Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp sản xuất, việc tối ưu hóa chi phí sản xuất và nâng cao năng lực cạnh tranh là yêu cầu cốt lõi để đảm bảo sự tồn tại và phát triển. Trong cơ cấu tổng chi phí sản xuất của các đơn vị sản xuất công nghiệp cơ khí - viễn thông, chi phí nguyên vật liệu (NVL) thường chiếm tỷ trọng áp đảo, đóng vai trò quyết định đến giá thành và chất lượng sản phẩm đầu ra. Do đó, tổ chức hạch toán kế toán và quản lý chặt chẽ NVL từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến khâu xuất dùng cho sản xuất là công cụ quản lý kinh tế quan trọng nhằm ngăn chặn thất thoát, lãng phí và giám sát việc tuân thủ các định mức kỹ thuật.

Đề tài "Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH MTV Điện – Điện tử 3C Hà Tây" do sinh viên Nguyễn Hồng Sơn (Lớp Kế toán K43, Viện Kế toán – Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân) thực hiện dưới sự hướng dẫn của ThS. Nguyễn Đức Dũng (tháng 9/2014) xuất phát từ các yêu cầu thực tiễn đó.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài gồm 3 nội dung chính:

  1. Hệ thống hóa đặc điểm sản xuất, cơ cấu chủng loại vật tư và công tác tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Một thành viên Điện – Điện tử 3C Hà Tây.
  2. Phân tích và đánh giá thực trạng công tác kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp nguyên vật liệu đang vận hành tại đơn vị trên phần mềm kế toán chuyên dụng.
  3. Đánh giá ưu điểm, nhược điểm trong công tác hạch toán và đề xuất các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu phù hợp với đặc thù quản lý của doanh nghiệp.

Đối tượng nghiên cứu của chuyên đề là công tác quản lý và hạch toán kế toán nguyên vật liệu (bao gồm hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán, sổ sách chi tiết, sổ kế toán tổng hợp và báo cáo kế toán). Phạm vi nghiên cứu về không gian được thực hiện tại Công ty TNHH Một thành viên Điện – Điện tử 3C Hà Tây (địa chỉ tại xã Hương Ngải, huyện Thạch Thất, thành phố Hà Nội). Phạm vi thời gian tập trung vào dữ liệu và nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 01/2013 và các quy trình quản lý thực tế tại thời điểm thực tập tốt nghiệp năm 2014.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Chuyên đề vận dụng hệ thống quy định pháp lý và chuẩn mực kế toán doanh nghiệp Việt Nam hiện hành tại thời điểm nghiên cứu, bao gồm:

  • Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
  • Các quy định khung về giao dịch thương mại và hợp đồng kinh tế theo Bộ luật Dân sự năm 2005 và Luật Thương mại năm 2005.
  • Các nguyên tắc kế toán cơ bản trong hạch toán hàng tồn kho: Nguyên tắc giá gốc (Historical Cost), Nguyên tắc thận trọng (Prudence) và Nguyên tắc nhất quán (Consistency).
  • Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên (Perpetual Inventory System).
  • Phương pháp xác định trị giá hàng tồn kho xuất kho: Phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ (Weighted Average Cost Method).

Phương pháp nghiên cứu được tác giả áp dụng trong chuyên đề:

  • Phương pháp thu thập dữ liệu kế toán thực tế: Tiếp cận trực tiếp hệ thống chứng từ gốc (hợp đồng kinh tế, hóa đơn giá trị gia tăng, biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu lĩnh vật tư), hệ thống sổ chi tiết, sổ cái và phần mềm kế toán tại phòng Tài chính - Kế toán của doanh nghiệp.
  • Phương pháp phân tích, tổng hợp và mô tả: Phân tích cơ chế luân chuyển chứng từ từ khâu mua hàng, kiểm nhận, nhập kho, xuất dùng cho các phân xưởng sản xuất đến khâu khóa sổ cuối kỳ; mô tả các bước thao tác trên giao diện phần mềm kế toán.
  • Phương pháp so sánh, đối chiếu: Đối chiếu giữa số liệu trên chứng từ thực tế với định mức kinh tế - kỹ thuật do Phòng Kỹ thuật vật tư xây dựng; so sánh đối chiếu giữa sổ chi tiết vật tư, thẻ kho của thủ kho với sổ nhật ký chung và sổ cái tài khoản kế toán.

