Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước, quản trị tài chính và kiểm soát chi phí sản xuất đóng vai trò quyết định đến hiệu quả hoạt động và khả năng cạnh tranh của các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp. Đối với các đơn vị sản xuất, chi phí nguyên vật liệu (NVL) là một trong ba yếu tố cơ bản cấu thành giá thành sản phẩm và thường chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh. Việc hạch toán và quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu nhằm tiết kiệm định mức tiêu hao, giảm thiểu thất thoát và hạ giá thành sản phẩm là yêu cầu cấp thiết.

Tại Công ty Cổ phần Bóng đèn Phích nước Rạng Đông, cơ cấu sản phẩm rất đa dạng với bốn nhóm mặt hàng chủ lực: bóng đèn tròn, bóng đèn huỳnh quang, bóng đèn huỳnh quang compact và phích nước. Quy mô sản xuất lớn đòi hỏi khối lượng luân chuyển nguyên vật liệu rất cao, chủng loại phong phú và có nhiều loại phải nhập khẩu từ nước ngoài. Chi phí nguyên vật liệu chiếm khoảng 70% tổng chi phí và giá thành sản phẩm của công ty, trong đó riêng nguyên vật liệu chính chiếm khoảng 50% tổng chi phí vật liệu. Do đó, việc tổ chức ghi chép, phản ánh và hạch toán chính xác, kịp thời dòng luân chuyển nguyên vật liệu có ý nghĩa sống còn đối với công tác điều hành của doanh nghiệp.

Đề tài chuyên đề tốt nghiệp "Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Bóng đèn Phích nước Rạng Đông" do sinh viên Nguyễn Thị Hải (Lớp KTKE12B0) thực hiện dưới sự hướng dẫn của ThS. Nguyễn Thị Lan Anh tập trung giải quyết các nhiệm vụ nghiên cứu sau:

  1. Hệ thống hóa và tìm hiểu đặc điểm tổ chức, phương thức luân chuyển và cơ chế quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Bóng đèn Phích nước Rạng Đông.
  2. Khảo sát và phân tích thực trạng hạch toán chi tiết cũng như hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu trong công tác kế toán thực tế tại công ty.
  3. Đánh giá những ưu điểm đạt được, chỉ ra các mặt hạn chế còn tồn tại và đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại doanh nghiệp.
  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán nguyên vật liệu (bao gồm cả kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp).
  • Phạm vi không gian: Phòng Tài chính - Kế toán và hệ thống kho tàng, phân xưởng tại Công ty Cổ phần Bóng đèn Phích nước Rạng Đông (Số 87-89 phố Hạ Đình, Phường Thanh Xuân Trung, Quận Thanh Xuân, Hà Nội).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu thực tế trong Quý IV năm 2012.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và quy định áp dụng

Khóa luận xây dựng trên các nguyên tắc kế toán hàng tồn kho theo quy định của chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam, cụ thể:

  • Hệ thống chứng từ và biểu mẫu kế toán: Ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
  • Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên.
  • Phương pháp tính thuế GTGT: Tính theo phương pháp khấu trừ.
  • Phương pháp tính giá trị xuất kho: Áp dụng phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn (thực hiện từ tháng 1/1999).
  • Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: Phương pháp ghi thẻ song song.
  • Hình thức sổ kế toán tổng hợp: Hình thức Nhật ký chứng từ (sử dụng Nhật ký chứng từ số 5, số 7, số 10; Bảng kê số 4, số 5; Sổ cái TK 152).

Phương pháp nghiên cứu

  • Phương pháp quan sát và thu thập tài liệu: Thu thập hồ sơ, chứng từ ban đầu phát sinh trong Quý IV/2012 từ phòng Kế hoạch vật tư, phòng Quản lý kho và phòng Tài chính - Kế toán.
  • Phương pháp phân tích - tổng hợp: Phân tích quy trình luân chuyển chứng từ từ khâu mua sắm, kiểm nghiệm, nhập kho, cấp phát đến khâu ghi sổ chi tiết và tổng hợp số liệu vào báo cáo kế toán.
  • Phương pháp đối chiếu số liệu: So sánh dữ liệu giữa chứng từ gốc với Thẻ kho do thủ kho theo dõi và Sổ chi tiết vật liệu, Bảng kê Nhập - Xuất - Tồn do kế toán lập.

