CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ VỐN BẰNG TIỀN TẠI XÍ NGHIỆP SÔNG ĐÀ 12.1 Đặc điểm vốn bằng tiền tại Xí nghiệp Sông Đà 12. Vốn bằng tiền là toàn bộ các hình thức tiền tệ thực hiện do đơn vị sở hữu, tồn tại dưới hình thái giá trị và thực hiện chức năng phương tiện thanh toán trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vốn bằng tiền là một loại tài sản mà doanh nghiệp nào cũng có và sử dụng.1 Cơ cấu vốn bằng tiền tại Công ty. Để tiến hành sản xuất và kinh doanh, Công ty luôn phải có số vốn nhất định.
Ngoài Vố cố định Công ty phải có số vốn lưu động đủ để tiến hành sản xuất kinh doanh. Trong vố lưu động thì vốn bằng tiền là rất quan trọng. Bởi Vốn bằng tiền có thể sử dụng trực tiếp để chi trả những khoản mua sắm, hay trả lương cho cán bộ công nhân viên và các khoản chi phí khác bằng tiền. Vốn bằng tiền hiện có của công ty bao gồm: Tiền mặt tại quỹ và tiền gửi ngân hàng.
- Tiền mặt tại quỹ Do đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp chủ yếu là sử dụng đồng nội tệ nên tiền tại quỹ của doanh nghiệp chỉ có tiền Việt Nam đồng hiện đang được giữ tại két của doanh nghiệp để phục vụ nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh. Hiện nay, Công ty chưa có quy định cụ thể về mức tồn quỹ tối đa và tối thiểu. - Tiền gửi ngân hàng Bao gồm tiền Việt Nam đồng và ngoại tệ đang được gửi tại tài khoản của doanh nghiệp tại ngân hàng.2 Các luồng tiền thu vào, chi ra của Công ty Việc tổ chức hạch toán kế toán vốn bằng tiền là nhằm đưa ra những thông tin đầy đủ nhất, chính xác nhất về thực trạng và cơ cấu vốn bằng tiền, về các nguồn thu và chi tiêu của chúng trong quá trình kinh doanh để nhà quản lý có thể nắm bắt được những thông tin kinh tế cần thiết, đưa ra những quyết định tối ưu nhất về đầu tư, chi tiêu trong tương lai như thế nào. Các luồng thu vào, chi ra của Xí nghiệp Sông Đà 12.11 bao gồm: - Các luồng tiền thu vào: + Từ hoạt động kinh doanh bao gồm: thu từ việc xây dựng các công trình hạ tầng kỹ thuật và các công trình công nghiệp, dịch vụ cho thuê mặt bằng nhà xưởng và kho bãi.
Tuy nhiên, nguồn thu chính của Công ty chủ yếu là tiền thu từ việc xây dựng các công trình chiếm tới 80% tổng nguồn thu của Công ty. + Từ hoạt động đầu tư: thu hồi các khoản vay và bán lại các khoản công nợ cho đơn vị khác, tiền thu hồi từ các khoản thanh lý nhượng bán các tài sản và lãi cho vay. + Từ hoạt động tài chính: Các khoản vay ngắn hạn, dài hạn nhận được. - Các luồng tiền chi ra: + Từ hoạt động kinh doanh: chi trả cho ngưòi cung cáp dịch vụ, hàng hoá, tiền lương, tạm ứng cho cán bộ công nhân viên, tiền lãi vay và thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước.
+ Từ hoạt động đầu tư: Tiền chi để mua sắm, xây dựng TSCĐ và các tài sản dài hạn khác, tiền chi cho vay, mua các công cụ nợ của đơn vị khác. + Từ hoạt động tài chính: Tiền chi trả nợ gốc vay. + Tiền gửi ngân hàng chủ yếu là nguồn tiền 1.2 Tổ chức quản lý vốn bằng tiền của Xí nghiệp Sông Đà 12.11 Theo quy định, Công ty chỉ giữ lại một khoản tiềnnhất định dùng để chi tiêu hàng ngày. Số còn lại được công ty gửi vào tài khoản của công ty tại ngân hàng.1 Tổ chức quản lý tiền mặt.