Nguồn dữ liệu sử dụng là hệ thống hồ sơ kế toán thực tế của Công ty TNHH MTV Điện – Điện tử 3C Hà Tây trong tháng 01/2013, bao gồm các hợp đồng mua bán với đối tác (Công ty TNHH SXKDTM Tiến Mạnh, Công ty TNHH Cơ kim khí Huy Thành...), các phiếu nhập/xuất kho vật tư chính (tôn CT3, tôn Q345, tôn 2.0 ly, thép cuộn Nhật) và vật tư phụ (bulong, ecu, vít, khóa bật, quạt làm mát).

Nội dung chính theo từng chương

Chương I: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Một thành viên Điện – Điện tử 3C Hà Tây

Trong chương này, tác giả tập trung làm rõ đặc điểm sản xuất, cơ cấu vật tư và bộ máy quản lý nguyên vật liệu của đơn vị:

  • Đặc điểm nguyên vật liệu: Sản phẩm chính của công ty phục vụ ngành dịch vụ bưu chính viễn thông (vỏ trạm BTS, tủ rack viễn thông...). Do đặc thù ngành, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng từ 60% đến 70% tổng giá thành sản phẩm. NVL của công ty có khối lượng lớn, chủng loại phong phú nhưng tương đối dễ bảo quản và dễ thu mua trên thị trường.
  • Phân loại và mã hóa vật tư: Doanh nghiệp phân loại vật tư thành 7 nhóm: Nguyên vật liệu chính (tôn CT3, tôn Q345, tôn 4.8 ly, xốp, thép, ống inox...); Vật liệu phụ (ốc, vít, bulong, ecu, sơn bột...); Nhiên liệu (dầu máy, dầu Diezen, xăng Mogas 92, dầu FO); Phụ tùng thay thế; Vật liệu và thiết bị cơ bản; Phế liệu thu hồi; Vật liệu khác. Doanh nghiệp mã hóa danh mục vật tư trên phần mềm kế toán MISA SME.NET 2010 theo kết cấu phân nhóm tài khoản (TK 1521 - NVL chính, TK 1522 - NVL phụ, TK 1523 - Nhiên liệu).
  • Nguyên tắc đánh giá NVL:
    • Giá nhập kho do mua ngoài: Xác định theo giá gốc (giá mua chưa thuế GTGT đối với phương pháp khấu trừ cộng chi phí thu mua, vận chuyển, bốc dỡ). Ví dụ thực tế ngày 15/01/2013, lô hàng Tôn QT 345 mua từ Công ty Tiến Mạnh có đơn giá vốn nhập kho được tính là 19.936,4 đồng/kg (đã bao gồm chi phí vận chuyển phân bổ).
    • Giá xuất kho: Tính theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ vào thời điểm cuối tháng theo công thức: $$\text{Đơn giá bình quân cả kỳ} = \frac{\text{Giá trị thực tế NVL tồn đầu kỳ} + \text{Giá trị thực tế NVL nhập trong kỳ}}{\text{Số lượng NVL tồn đầu kỳ} + \text{Số lượng NVL nhập trong kỳ}}$$
  • Tổ chức quản lý kho tàng: Công ty phân chia thành 3 hệ thống kho riêng biệt gồm Kho nguyên vật liệu chính, Kho nguyên vật liệu khác (vật liệu phụ, phụ tùng) và Kho nhiên liệu (có quy chuẩn phòng chống cháy nổ định kỳ).
  • Quy trình quản lý qua 4 khâu: Khâu thu mua (dựa trên kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao của Phòng Kỹ thuật vật tư); Khâu bảo quản (phân công thủ kho chuyên trách); Khâu sử dụng (xuất dùng theo đúng định mức kỹ thuật); Khâu kiểm kê (tổ chức kiểm kê định kỳ 1 năm/lần với hội đồng kiểm kê 4 thành viên gồm Phó Giám đốc, Thủ kho, Cán bộ vật tư và Kế toán NVL).

