CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH TRẦN NGỌC 1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Trần Ngọc 1.1 Phân loại NVL Nguyờn vật liệu là những đối tượng lao động mà khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh sẽ bị biến dạng hoặc tiêu hao hoàn toàn để cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Hiện nay hoạt động chủ yếu ở Công ty là hoàn thành các công trình do Công ty nhận thầu. Do vậy, Công ty sử dụng một lượng lớn NVL và liên quan đến ngành xây lắp công trình phòng cháy chữa cháy như: máy bơm, tủ điều khiển bơm chữa cháy, vòi chữa cháy, trụ nước chữa cháy, đầu phun … Vỡ dùng số lượng lớn nên Công ty có thể phân loại chi tiết để dễ dàng trong việc quản lý và hạch toán. Phân loại: - Nguyên vật liệu chính: Máy bơm, tủ điều khiển bơm chữa cháy, đầu phun, đầu báo, van báo động…đều là những cơ sở chủ yếu hình thành nên sản phẩm của Công ty.
Trong mỗi loại được chia thành nhiều nhóm khác nhau như: đầu phun quay lên, đầu phun quay xuống, đầu bỏo khúi, đầu báo nhiệt, máy bơm động cơ điện, máy bơm bự… - Nguyên vật liệu phụ: tờ, cỳt, kộp, bớch…Trong mỗi loại vật liệu phụ cũng chia thành cỏc nhúm khác nhau như: tờ thộp hàn, tờ thộp tráng kẽm 50, tờ thộp tráng kẽm 65… Công ty bảo quản vật liệu theo mỗi công trình là một kho nhằm giữ cho vật liệu không bị hao hụt thuận lợi cho việc tiến hành thi công lắp đặt. Vỡ vậy, các kho bảo quản phải khô ráo, trỏnh ụ xy hoá vật liệu - công cụ dụng cụ, các kho có thể chứa các chủng loại vật tư giống hoặc khác nhau. Để phục vụ cho yêu cầu của công tác hạch toán và quản lý NVL Công ty đã phân loại NVL một cách khoa học và mỗi loại vật liệu công ty sử dụng bởi mã vật liệu. Yêu cầu đối với thủ kho ngoài những kiến thức ghi chép ban đầu, còn phải có những hiểu biết nhất định các loại nguyên Nguyễn Thị Thanh 3 Lớp KT20.09 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: Th.s Nguyễn Thị Mai Anh vật liệu của ngành xây dựng cơ bản để kết hợp với kế toán vật liệu ghi chép chính xác việc nhập, xuất bảo quản NVL trong kho.2 Tớnh giỏ NVL Theo chuẩn mực số 02 hàng tồn kho giá thành NVL được tính theo giá gốc bao gồm: Chi phí thu mua , chi phí chế biến và các chi phí có liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
Giá thành NVL nhập kho Theo đó công ty xác định giá trị thực tế NVL nhập kho theo từng nguồn nhập: - Giá thực tế của NVL mua nhập kho = Giá mua + các khoản thuế không được khấu hao + chi phí thu mua - chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua nếu có. - Giá thực tế của phế liệu thu hồi được tính theo giá bán trên thị trường. Giá thành NVL xuất kho Công ty TNHH Trần Ngọc áp dụng phương pháp tính giá thành xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước: phương pháp này dựa trên những giả định là hàng tồn kho được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước,và hàng tồn kho còn tồn lại cuối kỳ là hàng được mua hay được sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho được tính theo hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ của tồn kho.2 Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty Khâu thu mua: Do đặc điểm của công tác xây dựng cơ bản vật liệu phải được cung cấp đến chân công trình và được cung cấp từ nguồn mua ngoài là chủ yếu.
Số lượng và đơn giá NVL để thi công công trình được quy định trong thiết kế dự toán. Giá này được Công ty khảo sát trước tại các Công ty gần công trình và được thoả thuận trước. Tuy nhiên trên thực tế bao giờ giá ghi trong thiết kế dự toán cũng cao hơn đôi chút so với giá thực tế để tránh tình trạng có sự biến động về giá vật liệu Công ty có thể bị lỗ. Khi nhận thầu công trình, Công ty thu mua vật tư trong giới hạn sao cho không quá nhiều gây ứ đọng vốn nhưng cũng khụng quá ớt gây ngừng Nguyễn Thị Thanh 4 Lớp KT20.09 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: Th.s Nguyễn Thị Mai Anh sản xuất.
Nghiệp vụ thu mua NVL do kế toán vật liệu kiêm theo dõi công trình. Giá của vật liệu nhập kho được tính theo giá thực tế trờn hoỏ đơn hoặc trên hợp đồng (thông thường bao gồm cả chi phí vận chuyển), trong trường hợp cú cỏc chi phí khác phát sinh trong quá trình thu mua được Công ty cho phép hạch toán vào chi phí của chính công trình đó. Kế toán hạch toán quá trình thu mua NVL được kế toán vật theo dõi chi tiết. Khi thu mua vật liệu nhập kho thủ tục được tiến hành như sau : - Đối với vật liệu chuyển tới kho công ty Khi vật liệu được chuyển tới kho công ty, kế toán vật tư cùng với thủ kho căn cứ vào “Biờn bản bàn giao vật tư” hoặc hóa đơn GTGT để kiểm tra số lượng và chất lượng của vật liệu, ghi số lượng thực nhập và lập “Phiếu nhập kho”, “Biờn bản bàn giao vật tư” có xác nhận của hai bên.
