CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MTV POCO EXPRESS Trong bối cảnh Việt Nam ngày càng hội nhập sâu rộng vào nền kinh tế quốc tế. Hoạt động ngoại thương ngày càng phát triễn dẫn đến nhu cầu về dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu cũng không ngừng gia tăng. Cùng với sự xuất hiện hàng loạt các công ty giao nhận và đại lý hãng tàu, công ty Trách nhiệm hữu hạn Một thành viên Poco Express ra đời cung cấp nhiều dịch vụ vận tải khác nhau, góp phần trong việc thúc đẩy hoạt động ngoại thương.1 Giới thiệu chung về công ty Hình 1.1: Logo công ty Trách nhiệm hữu hạn một thành viên Poco Express Theo Công ty Trách nhiệm hữu hạn Một thành viên Poco Express (2014), trích từ “Giấy Chứng nhận Đăng ký Doanh nghiệp Công ty Trách nhiệm hữu hạn” (2014) và Tổng cục Thuế (2014), một số thông tin chung về công ty Trách nhiệm hữu hạn Một thành viên Poco Express như sau: Tên công ty: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN POCO EXPRESS Tên thương mại: POCO EXPRESS COMPANY LIMITED Mã số thuế: 0312705904 Nơi đăng ký quản lý: Chi cục thuế quận Phú Nhuận Năm tài chính: 01/01/2014 3 do an Ngày cấp giấy phép: 25/03/2014 Ngày hoạt động: 26/03/2014 Địa chỉ trụ sở: 283 Điện Biên Phủ, phường 15, quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh Đại diện pháp luật: Ông Phan Tiến Kỳ Điện thoại : (+84 8) 6681 9528 Fax : (+84 8) 3995 8238 Email: kenny@pocoexpress.vn Website: pocoexpress.vn Vốn điều lệ: 5 000 000 000 đồng Quy mô công ty: Doanh nghiệp vừa và nhỏ Ngành nghề kinh doanh chính: Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải.2 Nhiệm vụ, chức năng và định hướng phát triển của công ty 1.1 Nhiệm vụ − Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ, dịch vụ theo chỉ tiêu, kế hoạch đề ra nhằm đưa công ty phát triển ổn định và làm tròn nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước. − Thực hiện tốt chế độ quản lý, phân phối lao động, an toàn lao động, đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ, nâng cao đời sống nhân viên.
− Tạo mối quan hệ làm ăn lâu dài, uy tín với các đại lý, khách hàng, góp phần thúc đẩy kinh tế ngoại thương phát triển, hòa nhập kinh tế thế giới. − Poco Express mong muốn được hợp tác, liên doanh với các đối tác tốt, có uy tín để nâng cao tầm vóc của công ty nhằm phục vụ khách hàng ngày càng tốt hơn. − Góp phần đưa thương hiệu công ty tới gần hơn với các đối tác kinh doanh, thúc đẩy các hoạt động thương mại quốc tế. − Tạo động lực thúc đẩy ngành Logistics ngày càng phát triển, tăng cơ hội cạnh tranh với các doanh nghiệp, hãng vận chuyển quốc tế.
− Góp phần làm đơn giản hóa quy trình xuất nhập khẩu, tạo điều kiện cho hàng hóa Việt Nam có cơ hội được bày bán trên thị trường thế giới.2 Chức năng Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Poco Express chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa nội địa và quốc tế. Ngoài ra, công ty còn hoạt động như đại lý trung chuyển hàng hóa cho doanh nghiệp có hoạt động xuất nhập khẩu.3 Định hướng phát triển Poco Express định hướng trở thành một công ty logistics với đa dạng các dịch vụ, xây dựng thương hiệu trong phạm vi cả nước. Theo đó, công ty tiếp tục đẩy mạnh các dịch vụ chủ lực là giao nhân hàng hóa bằng đường biển (cả hàng FCL và LCL). Chú trọng việc tìm kiếm khách hàng hơn nữa cho dịch vụ giao nhận hàng hóa đường hàng không, dịch vụ làm thủ tục hải quan.
