CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH PIC VIỆT NAM 1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty TNHH Pic Viêt Nam 1. Đặc điểm nguyên vật liệu sử dụng tại công ty Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm Công ty TNHH Pic Việt Nam là công ty chuyên sản xuất tấm vật liệu che phủ và các sản phẩm nhựa xuất khẩu khác nên nguyên vật liệu của công ty phải đảm bảo đúng tiêu chuẩn, chủng loại.
Nguyên vật liệu chính để sản xuất ra tấm vật liệu che phủ là các loại hạt nhựa như hạt nhựa PP, hạt nhựa LDPE…Nguyên vật liệu tại công ty dễ bảo quản, rất ít bị thay đổi phẩm chất, chất lượng Nguyên vật liệu là một yếu tố không thể thiếu được trong quá trình sản xuất- kinh doanh của các doanh nghiệp. Tổ chức kế toán nguyên vật liệu là là một trong những bộ phận chủ yếu của công tác tổ chức kế toán trong các doanh nghiệp. Để tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tốt thì trước hêt phải nắm rõ đặc điểm NVL sử dụng tại công ty của mình. Giá trị NVL thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuât – kinh doanh.
Do đó việc tổ chức tốt khâu quản lý, thu mua, dự trữ và sử dụng NVL là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Để đảm bảo cung cấp đầy đủ nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất, 3 phòng Kế hoạch dựa trên các đơn đặt hàng đã được chấp nhận, khả năng tiêu thụ của công ty mà nên kế hoạch thu mua NVL. Nguyên vật liệu thu mua phải đảm bảo chất lượng, số lượng, chủng loại. Tùy theo hợp đồng mà công ty có thể vận chuyển NVL hoặc người bán vân chuyển tới kho của công ty.
Công ty có bộ phận thu mua chuyên nghiệp. Việc giao nhận NVL ở bộ phận thu mua cũng như ở kho được tiến hành cân, kiểm tra chủng loại và kiểm nghiệm vật tư. Giá NVL luôn luôn thay đổi nên Công ty thường dự trữ NVL ở mức nhất định để không ảnh hưởng tới quá trình sản xuất. Phân loại NVL tại công ty NVL sử dụng trong công ty có nhiều loại, nhiều thứ với nội dung kinh tế và tính năng khác nhau.Để thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán NVL công ty đã phân loại NVL theo những loại sau: - Vật liệu chính: bao gồm các loại như polybag, hạt nhựa PP, hạt nhựa LDPE các loại, hạt nhựa tái sinh các loại, sợi PE… - Vật liệu phụ: như ống giấy, bulong, long đen, mực in, chỉ khâu, băng dính, đinh bạt, … - Nhiên liệu: là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng cho các phương tiện thiết bị máy móc hoạt động như hơi đốt, khí đốt - Phụ tùng thay thế: là những chi tiết phụ tùng máy móc để thay thế cho thiết bị máy móc sản xuất.
- Vật liệu khác: là những loại vật liệu chưa được xếp vào các loại trên, thường là những loại vật liệu loại ra từ quá trình sản xuất hoặc phế liệu thu hồi do thanh lý TSCĐ. Cách phân loại trên là cơ sở để xác định mức tiêu hao, định mức dự trữ cho từng loại vật liệu, là cơ sở tổ chức hạch toán chi tiết. Ngoài ra việc phân 4 loại còn giúp công ty quản lý dễ dàng hơn, trên cơ sở phân loại đó công ty theo dõi số lượng NVL chính, phụ…từ đó đưa ra các biện pháp bảo quản và sử dụng tốt hơn Toàn bộ nguyên vật liệu được đưa vào các kho như sau: + Kho nguyên vật liệu chính + Kho nguyên vật liệu phụ + Kho nhiên liệu Biểu số 1. Danh sách nguyên vật liệu của công ty và một số nhà cung cấp Tên nguyên vật liệu Nhà cung cấp Hạt nhựa PP Công ty TNHH Trần Thành Hạt nhựa LDPE Công ty TNHH Trần Thành Sợi PE Công ty TNHH Song Long Hạt nhựa tái sinh các Công ty Bao bì Thăng Long loại Mực in Công ty In Hà Thành Chỉ khâu Công ty May Hưng Yên Ống giấy Công ty TNHH Trần Thành … … (Nguồn: Phòng kế hoạch công ty TNHH Pic Việt Nam) 1.
Tính giá NVL tại công ty Giá thực tế của NVL là loại giá được hình thành trên cơ sở chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của DN để tạo ra NVL đó. Theo qui định hiện hành kế toán nhập – xuất – tồn kho nguyên vật liệu phải phản ánh theo giá trị thực tế có nghĩa là khi nhập kho phải tính toán và phản ánh theo giá trị thực tế. Khi xuất kho cũng phải phản ánh theo giá trị thực tế xuất kho theo đúng phương pháp qui định. 5 - Nguyên vật liệu nhập kho: NVL của công ty được nhập từ nhiều nguồn khác nhau đều là mua ngoài và được phản ánh vào sổ sách kế toán và báo cáo theo giá trị thực tế Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho: =Giá mua Chi phí thực tế thu mua Các khoản giảm trừ, + _ ghi trên HĐ (vận chuyển, bốc dỡ…) chiết khấu hàng mua Ví dụ 1: Ngày 12/4/2012 nhập kho 100000 kg hạt nhựa PP theo phiếu nhập số 183 và HĐ 005108 ngày 12/4/2012 giá mua chưa có thuế là 2000 đ/kg và chi phí vận chuyển là 100đ/kg.