Chương II: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Một thành viên Điện – Điện tử 3C Hà Tây

Chương II đi sâu vào mô tả chi tiết quy trình kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp NVL đang thực hiện tại công ty:

  • Kế toán chi tiết nhập kho NVL: Căn cứ hợp đồng kinh tế và hóa đơn GTGT của bên bán (như Hợp đồng số 13012013/HĐ-2013 ngày 08/01/2013 mua 2.746 kg thép cuộn Nhật của Công ty Huy Thành; Hóa đơn số 0037922 ngày 15/01/2013 của Công ty Tiến Mạnh), Ban kiểm nghiệm tiến hành nghiệm thu và lập "Biên bản kiểm nghiệm vật tư" (Mẫu 05-VT, 3 liên). Thủ kho đối chiếu và kế toán lập "Phiếu nhập kho" (Mẫu 01-VT, 3 liên: Liên 1 giao thủ kho, Liên 2 giao cán bộ cung tiêu, Liên 3 lưu tại phòng kế toán).
  • Kế toán chi tiết xuất kho NVL: Xuất kho chủ yếu phục vụ sản xuất sản phẩm tủ BTS và tủ C-Rack. Các phân xưởng căn cứ vào bảng định mức kỹ thuật (như Định mức Tủ C-Rack 42U sâu 600, Định mức Tủ C-Rack 20U sâu 600 do cán bộ Mai Văn Giang lập) để lập "Phiếu lĩnh vật tư". Kế toán kiểm tra số lượng tồn kho và lập "Phiếu xuất kho" (Mẫu 02-VT, 3 liên). Thủ kho ghi chép số lượng thực xuất vào Thẻ kho (Mẫu S12-DN, như thẻ kho Khóa bật MS480 mã KHOAMS01), kế toán ghi nhận vào Sổ chi tiết xuất vật tư theo sản phẩm/công trình.
  • Kế toán tổng hợp NVL trên phần mềm MISA SME.NET 2010:
    • Doanh nghiệp áp dụng phương pháp Kê khai thường xuyên, sử dụng các tài khoản kế toán: TK 152 (1521, 1522, 1523), TK 331, TK 1331, TK 621, TK 627, TK 1111, TK 154...
    • Quy trình nhập liệu: Kế toán truy cập phân hệ "Mua hàng" -> "Mua hàng kèm hóa đơn" để nhập chứng từ nhập kho, kê khai thuế GTGT đầu vào; truy cập phân hệ "Kho" -> "Xuất kho" để hạch toán xuất dùng cho các mã công trình (BTS, TLK, P69, Goshu Kohsan...).
    • Xử lý cuối kỳ: Kế toán thực hiện chức năng "Tính giá xuất kho" trên phần mềm theo kỳ 1 tháng, hệ thống tự động áp đơn giá bình quân gia quyền và hoàn thiện dữ liệu trên Sổ Nhật ký chung (Mẫu S03-a-DN), Sổ Cái TK 152, Bảng phân bổ nguyên vật liệu, sau đó thực hiện lệnh "Khóa sổ kỳ kế toán".

Chương III: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Một thành viên Điện – Điện tử 3C Hà Tây

Trên cơ sở đánh giá thực trạng, tác giả chỉ ra các điểm tồn tại và đề xuất các giải pháp hoàn thiện:

  • Đánh giá tổng quan: Quy trình kế toán có ưu điểm là đã ứng dụng phần mềm máy tính giúp giảm tải áp lực ghi chép thủ công; hệ thống kho bãi được phân chia rõ ràng; định mức kỹ thuật ban đầu được xây dựng chi tiết. Tuy nhiên, vẫn còn những nhược điểm về sự chậm trễ trong luân chuyển chứng từ giữa kho và phòng kế toán, phương pháp tính giá bình quân cả kỳ dự trữ khiến công tác tính giá thành chỉ thực hiện được vào cuối tháng, và hệ thống báo cáo phân tích quản trị NVL chưa được khai thác toàn diện.
  • Các nhóm giải pháp hoàn thiện do tác giả đề xuất:
    1. Hoàn thiện công tác quản trị và kiểm soát NVL: Cập nhật thường xuyên định mức tiêu hao sát với biến động công nghệ; rà soát định mức dự trữ tối đa - tối thiểu để tránh ứ đọng vốn lưu động.
    2. Hoàn thiện tài khoản và phương pháp tính giá: Nghiên cứu áp dụng linh hoạt phương pháp tính giá xuất kho phù hợp với từng nhóm vật tư biến động giá nhanh nhằm cung cấp thông tin giá thành kịp thời hơn trong tháng.
    3. Hoàn thiện quy trình chứng từ và luân chuyển chứng từ: Chuẩn hóa thời gian bàn giao phiếu nhập, phiếu xuất và biên bản kiểm nghiệm từ thủ kho về phòng kế toán, hạn chế tình trạng dồn ứ chứng từ cuối kỳ.
    4. Hoàn thiện hệ thống sổ sách kế toán chi tiết và tổng hợp: Tận dụng các chức năng liên kết dữ liệu tự động giữa phân hệ Kho và phân hệ Giá thành trên phần mềm.
    5. Hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán quản trị: Lập định kỳ các bảng phân tích tình hình cung ứng NVL, bảng phân tích dự trữ và bảng phân tích hiệu quả sử dụng NVL phục vụ ban giám đốc điều hành.
    6. Điều kiện thực hiện: Nâng cao trình độ nghiệp vụ của đội ngũ kế toán viên, tăng cường sự phối hợp chặt chẽ giữa Phòng Kỹ thuật vật tư và Phòng Kế toán.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã hệ thống hóa và làm rõ thực trạng tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại một doanh nghiệp sản xuất cơ khí - điện tử phụ trợ viễn thông.

Bảng tổng hợp đặc điểm hệ thống kế toán nguyên vật liệu tại đơn vị:

Tiêu chí Nội dung thực tế tại doanh nghiệp
Đặc thù chi phí NVL Chiếm 60% – 70% trong cơ cấu tổng giá thành sản phẩm
Chế độ kế toán áp dụng Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính
Phần mềm kế toán MISA SME.NET 2010
Phương pháp hạch toán HTK Kê khai thường xuyên
Phương pháp tính giá xuất kho Bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ (tính tự động vào cuối tháng)
Hệ thống kho lưu trữ 3 kho: Kho NVL chính, Kho NVL khác (vật liệu phụ), Kho nhiên liệu
Tài khoản hạch toán chính TK 152 (1521, 1522, 1523), TK 331, TK 1331, TK 621, TK 627, TK 154
Chứng từ kế toán tiêu biểu Hóa đơn GTGT (01GTKT-3LL), Biên bản kiểm nghiệm (05-VT), Phiếu nhập kho (01-VT), Phiếu xuất kho (02-VT), Thẻ kho (S12-DN)
Kỳ kiểm kê tài sản Định kỳ 1 năm / 1 lần cho toàn bộ các kho

Các kết quả và đóng góp chính của đề tài:

  • Phản ánh chi tiết hệ thống định mức tiêu hao vật tư phôi thép, tôn tấm, ốc vít, quạt thông gió cho các dòng sản phẩm tủ viễn thông đặc thù (Tủ BTS, C-Rack 42U, C-Rack 20U).
  • Khái quát hóa quy trình thao tác nhập liệu thực tế trên phần mềm MISA SME.NET 2010, từ thiết lập danh mục mã vật tư, nhập chứng từ phát sinh đến kết xuất hệ thống sổ Nhật ký chung và Sổ Cái.
  • Đề xuất hệ thống giải pháp gắn liền với thực tế vận hành của doanh nghiệp vừa và nhỏ, chú trọng vào việc cải tiến công tác luân chuyển chứng từ và lập báo cáo kế toán quản trị phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế của nghiên cứu:

  • Số liệu khảo sát và minh chứng hạch toán kế toán thực tế trong chuyên đề chủ yếu tập trung vào các nghiệp vụ phát sinh trong phạm vi tháng 01/2013 tại một doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ (Công ty TNHH MTV Điện – Điện tử 3C Hà Tây).
  • Đề tài tập trung chủ yếu vào phần kế toán tài chính (hạch toán chi tiết, tổng hợp nhập - xuất kho) mà chưa đi sâu phân tích toàn diện mối quan hệ giữa kế toán chi phí NVL với hệ thống kế toán quản trị giá thành đa chiều.