Nguồn dữ liệu

Dữ liệu nghiên cứu bao gồm các hợp đồng kinh tế mua bán và ủy thác nhập khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, biên bản kiểm nghiệm vật tư, lệnh cấp phát vật tư, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho, sổ chi tiết tài khoản (TK 152, TK 331, TK 141), các bảng kê phân bổ và sổ cái tài khoản 152 trong quý IV năm 2012.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Bóng đèn Phích nước Rạng Đông

Chương này trình bày toàn diện về cơ cấu mặt hàng sản xuất, phân loại nguyên vật liệu, phương thức cung ứng, hệ thống kho bãi, nguyên tắc tính giá và mô hình quản trị vật tư tại công ty:

  • Phân loại nguyên vật liệu: Nhằm phục vụ cho việc chế tạo các sản phẩm bóng đèn (tròn, huỳnh quang, compact) và phích nước, công ty phân chia nguyên vật liệu thành 6 nhóm cụ thể:
Nhóm NVL Danh mục quy cách chủ yếu Vai trò và tỷ trọng
Nguyên vật liệu chính Cát Vân Hải, trường thạch, bạch vân, sô đa, nhựa hạt, nhôm thỏi, phụ tùng nhựa phích, thân phích, dây tóc, thép inox... Cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm; chiếm khoảng 50% tổng chi phí NVL.
Nguyên vật liệu phụ Cacbonat canxi, magie, silian, nhựa thông, bột miang, băng dính điện... Kết hợp với NVL chính để hoàn thiện sản phẩm và duy trì hoạt động máy móc.
Nhiên liệu Khí gas hóa lỏng, gas, dầu đốt lò FO và DO, than đúc vành ranh... Cung cấp năng lượng nhiệt và vận hành; chiếm tỷ trọng chi phí rất lớn.
Phụ tùng thay thế Băng tải, dây curoa, cầu dao... Phục vụ sửa chữa, thay thế cho hệ thống máy móc thiết bị.
Bao bì ngoài Hộp ngoài bóng đèn, hòm gỗ, vỏ hộp giấy... Sử dụng để đóng gói, tạo kiện và bảo quản sản phẩm.
Phế liệu thu hồi Bã nhôm, xỉ kho, mảng bóng, mảng phích... Thu hồi từ các công đoạn sản xuất để tái chế hoặc xuất bán ra ngoài.
  • Hệ thống kho bảo quản: Công ty bố trí 3 kho chuyên biệt với trang thiết bị đo lường và định mức chặt chẽ:
    • Kho số 1: Gồm phòng 1 và phòng 2 chứa NVL chính; phòng 3 chứa NVL phụ và phụ tùng thay thế; phòng 4 chứa bao bì và phế liệu.
    • Kho số 2: Kho bảo quản thành phẩm.
    • Kho số 3: Kho chuyên dụng chứa nhiên liệu.
  • Phương thức xác định giá trị NVL:
    • NVL mua trong nước: Trị giá vốn thực tế = Giá ghi trên hóa đơn (chưa thuế GTGT) + Chi phí thu mua + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ. Các chi phí phát sinh cho nhiều loại NVL được tập hợp cuối tháng và phân bổ theo giá trị mua.
    • NVL mua nhập khẩu (chủ yếu qua ủy thác nhập khẩu): Trị giá vốn thực tế = Giá ghi trên hóa đơn + Chi phí thu mua (phí lưu kho, phí mở L/C, chi phí hải quan) + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ + Các khoản thuế không được hoàn lại (thuế nhập khẩu).
    • Phế liệu thu hồi: Đánh giá nhập kho theo giá bán ước tính.
    • NVL xuất kho: Xác định theo phương pháp bình quân gia quyền tại thời điểm xuất kho, tính toán cập nhật số liệu hàng ngày.
  • Tổ chức bộ máy quản lý và nhiệm vụ kế toán NVL: Bộ máy quản lý có sự phân cấp rõ ràng từ Ban Giám đốc, các phòng ban chức năng (Quản lý kho, KCS, Bảo vệ, Tổ chức điều hành sản xuất, Thị trường, Kế toán) đến 7 phân xưởng sản xuất (Thủy tinh, Chấn lưu, Bóng đèn tròn, Phích nước, Cơ động, Huỳnh quang, Compact). Phần hành kế toán NVL gồm 3 nhân sự: 2 kế toán theo dõi nhập kho và công nợ người bán (TK 331, TK 141) và 1 kế toán theo dõi xuất kho, lập bảng kê và bảng phân bổ NVL (TK 621). Đơn vị không sử dụng sổ danh điểm vật liệu.

Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Bóng đèn Phích nước Rạng Đông

Chương này đi sâu vào quy trình xử lý nghiệp vụ kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp trên số liệu thực tế Quý IV/2012:

  • Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu (Phương pháp ghi thẻ song song):
    • Chứng từ nhập kho: Mua hàng nhập khẩu ủy thác qua Công ty CP Transimex Việt Nam theo Hợp đồng số 28/2012/HĐKTNK ngày 02/11/2012 (nhập ống loa đèn nhỏ, ống loa A60TQ, ống loa B75TQ) được thanh toán qua Lệnh chi số ICB01 ngày 07/12/2012 tại VietinBank với tổng số tiền 148.995.000 đồng; Biên bản kiểm nghiệm số 145 ngày 07/12/2012; Phiếu nhập kho số 164 ngày 07/12/2012 (tổng tiền 135.450.000 đồng). Mua hàng trong nước từ Công ty TNHH Trần Thành theo Hợp đồng số 22/2012/HĐMB ngày 05/12/2012 (hộp xốp 220V-40W, hộp phích nhựa 198); Hóa đơn GTGT số 0006859 ngày 09/12/2012 (tổng thanh toán 27.720.000 đồng); Biên bản kiểm nghiệm số 146 và Phiếu nhập kho số 165 ngày 09/12/2012. Phiếu nhập kho được lập thành 4 liên cho các bên liên quan.
    • Chứng từ xuất kho: Phòng Tổ chức điều hành sản xuất lập Lệnh cấp phát vật tư (ví dụ Lệnh số 136 ngày 15/12/2012 cấp cho phân xưởng sản xuất bóng đèn tròn), sau đó Phòng Quản lý kho lập Phiếu xuất kho (ví dụ Phiếu số 347 ngày 15/12/2012 gồm 4 liên với tổng giá trị 65.250.000 đồng). Đơn giá xuất kho bình quân ngày 15/12/2012 tính được: Ống loa đèn nhỏ là 22.050 đ/kg; Ống loa A60TQ là 25.200 đ/kg; Ống loa B75TQ là 28.350 đ/kg.
    • Quy trình ghi chép: Thủ kho sử dụng Thẻ kho (mẫu S12-DN) chỉ ghi chép về mặt số lượng (nhập, xuất, tồn). Kế toán vật tư mở Sổ chi tiết vật liệu (mẫu S10-DN) theo dõi đồng thời cả số lượng và giá trị cho từng danh mục vật tư. Cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu lên Bảng kê Nhập - Xuất - Tồn TK 152 và Bảng phân bổ nguyên vật liệu (mẫu 07-VT) để kết chuyển chi phí sang TK 621.
    • Công tác kiểm kê: Định kỳ 2 lần/năm (cuối tháng 5 và cuối tháng 12), lập Biên bản kiểm kê thành 3 bản gửi Phòng Quản lý sản xuất, Phòng Kế toán và Thủ kho nhằm xử lý chênh lệch thực tế và sổ sách.
                  SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN CHI TIẾT THEO PHƯƠNG PHÁP GHI THẺ SONG SONG
  • Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu:
    • Tài khoản sử dụng: Tài khoản 152 "Nguyên liệu, vật liệu" (phân cấp chi tiết 1521, 1522...) đối ứng với các tài khoản liên quan như TK 331 (Phải trả người bán), TK 141 (Tạm ứng), TK 621 (Chi phí NVL trực tiếp), TK 112 (Tiền gửi ngân hàng).
    • Hệ thống sổ Nhật ký chứng từ: Sử dụng Nhật ký chứng từ số 5 (tập hợp công nợ người bán), Nhật ký chứng từ số 10, Nhật ký chứng từ số 7, Bảng kê số 4, Bảng kê số 5 và vào Sổ cái TK 152.

