Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp "Phân tích thiết kế phần mềm Quản lý nhân sự tại công ty cổ phần phát triển kinh doanh Artemis" do sinh viên Phạm Thị Huyền thực hiện dưới sự hướng dẫn của TS. Cù Nguyên Giáp tại Khoa Hệ thống thông tin kinh tế và thương mại điện tử, Trường Đại học Thương Mại.

Công ty Cổ phần Phát triển kinh doanh Artemis tiền thân là phòng kinh doanh 4 của Công ty TNHH Công Nghệ và Thương Mại Quốc Tế EWORLD (thành lập năm 2014, mã số thuế: 0108320848). Công ty hoạt động chính trong lĩnh vực xúc tiến thương mại, cung cấp dịch vụ đặt hàng (order), ký gửi và tìm nguồn hàng từ các sàn thương mại điện tử Trung Quốc như Alibaba, Taobao, 1688, Tmall về Việt Nam. Với trụ sở chính tại Tòa nhà Audi (số 8 Phạm Hùng, Cầu Giấy, Hà Nội) và chi nhánh tại Phường 15, Quận 10, TP. Hồ Chí Minh, quy mô công ty đạt khoảng 150 nhân viên chính thức cùng mạng lưới cộng tác viên, doanh thu trung bình đạt khoảng 40 tỷ đồng/tháng.

Mặc dù quy mô hoạt động mở rộng, công tác quản lý nhân sự tại Artemis vẫn vận hành thủ công thông qua sổ sách giấy tờ và các tập tin riêng lẻ trên Microsoft Word, Microsoft Excel 2010. Hồ sơ nhân viên lưu trữ trùng lặp (vừa trên giấy trong tủ hồ sơ, vừa trên máy tính), việc tính lương, theo dõi chấm công và xét duyệt khen thưởng - kỷ luật thực hiện rời rạc giữa Phòng Tổ chức hành chính và Phòng Tài chính kế toán. Tình trạng này dẫn đến sai sót số liệu tiền lương, chậm trễ lập báo cáo đột xuất cho Ban Giám đốc và khó khăn trong tra cứu thông tin nhân sự giữa hai miền.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý theo hướng đối tượng sử dụng ngôn ngữ UML.
  2. Khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin cùng quy trình quản lý nhân sự hiện hành tại Công ty Cổ phần Phát triển kinh doanh Artemis.
  3. Xác định các yêu cầu chức năng, phi chức năng và tiến hành xây dựng mô hình phân tích, thiết kế chi tiết (biểu đồ use case, biểu đồ lớp, biểu đồ tuần tự, biểu đồ hoạt động, biểu đồ trạng thái, biểu đồ thành phần, biểu đồ triển khai, cơ sở dữ liệu và giao diện) cho phần mềm Quản lý nhân sự của công ty.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Phát triển kinh doanh Artemis.
  • Phạm vi không gian: Trụ sở chính tại Hà Nội và chi nhánh tại TP. Hồ Chí Minh của Công ty Cổ phần Phát triển kinh doanh Artemis.
  • Phạm vi nội dung: Tập trung sâu vào công tác quản lý hệ thống nhân viên làm việc bàn giấy theo giờ hành chính.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng trên nền tảng lý thuyết phân tích thiết kế hệ thống thông tin hướng đối tượng (OOAD - Object-Oriented Analysis and Design) và sử dụng Ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất (UML - Unified Modeling Language):

  • Khung lý thuyết: Tiếp cận hệ thống theo hướng đối tượng dựa trên bốn đặc trưng cơ bản: tính trừu tượng hóa, tính bao gói thông tin, tính mô-đun hóa và tính kế thừa. Chu trình phát triển gồm các giai đoạn phân tích hướng đối tượng (mô hình use case, phân tích lớp biên, lớp điều khiển, lớp thực thể), thiết kế hướng đối tượng (thiết kế kiến trúc, lớp chi tiết, cơ sở dữ liệu, giao diện) và lập trình hướng đối tượng.
  • Công cụ mô hình hóa: Phần mềm Rational Rose 2017 hỗ trợ xây dựng các sơ đồ UML, mô hình hóa kiến trúc phân tán đa tầng (Client/Server) và hỗ trợ sinh mã khung chương trình.

