Chương 1. Tổng quan về đề tài nghiên cứu Chương 2. Cơ sở lý luận về phần mềm kế toán và thực trạng triển khai phần mềm kế toán tại công ty cổ phần ACS Solutions Chương 3. Định hướng nghiên cứu và đề xuất giải pháp triển khai phần mềm kế toán tại công ty cổ phần ACS Solutions 5 Luan van CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN VÀ THỰC TRẠNG TRIỂN KHAI PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ACS SOLUTIONS.
Cơ sở lý luận về phần mềm kế toán trong doanh nghiệp (Theo Giáo trình HTTT kế toán – NXB Thống kê) a, Thông tin kế toán: Khái niệm thông tin kế toán: “Thông tin kế toán là các thông tin có được từ các nghiệp vụ hạch toán kế toán hay là những thông tin có được do hệ thống kế toán xử lý và cung cấp.” Thông tin kế toán cho biết thu, chi, lỗ, lãi trong kinh doanh và dịch vụ thương mại; tuy nhiên, không phải thông tin nào cũng có thể trở thành thông tin kế toán. Để trở thành thông tin kế toán, một thông tin phải đáp ứng được các điều kiện và yêu cầu sau: - Các điều kiện để một thông tin trở thành thông tin kế toán: + Là thông tin kế toán tài chính + Là thông tin hiện thực, đã xảy ra + Là thông tin có độ tin cậy vì mọi số liệu kế toán đều phải có chứng từ, hóa đơn hợp lý, hợp lệ + Là thông tin có giá trị pháp lý + Việc lập và lưu hành báo cáo kế toán là giai đoạn cung cấp thông tin và truyền tin đến người ra quyết định Để thông tin kế toán đáp ứng nhu cầu của người sử dụng và hữu ích trong việc ra quyết định, theo điều 6 của Luật kế toán và Chuẩn mực kế toán 01 – Chuẩn mực chung, thông tin kế toán phải thoả mãn 3 điều kiện sau : - Thứ nhất, thông tin kế toán phải dễ hiểu. Điều này yêu cầu thông tin được trình bày trong các báo cáo tài chính do kế toán cung cấp phải dễ hiểu đối với tất cả những người sử dụng có kiến thức ở mức trung bình về kế toán, về kinh tế và tài chính. Nói cách khác, các báo cáo kế toán phải được lập và trình bày sao cho những người sử dụng có thể đọc và hiểu được các con số, các chỉ tiêu và các mối quan hệ trong các báo cáo này.
- Thứ hai, thông tin kế toán phải đáng tin cậy, tức là phải trung thực, khách quan và đầy đủ. Chỉ có những thông tin phản ánh trung thực hiện trạng tài chính và hoạt động của doanh nghiệp đúng như nó đã xảy ra, không sai lệch so với thực tế, không xuyên tạc bóp méo thông tin, phản ánh đầy đủ và kịp thời mọi hoạt động diễn ra trong doanh nghiệp, không được bỏ sót thì mới đảm bảo tính đáng tin cậy của thông tin. - Thứ ba, thông tin kế toán phải đảm bảo có thể so sánh được. Điều này yêu cầu doanh nghiệp phải sử dụng thống nhất các khái niệm, nguyên tắc, phương pháp kế 6 Luan van toán trong suốt kỳ kế toán.
Nếu kỳ sau có thay đổi phải giải trình rõ ảnh hưởng của việc thay đổi này đến các báo cáo tài chính như thế nào để người sử dụng thông tin có thể so sánh các báo cáo giữa các kỳ khác nhau. b, Khái niệm phần mềm kế toán: Khái niệm Phần mềm kế toán: “Là hệ thống các chương trình máy tính dung để tự động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các chứng từ, sổ sách theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác.1 : Các phân hệ, chức năng của phần mềm kế toán (Theo Giáo trình Kế toán máy – NXB Văn hóa thông tin – 2009) c, Khái niệm hệ thống thông tin kế toán: _ Khái niệm HTTT kế toán:“HTTT kế toán là hệ thống bao gồm con người, phương tiện, các chính sách, thủ tục, quyết định. về kế toán tài chính, HTTT kế toán là HTTT có chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ, truyền đạt các thông tin kế toán.” Hệ thống thông tin kế toán được chia làm năm phần chính: Phần cứng, phần mềm, hệ thống mạng, nhân lực, dữ liệu. Trung tâm của HTTT kế toán là quy trình xử lý kế toán, năm thành phần chính trên hoạt động xung quanh quy trình xử lý và có tác động qua lại với nhau.
