CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG GOM 1.1 Khái niệm về quản lý đơn hàng 1.1 Mối quan hệ giữa quản lý chuỗi cung ứng và quản lý đơn hàng Trong thị trường toàn cầu cạnh tranh ngày nay, các doanh nghiệp không thể hoạt động theo kiểu đơn lẻ, mà cần phải có một chuỗi cung ứng hoạt động tốt để có thể cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng một cách nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Quản lý chuỗi cung ứng (SCM) là quá trình lập kế hoạch, tổ chức và quản lý các nguồn lực cần thiết, bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến việc đưa sản phẩm từ nhà cung cấp đến khách hàng như mua hàng, sản xuất, kho bãi, vận chuyển và dịch vụ khách hàng. Quản lý đơn hàng là một thành phần quan trọng của SCM. Đó là quá trình nhận, xử lý và hoàn thành đơn hàng của khách hàng như nhập đơn hàng, quản lý hàng lưu kho, theo dõi đơn hàng và dịch vụ khách hàng.
Có nhiều cách khác nhau để quản lý đơn hàng. Một số công ty sử dụng các quy trình thủ công, trong khi một số công ty sử dụng các ứng dụng phần mềm. Phương pháp tốt nhất cho một công ty cụ thể sẽ phụ thuộc vào kích thước, độ phức tạp và nhu cầu của họ. Một số thách thức liên quan đến quản lý đơn hàng, đó là đảm bảo rằng các sản phẩm có sẵn, đủ số lượng yêu cầu vào đúng thời điểm.
Một số thách thức khác là quản lý kỳ vọng của khách hàng - Khách hàng thường có kỳ vọng cao về độ chính xác, tốc độ và tiện lợi của đơn hàng. Bất chấp những thách thức trên, quản lý đơn hàng là một phần thiết yếu của SCM. Đó là một quá trình quan trọng có thể giúp các công ty cải thiện hiệu suất và lợi nhuận của mình.2 Khái niệm và quy trình quản lý đơn hàng Quản lý đơn hàng là quá trình tiếp nhận, theo dõi và thực hiện các đơn đặt hàng của khách hàng, là một phần quan trọng của bất kỳ doanh nghiệp nào bán sản phẩm hoặc dịch vụ trực tuyến hay tại cửa hàng. Quá trình quản lý đơn hàng bắt đầu khi khách hàng đặt hàng và kết thúc khi khách hàng nhận được đơn đặt hàng của họ.
Quản lý đơn hàng bao gồm các công đoạn như sau: - Tiếp nhận đơn hàng: Khi một khách hàng đặt hàng, thông tin về đơn hàng sẽ được ghi lại, bao gồm các mặt hàng được đặt, số lượng, thông tin vận chuyển và thông tin liên lạc của khách hàng. - Xác nhận đơn hàng: Quá trình này đảm bảo rằng thông tin trong đơn hàng là chính xác và NCC sẵn sàng để cung cấp. Các nhân viên quản lý đơn hàng thương liên lac với 3 khách hàng để xác nhận các chi tiết quan trọng như địa chỉ giao hàng và phương thức thanh toán…. - Xử lý đơn hàng: Sau khi đơn hàng được xác nhận, các bước tiếp theo bao gồm việc lưu trữ thông tin đơn hàng, chuẩn bị hàng hóa và đóng gói và vận chuyển.
Điều này đảm bảo rằng hàng hóa sẽ được chuẩn bị và giao hàng. - Giao hàng và theo dõi: Sau khi đơn hàng đã sẵn sàng, nhà cung cấp sẽ giao hàng cho đơn vị vận chuyển và theo dõi quá trình này cho đến khi hàng hóa đến tay khách hàng. Thông tin vận chuyển có thể được cung cấp cho khách hàng để theo dõi trong quá trình giao hàng. - Hoàn thành đơn hàng: Khi hàng hóa đã được giao và xác nhận bởi khách hàng, đơn hàng được coi là hoàn thành.