Tác giả kết hợp các phương pháp nghiên cứu định tính và định lượng để thu thập và xử lý dữ liệu:

  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập thông tin qua tài liệu học thuật, sách báo chuyên ngành và tài liệu nội bộ của doanh nghiệp.
  • Phương pháp phỏng vấn: Phỏng vấn trực tiếp Ban Giám đốc, cán bộ quản lý và 3 nhân viên chuyên trách thuộc phòng ban chức năng về hiện trạng công tác nhân sự.
  • Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi: Lập phiếu khảo sát ý kiến cán bộ nhân viên để đánh giá mức độ hài lòng đối với hệ thống quản lý hiện tại và xác định nhu cầu tin học hóa.
  • Phương pháp chuyên gia: Tham khảo ý kiến chuyên gia trong lĩnh vực phân tích thiết kế hệ thống thông tin.
  • Nguồn dữ liệu: Số liệu thứ cấp từ báo cáo tổ chức bộ máy, doanh thu, hạ tầng kỹ thuật của Artemis và số liệu sơ cấp thu được qua phỏng vấn, khảo sát nhân sự.

Thiết kế và triển khai

Hệ thống Quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Phát triển kinh doanh Artemis được thiết kế với các đặc tả kỹ thuật và mô hình hóa cụ thể:

1. Hiện trạng hạ tầng và tích hợp kỹ thuật

  • Hệ thống phần cứng: Doanh nghiệp sở hữu 2 máy chủ Dell PowerEdge trang bị vi xử lý Intel Xeon 3400 series chạy hệ điều hành Microsoft Windows Server 2008 R2; máy trạm sử dụng hệ điều hành Windows 7; hệ thống mạng LAN nội bộ kết nối 13 máy tính cùng hạ tầng kết nối Internet/Wifi.
  • Hệ thống phần mềm liên kết: Hệ thống phối hợp vận hành cùng phần mềm kế toán MISA, phần mềm quản trị quan hệ khách hàng (CRM), các cổng thông tin điện tử của công ty (swat.vn, nhaphangkinhdoanh.com, timnguonhanggiare.com) và các lớp bảo mật gồm Firewall, BKAV Pro, AVG, Security Plus for MDaemon/Symantec.

2. Yêu cầu chức năng và phân quyền người dùng

Hệ thống thiết lập phân quyền chặt chẽ cho 4 nhóm tác nhân:

Nhóm tác nhân Quyền hạn và phạm vi chức năng
Nhân viên Tổ chức hành chính (NVTCHC) Thêm, sửa, xóa hồ sơ nhân viên; cập nhật hợp đồng lao động (thử việc, có thời hạn, không thời hạn); theo dõi chấm công (ngày làm việc, nghỉ phép, tăng ca); lập báo cáo nhân sự gửi Ban Giám đốc.
Nhân viên Kế toán (NVKT) Khai báo phụ cấp, các khoản giảm trừ (bảo hiểm, phạt); cập nhật sổ khen thưởng kỷ luật; tổng hợp công và tính lương; lập và xóa bảng lương; lập báo cáo tiền lương định kỳ.
Ban Giám đốc Xem và tra cứu báo cáo tổng hợp nhân sự, báo cáo chấm công và báo cáo tiền lương (không có quyền chỉnh sửa trực tiếp dữ liệu).
Nhân viên Đăng nhập hệ thống, tra cứu thông tin hồ sơ cá nhân và xem chi tiết bảng lương hàng tháng.

3. Quy tắc nghiệp vụ tính lương và trích bảo hiểm

  • Công thức lương: $$\text{Thực lĩnh} = \text{Lương thời gian} + %\text{ Doanh số} + \text{Phụ cấp} + \text{Tiền thưởng} - \text{Bảo hiểm} - \text{Tiền phạt}$$ Trong đó: $$\text{Lương thời gian} = \frac{\text{Lương cơ bản}}{24} \times \text{Số công thực tế}$$

  • Tỷ lệ trích các khoản bảo hiểm theo lương của người lao động:

Khoản trích bảo hiểm Tỷ lệ trích đóng góp (%)
Bảo hiểm xã hội (BHXH) 8,0%
Bảo hiểm y tế (BHYT) 1,5%
Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) 1,0%
Kinh phí công đoàn (Theo quy định)
Tổng cộng trích nộp 10,5%
  • Định mức phụ cấp hàng tháng theo chức danh (Đơn vị: VNĐ):
    • Giám đốc: Phụ cấp trách nhiệm 3.000.000; có phụ cấp ăn trưa và xăng xe.
    • Phó Giám đốc: Phụ cấp trách nhiệm 2.000.000; có phụ cấp ăn trưa và xăng xe.
    • Trưởng phòng: Phụ cấp trách nhiệm 500.000; có phụ cấp ăn trưa và xăng xe.

