cơ quan, đơn vị thông qua các nhiệm vụ công tác cụ thể như: Tổ chức bộ máy và nhân sự, đào tạo bồi dưỡng người làm công tác VTBMLT; 11 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác VTBMLT; tổ chức kiểm tra, đánh giá ở văn phòng các cơ quan, đơn vị.
Các giải pháp chuẩn hóa năng lực của lãnh đạo Văn phòng các cơ quan, đơn vị trong Bộ Quốc phòng đối với việc tổ chức, quản lý công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ. Trên cơ sở thực tiễn tổ chức và quản lý công tác VTBMLT của lãnh đạo Văn phòng các cơ quan, đơn vị, chúng tôi mạnh dạn đề xuất một số giải pháp nhằm chuẩn hóa năng lực tổ chức, quản lý của lãnh đạo văn phòng các cơ quan, đơn vị như: Xác định trách nhiệm của lãnh đạo Văn phòng; xây dựng kế hoạch và mục tiêu đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên VTBMLT trong Bộ quốc phòng. Đồng thời, xây dựng tiêu chí đánh giá năng lực tổ chức quản lý công tác VTBMLT đối với lãnh đạo Văn phòng các cơ quan, đơn vị. Trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi cũng nhận được sự đồng tình ủng hộ và giúp đỡ của lãnh đạo văn phòng các cơ quan, đơn vị, thầy cô giáo Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng.
Đặc biệt là sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình của TS. Nguyễn Liên Hương. Qua đây cho phép tôi gửi lời cảm ơn chân thành đến giáo viên hướng dẫn TS. Nguyễn Liên Hương, lãnh đạo Văn phòng các cơ quan, đơn vị, các thầy cô, bạn bè đồng nghiệp.
Tuy nhiên quá trình thực hiện đề tài chúng tôi cũng gặp không ít khó khăn như đề tài chưa có nhiều nghiên cứu đi trước, tài liệu tham khảo không nhiều, hơn nữa việc phỏng vấn trực tiếp các lãnh đạo Văn phòng còn hạn chế. Do vậy luận văn không tránh khỏi những hạn chế và khiếm khuyết, chúng tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo và đồng nghiệp để luận văn được hoàn thiện hơn. 12 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com CHƢƠNG 1. TRÁCH NHIỆM VÀ YÊU CẦU VỀ NĂNG LỰC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƢ, BẢO MẬT, LƢU TRỮ CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÕNG CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TRONG BỘ QUỐC PHÕNG 1.
Khái quát về Văn phòng trong Bộ Quốc phòng Theo Quyết định số 68/2008/QĐ-BQP ngày 13/5/2008 của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng về việc ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Văn phòng các cấp trong Quân đội (sau đây gọi tắt là Quyết định số 68/2008/QĐ-BQP), Văn phòng được tổ chức ở các cơ quan, đơn vị như sau: Văn phòng Bộ Quốc phòng, Văn phòng Bộ Tổng Tham mưu, Văn phòng các tổng cục, quân khu, quân chủng, quân đoàn, binh chủng, BTL Bộ đội biên phòng, học viện, trường sĩ quan trực thuộc Bộ, Thanh tra Bộ Quốc phòng, Toà án Quân sự Trung ương, Viện Kiểm sát Quân sự Trung ương, Bộ Tư lệnh Bảo vệ Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh, các trung tâm, binh đoàn, tổng công ty trực thuộc Bộ Quốc phòng; Văn phòng BTL Cảnh sát Biển, các Bộ Chỉ huy Quân sự, Bộ Chỉ huy Biên phòng tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; vùng Hải quân, vùng Cảnh sát Biển. Thực hiện chức năng hành chính của công tác Văn phòng gồm: Ban Hành chính các sư đoàn, cục và tương đương; trợ lý, nhân viên hành chính; bộ phận Bảo mật lưu trữ được biên chế của các cơ quan, đơn vị thuộc hệ thống tổ chức Quân đội cấp Trung đoàn, Lữ đoàn và tương đương. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng các cơ quan, đơn vị trong Bộ Quốc phòng Do tính đặc thù so với các cơ quan quản lý nhà nước khác mà tổ chức Văn phòng trong Bộ Quốc phòng có những chức năng, nhiệm vụ riêng. 13 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com * Chức năng của văn phòng: Cũng như văn phòng của các cơ quan, tổ chức, văn phòng các cơ quan, đơn vị trong Bộ Quốc phòng thực hiện đầy đủ cả 3 chức năng: Tham mưu, thông tin tổng hợp, quản trị hành chính là Văn phòng Bộ Quốc phòng, Văn phòng Bộ Tổng Tham mưu, Văn phòng các tổng cục, quân khu, quân chủng, Bộ đội Biên phòng, Bộ Tư lệnh quân đoàn, binh chủng, học viện, trường sĩ quan trực thuộc Bộ Quốc phòng, Bộ Tư lệnh Bảo vệ Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh, Bộ Tư lệnh Cảnh sát biển, các trung tâm, binh đoàn, tổng công ty trực thuộc Bộ Quốc phòng, Thanh tra Bộ Quốc phòng, Tòa án quân sự Trung ương, Viện Kiểm sát quân sự Trung ương.