nhằm đa dạng hóa các dịch vụ kinh doanh của công ty. Phối hợp, liên kết với các doanh nghiệp vận tải trong và ngoài nước để thực hiện các nghiệp vụ vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu, hàng hóa thương mại, đầu tư, kinh doanh. Không ngừng tìm kiếm, mở rộng mối quan hệ với các đại lí, hãng tàu để tìm được những mức giá thấp nhất có thể, đồng thời duy trì mối quan hệ với các đại lí, hãng tàu cũ để trở thành khách hàng thân thiết với họ để nhận được mức giá ưu đãi. Đặc biệt trong năm 2018, công ty sẽ khai trương chi nhánh đầu tiên tại thành phố Hải Phòng, 1 trong những cảng biển lớn nhất cửa nước ta và là nơi có hoạt động logistic diễn ra sôi nổi.
Trong 5 năm tới, công ty sẽ tiếp tục phát triển chi nhánh ở Đà Nẵng nhằm phục vụ tối đa nhu cầu của khách hàng ở khắp đầu Nam Bắc. Khẳng định vị thể của mình “Poco Express không hề trẻ, chúng tôi tự tin có đủ năng lực để cung cấp các dịch vụ cho khách hàng và cạnh tranh với các đối thủ trong ngành”- Theo anh Phan Tiến Kỳ, giám đốc công ty Poco Express. Tầm nhìn: Poco Express không chỉ dừng lại ở một doanh nghiệp đơn thuần chuyên về các thủ tục xuất nhập khẩu mà còn mong muốn được cạnh tranh với các chủ đầu tư nước ngoài trên thị trường Việt Nam. Poco Express luôn nỗ lực phấn đấu trở thành công ty giao nhận hàng đầu được khách hàng yêu thích, đem niềm tự hào Việt Nam vươn ra thế giới với dịch vụ đẳng cấp, nhân sự chuyên nghiệp, tận tâm, tạo ra giá trị gia tăng, đóng góp tích cực vào sự phát triển của cộng đồng.
5 do an Sứ mệnh: − Trở thành chuyên gia về Logistics và chuỗi cung ứng, cung cấp các dịch vụ toàn cầu chuyên nghiệp, giải pháp tin cậy cho mỗi nhu cầu của khách hàng và đối tác. − Trở thành đối tác tin cậy, tận tâm và chân thành. − Đào tạo đội ngũ nhân viên được đào tạo, tác phong phục vụ chuyên nghiệp, nỗ lực vì khách hàng. − Xây dựng hình ảnh một công ty Việt Nam chuyên nghiệp và thân thiện 1.3 Cơ cấu tổ chức 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG PHÒNG PHÒNG PHÒNG CHỨNG TỪ KINH DOANH CƯỚC PHÍ KẾ TOÁN BỘ PHẬN BỘ PHẬN NHẬP KHẨU XUẤT KHẨU Sơ đồ 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty TNHH MTV Poco Express (Nguồn: Phòng Kế Toán) Công ty Poco Express bao gồm giám đốc và các phòng ban chức năng.
Các phòng ban chức năng bao gồm: − Phòng kế toán 6 do an − Phòng kinh doanh − Phòng Chứng từ. Gồm Bộ phận xuất khẩu và Bộ phận nhập khẩu. − Phòng cước phí Ngoài ra, công ty hiện tại không có phòng giao nhận và khai hải quan. Chức năng giao nhận sẽ do bộ phận chứng từ đảm nhận và các vấn đề liên quan đến khai hải quan sẽ giao cho dịch vụ bên ngoài làm.2 Chức năng của các phòng ban 1.1 Giám đốc: Là người lãnh đạo cao nhất tại công ty, tổ chức điều hành mọi hoạt động kinh doanh của công ty.
Chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động thương mại, dịch vụ. Thực hiện các nghĩa vụ đối với Nhà nước. Có quyền quyết định đến tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hằng ngày của công ty, tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty. Bố trí cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý công ty.