4. Hệ thống mô hình hóa UML và thiết kế hệ thống

  • Mô hình Use Case: Sơ đồ use case tổng quát cùng các sơ đồ use case phân hệ (Quản lý Hồ sơ nhân viên, Quản lý Chấm công, Quản lý Tiền lương).
  • Mô hình cấu trúc tĩnh: Biểu đồ lớp phân tích (phân tách lớp biên, lớp điều khiển, lớp thực thể) và Mô hình thực thể liên kết (ERD) cho cơ sở dữ liệu.
  • Mô hình hành vi:
    • Biểu đồ trạng thái: Mô tả vòng đời của đối tượng Hồ sơ nhân viên và Khen thưởng kỷ luật (KTKL).
    • Biểu đồ tuần tự: Đặc tả chi tiết các chuỗi tương tác (Tìm kiếm HSNV, Thêm HSNV, Sửa HSNV, Thêm vào BCC, Sửa BCC, Xóa BCC, Tìm kiếm HDLD, Thêm HDLD, Sửa KTKL, Xóa Bảng lương).
    • Biểu đồ hoạt động: Quy trình cập nhật Hợp đồng lao động và Cập nhật Bảng chấm công.
  • Mô hình kiến trúc vật lý: Biểu đồ thành phần (Component diagram) xác định liên kết mô-đun và Biểu đồ triển khai (Deployment diagram) ánh xạ tiến trình phần mềm lên các nút phần cứng máy chủ - máy trạm qua giao thức mạng TCP/IP.
  • Thiết kế giao diện: Thiết kế giao diện đăng nhập hệ thống, giao diện màn hình chính, giao diện quản lý Hồ sơ nhân viên và giao diện Hợp đồng lao động.

Nội dung chính theo từng chương

CHƯƠNG I: Cơ sở lý luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin

Chương I tập trung hệ thống hóa các định nghĩa nền tảng về phần mềm máy tính, phần mềm hệ thống, phần mềm ứng dụng và vai trò của quản lý nguồn nhân lực trong tổ chức doanh nghiệp. Tác giả đi sâu so sánh hai phương pháp luận phân tích thiết kế: phương pháp phân rã chức năng truyền thống và phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng.

Nội dung chương khẳng định các ưu thế nổi bật của mô hình hướng đối tượng như khả năng đóng gói dữ liệu, tính mô-đun hóa, khả năng tái sử dụng mã nguồn và giảm thiểu lỗi lan truyền. Đồng thời, chương trình bày chi tiết chu trình phát triển phần mềm qua các giai đoạn phân tích, thiết kế và lập trình; chuẩn hóa việc áp dụng các loại biểu đồ UML (Use Case, Class, Statechart, Sequence, Activity, Component, Deployment), hệ quản trị cơ sở dữ liệu và công cụ thiết kế Rational Rose 2017.

CHƯƠNG II: Phân tích đánh giá thực trạng ứng dụng HTTT trong quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Phát triển kinh doanh Artemis

Chương II giới thiệu lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức (mô hình công ty cổ phần với 150 nhân sự), ngành nghề kinh doanh và tình hình ứng dụng công nghệ thông tin tại Artemis. Tác giả khảo sát toàn diện hạ tầng thiết bị gồm 2 máy chủ Dell PowerEdge, 13 máy trạm kết nối mạng LAN nội bộ, các ứng dụng văn phòng và phần mềm MISA, CRM, các website thương mại điện tử (swat.vn, nhaphangkinhdoanh.com, timnguonhanggiare.com).

