Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, công tác kế toán đóng vai trò là công cụ đo lường, xử lý và truyền đạt thông tin tài chính phục vụ cho các quyết định quản lý. Việc áp dụng phần mềm kế toán giúp tự động hóa các công đoạn lưu trữ, tính toán, tìm kiếm và kết xuất báo cáo, từ đó giảm thiểu thời gian chỉnh sửa số liệu từ vài ngày xuống còn vài phút, đồng thời tiết kiệm nhân lực và chi phí so với phương pháp ghi chép thủ công.

Công ty Cổ phần ACS Solutions được thành lập năm 2008, hoạt động trong lĩnh vực cung cấp giải pháp công nghệ quản trị doanh nghiệp, nổi bật với hệ thống quản lý cân xe tải VitrukWeight và hệ thống đếm người People Counting với hơn 2.000 khách hàng trên cả nước. Tuy nhiên, trong quá trình vận hành, công ty gặp phải các bất cập về nghiệp vụ kế toán như mất nhiều thời gian nhập và sửa thông tin, xảy ra sai sót trong tính toán gây nguy cơ thất thoát tài sản. Các phần mềm đóng gói phổ biến trên thị trường (như MISA, FAST, Effect, AsiaSoft, AccNet) phát sinh chi phí bản quyền nhưng chưa thực sự tương thích với đặc thù vận hành của công ty, tồn tại các tính năng dư thừa hoặc thiếu sót, đồng thời chưa tối ưu hóa về bảo mật dữ liệu tập trung. Từ thực tế này, đề tài "Xây dựng quy trình triển khai phần mềm kế toán tại Công ty Cổ phần ACS Solutions" được tác giả lựa chọn thực hiện nhằm chuẩn hóa quy trình cài đặt, áp dụng phần mềm Cyber Accounting vào hoạt động thực tiễn của đơn vị.

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận bao gồm 3 nhiệm vụ:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán, hệ thống thông tin kế toán và các tiêu chuẩn, quy trình triển khai phần mềm kế toán trong doanh nghiệp.
  2. Khảo sát, phân tích thực trạng cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin và quy trình triển khai phần mềm kế toán tại Công ty Cổ phần ACS Solutions.
  3. Đề xuất quy trình và các giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện công tác triển khai phần mềm kế toán Cyber Accounting phù hợp với điều kiện kinh doanh của doanh nghiệp.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống phần mềm kế toán và quy trình xây dựng, triển khai phần mềm kế toán tại Công ty Cổ phần ACS Solutions.
  • Phạm vi không gian: Nghiên cứu tại Công ty Cổ phần ACS Solutions (Tầng 5 tòa nhà C’Land, số 81 Lê Đức Thọ, Phường Mỹ Đình 2, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội).
  • Phạm vi thời gian: Thực hiện từ ngày 31/12/2018 đến ngày 25/04/2019. Các số liệu thứ cấp thu thập trong giai đoạn 2016 - 2017, kết hợp dữ liệu điều tra khảo sát sơ bộ thực hiện trong tháng 09/2018.
  • Phạm vi nội dung: Tập trung vào các chức năng của phần mềm kế toán, các bước cài đặt và chuyển đổi dữ liệu, đánh giá ưu nhược điểm của quy trình triển khai và đề xuất giải pháp hoàn thiện.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nội dung dựa trên các nền tảng lý thuyết và văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành:

  • Khung lý thuyết hệ thống thông tin (HTTT) kế toán: Sử dụng tài liệu Giáo trình HTTT kế toán (NXB Thống kê) và Giáo trình Kế toán máy (NXB Văn hóa thông tin, 2009). HTTT kế toán được cấu thành bởi 5 yếu tố: phần cứng, phần mềm, hệ thống mạng, nhân lực và dữ liệu; trong đó quy trình xử lý kế toán giữ vai trò trung tâm.
  • Khung pháp lý và tiêu chuẩn chuyên ngành:
    • Điều 6 và Điều 17 Luật Kế toán; Chuẩn mực kế toán số 01 (Chuẩn mực chung) quy định về tính dễ hiểu, độ tin cậy và khả năng so sánh của thông tin kế toán.
    • Thông tư số 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán (quy định 7 tiêu chuẩn bắt buộc về chứng từ, sổ sách, báo cáo tài chính, khả năng nâng cấp, tính bảo mật, tính tự động và bảo hành).
    • Chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC (áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ) và Thông tư số 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.
  • Khung phân loại phần mềm kế toán: Dựa trên nghiên cứu phân loại của tác giả Phan Quốc Khánh (Công ty FAST, 01/2010), phân chia phần mềm theo quy mô người sử dụng (dưới 3 người, 3-20 người, trên 20 người), theo ngành nghề đặc thù, theo bản chất nghiệp vụ (Front Office/POS và Back Office) và theo hình thức đóng gói hoặc đặt hàng.
  • Tổng quan các công trình nghiên cứu kế toán: Tác giả tổng hợp các công trình tiêu biểu của Nguyễn Thị Phương Dung (2015, 2016), Nguyễn Thị Thanh Hải (2015), Nguyễn Thị Hương Liên, Trần Thế Nữ (2007), Đỗ Kiều Oanh (2008), Nguyễn Thị Hải Hà (2015) và Phạm Ngọc Quang.