Văn phòng Bộ Quốc phòng còn được giao đồng thời là Văn phòng Quân ủy Trung ương; Văn phòng Bộ Tư lệnh quân khu, quân chủng, Bộ Tư lệnh Bộ đội biên phòng, quân đoàn, binh chủng còn được giao đồng thời là Văn phòng Đảng ủy cùng cấp. Đây là một đặc thù của văn phòng trong Bộ Quốc phòng. Văn phòng thực hiện 2 chức năng: Tổng hợp và hành chính là Văn phòng Bộ Chỉ huy quân sự và Bộ Chỉ huy biên phòng tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Ban Hành chính sư đoàn, cục và tương đương, Phòng Tham Mưu hành chính bệnh viện trực thuộc Bộ chỉ thực hiện một phần chức năng hành chính là nghiệp vụ công tác văn thư bảo mật lưu trữ và công tác phục vụ.
* Nhiệm vụ của văn phòng: Nhiệm vụ của Văn phòng được xác định: Một là, tham mưu, đề xuất, giúp đảng ủy, lãnh đạo, chỉ huy các cơ quan, đơn vị cùng cấp thực hiện các nhiệm vụ được giao; Hai là, phối hợp với các cơ quan, đơn vị đề xuất xây dựng quy chế làm việc và giải quyết tốt mối quan hệ công tác giữa đảng ủy, thủ trưởng cơ quan, đơn vị các cấp một cách khoa học và có hiệu quả cao trong quá trình tổ chức thực hiện nhiệm vụ, cả thời chiến và thời bình; 14 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Ba là, giúp việc cho đảng ủy, thủ trưởng các cơ quan, đơn vị soạn thảo các loại công văn, tài liệu, báo cáo chung; rà soát, thẩm định và dự thảo các văn bản quy phạm pháp luật theo đúng quy định của pháp luật và hướng dẫn của Bộ Quốc phòng; đồng thời, giúp đảng ủy và thủ trưởng cơ quan, đơn vị duy trì, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các chế độ công tác, quy chế làm việc của các cơ quan, đơn vị; Bốn là, là đầu mối chính, trực tiếp tiếp nhận, quản lý, phân loại các văn kiện, công văn, tài liệu của các cơ quan, đơn vị hoặc chuyển các văn kiện, công văn, tài liệu đó đến các cơ quan, đơn vị để giải quyết và tổ chức theo dõi, đôn đốc thực hiện; quản lý hệ thống các loại văn kiện, công văn tài liệu đó một cách chặt chẽ, tuần tự, hợp lý và đúng thẩm quyền; Năm là, xây dựng kế hoạch, chương trình công tác của đảng ủy, thủ trưởng cơ quan, đơn vị (cần có các phương án, kế hoạch dự phòng); kịp thời thông báo, truyền đạt các chỉ thị, mệnh lệnh, ý kiến chỉ đạo của đảng ủy, thủ trưởng cơ quan, đơn vị đến các cơ quan, đơn vị có liên quan để tổ chức thực hiện; Sáu là, thực hiện nghiêm việc quản lý, bảo đảm cơ sở vật chất, các trang thiết bị văn phòng, sinh hoạt cho lãnh đạo, thủ trưởng cơ quan, đơn vị làm việc, sinh hoạt; đồng thời, phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan tổ chức bảo đảm mọi mặt cho các cuộc hội nghị, đưa đón, phục vụ nhu cầu ăn, ở, đi lại cho khách đến họp đảng ủy, làm việc với cơ quan theo đúng quy chế; Bảy là, quản lý, chỉ huy cán bộ, nhân viên thuộc quyền thực hiện tốt các chức trách, nhiệm vụ được giao và chịu trách nhiệm quản lý, chỉ huy đối với các tổ chức độc lập trực thuộc về mặt hành chính quân sự khi được cấp trên giao. Chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn phòng, nghiệp vụ văn thư, bảo mật, lưu trữ và nghiệp vụ hành chính cho hệ thống Văn phòng hoặc cơ quan hành chính trực thuộc; quản lý chặt chẽ các kho lưu trữ của cơ quan, đơn vị (đặc biệt là các đơn vị đóng quân ở các địa bàn phức tạp, nhạy cảm). 15 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Ngoài ra, tùy theo tính chất, đặc thù hoạt động của các cơ quan, đơn vị; Văn phòng các cấp còn phải thực hiện một số nhiệm vụ khác do đảng ủy, người chỉ huy giao. Cơ cấu tổ chức Văn phòng các cơ quan, đơn vị trong Bộ Quốc phòng Để thực hiện chức năng và nhiệm vụ nêu trên có hiệu quả, phải kể đến công tác tổ chức bộ máy và nhân sự.
Bộ máy ổn định, phù hợp và bảo đảm đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn thì mới phát huy hết trách nhiệm mà bộ máy đó đảm nhiệm. Qua thực tiễn về tổ chức, biên chế theo Quyết định 68/2008/QĐ-BQP, thì văn phòng các cơ quan, đơn vị có sự khác nhau về tổ chức, biên chế. Tuy nhiên, nhìn chung văn phòng và các cơ quan thực hiện chức năng như văn phòng được tổ chức bao gồm các thành phần như sau: Chánh Văn phòng: Là người lãnh đạo, chỉ đạo điều hành Văn phòng cơ quan, đơn vị. Chịu trách nhiệm trước người chỉ huy cơ quan, đơn vị về công tác văn phòng.
Phụ trách toàn diện về công tác văn phòng và có thể trực tiếp phụ trách một số công việc như: Công tác kế hoạch tổng hợp, VTBMLT, công tác đối ngoại .