Về nghiệp vụ nhân sự, chương mô tả quy trình tiếp nhận hồ sơ, ký kết hợp đồng, theo dõi biến động lao động, chấm công bằng Excel và lập bảng lương định kỳ ngày mùng 4 - mùng 5 hàng tháng. Dữ liệu khảo sát thực tế làm nổi bật những bất cập trong quản trị thủ công:

Chỉ số khảo sát thực tế tại Artemis Tỷ lệ phản hồi (%)
Mức độ hài lòng về công tác quản lý nhân sự hiện tại
- Hài lòng 10,0%
- Tương đối hài lòng 60,0%
- Không hài lòng 30,0%
Nhu cầu xây dựng phần mềm quản lý nhân sự chuyên dụng
- Đánh giá cần thiết xây dựng 80,0%
- Đánh giá không cần thiết 20,0%

Kết quả phỏng vấn 100% nhân viên xác nhận công ty chỉ quản lý bằng Word/Excel phân tán, lưu trữ giấy tờ trong tủ tài liệu khiến việc tra cứu mất thời gian, việc tính lương thủ công từng xảy ra sai sót dẫn đến khiếu nại, tạo yêu cầu cấp bách phải tin học hóa toàn diện.

CHƯƠNG III: Phân tích thiết kế phần mềm Quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Phát triển kinh doanh Artemis

Chương III trình bày toàn bộ giải pháp kỹ thuật xây dựng phần mềm Quản lý nhân sự. Tác giả tiến hành mô tả bài toán, thiết lập các ràng buộc chức năng và tiêu chuẩn phi chức năng (thời gian phản hồi hệ thống không quá 3 giây, font chữ chuẩn Times New Roman cỡ 14, giao diện thân thiện tích hợp hệ thống phím tắt và biểu mẫu nhập liệu).

Hệ thống được phân tích và mô hình hóa chi tiết qua hệ thống biểu đồ UML:

  • Bảng đặc tả tác nhân và danh mục ca sử dụng cho NVTCHC, NVKT, Giám đốc và Nhân viên.
  • Sơ đồ use case phân hệ và sơ đồ lớp chi tiết thể hiện các thuộc tính, phương thức quản lý.
  • Biểu đồ trạng thái phản ánh quá trình thay đổi dữ liệu của hồ sơ nhân viên và kỷ luật khen thưởng.
  • Hệ thống biểu đồ tuần tự và hoạt động cho tất cả các tác vụ CRUD (Create, Read, Update, Delete) trên hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng lương.
  • Thiết kế mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ (ERD) và xây dựng giao diện người dùng trực quan cho màn hình đăng nhập, màn hình điều hướng chính, quản lý hồ sơ và hợp đồng lao động.

Kết quả và đóng góp

  • Kết quả cụ thể:

    • Xác lập cơ sở dữ liệu thực chứng về thực trạng quản lý nhân sự tại doanh nghiệp SME quy mô 150 người, chỉ ra 30% nhân viên không hài lòng với cách quản lý thủ công và 80% có nhu cầu ứng dụng phần mềm chuyên dụng.
    • Chuẩn hóa và tự động hóa toàn bộ quy trình tính lương nhân viên văn phòng kết hợp giữa lương thời gian, doanh số bán hàng, các khoản phụ cấp chức vụ và tỷ lệ trích nộp bảo hiểm 10,5%.
    • Xây dựng hoàn chỉnh hồ sơ phân tích thiết kế hệ thống thông tin hướng đối tượng bằng UML bao gồm hơn 20 biểu đồ nghiệp vụ, cấu trúc lớp, tương tác tuần tự, hoạt động, thành phần và triển khai.
    • Thiết kế chi tiết cấu trúc cơ sở dữ liệu quan hệ và mẫu giao diện người dùng chuẩn hóa đáp ứng yêu cầu phản hồi nhanh (< 3 giây).

  • Kiến nghị giải pháp của tác giả:

    • Đề xuất ban lãnh đạo công ty đầu tư phát triển và đưa vào ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự để thay thế hoàn toàn phương thức quản lý bằng Excel/Word.
    • Tiếp tục bồi dưỡng tin học và chuẩn hóa quy trình phân quyền quản trị dữ liệu giữa Phòng Tổ chức hành chính và Phòng Tài chính kế toán.