Phương pháp nghiên cứu thực tế bao gồm:

  • Phương pháp điều tra bằng bảng câu hỏi (Questionnaire): Thiết kế phiếu khảo sát gồm các câu hỏi đóng và câu hỏi mở nhằm thu thập thông tin về cơ sở vật chất, phần mềm hệ thống, phần mềm ứng dụng và nhu cầu của nhân viên.
  • Phương pháp thu thập dữ liệu: Tiến hành khảo sát trên mẫu 20 nhân viên thuộc các phòng ban chức năng; thực hiện phỏng vấn trực tiếp ban lãnh đạo và cán bộ quản lý (ông Nguyễn Hoàng Bảo - Trưởng phòng Văn phòng đại diện Hà Nội).
  • Phương pháp quan sát thực tế và thống kê mô tả: Tổng hợp, xử lý dữ liệu khảo sát và lập các bảng biểu, biểu đồ phân tích cơ cấu nguồn lực, mức độ đáp ứng của phần mềm.

Nội dung chính theo từng chương

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

Chương này trình bày tính cấp thiết của việc áp dụng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp, phân tích thực trạng thị trường phần mềm kế toán Việt Nam với xu hướng chuyển dịch sang nền tảng web và dịch vụ điện toán đám mây với mức tăng trưởng doanh thu ổn định 20% - 30%/năm. Tác giả xác định rõ mục tiêu nghiên cứu, đối tượng, phạm vi thời gian (31/12/2018 - 25/04/2019) và không gian tại Công ty Cổ phần ACS Solutions, đồng thời giới thiệu phương pháp điều tra bảng hỏi và kết cấu 3 chương của khóa luận.

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN VÀ THỰC TRẠNG TRIỂN KHAI PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ACS SOLUTIONS

Chương 2 là nội dung trọng tâm, kết hợp giữa lý luận chuyên ngành và phân tích dữ liệu thực nghiệm tại doanh nghiệp:

  1. Hệ thống hóa lý luận kế toán và phần mềm kế toán:
    • Trình bày 5 thành phần nghiệp vụ kế toán chủ yếu: Kế toán vốn bằng tiền (TK 111, TK 112, TK 113), Kế toán vật tư - tài sản, Kế toán thanh toán, Kế toán nguồn kinh phí - nguồn vốn - quỹ, và Kế toán thu - chi.
    • Nêu chi tiết 7 tiêu chuẩn phần mềm kế toán theo Thông tư 103/2005/TT-BTC.
    • So sánh ưu, nhược điểm của 4 phần mềm kế toán thông dụng:
Phần mềm Ưu điểm chính Nhược điểm chính
FAST Giao diện dễ dùng, bám sát chế độ kế toán, hệ thống báo cáo quản trị và tài chính đa dạng, tốc độ xử lý nhanh, hỗ trợ xuất Excel mẫu biểu chuẩn. Thao tác đôi khi xảy ra lỗi nhỏ, dung lượng lớn khó phân biệt dữ liệu.
MISA Sản phẩm đóng gói mang tính phổ thông, phù hợp doanh nghiệp nhỏ, giao diện thân thiện, dễ học, dễ sử dụng. Chủ yếu phát triển cho doanh nghiệp vừa và nhỏ đơn giản, chưa đáp ứng các yêu cầu đặc thù.
VACOM Giao diện trực quan, làm tới đâu xem mỏng tới đó, hỗ trợ truy xuất ngược, kết xuất 100% nguyên mẫu ra Excel/PDF, có hotline hỗ trợ ngoài giờ. Vẫn xảy ra lỗi trong quá trình sử dụng và khi tùy chỉnh (customize) theo đặc thù.
Cyber Accounting Làm quen nhanh, giảm thời gian thao tác, lưu trữ dữ liệu xuyên suốt các năm, tra cứu nhanh, bảo mật cao, có khả năng nâng cấp lên bản Professional. Thời gian đầu cần hỗ trợ thường xuyên từ nhà cung cấp Cyber Soft.
  1. Thực trạng tại Công ty Cổ phần ACS Solutions:
    • Cơ cấu tổ chức: Gồm Ban Giám đốc (Giám đốc điều hành, Phó Tổng giám đốc kinh doanh, Phó Giám đốc kỹ thuật) và 7 phòng chức năng: Kinh doanh, Nghiệp vụ, Quản trị hành chính, Tài chính kế toán, Giải pháp doanh nghiệp, Bảo hành hỗ trợ khách hàng, Nghiên cứu phát triển sản phẩm.
    • Hạ tầng phần cứng: Gồm 1 máy chủ Dell PowerEdge (CPU Intel Xeon 3400 series, chạy Windows Server 2008 R2 / Linux), 30 máy trạm Samsung Syncmaster743NX (Intel Pentium Dual CPU T3400 @2.16GHz, 0.99 GB RAM), 16 máy tính xách tay, 4 máy in laser A4 2 mặt, 2 máy scan A4 và 8 bộ chuyển mạch Switch 8 cổng. Mạng LAN kết nối 3 nhà mạng (FPT, Viettel, VNPT) với tổng băng thông 100Mbps và có sử dụng mạng riêng ảo VPN.
    • Thực trạng sử dụng phần mềm và nhân lực:
Chỉ tiêu khảo sát Số liệu / Tỷ lệ ghi nhận
Tỷ lệ nhân lực theo phòng ban (Tổng số 30 người khảo sát) Kinh doanh: 43,3% (13 người); CNTT: 20% (6 người); Kế toán: 13,3% (4 người); Kỹ thuật: 13,3% (4 người); Hành chính nhân sự: 10% (3 người).
Trình độ tin học của cán bộ công nhân viên 100% được đào tạo tin học căn bản, 90% có chứng chỉ tin học, 80% có trình độ đại học.
Mức độ sử dụng các phần mềm hiện tại MS Office: 100%; Phần mềm nhân sự (HR.MANAGER): 30%; Phần mềm quản trị quan hệ khách hàng (CRM): 25%; Phần mềm kế toán (Microsoft Dynamics AX): 20%; ERP: 10%; SCM: 5%.
Đánh giá mức độ cần thiết triển khai phần mềm mới Rất cần thiết: 83,33% (10/12 phiếu); Không cần thiết: 16,67% (2/12 phiếu). Tỷ lệ ủng hộ hệ thống mới đạt 77,78%.
Mức độ hiểu rõ quy trình triển khai (Khảo sát 20 nhân viên) 75% (15/20 nhân viên) hiểu rõ quy trình; 75% đánh giá quy trình có tính rõ ràng và thống nhất.
  • Quy trình triển khai 4 bước tại công ty: (1) Khảo sát, phân tích hệ thống; (2) Lập kế hoạch cài đặt; (3) Biến đổi dữ liệu; (4) Biên soạn tài liệu hệ thống.
  • Quy trình biến đổi dữ liệu 8 bước: (1) Xác định chất lượng dữ liệu $\rightarrow$ (2) Ổn định một phiên bản $\rightarrow$ (3) Tổ chức đào tạo và biến đổi tài liệu $\rightarrow$ (4) Lập thời gian của quá trình biến đổi $\rightarrow$ (5) Bắt đầu thực hiện $\rightarrow$ (6) Kiểm tra dữ liệu đưa vào $\rightarrow$ (7) Biến đổi các tệp dữ liệu gốc $\rightarrow$ (8) Thực hiện bước kiểm chứng lần cuối cùng.
  • 4 phương pháp chuyển đổi CSDL được phân tích: Chuyển đổi trực tiếp; Hoạt động song song; Chuyển đổi bộ phận; Chuyển đổi từng bước thí điểm.
  1. Đánh giá ưu điểm và hạn chế của việc triển khai Cyber Accounting:
    • Ưu điểm: Triển khai bám sát nhu cầu thực tế; có sự phối hợp của nhân viên nội bộ; tài liệu hóa và đào tạo kỹ lưỡng; khả năng tích hợp chuyển đổi dữ liệu thuận tiện từ Microsoft Excel.
    • Nhược điểm: Thời gian triển khai còn dài so với phần mềm đóng gói; kênh giao tiếp chủ yếu qua điện thoại hoặc trao đổi trực tiếp gây tốn kém; việc sử dụng sổ cái làm tham chiếu chung gây giảm tốc độ xử lý và ảnh hưởng bảo mật khi phân quyền cho nhiều người; bản dùng thử phải gỡ bỏ hoàn toàn trước khi cài bản chính thức; nền tảng Fox gây gò bó không gian phát triển ứng dụng internet; việc tùy chỉnh công thức tính toán phức tạp làm ảnh hưởng cấu trúc chương trình.

