Chương 1. Cơ sở lý luận về phân tích thiết kế hệ thống quản lý KTX. Nêu ra tính cấp thiết của để tài, đặt ra mục tiêu cụ thể cần giải quyết, đối tượng, phạm vi nghiên cứu, phương pháp thực hiện đề tài Chương 2. Cơ sở lý luận và thực trạng quản lý ký túc xá tại công ty TNHH Thành Nghĩa.
Hệ thống hóa kiến thức lý luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin từ đó đưa ra thực trạng, phân tích, đánh giá từ dự án và đưa giải pháp phù hợp với dự án. Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý ký túc xá tại công ty TNHH Thành Nghĩa. 2 Nội dung chương này tập trung đến quá trình PTTK HTTT quản lý KTX. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KTX.1 Những khái niệm cơ bản.
Chưa đầy một thế kỷ trôi qua kể từ khi những chiếc máy tính đầu tiên ra đời từ giữa thế kỷ XIX, với thể tích đồ sộ, tiêu hao nhiều năng lượng hay tốc độ tính toán chỉ được vài nghìn phép tính trên một giây. Mà giờ đây với một chiếc máy vi tính để bàn hoặc máy tính xách tay, bộ vi xử lý của chúng có thể thực hiện được vài tỷ phép tính trên giây. Với các siêu máy tính, số lượng phép tính có thể lên đến vài tỷ tỷ phép tính trên giây. Với sự phát triển mạnh mẽ không ngừng của công nghệ thông tin, thì giờ đây, thì dường như khó mà bất kỳ lĩnh vực gì mà công nghệ thông tin không chạm tới.
Nhờ có công nghệ thông tin mà Bill Gates có thể đưa đến toàn cầu một sản phẩm mà làm thay đổi cả nhân loại. Giúp cho các nước chưa phát triển và phát triển trở về vạch xuất phát về mặt thông tin. Khi máy tính cá nhân được phổ cập thì thông tin được thông suốt và trở lên nhanh chóng hơn rất nhiều lần. Từ đó, một ngành nghề về phân tích, thiết kế và quản trị hệ thống thông tin ra đời với nhằm đảm bảo thông tin được phát đi và tiếp nhận một cách trân thực nhất.
Vậy phân tích, thiết kế hệ thống thông tin là gì? 1. Khái niệm KTX Ký túc xá đôi khi còn gọi là cư xá, là các công trình hoặc tòa nhà nhằm giải quyết vấn đề về nơi ở cho một nhóm người nhất định. Thường ký túc xá là nơi ở dành cho những người xa quê hoặc có hoành cảnh khó khăn. Nhắc đến ký túc xá thì người ta thường nghĩ đến nơi có các phòng với các giường tầng, có nhiều người ở và thường dành cho đối tượng học sinh, sinh viên.
Để nhằm đảm bảo cuộc sống lao động cho các công nhân xa quê, không có điều kiện thuê nhà hoặc các thực tập sinh tại công ty, nên công ty rất mong muốn có một nơi đáp ứng nhu cầu. Khái niệm quản lý Có nhiều khái niệm khác nhau về quản lý nhưng theo J.Forsester thì “Quản lý như một quá trình biến đổi thông tin đưa đến hành động, là một quá trình tương đương việc ra quyết định” còn theo F.Rosenweig thì cho rằng “Quản lý bao gồm việc điều hoà các nguồn tài nguyên (nhân lực và vật chất) để đạt tới mục đích” Việc quản lý mang lại lợi ích cho cả cá nhân, tập thể cũng như tổ chức hay nhà nước. Khái niệm hệ thống: Hệ thống được xem như là tập hợp các phân tử tương tác được tổ chức nhằm thực hiện một mục tiêu xác định. Khái niệm hệ thống thông tin.