  • Đóng góp học thuật và thực tiễn: Khóa luận giải quyết bài toán cầu nối giữa lý thuyết phân tích thiết kế hệ thống thông tin hướng đối tượng và bài toán quản trị nhân sự đặc thù trong một doanh nghiệp thương mại điện tử xuyên biên giới đang trên đà tăng trưởng nhanh.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế:
    • Phạm vi nghiên cứu mới chỉ tập trung sâu vào nhóm nhân viên làm việc bàn giấy theo giờ hành chính, chưa bao quát toàn diện quy trình theo dõi và quản lý mạng lưới cộng tác viên thị trường cũng như nhân viên kho vận.
    • Đề tài dừng lại ở giai đoạn phân tích và thiết kế hệ thống trên mô hình Rational Rose 2017 cùng thiết kế giao diện mẫu, chưa tiến hành cài đặt mã nguồn thực tế và kiểm thử hiệu năng trên môi trường máy chủ sản xuất.
  • Hướng nghiên cứu tiếp:
    • Hiện thực hóa mã nguồn phần mềm bằng các ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng (Java, C# hoặc nền tảng Web Application).
    • Tích hợp trực tiếp cơ sở dữ liệu phần mềm nhân sự với hệ thống quản lý bán hàng website (nhaphangkinhdoanh.com) và phần mềm kế toán MISA của doanh nghiệp.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên chuyên ngành: Hệ thống thông tin kinh tế, Thương mại điện tử, Quản trị mạng và Công nghệ thông tin ứng dụng trong kinh doanh cần tài liệu mẫu về phân tích thiết kế hệ thống theo chuẩn UML bằng công cụ Rational Rose.
  • Nhà phân tích nghiệp vụ (Business Analyst): Tham khảo quy trình mô hình hóa use case, biểu đồ tuần tự và biểu đồ trạng thái cho bài toán quản trị nhân sự - tiền lương doanh nghiệp.
  • Cán bộ quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs): Tham khảo cấu trúc phân quyền, biểu mẫu theo dõi chấm công và công thức tính lương tích hợp doanh số trong thực tế.

Câu hỏi thường gặp

1. Quy mô hoạt động và doanh thu của Công ty Cổ phần Phát triển kinh doanh Artemis tại thời điểm khảo sát như thế nào?
Công ty có trụ sở chính tại Hà Nội và chi nhánh tại TP. Hồ Chí Minh với quy mô khoảng 150 nhân viên chính thức cùng nhiều cộng tác viên; doanh thu bình quân hàng tháng đạt khoảng 40 tỷ đồng.

2. Công thức tính lương thực lĩnh của nhân viên được thiết kế trong hệ thống như thế nào?
Lương thực lĩnh được tính theo công thức: Thực lĩnh = Lương thời gian + % Doanh số + Phụ cấp + Tiền thưởng − Bảo hiểm − Tiền phạt; trong đó Lương thời gian = (Lương cơ bản / 24) × Số công thực tế.

3. Tỷ lệ trích các khoản bảo hiểm của người lao động được quy định là bao nhiêu?
Tổng tỷ lệ trích nộp bảo hiểm theo lương của người lao động là 10,5%, bao gồm: Bảo hiểm xã hội 8,0%, Bảo hiểm y tế 1,5% và Bảo hiểm thất nghiệp 1,0%.

4. Khảo sát thực trạng tại Artemis cho thấy mức độ hài lòng của nhân viên về quản lý nhân sự thủ công ra sao?
Kết quả khảo sát ghi nhận chỉ có 10% nhân viên hài lòng, 60% tương đối hài lòng và 30% không hài lòng về công tác quản lý nhân sự hiện tại; có 80% nhân viên đánh giá việc xây dựng phần mềm chuyên dụng là cần thiết.

5. Cơ chế phân quyền sử dụng hệ thống được quy định như thế nào giữa các bộ phận?
Nhân viên Tổ chức hành chính và Nhân viên Kế toán là hai tác nhân trực tiếp nhập, sửa, xóa dữ liệu chuyên môn (hồ sơ, chấm công, tiền lương); Ban Giám đốc và Nhân viên công ty chỉ có quyền đăng nhập để xem thông tin và báo cáo, không được quyền chỉnh sửa dữ liệu.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Phạm Thị Huyền đã phản ánh toàn diện thực trạng công tác quản lý nhân sự thủ công tại Công ty Cổ phần Phát triển kinh doanh Artemis và khẳng định tính cấp thiết của việc tin học hóa quy trình quản trị. Dựa trên phương pháp luận phân tích thiết kế hướng đối tượng và công cụ Rational Rose, tác giả đã xây dựng hoàn chỉnh hệ thống mô hình hóa UML cùng thiết kế cơ sở dữ liệu và giao diện phần mềm quản lý nhân sự. Đây là công trình nghiên cứu ứng dụng có giá trị thực tiễn cao, cung cấp tài liệu tham khảo chuẩn mực cho việc phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nguồn nhân lực trong các doanh nghiệp thương mại.