Chương 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Bóng đèn Phích nước Rạng Đông

Dựa trên việc phân tích thực trạng tại doanh nghiệp, chương này tập trung đánh giá các ưu nhược điểm và đề xuất hệ thống giải pháp hoàn thiện:

  • Đánh giá thực trạng:
    • Ưu điểm: Công ty đã áp dụng tương đối đầy đủ hệ thống chứng từ kế toán theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC; việc tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền phản ánh sát với biến động giá thị trường; việc hạch toán chi tiết theo phương pháp ghi thẻ song song đảm bảo tính độc lập và đối chiếu được giữa thủ kho và phòng kế toán.
    • Hạn chế: Việc chưa sử dụng Sổ danh điểm vật liệu gây khó khăn cho việc quản lý mã hóa đối với số lượng vật tư lớn; công tác luân chuyển và kiểm tra chứng từ đôi khi chưa kịp thời; phương pháp tập hợp và phân bổ chi phí thu mua nhập khẩu cuối tháng còn độ trễ; quy trình ghi chép một số sổ kế toán tổng hợp (như Sổ cái TK 152) trong hệ thống Nhật ký chứng từ cần được hoàn thiện tinh gọn hơn.
  • Phương hướng và giải pháp hoàn thiện:
    1. Hoàn thiện công tác quản lý NVL: Xây dựng và ban hành Sổ danh điểm vật liệu thống nhất toàn công ty; siết chặt việc thực hiện định mức tiêu hao nguyên vật liệu tại các phân xưởng sản xuất.
    2. Hoàn thiện tổ chức chứng từ và luân chuyển chứng từ: Chuẩn hóa quy trình bàn giao chứng từ giữa phòng KCS, phòng Quản lý kho và phòng Kế toán để tránh dồn ứ chứng từ vào cuối kỳ.
    3. Hoàn thiện phương pháp đánh giá NVL nhập kho: Tối ưu hóa quy trình phân bổ chi phí thu mua, bốc dỡ và phí hải quan trực tiếp vào giá trị nhập kho của từng lô hàng ngay khi phát sinh.
    4. Hoàn thiện việc lập và ghi chép Sổ cái TK 152: Đơn giản hóa các khâu trung gian trong hình thức sổ Nhật ký chứng từ, đảm bảo tính khớp đúng và cung cấp số liệu kịp thời cho báo cáo tài chính.

Kết quả và đóng góp

  • Hệ thống hóa toàn bộ hồ sơ kế toán thực tế: Mô tả chi tiết quy trình xử lý nghiệp vụ hạch toán NVL tại một doanh nghiệp sản xuất cơ điện quang quy mô lớn với đầy đủ bộ chứng từ thực tế (Hợp đồng ủy thác số 28/2012/HĐKTNK, Lệnh chi ICB01 trị giá 148.995.000 đ, Hóa đơn GTGT số 0000639 trị giá 135.450.000 đ, Hóa đơn số 0006859 trị giá 25.200.000 đ, Phiếu xuất kho số 347 trị giá 65.250.000 đ).
  • Phân tích chi tiết phương pháp tính giá và kỹ thuật ghi sổ: Làm rõ công thức tính giá xuất kho bình quân gia quyền tại thời điểm xuất của 3 mặt hàng tiêu biểu (Ống loa đèn nhỏ 22.050 đ/kg; Ống loa A60TQ 25.200 đ/kg; Ống loa B75TQ 28.350 đ/kg) và cơ chế đối chiếu giữa Thẻ kho và Sổ chi tiết vật liệu mẫu S10-DN.
  • Đề xuất các giải pháp có tính ứng dụng cao: Đưa ra 4 nhóm giải pháp hoàn thiện bám sát đặc thù sản xuất của Công ty Cổ phần Bóng đèn Phích nước Rạng Đông, từ quản lý mã hóa vật tư, luân chuyển chứng từ, phân bổ chi phí thu mua đến hoàn thiện sổ kế toán tổng hợp.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Phạm vi khảo sát thực tế của chuyên đề chỉ tập trung vào số liệu Quý IV năm 2012 tại Công ty Cổ phần Bóng đèn Phích nước Rạng Đông; các giải pháp hoàn thiện chủ yếu xoay quanh việc tối ưu hóa quy trình thủ công và biểu mẫu kế toán truyền thống theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC.
  • Hướng mở rộng: Mở rộng nghiên cứu việc ứng dụng phần mềm kế toán chuyên dụng hoặc hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) nhằm tự động hóa hoàn toàn quy trình lập mã danh điểm vật liệu, quét mã vạch kho và kết nối dữ liệu tự động giữa phân xưởng sản xuất với phòng Tài chính - Kế toán.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên ngành Kế toán - Kiểm toán và Tài chính: Làm tư liệu nghiên cứu mẫu về phần hành kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất công nghiệp, nắm bắt cách thức luân chuyển chứng từ thực tế và phương pháp hạch toán chi tiết ghi thẻ song song.
  • Cán bộ kế toán tại các đơn vị sản xuất: Tham khảo cách thức tổ chức hệ thống chứng từ nhập khẩu ủy thác, quản lý chi phí thu mua và phương pháp phân bổ nguyên vật liệu vào chi phí sản xuất trực tiếp (TK 621).