Hệ thống thông tin là một tập hợp và kết hợp của các phần cứng, phần mềm và các hệ mạng truyền thông được xây dựng và sử dụng để thu thập, tạo, tái tạo, phân phối và chia sẻ các dữ liệu, thông tin và tri thức nhằm phục vụ các mục tiêu của tổ chức. (trích Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Nguyễn Văn Ba Nhà xuất bản Đại học Quốc Gia Hà Nội, 2003) Từ khi ra đời và phát triển, hệ thống thông tin phục vụ rất nhiều mục đích khác nhau. Trong việc quản trị nội bộ, hệ thống thông tin sẽ giúp đạt được sự thông hiểu nội bộ, thống nhất hành động, duy trì sức mạnh của tổ chức, đạt được lợi thế cạnh tranh. Với bên ngoài, hệ thống thông tin giúp nắm bắt được nhiều thông tin về khách hàng hơn hoặc cải tiến dịch vụ, nâng cao sức cạnh tranh, tạo đà cho sự phát triển.
Các thành phần của HTTT – Con người và thiết bị – Dữ liệu: Là các thông tin được lưu và duy trì nhằm phản ánh thực trạng hiện thời hay quá khứ của DN – Các xử lý: Là những quá trình biến đổi thông tin, nhằm: Sinh ra các thông tin theo thể thức quy định Trợ giúp ra các quyết định 1. Khái niệm hệ thống thông tin quản lý Khái niệm hệ thống thông tin quản lý là các phương tiện, biện pháp theo dõi, kiểm tra và các hoạt động của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Thành phần – Hệ thống quyết định: xác định mục tiêu mà tổ chức phải vươn tới, tác động lên hệ thống tác vụ để thực hiện mục tiêu đó. – Hệ thống tác vụ: thực hiện các hoạt động của tổ chức theo chiến lược mà hệ thống quyết định đề ra.
– Hệ thống thông tin: phân tích và cung cấp thông tin về tình hình của hệ thống tác vụ và chuyển các chỉ thị của hệ thống quyết định cho hệ thống tác vụ. Lý thuyết về quản lý KTX. Vai trò của việc QLKTX. 5 Nhằm tạo ra ý chí thống nhất giữa các cá nhân trong một tổ chức mà từ đó vai trò quản lý ra đời.
Ở đâu có tổ chức thì ở đó có quản lý, quản lý giúp định hướng, xác định rõ ràng mục tiêu, lợi ích chung của tổ chức. Quá trình quản lý tạo sự ổn định, điều hòa, sửa chữa các sai lệch, giảm bớt sai sót đảm bảo sự phát triển ổn định, bền vững và hiệu quả. Việc quản lý KTX đầu tiên là để kiểm soát một tập thể, đưa tập thể hoạt động một cách có hiệu quả có tổ chức, đảm bảo lợi ích chung của tập thể, loại bỏ hoặc giảm thiểu các sai xót. Việc quản lý KTX tại Công ty TNHH Thành Nghĩa là một công việc mang lại hiệu quả, ngoài những hiệu quả hữu hình có thể đong đếm được như đảm bảo an ninh, trật tự, lợi ích của các công nhân thuê nhà thì việc quản lý KTX còn mang lại những lợi ích vô hình mà không thể dùng những phép toán thông thường có thể đong đếm được.
Quy trình quản lý KTX. Từ các nhiên cứu và phân tích từ mong muốn xây dựng mô hình quản lý KTX mà doanh nghiệp mong muốn thì quy trình quản lý KTX được chia thành 4 thành phần lớn gồm: Tổng hợp thông tin Kiểm soát cho Lập kế hoạch thuê KTX cho thuê KTX Thực hiện cho thuê KTX Hình 1. Sơ đồ quy trình quản lý KTX Quy trình quản lý ký túc xá là một chu trình khép kín với 4 quá trình. Các quy trình sau liên kết chặt trẽ với quy trình trước.
