Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN, VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP XÂY LẮP 1.1 Đặc điểm kinh doanh xây lắp có ảnh hưởng đến kế toán nguyên, vật liệu 1.1 Đặc điểm về tổ chức sản xuất Xây dựng cơ bản là ngành sản xuất vật chất quan trọng mang tính chất công nghiệp nhằm xây dựng cơ sở hạ tầng cho sự phát triển của nền kinh tế quốc dân, do đó số lượng các đơn vị tham gia vào lĩnh vực này ngày càng nhiều. Ở nước ta hiện nay, hoạt động xây lắp có thể thực hiện tại các tổng công ty xây dựng, công ty, xí nghiệp, đội xây dựng với các quy mô lớn nhỏ khác nhau. Tuy nhiên các đơn vị này khác nhau về quy mô sản xuất, hình thức quản lý nhưng đều là tổ chức nhận thầu xây lắp. Để có được sản phẩm của mình các tổ chức này phải tham gia đấu thầu và phải thắng thầu.
Mặt khác do đặc điểm sản phẩm mang tính đơn chiếc và cố định tại nơi sản xuất nên tổ chức sản xuất trong xây lắp mang những đặc thù riêng như: - Để có thể tổ chức sản xuất ra sản phẩm thì doanh nghiệp phải tạo cho mình được mặt bằng để tiến hành sản xuất. - Sản phẩm có định và phân tán trên địa bàn rộng nên doanh nghiệp phải tổ chức kế hoạch để tập kết vật liệu máy móc, thiết bị cần thiết để thi công. Đồng thời phải có kế hoạch tuyển dụng lao động hợp lý nhằm giảm thiểu chi phí. - Bộ phận quản lý công ty nằm cố định và quản lý các công trình xây dựng gián tiếp thông qua mạng lưới các bộ phận chức năng.
Do đó để tạo điều kiện thuận lợi quản lý chặt chẽ các khâu công việc trong hoạt động xây lắp, hầu hết các doanh nghiệp xây lắp ở nước ta hiện nay đều tổ chức theo phương thức “khoán gọn” các công trình, hạng mục công trình, khối lượng hoặc công việc cho các đơn vị trong nội bộ doanh nghiệp (đội, xí nghiệp). Trong giá khoán gọn, không chỉ có tiền lương mà còn có đủ các chi phí về vật liệu, công cụ, dụng cụ thi công, chi phí chung của bộ phận nhận khoán. Có thể dễ dàng thấy rằng với phương thức “khoán gọn” giúp cho việc quản lý và sắp xếp công việc diễn ra chặt chẽ và sâu sát với thực tế hơn do có trách nhiệm liên đới từ trên xuống. Từng đội trưởng nhận phần công việc của đội mình theo giá khoán gọn để chỉ đạo và đốc thúc hoàn thành công việc đúng với tiến độ và báo cáo về cho ban giám đốc.
Khi có bất cứ sự cố nào xảy ra có thể dễ dàng truy cứu trách nhiệm của người liên quan. Trong khi đó nếu tổ chức sản xuất theo phương thức “không khoán gọn” thì việc quản lý rất phức tạp do có sự chồng chéo trách Sinh viên: TRẦN THỊ THU – Lớp K20KT3 – Khoa: Kinh tế 3 nhiệm và dễ dàng xảy ra các vấn nạn bòn rút công trình mà ban giám đốc không thể kiểm soát hết được. Bên cạnh đó, hoạt đông xây lắp chủ yếu được thực hiện ngoài trời, phụ thuộc rất nhiều vào các điều kiện tự nhiên như thời tiết, khí hậu, địa hình…Chính bởi vậy, đòi hỏi tổ chức sản xuất trong doanh nghiệp xây lắp phải hết sức linh hoạt nhưng cũng phải chặt chẽ để đảm bảo quản lý và sử dụng tốt tài sản, vật tư, thiết bị phục vụ cho xây dựng.2 Đặc điểm về phương thức quản lý Hoạt động xây lắp có thể tiến hành trên các địa bàn trải rộng khác nhau tùy theo yêu cầu của nơi đặt công trình nên việc tổ chức quản lý rất phức tạp. Hơn nữa thời gian xây dựng thường kéo dài và chịu ảnh hưởng trực tiếp của thời tiết, trong quá trình thi công có thể xảy ra những biến động bất thường khó có thể lường trước nên dẫn đến những rủi ro bất ngờ cho công tác xây dựng.
Để tiến hành thi công xây dựng nhiều công trình khác nhau đáp ứng nhu cầu thị trường thì doanh nghiệp phải sử dụng một khối lượng nguyên vật liệu rất lớn bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau, mỗi loại vật liệu có vai trò và tính năng riêng. Muốn quản lý tốt và hạch toán chính xác vật liệu thì phải tiến hành phân loại vật liệu một cách khoa học, hợp lý. Với đa số các doanh nghiệp xây lắp hiện nay tổ chức sản xuất theo phương thức khoán gọn thì việc quản lý xây dựng nói chung trong đó có quản lý về nguyên vật liệu nói riêng nhanh chóng hơn. Việc khoán gọn cho các tổ hay đội thi công giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian cũng như chi phí.