Thông thường, đánh giá từ khách hàng sẽ được thu thập để cải thiện quy trình quản lý đơn hàng trong tương lai. Quản lý đơn hàng rất quan trong trong việc duy trì một quy trình kinh doanh hiệu quả và tạo sự hài lòng cho khách hàng. Nó đảm bảo rằng hàng hóa sẽ được giao đúng thời hạn, giảm thiểu sai sót và tăng tính chuyên nghiệp trong các hoạt động kinh doanh.3 Tổng quan quản lý đơn hàng gom 1.1 Khái niệm và đặc điểm hàng gom Trước khi đi sâu vào tìm hiểu quản lý đơn hàng gom là gì, chúng ta cần phải hiểu được thế nào là hàng gom? Hàng gom (Consolidation) là một thuật ngữ thường được sử dụng trong ngành logistics. Nó đề cập đến quá trình tổ chức kết hợp các đơn hàng nhỏ thành một lô hàng lớn hơn, nhằm tối ưu hóa quá trình vận chuyển và giảm chi phí.
Trong quá trình gom hàng, các đơn hàng nhỏ được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, có thể từ khách hàng, nhà sản xuất, hoặc nhà cung cấp. Những đơn hàng này có thể có các điểm xuất phát khác nhau và điểm đến khác nhau, nhưng có thể đươc kết hợp lại thành một lô hàng duy nhất để tiến hành vận chuyển. Quá trình gom hàng có thể được thực hiện bằng cách chuyển các đơn hàng nhỏ này đến một trung tâm gom hàng (hay tại kho gom) nơi các đơn hàng được kiểm tra, phân loại và kết hợp thành các lô hàng lớn hơn. Sau đó, các lô hàng này sẽ được vận chuyển đến điểm đích cuối cùng.
- Đặc điểm của hàng gom: Đây là một hoạt động dịch vụ được cung cấp với mục đích gom đơn hàng lẻ của nhiều người tới một điểm và đóng cùng vào container để vận chuyển; 4 Thư viện ĐH Thăng Long Các mặt hàng có khối lượng, kích thước khác hay, hay các mặt hàng, sản phẩm khá đa dạng…; Giúp giảm giá cước vận chuyển cho người gửi so với việc gửi hàng lẻ; - Phân biệt hàng LCL và hàng gom Consol Về bản chất thì hàng LCL và hàng Consol không có gì khác nhau và chúng đều là hàng lẻ. Điểm khác nhau duy nhất ở đây là đơn vị gom hàng: Hàng LCL thì đươc hãng tàu thực hiện gom tại kho CFS ở cảng bốc và được hoàn thành tại kho CFS ở cảng dỡ; Còn đối với hàng Consol thì được gom bởi các đơn vị gom hàng hay Forwarder gom hàng về kho của họ.1 Phân biệt hàng LCL và hàng Consol Hàng LCL Hàng consol - LCL (Less than Container Load) - Tương tự với hàng LCL thì hàng hay còn gọi là hàng lẻ, hàng ghép - Là lô Consol cũng là hàng lẻ và được gom đóng hàng không đủ lớn để chất đầy một thành một container. Ở một số quốc gia thì container hàng hóa; hãng tàu không cung cấp dịch vụ vận tải - Những lô hàng, kiện hàng nhỏ lẻ biển với hàng lẻ, vì vậy, dịch vụ này được được giao cho các hãng vận tải và đưa vào khai thác bởi các đơn vị khai thác hàng lẻ kho khai thác hàng lẻ CFS; như Forwarder ( Đơn vị giao nhận vận - Các hãng tàu, hãng vận chuyển sẽ chuyển); gom những lô hàng lẻ này từ nhiều chủ - Hàng lẻ được vận chuyển đến nhà hàng (Shipper) lại và đóng thành một kho để đóng gói trong container. Việc thu container (FCL); gom hàng lẻ từ các chủ hàng và đóng gói - Dù hàng hóa được đóng vào nguyên vào chung một container được gọi là gom một container, nhưng do có nhiều chủ hàng hàng; (Shipper).