Kế toán của công ty ghi: - Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho: 100.000 đ - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ: 210.000 đ Ví dụ 2: Ngày 15/4/2012 mua ngoài nhập kho 80.000kg hạt nhựa LDPE theo phiếu nhập kho số 213 và HĐ 005110 ngày 15/4. Giá mua chưa có thuế là 2000 đ/kg. Kế toán của công ty ghi: - Giá thực tế NVL nhập kho: 80.000 đ - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ: 160.000 đ - Nguyên vật liệu xuất kho: Công ty đang áp dụng phương pháp tính giá xuất kho NVL theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ: Trị giá tt của NVL Trị giá tt của NVL Đơn giá bình tồn đầu kỳ + nhập kho trong kỳ quân = Số lượng nguyên vật Số lượng nguyên liệu tồn kho đầu kỳ + vật liệu nhập trong 6 kỳ Ví dụ: Đối với nguyên vật liệu là nhựa PP (R- 003) - NVL “R- 003” tồn đầu tháng 4/2012 là 10.000 đ/kg - Ngày 10/4 nhập kho NVL “R- 003” là 15.100 đ/kg - Ngày 12/4 nhập kho NVL “R- 003” là 100.000kg, tổng giá thực tế là 210.000 đ - Ngày 26/4 nhập kho NVL “R- 003” là 10.000kg, đơn giá là 2.200 đ/kg - Ngày 29/4 xuất 110.000 kg vật liệu R- 003 cho sản xuất bạt che phủ PE loại 10*30. Giá vốn thực tế xuất kho của NVL là: Đơn giá bình quân 10.200 của NVL = PP là 10.100 đ/kg Giá thực tế NVL PP xuất kho = 2.
Công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty Muốn cho hoạt động của doanh nghiệp diễn ra đều đặn, tức là đảm bảo kịp thời tiến độ cho sản xuất sản phẩm thì phải thường xuyên đảm bảo các loại NVL về số lượng, thời gian, và quy cách phẩm chất. Đây là một vấn đề bắt buộc mà nếu thiếu thì không thể có quá trình tạo nên sản phẩm của Công ty được. Đảm bảo cung ứng, dự trữ, sử dụng tiết kiệm các loại NVL có tác động mạnh mẽ đến quá trình tạo ra sản phẩm của Công ty, do đó yêu cầu quản lý NVL thể hiện một số điểm sau: Thu mua: NVL là tài sản dự trữ thường xảy ra biến động do thường xuyên phải cung ứng NVL nhằm đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục. Cho nên khâu thu mua phải quản lý về khối lượng, quản lý có hiệu quả, chống thất 7 thoát NVL, việc thu mua phải theo đúng yêu cầu sử dụng, giá mua hợp lý phù hợp với chi phí thu mua bỏ ra để hạ thấp giá thành sản phẩm nhưng vẫn đảm bảo được chất lượng sản phẩm Bảo quản: Việc dự trữ NVL tại nhà kho, phân xưởng cần được thực hiện theo đúng chế độ quy định cho từng loại vật liệu, phù hợp với đặc điểm, tính chất lý hoá học của từng loại vật liệu.
Việc bảo quản NVL cũng cần phải tổ chức cho phù hợp với quy mô của từng đơn đặt hàng tránh tình trạng thất thoát, lãng phí, đảm bảo cung cấp vật liệu là một trong những yêu cầu quản lý vật liệu. Dự trữ: Mục đích của việc dự trữ là nhằm đảo bảo cho nhu cầu sử dụng vật liệu của các đơn đặt hàng, tuy nhiên tránh tình trạng ứ đọng vốn. Do đó Công ty cần phải xây dựng định mức dự trữ cụ thể cho từng đơn hàng khác nhau, định mức vật liệu dự trữ tối đa, tối thiểu của từng đơn hàng lớn nhỏ khác nhau. Sử dụng: Sử dụng đúng định mức chi phí có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, tăng thêm thu nhập cho Công ty.
Do vậy, trong khâu sử dụng cần đảm bảo nguyên tắc là sử dụng tiết kiệm, đúng quy trình đảm bảo tiết kiệm chi phí sử dụng tuy nhiên cũng tránh việc tiết kiệm quá mức dẫn đến không đảm bảo chất lượng đơn hàng được giao. Kiểm kê: Kiểm kê là khâu tổ chức hết sức quan trọng trong quá trình hạch toán NVL, bởi nếu chỉ có thu mua, có dự trữ và bảo quản mà không có kiểm kê thì sẽ không thể xác định được lượng vật tư còn tồn kho là bao nhiêu, xuất dùng bao nhiêu, xuất cho mục đích gì, nói tóm lại là không thể quản lý được hàng tồn kho trong Công ty. Nếu không có kiểm kê sẽ dẫn đến tình trạng thất thoát NVL mà không biết quy trách nhiệm cho ai và sẽ không có hướng xử lý đúng đắn, dẫn đến thiệt hại về kinh tế cho Công ty. Hơn nữa kiểm kê cũng là 8 một trong những yêu cầu về quản lý NVL mà Nhà nước đặt ra, nếu Công ty không thực hiện có nghĩa là làm trái pháp luật.