Khi đó kế toán nguyên vật liệu cũng được thực hiện dễ dàng hơn. Tuy nhiên bộ phận quản lý công ty gián tiếp với bộ phận quản lý các công trình xây dựng. Vì vậy mà không tránh khỏi những mất mát, thiếu hụt trong quản lý nguyên vật liệu. Như vậy, công tác quản lý nguyên vật liệu rất quan trọng.
Trong thực tế vẫn còn các khâu hoặc do không thực hiện đúng yêu cầu. Do đó, để quản lý tốt nguyên vật liệu thì doanh nghiệp phải luôn cải tiến biện pháp công tác quản lý nguyên vật liệu cho phù hợp với thực tế.2 Khái niệm, đặc điểm, phân loại và tính giá vật liệu 1.1 Khái niệm, đặc điểm vật liệu Nguyên vật liệu là đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp. Nói cách khác nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Nguyên vật liệu mang những đặc điểm sau: Sinh viên: TRẦN THỊ THU – Lớp K20KT3 – Khoa: Kinh tế 4 - Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh.
Nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu. - Giá trị nguyên vật liệu được chuyển dịch một lần toàn bộ vào giá trị sản phẩm mới tạo ra hoặc vào chi phí kinh doanh trong kỳ.2 Phân loại vật liệu Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp phải sử dụng rất nhiều loại, thứ nguyên vật liệu khác nhau với nội dung kinh tế, công dụng, tính năng lý hóa khác nhau. Khi tổ chức hạch toán chi tiết đối với từng loại nguyên vật liệu phục vụ cho kế toán quản trị, doanh nghiệp cần phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu. Mỗi doanh nghiệp sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau và sự phân chia cũng khác nhau theo từng tiêu thức nhất định.
Phân loại nguyên vật liệu là việc phân chi nguyên vật liệu của doanh nghiệp thành các loại các nhóm theo tiêu thức phân loại nhất định. Thứ nhất nếu căn cứ vào vai trò và tác dụng thì nguyên, vật liệu được chia thành các loại sau: - Nguyên liệu, vật liệu chính: là đối tượng lao động chính trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp, là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm. Ở doanh nghiệp xây dựng là: xi măng, sắt, thép, gạch… - Vật liệu phụ: là những loại vật liệu khi sử dụng chỉ có tác dụng phụ có thể làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc đảm bảo cho các công cụ, dụng cụ hoạt động bình thường. - Nhiên liệu: là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất như: xăng, dầu…phục vụ cho phương tiện vận tải.
- Phụ tùng thay thế: là những loại vật tư, phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế, sửa chữa các máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải… - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm những vật liệu, thiết bị, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng cho công tác xây dựng cơ bản. - Vật liệu khác: là những loại vật liệu chưa được xếp vào các loại trên, thường là những vật liệu được loại ra từ quá trình sản xuất như sắt, thép, gỗ vụn hay phế liệu thu hồi từ việc thanh lý, nhượng bán tài sản cố định. Như vậy cách phân loại này là cơ sở để xây dựng định mức tiêu hao cho từng loại, từng thứ nguyên vật liệu và là cơ sở để kế toán chi tiết nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. Thứ hai nếu căn cứ vào nguồn gốc nguyên vật liệu được chia thành: Sinh viên: TRẦN THỊ THU – Lớp K20KT3 – Khoa: Kinh tế 5 - Nguyên vật liệu mua ngoài: vật liệu mà doanh nghiệp mua về để phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh.
Có thể bao gồm vật liệu chính, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế,thiết bị xây dựng cơ bản… - Nguyên vật liệu tự chế biến, thuê gia công: là vật liệu mà doanh nghiệp tự đứng ra sản xuất hoặc thuê cơ sở kinh doanh khác chế biến cho doanh nghiệp mình. - Nguyên vật liệu từ các nguồn khác: nhận góp vốn, cấp phát, tài trợ… Cách phân loại này giúp cho việc xây dựng kế hoạch, tìm các nguồn cung cấp nguyên vật liệu sao cho có hiệu quả nhất. Thứ ba là căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên vật liệu có thể chia thành: - Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh gồm: + Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất, chế tạo sản phẩm. + Nguyên vật liệu dùng cho quản lý ở các phân xưởng, dùng cho bộ phận bán hàng bộ phận quản lý doanh nghiệp.
- Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác gồm: + Nhượng bán + Đem góp vốn kinh doanh + Đem biếu tặng Cách phân loại này giúp cho việc xác định trọng tâm cần phải quản lý những loại nguyên vật liệu nào. Ngoài các cách phân loại như trên, để phục vụ cho việc quản lý vật tư một cách tỉ mỉ, chặt chẽ, đặc biệt trong điều kiện ứng dụng tin học vào công tác kế toán cần phải lập danh điểm vật tư. Lập danh điểm vật tư là quy định cho mỗi thứ vật liệu một ký hiệu riêng bằng hệ thống các chữ số (kết hợp với các chữ cái) thay thế tên gọi, quy cách, kích cỡ của chúng. Tùy theo từng doanh nghiệp, hệ thống danh điểm vật tư có thể được xây dựng theo nhiều cách thức khác nhau nhưng phải đảm bảo đơn giản, dễ nhớ, không trùng lặp.
Thông thường hay dùng ký hiệu tài khoản cấp 1, tài khoản cấp 2 để ký hiệu loại, nhóm vật tư kết hợp với chữ cái tên vật tư để ký hiệu tên vật tư.