CHƯƠNG 3: ĐỊNH HƯỚNG NGHIÊN CỨU VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ACS SOLUTIONS

Chương 3 trình bày định hướng phát triển của doanh nghiệp giai đoạn 2018 - 2025 và đề xuất các giải pháp hoàn thiện:

  • Xây dựng quy trình chuẩn hóa và các bước thực hiện chi tiết cho phần mềm Cyber Accounting.
  • Phân định rõ vai trò của các bên tham gia: Giám đốc dự án, Chủ sở hữu quy trình kinh doanh (BPO), Quản trị dự án, Người dùng chính (Key-Users) và Người dùng cuối (End-Users).
  • Đề xuất các giải pháp đồng bộ hạ tầng CNTT, thiết lập kênh thông tin thống nhất, khắc phục hạn chế về nền tảng công nghệ và đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC và Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Kết quả và đóng góp

  • Kết quả khảo sát thực trạng: Phản ánh bức tranh toàn diện về hiện trạng cơ sở hạ tầng CNTT (máy chủ Dell PowerEdge, 30 máy trạm, mạng LAN 100Mbps) và cơ cấu nhân lực tại ACS Solutions (khối kinh doanh chiếm 43,3%, CNTT chiếm 20%, kế toán chiếm 13,3%).
  • Đánh giá thực nghiệm nhu cầu chuyển đổi: Xác định tỷ lệ nhân viên chưa hài lòng với hệ thống cũ và có đến 83,33% đánh giá việc triển khai phần mềm mới là rất cần thiết, 77,78% ủng hộ triển khai hệ thống mới.
  • Hệ thống hóa quy trình kỹ thuật: Khóa luận chi tiết hóa quy trình triển khai phần mềm gồm 4 giai đoạn chính, quy trình biến đổi dữ liệu 8 bước và phân tích ưu - nhược điểm của 4 phương pháp chuyển đổi cơ sở dữ liệu (trực tiếp, song song, bộ phận, thí điểm).
  • Đóng góp giải pháp thực tiễn: Đề xuất mô hình triển khai Cyber Accounting kết hợp giữa quy trình chuẩn của nhà cung cấp và đặc thù doanh nghiệp thương mại dịch vụ kỹ thuật, làm căn cứ hạn chế sai sót số liệu và thất thoát tài sản.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế:
    • Phạm vi nghiên cứu giới hạn tại một doanh nghiệp duy nhất (Công ty Cổ phần ACS Solutions), dữ liệu điều tra quy mô nhỏ (20 phiếu điều tra quy trình và 12 phiếu khảo sát nhu cầu).
    • Thời gian nghiên cứu thực tế ngắn (khoảng 2 tháng trong tổng thời gian làm khóa luận từ 31/12/2018 đến 25/04/2019).
    • Khóa luận chủ yếu tiếp cận ở góc độ triển khai ứng dụng phần mềm nghiệp vụ kế toán đơn lẻ, chưa đi sâu vào việc tích hợp toàn diện với các phân hệ ERP quy mô lớn.
    • Đánh giá kỹ thuật chỉ ra phần mềm cài đặt trên nền Fox làm hạn chế khả năng mở rộng trên môi trường web/internet.
  • Hướng nghiên cứu tiếp:
    • Mở rộng phạm vi nghiên cứu sang việc tích hợp dữ liệu kế toán với các hệ thống quản trị khác như CRM, SCM và hệ thống quản lý dự án.
    • Nghiên cứu giải pháp nâng cấp kiến trúc phần mềm kế toán từ nền tảng cục bộ sang nền tảng web-based và điện toán đám mây, phục vụ định hướng phát triển của doanh nghiệp giai đoạn 2018 - 2025.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng thụ hưởng:
    • Sinh viên ngành Hệ thống thông tin kinh tế, Tin học kinh tế, Kế toán doanh nghiệp tại các trường đại học khối kinh tế.
    • Cán bộ quản lý dự án CNTT, kế toán trưởng và chuyên viên triển khai phần mềm tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
  • Nội dung tham khảo giá trị:
    • Bảng đối chiếu tiêu chuẩn phần mềm kế toán theo Thông tư 103/2005/TT-BTC.
    • Bảng so sánh đặc tính kỹ thuật, ưu nhược điểm giữa các phần mềm FAST, MISA, VACOM và Cyber Accounting.
    • Quy trình 8 bước biến đổi dữ liệu và 4 phương pháp chuyển đổi cơ sở dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới.