Tổng hợp thông tin: Ban quản lý KTX thực hiện thu thập các thông tin có liên quan đến việc cho thuê KTX. Ví dụ như số người trong công ty đang thuê nhà ở, lượng người có nhu cầu thuê ở KTX của công ty, … 6 Lập kết hoạch cho thuê KTX: Hàng quý, hàng năm, ban quản lý thực hiện lập kế hoạch cho công nhân thuê nhà ở tại KTX sao phù hợp lượng nhu cầu cũng như khả năng cho thuê nhà ở tại KTX. Thực hiện cho thuê KTX: Ban quản lý KTX thực hiện cho thuê nhà ở, đưa KTX vào hoạt động và thực hiện quản lý tại KTX. Kiểm soát cho thuê KTX: Ban quản lý trong quá trình thực hiện cho thuê KTX thì ban quản lý cũng không ngừng quản lý kiểm soát hoạt động thuê nhà tại KTX sao cho việc cho thuê nhà ở tại KTX của công ty diễn ra đạt hiệu quả cao nhất.
Lý thuyết về PTTK HTTT 1. Quy trình PTTK HTTT Có nhiều tài liệu viết với số lượng quy trình khách nhau nhưng về bản chất chúng không khác nhau. Theo Phân tích thiết kế các hệ thống thông tin hiện đại, Nguyễn Văn Vỵ, Thống Kê, 2002. thì tài liệu chia quy trình PTTK HTTT chia làm 6 giai đoạn.
Mỗi giai đoạn lại mang một chức năng nhiệm vụ khác nhau. Giai đoạn 1: Khảo sát dự án Trong giai đoạn đầu tiên này, nhiệm vụ chính là thu thập thông tin có liên quan cần thiết. Qua quá trình xử lý, phân tích thông tin từ đó đưa ra được lựa chọn phương án tốt nhất cho dự án. Quá trình khảo sát được chia làm hai bước: Bước 1:Khảo sát dự án Khảo sát sơ bộ: từ các nguồn thu thập thông tin có sẵn, các yếu tốt cơ bản được khảo sát.
Từ đó, nhà phát triển HTTT có cái nhìn tổng quan và đưa ra được các giải pháp cho dự án. Khảo sát chi tiết: từ các thông tin mang tính phức tạp, chuyên môn sâu hay đòi hỏi phải có hiểu biết nghiệp vụ… các dữ liệu được thu thập phục vụ cho quá trình nghiên cứu và phát triển hệ thống. Người phát triển hệ thống không thể phát triển hệ thống khi mà không hiểu biết sâu về lĩnh vực mình đang xây dựng hệ thống. Bước 2: Đặt ra các câu hỏi và vấn đề trọng tâm cần phải giải quyết: Trong quá trình khảo sát dự án thì cần tối thiểu trả lời được một trong các câu hỏi như dữ liệu, thông tin được đưa vào như thế nào? Xử lý ra làm sao? Hệ thống bao gồm chức năng gì?.
Sau khi phân tích thông tin và đưa ra các vấn đề cần giải quyết, từ đó nhà phát triển sẽ chọn lọc các thông tin và xây dựng hệ thống thông tin sao cho phù hợp với doanh nghiệp. 7 Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống Trong giai đoạn này ta cần: Xác định yêu cầu của HTTT: Yêu cầu về chức năng, yêu cầu kiến trúc, ngôn ngữ phần mềm, các yêu cầu khác và khả năng nâng cấp trong tương lai. Phân tích và đặc tả mô hình các chức năng và các tác nhân được thể hiện thông qua các sơ đồ. Phân tích luồng dữ liệu, xác định các thuộc tính lập thành các bảng dữ liệu (data table) gồm các trường dữ liệu (data field).
Xác định khóa chính (primary key), khóa ngoại (foreign key) cùng các mối quan hệ giữa bảng dữ liệu (relationship) và ràng buộc (constraint) của dữ liệu. Giai đoạn 3: Thiết kế Từ những thông tin, tài liệu được khảo sát và phân tích, nhà phát triển thực hiện phân tích bằng các phần mềm chuyên dụng và chuyển hóa chúng dần thành phần mềm.