CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH PHÁT HÀNH HỢP ĐỒNG TRONG NGÀNH BẢO HIỂM 1. Những vấn đề cơ bản về kiểm soát nội bộ 1. Khái niệm về kiểm soát nội bộ Khái niệm kiểm soát nội bộ (KSNB) được đề cập đến trong nhiều tài liệu, quy định pháp lý và quan điểm của một số học giả. Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 - Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ, ban hành theo Quyết định 143/2001/QĐ- BTC ngày 21/12/2001, “Hệ thống KSNB là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị.” Theo báo cáo Coso 2013 (Committee of sponsoring Organization): “KSNB là tập hợp liên tục các quy trình được thực hiện bởi HĐQT, BGĐ và nhân viên của một tổ chức; được xây dựng nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý trong việc đạt được các mục tiêu của tổ chức: hiệu quả và hiệu lực hoạt động; độ tin cậy của các báo cáo; sự tuân thủ pháp luật và các quy định.” Đây là khái niệm toàn diện nhất về KSNB, xác định mục tiêu của KSNB không chỉ là các thông tin kế toán mà là hiệu quả, hiệu lực của tất cả các hoạt động của một tổ chức; độ tin cậy của báo cáo (không chỉ là báo cáo tài chính); mục tiêu tuân thủ.
Từ những khái niệm trên, ta có thể hiểu đơn giản KSNB là việc thiết lập hệ thống dựa trên các thủ tục, quy định hay quy trình được doanh nghiệp đề ra liên quan đến quản lý doanh nghiệp, tài chính, nhân lực, sản xuất – kinh doanh,…Để làm được điều này, HĐQT và các nhà quản lý cấp cao sẽ chịu trách nhiệm cho việc thiết lập và vận 5 hành HTKSNB sao cho hiệu quả, đồng thời giám sát tính hiệu quả của hệ thống này một cách liên tục nhằm đảm bảo thỏa mãn các mục tiêu hoạt động hữu hiệu và hiệu quả. Vai trò và mục tiêu của công tác kiểm soát nội bộ 1. Vai trò Trên quan điểm hoạt động: - Một là tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh. - Hai là gia tăng chất lượng hoạt động kinh doanh.
- Ba là đảm bảo tính liên hoàn, chính xác của các số liệu tài chính, kế toán, thống kê cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hay đầu tư. Trên quan điểm quản lý: - Thứ nhất là giúp DN quản trị nguồn lực tốt hơn. - Thứ hai, kiểm soát nội bộ là công cụ hỗ trợ cho việc lập kế hoạch và ra quyết định. - Thứ ba là gia tăng hiệu quả quản lý ở tất cả các cấp quản lý.
- Thứ tư là tạo ra cơ chế vận hành trơn chu, minh bạch và hiệu quả trong công tác quản lý điều hành của đơn vị. - Và thứ năm là bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ. Cuối cùng là ở khía cạnh công tác tổ chức: - Mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của doanh nghiệp thì sẽ tạo nên văn hóa chung toàn doanh nghiệp là tất cả đều cùng hướng tới mục tiêu chung của doanh nghiệp, hướng tới phong cách làm việc: chuyên nghiệp, kỷ luật, hợp tác và chịu trách nhiệm. - Phòng chống tham nhũng góp phần tạo dựng môi trường cạnh tranh lành mạnh, tạo tiền đề cho phát triển kinh tế bền vững.
Mục tiêu Các mục tiêu trên có thể tách biệt nhưng cũng có thể trùng lặp, việc sắp xếp các mục tiêu giúp đơn vị kiểm soát các phương diện khác nhau, không bỏ sót một phương diện nào. Những mục tiêu của HTKSNB rất rộng, bao trùm lên mọi hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị.1: Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ (Giáo trình KSNB, Trường đại học Kinh tế thành phố Hồ Chí Minh) 1. Các bộ phận cấu thành Hệ thống kiểm soát nội bộ theo COSO Theo báo cáo COSO 2013, HTKSNB bao gồm 5 bộ phận như sơ đồ 1.2 và 17 nguyên tắc mở rộng dựa trên 5 bộ phận cấu thành.2: Các bộ phận cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ 1. Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, tác động đến ý thức của mọi người trong đơn vị, là nền tảng cho các bộ phận khác trong hệ thống KSNB.
Được thiết lập bởi các NQT cấp cao trong đơn vị nhằm thiết lập tiếng nói chung và kỉ luật cho đơn vị. Bao gồm 5 nguyên tắc sau: Nguyên tắc 1: Thể hiện cam kết về tính chính trực và các giá trị đạo đức Doanh nghiệp muốn có uy tín, phát triển bền vững phải tuân thủ các nguyên tắc đạo đức, trong đó tính trung thực và các giá trị đạo đức phải là thông điệp cốt lõi trong đào tạo và truyền thông của đơn vị. Cần xây dựng các tiêu chuẩn ứng xử và đánh giá sự tuân thủ của các tiêu chuẩn đó. Trong đó ban lãnh đạo và HĐQT là những người đi đầu thực hiện, thể hiện tính trung thực, giá trị đạo đức để lan tỏa xuống toàn doanh nghiệp.