Được quyền bổ nhiệm, miễn nhiễm, khen thưởng, kỷ luật, ký kết hợp đồng lao động và quản lý đào tạo với cán bộ nhân viện. Thực tế tại công ty hiện nay, Giám đốc đang kiêm chức danh trưởng phòng kinh doanh và trực tiếp quản lý theo dõi các đơn hàng.2 Phòng kinh doanh: Đây là bộ phận giao dịch trực tiếp với khách hàng. Ngoài chức năng mở rộng mạng lưới kinh doanh của công ty, phòng kinh doanh có các nhiệm vụ chính như: − Tìm kiếm khách hàng mới, duy trì khách hàng cũ, liên hệ với các khách hàng tiềm năng theo chỉ tiêu đề ra. − Lập và triển khai các kế hoạch nhận hàng, xuất hàng nhằm đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
− Thực hiện và theo dõi hàng hóa. − Tìm kiếm các đại lý nước ngoài làm hàng chỉ định. − Phối hợp với bộ phận báo giá để định giá, cung cấp thông tin và báo giá dịch vụ cho khách hàng. − Viết báo cáo sau mỗi lần gặp khách hàng.
7 do an − Trả lời và giải quyết các thư từ, điện thoại, fax liên quan đến thông tin khách hàng. − Khuếch trương, giới thiệu các dịch vụ giao nhận của công ty. − Thông báo, chuyển giao công việc và phối hợp với phòng chứng từ để thực hiện tiếp các thủ tục thông quan hàng hóa xuất- nhập khẩu.3 Phòng cước phí − Liên hệ với hãng tàu/ hãng hàng không để hỏi giá cước vận chuyển, đặt chỗ và xác nhận. − Tổng hợp và lên bảng giá( giá mua, giá bán, hoa hồng đề nghị và các chi phí khác) chuyển cho các bộ phận khác.
− Phối hợp với các phòng ban khác. − Phòng chứng từ: được chia ra 2 mảng chịu trách nhiệm cho hàng xuất và nhập. − Nhìn chung bộ phận chứng từ có các chức năng sau. − Phối hợp với phòng kinh doanh để tiến hành các nghiệp vụ chứng từ.
− Liên hệ khách hàng/hãng tàu/ đại lý để thu thập đầy đủ các chứng từ cần thiết, kiểm tra và sửa đổi chứng từ nếu cần. − Chuẩn bị bộ chứng từ thông quan hàng hóa. − Liên hệ hãng tàu phát hành vận đơn chủ (Master Bill of Lading- MB/L) − Lên hãng tàu lấy lệnh giao hàng (Delivery order- DO), cược vỏ rỗng, lấy hóa đơn, gia hạn,… theo yêu cầu của từng trường hợp. − Phát hành vận đơn nhà ( House Bill of Lading-HB/L) nếu cần − Chuyển giao với phòng kế toán để thanh toán khách hàng.4 Phòng kế toán: − Thanh toán cước phí với các hãng tàu/ hàng không/ kho vận.
− Thanh toán cước phí với hãng giao nhận − Thanh toán cước phí với khách hàng − Thanh toán cước phí nội địa và các nhiệm vụ phát sinh − Báo cáo doanh thu, doanh chi hàng tháng, lập bảng lương, chấm công. Với các chủ hàng, bộ phận kế toán lập hoá đơn thu tiền cước phí và dịch vụ với các lô hàng xuất từ các chủ hàng. 8 do an Đối với đại lý giao nhận, kế toán nhận Credit note hay Debit note từ bộ phận chứng từ gửi cho đại lý hàng tháng, thu cước phí collect và lệ phí nhờ thu của các lô hàng từ đại lý nước ngoài gửi về. Với hãng tàu phải đối chiếu cước phí, xác nhận thanh toán, lập hoá đơn, thu phí hoa hồng với hãng tàu.
Trong việc thanh toán nội bộ, kế toán thực hiện các công việc sau: − Lập hoá đơn thu nội bộ các phòng ban trong công ty đưa hàng lại. − Thanh toán cước phí nội địa trong nước − Chi trả tiền lương cho cán bộ công nhân viên trong phòng, các nguồn thu nhập theo quy đinh của công ty.