Định kỳ theo thỏa thuận, kế toán vật tư và nhà cung cấp lập “Bảng đối chiếu thanh toỏn” cú xác nhận của hai bên nhà cung cấp và Kế toán. - Đối với vật liệu chuyển thẳng đến chân công trình Khi vật liệu về đến chân công trình, căn cứ vào hoá đơn GTGT của người bán, kế toán vật tư tiến hành kiểm tra khối lượng và chất lượng vật liệu, ghi số lượng thực nhập và lập “Biờn bản bàn giao vật tư” có xác nhận của hai bên. Định kỳ theo thoả thuận của hai bên, thông thường là một tháng, kế toán vật tư kiêm theo dõi công trình cùng người cung cấp lập “Biờn bản đối chiếu thanh toỏn” cú xác nhận của hai bên cung cấp và bên nhận vật tư. Nếu phát hiện thừa thiếu không đúng phẩm chất, quy cách ghi trên chứng từ, kế toán đội sẽ báo cho cấp trên biết đồng thời cùng người giao hàng lập biên bản kiểm kê để làm căn cứ giải quyết với bên cung cấp Khâu bảo quản: NVL dùng cho quá trình thi công công trình thường rất dễ hư hỏng, biến dạng như: máy bơm, đầu báo, ống thộp… nờn yêu cầu phải quản lý tốt quá trình bảo quản vận chuyển nguyên vật liệu về kho, chống thất thoát, hao hụt giảm chất lượng trong quá trình vận chuyển.
Kho dự trữ nguyên vật liệu khụ thoỏng, thủ kho luôn quản lý chặt chẽ và tiến hành kiểm kê thường xuyên Nguyễn Thị Thanh 5 Lớp KT20.09 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: Th.s Nguyễn Thị Mai Anh 1.3 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty TNHH Trần Ngọc Phòng thiết kế có trách nhiệm búc tỏch vật tư, thiết bị, lập dự toán cho cả công trình. Bộ phận quản lý vật tư là phòng thi công có trách nhiệm quản lý vật tư và làm theo lệnh của Giám đốc. Tiến hành đề xuất vật tư , thiết bị cho từng giai đoạn, từng hạng mục công trình và nhập - xuất vật tư trong tháng. Định kỳ, phối hợp cùng với phòng kế toán tiến hành kiểm kê để tham mưu cho Giám đốc những chủng loại vật tư cần dùng cho thi công, những loại vật tư kém phẩm chất, những loại vật tư còn tồn đọng.
để Giám đốc có những biện pháp giải quyết hợp lý, tránh tình trạng cung ứng không kịp thời làm giảm tiến độ thi công hay tình trạng ứ đọng vốn do vật tư tồn đọng quá nhiều, không sử dụng hết Ngoài ra cán bộ của phòng thi công, thủ kho (có trách nhiệm nhập - xuất vật tư theo phiếu nhập, phiếu xuất đủ thủ tục do Công ty quy định hàng tháng, hàng quý) kết hợp với kế toán vật tư kiêm theo dõi công trình tiến hành kiểm kê nguyên liệu, vật liệu (là người luôn theo dõi để tiến hành kiểm kê nguyờn liệu, vật liệu), kết hợp với phòng thi công và thủ kho để tiến hành hạch toán đối chiếu, ghi sổ NVL của Công ty. Nguyễn Thị Thanh 6 Lớp KT20.09 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: Th.s Nguyễn Thị Mai Anh CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH TRẦN NGỌC 2.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Trần Ngọc 2.1 Chứng từ sử dụng Để đáp ứng nhu cầu quản lý của Công ty, kế toán chi tiết vật liệu phải được thực hiện theo từng kho, từng loại, nhóm vật liệu và được tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cùng một cơ sở chứng từ. Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo : QĐ48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 09 năm 2006 của Bộ tài chính, các chứng từ kế toán vật liệu công ty sử dụng bao gồm: - Phiếu nhập kho (Mẫu số 01- VT) - Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 – VT) - Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu số 03 – VT) - Biên bản kiểm kê vật tư (Mẫu số 05 – VT) - Chứng từ, hoá đơn thuế GTGT (Mẫu 01GTKT3/001) - Phiếu nhập xuất thẳng Đối với các chứng từ kế toán thống nhất, bắt buộc phải được lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung phương pháp lập và phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự thời gian do Kế toán trưởng quy định, phục vụ cho việc ghi chép kế toán tổng hợp và các bộ phận liên quan. Đồng thời người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về nghiệp vụ kinh tế phát sinh.2 Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu Kế toán chi tiết ở công ty sử dụng phương pháp thẻ song song và có một số điều chỉnh cho phù hợp với chương trình quản lý vật tư trên máy vi tính.
Nguyễn Thị Thanh 7 Lớp KT20.09 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: Th.