Thứ nhất: Quản lý về mặt hiện vật Công ty có những quy định rõ ràng về chức trách, nhiệm vụ của các thành viên tham gia vào việc quản lý quỹ tiền mặt tại Công ty. Tiền mặt tại quỹ của Công ty được bảo quản bởi 2 két sắt an toàn tại Phòng Kế toán do nhân viên thủ quỹ quản lý trực tiếp về mặt hiện vật (Do quy mô của Công ty nhỏ nên Công ty không thiết kế một phòng kho quỹ riêng mà nó là được thực hiện tại Phòng Kế toán. Kế toán két tiền cơ quan do Thủ quỹ giữ. Định kỳ hoặc đột xuất, theo yêu cầu của quản lý, Công ty sẽ tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt.
Mỗi cuộc kiểm kê quỹ tiền mặt này thường có 3 người một là kế toán trưởng (hoặc giám đốc Công ty), hai là một kế toán tiền mặt, ba là thủ quỹ, ngoài ra có thể có thêm người làm chứng. Khi có kết quả kiểm quỹ cụ thể, kế toán tiến hành đối chiếu giữa số dư thực tế với số dư trên sổ sách để xác định tính đúng đắn của công tác kế toán. Công ty cũng chưa xây dựng định mức tồn quỹ. Khi lượng tồn quỹ lớn, Giám đốc Công ty sẽ chỉ đạo gửi tiền vào tài khoản của Công ty ở Ngân hàng.
Tiền mặt được quản lý hàng ngày bằng thủ quỹ Công ty Mọi nghiệp vụ liên quan đến thu chi, giữ gìn, bảo quản tiền mặt do thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện. Tiền mặt tại quỹ được Công ty bảo quản trong két an toàn chống trộm và phòng cháy. Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi và các chứng từ gốc hợp lệ, các chứng từ có liên quan có chữ ký của người nhận tiền, cuối ngày căn cứ vào các chứng từ thu, chi thủ quỹ tiến hành lập bảng kê thu và chi tiền mặt. Hàng ngày, thủ quỹ phải thường xuyên kiểm kê số tồn quỹ thực tế và tiến hành đối chiếu với số liệu trên sổ quỹ, sổ kế toán.
Nếu có chênh lệch kế toán và thủ quỹ phải tự kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch trên cơ sở báo cáo thừa hoặc thiếu hụt. 5 Thứ hai: Quản lý quỹ về mặt giá trị sổ sách Công ty phân công rõ chức trách và nhiệm vụ của kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Kế toán tiền mặt có nhiệm vụ theo dõi các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt tại quỹ thông qua hệ thống sổ kế toán chi tiết thu, chi tiền mặt tại quỹ. Số dư trên sổ kế toán tiền mặt là cơ sở để so sánh với lượng tồn quỹ thực tế của Công ty.