Hãng tàu, hãng vận chuyển sẽ - Trong trường hợp hàng consol, bên phát hành vận đơn riêng cho các chủ hàng hàng gom sẽ phát hàng vận đơn thứ cấp khác nhau; (House Bill of Lading) cho các chủ hàng. - Các vận đơn này sẽ ghi chú điều Và giữ lại vận đơn chủ (Master Bill of kiện giao hàng là CFS/CFS – Điều này có Lading) từ hãng tàu cho container FCL để nghĩa là trách nhiệm của hãng vận tải sẽ họ đặt booking. Cũng như thể hiện bên gom chịu bắt đầu từ lúc nhận hàng ở kho CFS hàng là người gửi hàng (Shipper) trên vận đơn. 5 tại cảng bốc hàng và hoàn thành tại kho CFS tại cảng dỡ hàng; - Phần cước phí vận chuyển cho các lô hàng lẻ này được hãng tàu tính trực tiếp cho người gửi hàng tương ứng với số lượng hàng hóa mà họ đã nhận được từ người gửi hàng Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp 1.2 Quản lý đơn hàng gom Trong bài viết này, quản lý đơn hàng gom mà tôi nhắc đến là quản lý đơn hàng gom tại các công ty logitics có bao gồm dịch vụ tìm nguồn hàng và dịch vụ gom hàng vận chuyển hàng về điểm đến.
Quản lý đơn hàng gom khi công ty logistics đóng vai trò tìm nguồn, gom hàng và vận chuyển là một loại quản lý đơn hàng cụ thể liên quan đến việc gom nhiều đơn hàng từ các nhà cung cấp khác nhau thành một lô hàng gom tới một điểm và sau đó giao hàng đến cuối cùng. Quá trình này có thể giúp các công ty logistics tiết kiệm thời gian và tiền bạc, giảm lượng khí thải và nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Quản lý đơn hàng gom tại công ty logistics cũng tương tự như quản lý đơn hàng nói chung ở chỗ nó tuân theo các bước cơ bản giống nhau: Đặt hàng, xác minh đơn hàng, thực hiện đơn hàng, theo dõi đơn hàng và hoàn thành đơn hàng. Tuy nhiên, nó khác với quản lý đơn hàng nói chung ở chỗ nó yêu cầu nhiều sự phối hợp và hợp tác giữa công ty và nhà cung 6 Thư viện ĐH Thăng Long cấp khác nhau, cũng như kho nơi các đơn hàng được kết hợp thành một lô hàng.
Nó cũng yêu cầu nhiều tầm nhìn và giao tiếp với khách hàng và nhà cung cấp trong suốt quá trình. Dưới đây là một bảng so sánh quản lý đơn hàng khi công ty logistics đóng vai trò mua hàng và làm việc với các nhà cung cấp với quản lý đơn hàng nói chung: Bảng 1.2 Bảng so sánh giữa Quản lý đơn hàng gom và Quản lý đơn hàng Khía cạnh Quản lý đơn hàng gom Quản lý đơn hàng Công ty logistics nhận được đơn hàng từ các khách hàng hoặc trong các phòng ban nội bộ. Công ty logistics sẽ tiến hành đặt hàng với các Khách hàng đặt hàng thông qua một Đặt nhà cung cấp khác nhau dựa trên yêu biểu mẫu online, gọi điện thoại, email hàng cầu của khách hàng và khả năng của hoặc cửa hàng vật lý. Một thành viên của nhà cung cấp.
Công ty logistics nhập nhóm bán hàng kiểm tra chi tiết và xác thông tin đơn hàng vào hệ thống quản nhận đơn hàng. Thông tin đơn hàng được lý đơn hàng (OMS) để theo dõi và nhập vào OMS để theo dõi tất cả thông điều phối các đơn hàng. tin và quy trình liên quan đến đơn hàng. Công ty logistics xác minh thông tin đơn hàng thông qua khách hàng và Xác nhà cung cấp.