Câu hỏi thường gặp

1. Tại sao Công ty Cổ phần ACS Solutions lựa chọn phần mềm Cyber Accounting thay vì các phần mềm như MISA hay FAST?
Do các phần mềm đóng gói phổ biến như MISA hay FAST tuy phổ biến nhưng không hoàn toàn tương thích với mô hình kinh doanh đặc thù của ACS (quản lý trạm cân xe tải, People Counting), có nhiều chức năng dư thừa hoặc thiếu sót nghiệp vụ chuyên sâu. Cyber Accounting được lựa chọn vì khả năng tương thích cao với dữ liệu Microsoft Excel sẵn có của công ty, thời gian làm quen nhanh, lưu trữ dữ liệu xuyên suốt các năm, tính bảo mật cao và có lộ trình nâng cấp lên phiên bản Professional.

2. Hạ tầng phần cứng của ACS Solutions tại thời điểm khảo sát gồm những thiết bị nào?
Hạ tầng gồm 1 máy chủ Dell PowerEdge (CPU Intel Xeon 3400 series, chạy Windows Server 2008 R2 / Linux), 30 máy trạm Samsung Syncmaster743NX (RAM 0.99 GB, CPU Intel Pentium Dual T3400), 16 máy tính xách tay, 4 máy in laser A4 2 mặt, 2 máy scan A4, 8 switch 8 cổng, cùng mạng LAN kết nối 3 nhà mạng (FPT, Viettel, VNPT) băng thông 100Mbps và mạng riêng ảo VPN.

3. Tác giả đã chỉ ra những phương pháp nào để chuyển đổi cơ sở dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới?
Khóa luận phân tích 4 phương pháp: (1) Phương pháp chuyển đổi trực tiếp (cài đặt ngay sau khi chuẩn bị kỹ và lập phương án xử lý thủ công dự phòng); (2) Phương pháp hoạt động song song (cả 2 phần mềm cùng chạy trong một khoảng thời gian ngắn nhất định để đối chiếu); (3) Phương pháp chuyển đổi bộ phận (tin học hóa từng bộ phận quan trọng trước, rút kinh nghiệm cho các bộ phận sau); (4) Phương pháp chuyển đổi từng bước thí điểm (chọn bộ phận thí điểm theo phương pháp trực tiếp hoặc song song rồi mới nhân rộng).

4. Khảo sát thực tế tại ACS Solutions ghi nhận tỷ lệ nhân sự và nhu cầu triển khai phần mềm mới như thế nào?
Về nhân lực, phòng Kinh doanh chiếm tỷ lệ lớn nhất với 43,3%, tiếp đến là CNTT (20%), Kế toán (13,3%), Kỹ thuật (13,3%) và Hành chính nhân sự (10%). Khảo sát cho thấy 83,33% nhân viên đánh giá việc triển khai phần mềm mới là rất cần thiết, 77,78% ủng hộ triển khai hệ thống mới; tuy nhiên mới chỉ có 75% nhân viên nắm rõ và đánh giá quy trình triển khai hiện tại có tính thống nhất.

5. Khâu kỹ thuật của phần mềm Cyber Accounting tại ACS Solutions bộc lộ những nhược điểm gì?
Phần mềm được cài đặt trên nền Fox làm hạn chế khả năng phát triển trên môi trường internet; việc dùng sổ cái làm địa chỉ tham chiếu chung gây giảm tốc độ và rủi ro bảo mật khi phân quyền nhiều người; bản dùng thử phải cài đặt rồi gỡ bỏ thủ công trước khi cài đặt chính thức; và việc tùy chỉnh các công thức kế toán phức tạp gây khó khăn cho cấu trúc chương trình.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về hệ thống thông tin kế toán và khung pháp lý liên quan theo chuẩn mực của Bộ Tài chính. Thông qua các phương pháp điều tra bảng hỏi, quan sát và phỏng vấn, đề tài đã phản ánh chính xác thực trạng hạ tầng CNTT, cơ cấu nhân lực và những bất cập trong quy trình triển khai phần mềm tại Công ty Cổ phần ACS Solutions. Các đề xuất về quy trình 4 giai đoạn, quy trình chuyển đổi dữ liệu 8 bước và các giải pháp hoàn thiện mang lại giá trị thực tiễn cho doanh nghiệp trong việc ứng dụng phần mềm kế toán Cyber Accounting, đồng thời là tài liệu tham khảo hữu ích cho sinh viên ngành Hệ thống thông tin kinh tế.