Nếu trong sự đối chiếu có sự sai khác giữa sổ sách kế toán với sổ quỹ và thực tế tồn quỹ thì kế toán tiền mặt, thủ quỹ có trách nhiệm rà soát lại sự ghi chép các nghiệp vụ để phát hiện sự sai sót và nhầm lẫn. Quy trình luân chuyển chứng từ * Đối với nghiệp vụ thu tiền Sơ đồ 2-1 Quy trình luân chuyển chứng từ thu tiền - Bước 1: Nhân viên sau khi bán hàng thu được tiền mặt, thu tiền nợ của khách hàng,. sẽ phát sinh đề nghị nộp tiền cho kế toán thanh toán - Bước 2: Kế toán thanh toán sau khi nhận được đề nghị nộp tiền từ nhân viên sẽ tiến hành lập Phiếu thu tiền mặt, sau đó chuyển cho kế toán trưởng 6 - Bước 3: Kế toán trưởng sau khi nhận được Phiếu thu sẽ tiến hành duyệt thu và ký, sau đó chuyển lại cho kế toán thanh toán - Bước 4: Kế toán thanh toán nhận lại Phiếu thu sau đó chuyển cho người nộp - Bước 5: Người nộp ký vào Phiếu thu và nộp tiền - Bước 6: Thủ quỹ nhận lại Phiếu thu và thu tiền của người nộp - Bước 7: Thủ quỹ tiến hành ghi sổ quỹ - Bước 8: Kế toán thanh toán ghi sổ kế toán tiền mặt *Đối với nghiệp vụ chi tiền Sơ đồ 2-2 Quy trình luân chuyển chứng từ chi tiền - Bước 1: Khi phát sinh nhu cầu mua hàng hóa, vật tư, TSCĐ hoặc thanh toán tiền công tác phí cho nhân viên,. người có nhu cầu sẽ lập Giấy đề nghị tạm ứng, thanh toán, sau đó chuyển cho kế toán thanh toán - Bước 2: Kế toán thanh toán sau khi nhận được Giấy đền nghị tạm ứng, thanh toán sẽ tiến hành lập Phiếu chi, sau đó chuyển cho Kế toán trưởng 7 - Bước 3: Sau khi nhận được Phiếu chi kế toán trưởng ký duyệt chi + Trường hợp 1: Nếu kế toán trưởng đồng ý duyệt chi, chứng từ sẽ được chuyển cho Giám đốc => chuyển sang bước 4 + Trường hợp 2: Nếu kế toán trưởng không đồng ý duyệt chi => quay về Bước 2 - Bước 4: Sau khi nhận được Phiếu chi từ kế toán trưởng, giám đốc sẽ ký Phiếu chi và chuyển lại cho kế toán thanh toán - Bước 5: Kế toán thanh toán nhận lại Phiếu chi và chuyển Phiếu chi lại cho thủ quỹ - Bước 6: Thủ quỹ nhận Phiếu chi - Bước 7: Thủ quỹ Xuất tiền, sau đó chuyển cho người đề nghị chi - Bước 8: Người đề nghị nhận tiền và ký vào Phiếu chi, sau đó chuyển Phiếu chi lại cho Thủ quỹ - Bước 9: Thủ quỹ nhận lại Phiếu chi và tiến hành ghi sổ quỹ, sau đó chuyển Phiếu chi lại cho kế toán thanh toán - Bước 10: Kế toán thanh toán nhận Phiếu chi và tiến hành ghi sổ kế toán tiền mặt 1.2 Tổ chức quản lý tiền gửi ngân hàng Toàn bộ Vốn bằng tiền của doanh nghiệp trừ số được phép giữ lại để chi tiêu hằng ngày còn lại đều phải gửi tại ngân hàng.
Hiện nay Công ty có tài khoản Tiền gửi ngân hàng tại các ngân hàng như: Ngân hàng TMCP Đầu tư và phát triển Việt Nam - Chi nhánh Hà Nội, Ngân hàng PGbank Hà Nội, Ngân hàng Đầu tư và phát triển Hà Nội, Ngân hàng GP Bank, Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn chi nhánh Hà Nội. Khi nhận được giấy báo của ngân hàng về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên tài khoản Tiền gửi ngân hàng của công ty, nhân viên kế toán sẽ đối chiếu các chứng từ, sổ sách của ngân hàng về số phát sinh, số dư của tài khoản. Khi có sự chênh lệch, dù cho do nguyên nhân gì, phát sinh ở khâu nào thì cả hai bên cũng cần có sự đối chiếu, kiểm tra sổ sách để tiến tới thống nhất 8 về số phát sinh cũng như số dư thực tế của đơn vị, từ đó có thể kịp thời điều chỉnh sổ sách mỗi bên.3 Quy trình lập ,luân chuyển chứng từ và trình tự ghi sổ kế toán. - Trình tự lập và luân chuyển chứng từ * Hoạt động thu tiền gửi Sơ đồ 2-3 Trình tự lập và luân chuyển chứng từ hoạt động thu tiền gửi - Bước 1: Ngân hàng nhận được tiền gửi của doanh nghiệp, tiền thanh toán nợ của khách hàng chuyển qua ngân hàng,.