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Cổ phần Bóng đèn Phích nước Rạng Đông áp dụng phương pháp nào để hạch toán chi tiết và tính giá xuất kho nguyên vật liệu?

Công ty áp dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu (thủ kho theo dõi số lượng trên Thẻ kho mẫu S12-DN, kế toán theo dõi cả số lượng và giá trị trên Sổ chi tiết vật liệu mẫu S10-DN). Về tính giá xuất kho, công ty sử dụng phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn được áp dụng ổn định từ tháng 1/1999.

2. Nguyên vật liệu tại công ty được phân chia thành những nhóm nào và nhóm nào chiếm tỷ trọng lớn nhất?

Nguyên vật liệu tại công ty được chia thành 6 nhóm: (1) Nguyên vật liệu chính; (2) Nguyên vật liệu phụ; (3) Nhiên liệu; (4) Phụ tùng thay thế; (5) Bao bì ngoài; (6) Phế liệu thu hồi. Trong đó, chi phí nguyên vật liệu chiếm khoảng 70% tổng chi phí và giá thành sản phẩm, và riêng nhóm nguyên vật liệu chính chiếm khoảng 50% tổng chi phí nguyên vật liệu.

3. Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho tại công ty được lập thành mấy liên và luân chuyển như thế nào?

Cả Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT) và Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT) đều do Phòng Quản lý kho lập thành 4 liên:

  • Phiếu nhập kho: Liên 1 lưu tại Phòng Quản lý kho; Liên 2 giao thủ kho ghi thẻ kho; Liên 3 giao người nhập vật tư làm thủ tục thanh toán; Liên 4 chuyển cho kế toán vật tư ghi sổ.
  • Phiếu xuất kho: Liên 1 lưu tại Phòng Quản lý kho; Liên 2 giao thủ kho ghi thực xuất và thẻ kho; Liên 3 giao người nhận vật tư giữ; Liên 4 chuyển cho kế toán nguyên vật liệu.

4. Hình thức sổ kế toán tổng hợp áp dụng tại công ty là hình thức nào và gồm các sổ chính nào?

Công ty áp dụng hình thức sổ Nhật ký chứng từ. Các sổ và bảng kê kế toán tổng hợp chính liên quan đến phần hành NVL gồm: Nhật ký chứng từ số 5 (ghi nhận công nợ người bán TK 331), Nhật ký chứng từ số 10, Nhật ký chứng từ số 7, Bảng kê số 4, Bảng kê số 5 và Sổ cái TK 152.

5. Quy trình kiểm kê nguyên vật liệu tại công ty được tiến hành với tần suất và phân công ra sao?

Kiểm kê nguyên vật liệu được thực hiện định kỳ 2 lần trong năm (vào cuối tháng 5 và cuối tháng 12) tại tất cả các kho. Kết quả kiểm kê được Phòng Quản lý sản xuất lập thành Biên bản kiểm kê gồm 3 bản (1 bản gốc lưu tại Phòng Quản lý sản xuất, 1 bản sao lưu tại Phòng Kế toán và 1 bản do Thủ kho lưu) làm căn cứ đối chiếu và xử lý chênh lệch giữa số liệu thực tế với sổ sách.

Kết luận

Chuyên đề tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Hải đã phản ánh chân thực, có hệ thống thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Bóng đèn Phích nước Rạng Đông trong Quý IV năm 2012. Tác giả đã làm rõ quy trình tổ chức chứng từ, phương pháp hạch toán chi tiết ghi thẻ song song và hạch toán tổng hợp theo hình thức Nhật ký chứng từ. Các giải pháp hoàn thiện được đề xuất tập trung vào việc chuẩn hóa danh điểm vật liệu, rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ và hoàn thiện phương pháp phân bổ chi phí thu mua nhập kho. Nghiên cứu mang lại giá trị thực tiễn rõ ràng cho công tác quản trị chi phí vật tư tại doanh nghiệp sản xuất.