Hướng nghiên cứu tiếp:

  • Mở rộng phạm vi phân tích số liệu trên toàn bộ niên độ kế toán (cả năm tài chính) để đánh giá sự biến động mang tính chu kỳ của chi phí nguyên vật liệu.
  • Nghiên cứu mô hình tích hợp hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) nhằm kết nối dữ liệu tự động giữa bộ phận kỹ thuật thiết kế sản phẩm, quản lý kho thời gian thực và phân hệ kế toán chi phí.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán và Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện khóa luận tốt nghiệp, chuyên đề thực tập về kế toán nguyên vật liệu, kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp sản xuất.
  • Kế toán viên tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ngành cơ khí, điện tử, sản xuất thiết bị phụ trợ tham khảo quy trình xây dựng mã vật tư, mẫu biểu chứng từ nhập - xuất - kiểm nghiệm và các thao tác hạch toán trên phần mềm MISA SME.NET.
  • Các nhà quản trị sản xuất muốn tham khảo phương pháp quản lý kho 3 cấp và quy trình kiểm soát tiêu hao vật tư theo định mức kỹ thuật bản vẽ.

Câu hỏi thường gặp

1. Doanh nghiệp áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho và phương pháp tính giá xuất kho nào? Công ty TNHH MTV Điện – Điện tử 3C Hà Tây áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho và tính trị giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ (thực hiện tính toán trên phần mềm kế toán vào ngày cuối cùng của tháng).

2. Tỷ trọng chi phí nguyên vật liệu chiếm bao nhiêu phần trăm trong giá thành sản phẩm của công ty? Do đặc thù sản xuất sản phẩm phục vụ ngành dịch vụ bưu chính viễn thông (vỏ trạm BTS, tủ rack), chi phí nguyên vật liệu tại công ty chiếm tỷ trọng lớn, dao động từ 60% đến 70% tổng giá thành sản xuất sản phẩm.

3. Quy trình kiểm kê nguyên vật liệu tại công ty được tổ chức như thế nào? Do số lượng và chủng loại vật tư lớn, công ty tổ chức kiểm kê định kỳ 1 năm 1 lần tại tất cả các kho. Hội đồng kiểm kê gồm 4 thành viên: Phó Giám đốc, Thủ kho, Cán bộ vật tư và Kế toán nguyên vật liệu. Kết quả kiểm kê được lập thành Biên bản kiểm kê vật tư để đối chiếu với số liệu trên Sổ chi tiết và Thẻ kho.

4. Phần mềm kế toán nào được sử dụng để hạch toán nguyên vật liệu tại đơn vị? Công ty sử dụng phần mềm MISA SME.NET 2010 để quản lý và hạch toán nguyên vật liệu thông qua các phân hệ Mua hàng, Kho và Tổng hợp, phục vụ trích xuất tự động Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 152, Bảng phân bổ NVL và Báo cáo tổng hợp tồn kho.

Kết luận

Chuyên đề thực tập chuyên ngành của sinh viên Nguyễn Hồng Sơn đã phản ánh toàn diện thực trạng tổ chức quản lý và công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH MTV Điện – Điện tử 3C Hà Tây theo chế độ kế toán ban hành tại Quyết định 15/2006/QĐ-BTC. Công trình đã làm rõ đặc thù chi phí NVL chiếm 60-70% giá thành, mô tả chi tiết dòng luân chuyển chứng từ nhập - xuất và kỹ thuật xử lý dữ liệu trên phần mềm MISA SME.NET 2010. Các giải pháp hoàn thiện được đề xuất tập trung vào chuẩn hóa quy trình chứng từ, hoàn thiện phương pháp tính giá và tăng cường công tác phân tích kế toán quản trị nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vật tư tại doanh nghiệp.