Một HTTT kế toán có thể được biểu diễn bằng mô hình sau: 7 Luan van Hình 1.2 Mô hình tổng quát HTTT kế toán (Theo Giáo trình HTTT kế toán – NXB Thống kê) - Chức năng của hệ thống thông tin kế toán: Quan sát, thu nhận và ghi chép một cách có hệ thống hoạt động kinh doanh hàng ngày các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và các sự kiện kinh tế khác. + Phân loại các nghiệp vụ và sự kiện kinh tế thành các nhóm và các loại khác nhau, việc phân loại này có tác dụng giảm được khối lượng lớn các chi tiết thành dạng cô đọng và hữu dụng. + Tổng hợp các thông tin đã phân loại thành các báo cáo kế toán đáp ứng yêu cầu của người ra quyết định 2.1 Các thành phần của kế toán a, Kế toán vốn bằng tiền: Vốn bằng tiền là một bộ phận vốn lưu động trong doanh nghiệp là lượng tài sản tồn tại trực tiếp dưới hình thái giá trị. Căn cứ vào phạm vi sử dụng vốn bằng tiền được chia thành: Tiền mặt (TK111) Tiền gửi ngân hàng (TK112) Tiền đang chuyển (TK113) Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh của công ty liên quan đến tiền mặt (TK 111), tiền gửi ngân hàng (TK112) và tiền đang chuyển (TK113) thì kế toán có nhiệm vụ lập chứng từ phát sinh của nghiệp vụ này (bao gồm: phiếu thu-phiếu chi, viết sec, lập ủy nhiệm chi…) Dựa vào những chứng từ trên kế toán tiến hành ghi sổ và theo dõi biến 8 Luan van động của những tài khoản này.
b, Kế toán Vật tư – Tài sản: Vật tư hàng hóa tồn kho là tài sản được quản lý chặt chẽ trong doanh nghiệp. Với những doanh nghiệp thương mại và sản xuất, sẽ tùy vào khả năng quản lý, cũng như nhân sự và lĩnh vực kinh doanh của mình để có quy trình xuất kho cho mình. Những quy trình này phải đảm bảo yêu cầu quản lý, nhưng không gây cản trở, vẫn đảm bảo thuận tiện trong công tác kinh doanh c, Kế toán Thanh toán: - Kế toán thanh toán được khái quát là thực hiện việc lập các chứng từ thu, chi. - Đồng thời trực tiếp theo dõi, quản lý, hạch toán kế toán các giao dịch, các nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
- Liên quan đến việc sử dụng dòng tiền để thanh toán các đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. d, Kế toán nguồn kinh phí, nguồn vốn, quỹ: - Kế toán nguồn kinh phí là nguồn hình thành TSCĐ, nguồn kinh phí hoạt động, đầu tư xây dựng cơ bản, nguồn kinh phí cho các dự án, các loại vốn, quỹ e, Kế toán các khoản thu – chi: - Kế toán thu chi là người quản lý các chứng từ thu chi vào ra của doanh nghiệp, chứng từ này là cơ sở để chứng minh và giải trình với cơ quan thuế về những chi phí phát sinh liên quan đến những cơ quan khác. Vì thế khi làm kế toán thu chi bạn cần phải hết sức chú ý đến các chứng từ liên quan đến hoạt động thu chi của doanh nghiệp, có cách sử lý tốt đối với các trường hợp bất khả kháng 2.2 Các tiêu chuẩn của phần mềm kế toán Phần mềm kế toán là một thành phần của HTTT kế toán, nằm trong thành phần chính thứ 3 – Phần mềm – trong mô hình HTTT kế toán đã biểu diễn phần trước và được phân vào loại phần mềm chuyên dụng. Phần mềm kế toán phục vụ cho quá trình xử lý thông tin kế toán, hỗ trợ tăng tốc độ và hiệu quả quá trình xử lý thông tin kế toán lên so với các phương pháp xử lý truyền thống.
Tuy nhiên, không phải phần mềm nào cũng có thể trở thành phần mềm kế toán, để được coi là một phần mềm kế toán hoàn thiện, phần mềm kế toán phải đáp ứng được các tiêu chuẩn và yêu cầu sau đây: 9 Luan van Bảng 1. Bảng các tiêu chuẩn và yêu cầu để một phần mềm trở thành phần mềm kế toán STT Tiêu chuẩn Mô tả 1 Phần mềm kế toán phải a. Đối với chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán hỗ trợ cho người sử dụng nếu được lập và in ra trên máy theo phần mềm tuân thủ các quy định của kế toán phải đảm bảo nội dung của chứng từ kế Nhà nước về kế toán; khi toán quy định tại Điều 17 của Luật Kế toán và sử dụng phần mềm kế quy định cụ thể đối với mỗi loại chứng từ kế toán không làm thay đổi toán trong các chế độ kế toán hiện hành. Đơn vị bản chất, nguyên tắc và kế toán có thể bổ sung thêm các nội dung khác phương pháp kế toán vào chứng từ kế toán được lập trên máy vi tính được quy định tại các văn theo yêu cầu quản lý của đơn vị kế toán, trừ các bản pháp luật hiện hành chứng từ kế toán bắt buộc phải áp dụng đúng về kế toán mẫu quy định.
Chứng từ kế toán điện tử được sử dụng để ghi sổ kế toán theo phần mềm kế toán phải tuân thủ các quy định về chứng từ kế toán và các quy định riêng về chứng từ điện tử. Đối với tài khoản kế toán và phương pháp kế toán: Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng và phương pháp kế toán được xây dựng trong phần mềm kế toán phải tuân thủ theo quy định của chế độ kế toán hiện hành phù hợp với tính chất hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị. Việc mã hóa các tài khoản trong hệ thống tài khoản và các đối tượng kế toán phải đảm bảo tính thống nhất, có hệ thống và đảm bảo thuận lợi cho việc tổng hợp và phân tích thông tin của ngành và đơn vị.