8 Nguyên tắc 2: HĐQT chứng minh được sự độc lập với nhà quản lý và thực thi việc giám sát sự phát triển và hoạt động của KSNB HĐQT phải độc lập với nhà quản lý và các thành viên HĐQT cần có kỹ năng và kiến thức cần thiết để thực hiện chức năng giám sát; chuyên môn và tính độc lập của HĐQT được đánh giá định kỳ nhằm đảm bảo sự phù hợp và nhu cầu mới của đơn vị. Chức năng giám sát của HĐQT trong thiết kế và vận hành HTKSNB phải liên quan đến cả 5 bộ phận của hệ thống KSNB. Nguyên tắc 3 :Thiết lập cơ cấu tổ chức, quyền hạn và trách nhiệm Cơ cấu tổ chức: Một cơ cấu tổ chức phù hợp là cơ sở cho việc lập kế hoạch và điều hành các HĐKD hiệu quả, là điều kiện để đảm bảo cho các thủ tục kiểm soát được phát huy tác dụng. Tuy nhiên, điều này sẽ tùy thuộc vào quy mô và tính chất của đơn vị.
Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm: Cần thể chế hoá bằng văn bản về nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng thành viên và quan hệ giữa họ với nhau và có sự phân chia trách nhiệm, quyền hạn và giới hạn việc ủy quyền giữa các bộ phận trong đơn vị. Nguyên tắc 4: Thể hiện cam kết về đảm bảo năng lực NQL cần xây dựng chính sách và thủ tục về tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, khen thưởng và kỷ luật. Nó là cơ sở giúp giúp đơn vị đạt được mục tiêu cũng như có phản ứng phù hợp với các thay đổi trong môi trường kinh doanh. Nguyên tắc 5: Thi hành trách nhiệm giải trình Đơn vị cần yêu cầu các cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo về nghĩa vụ của họ trong việc đáp ứng các mục tiêu của tổ chức.
Thiết lập các phương thức đánh giá thực hiện, các ưu đãi và phần thưởng cũng như các phương thức kỷ luật. Đánh giá rủi ro Đánh giá rủi ro là quá trình nhận dạng và phân tích những rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu của đơn vị. Nhằm mục đích xác định mức rủi ro có thể chấp nhận được và quản trị rủi ro. Đánh giá rủi ro cần tuân thủ 4 nguyên tắc sau: Nguyên tắc 6: Thiết lập mục tiêu rõ ràng Để đánh giá rủi ro, NQL cần cụ thể hóa mục tiêu, thông thường có 3 nhóm mục tiêu: mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo, mục tiêu tuân thủ.
Nguyên tắc 7: Nhận diện và phân tích rủi ro Là việc xem xét rủi ro đó tác động ở mức toàn đơn vị hay ảnh hưởng đến một số bộ phận trong đơn vị. Có 2 dạng rủi ro thường gặp là rủi ro ở mức độ toàn đơn vị và rủi ro ở mức độ hoạt động. Các yếu tố có thể dẫn đến các sự kiện tác động đến việc thực hiện mục tiêu có thể xuất phát từ bên trong hoặc bên ngoài đơn vị. Việc phân tích và đánh giá rủi ro thường khá phức tạp do rủi ro rất khó định lượng.
Quy trình phân tích và đánh giá rủi ro thường bao gồm các bước sau: - Ước lượng thiệt hại có thể xảy ra. - Xem xét khả năng xảy ra rủi ro. - Biện pháp phòng ngừa Nguyên tắc 8: Cân nhắc khả năng có gian lận khi ĐGRR NQL cần tập trung vào các rủi ro gian lận hơn là rủi ro do sai sót, các loại gian lận thường bao gồm: gian lận trong việc lập và trình bày BCTC, biên thủ TS và tham ô. Bên cạnh các gian lận trên cần chú ý đến sự lạm quyền của nhà quản lý khống chế hệ thống KSNB.
Đồng thời khi đánh giá rủi ro có gian lận cần chú trọng xem xét tới 3 nhân tố liên quan: động cơ hay áp lực, cơ hội, thái độ và sự biện minh cho hành vi gian lận. 10 Nguyên tắc 9: Nhận diện và phân tích những biến động quan trọng Để quản trị sự thay đổi cần chú ý đến sự thay đổi từ bên ngoài, bên trong doanah nghiệp và cả sự thay đổi trong lãnh đạo chủ chốt. Hệ thống kiểm soát “Hệ thống kiểm soát là tập hợp các chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo thực hiện các chỉ thị của NQL để giảm thiểu rủi ro đe dọa đến việc đạt được mục tiêu của đơn vị. HTKS tồn tại ở mọi cấp độ tổ chức trong đơn vị, ở các giai đoạn khác nhau của quy trình kinh doanh và bao gồm cả kiểm soát đối với công nghệ.” (Giáo trình KSNB, trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh) Theo COSO 2013 các hoạt động kiểm soát được thể hiện qua 3 nguyên tắc sau: Nguyên tắc 10: Lựa chọn và xây dựng các HĐKS để giảm thiểu rủi ro Những hoạt động kiểm soát chủ yếu trong đơn vị bao gồm: Phân chia trách nhiệm đầy đủ Dựa trên 2 nguyên tắc là: PHÂN CÔNG, PHÂN NHIỆM và BẤT KIÊM NHIỆM.
Cần tách biệt 3 chức năng: chức năng xét duyệt, kế toán và bảo quản tài sản. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ. Mục đích nhằm đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và phê chuẩn đúng đắn các nghiệp vụ diễn ra trong đơn vị.