CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NHẬP KHẨU HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ TÀU THỦY 1. Đặc điểm hoạt động nhập khẩu Như ta đã biết, nhập khẩu là một khâu nghiệp vụ phức tạp, thời gian lưu chuyển hàng hóa thường dài hơn lưu chuyển hàng hóa trong nươc, việc thanh toán hàng đa dạng và phức tạp, dễ xảy ra tranh chấp nếu không am hiểu các nghiệp vụ kinh doanh thương mại quốc tế. Quá trình lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu gồm hai giai đoạn: mua hàng từ nước ngoài và sau đó bán hàng nhập khẩu ra thị trường trong nước hoặc tái xuất khẩu. Là một ngành kinh tế đặc thù chuyên về tàu thủy, hiện nay hoạt động chính của công ty TNHH phát triển công nghệ tàu thủy là mua bán nhập khẩu các phương tiện thủy bộ, thiết kế kỹ thuật và thiết kế kỹ thuật công nghệ về tàu thủy.
Nhất là mấy năm gần đây mảng xuất nhập khẩu các phương tiện thủy bộ của công ty rất phát triển bao gồm: Hệ trục chân vịt, chân vịt, điều hoà thủy bộ, keo đổ bệ máy chân tàu thủy, gạt nước mưa,…được các công ty đóng tàu tin dùng. Các sản phẩm của công ty có chất lượng tốt, mẫu mã đẹp, luôn luôn đạt chuẩn cho mọi loại tàu và được các nhà đầu tư lớn ưa chuộng. Với sự tăng dần về chức năng, quy mô kinh doanh cũng như hiệu quả kinh doanh, vị thế và uy tín của công ty trên thị trường cạnh tranh ngày càng tăng. Trong những năm vừa qua, Công ty đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách nhà nước và luôn luôn được các nhà đầu tư đánh giá cao, uy tín.
12 Hoạt động nhập khẩu ở Công ty TNHH phát triển công nghệ tàu thủy được tiến hành chủ yêu dưới hai hình thức: nhập khẩu trực tiếp và ủy thác nhập khẩu. - Công ty thường nhập khẩu hàng hóa theo điều kiện CIF, CNF - Về phương thức thanh toán: hầu như Công ty áp dụng phương thức thanh toán L/C, chỉ có một số ít là theo phương thức chuyển tiền (T/T). - Về tỷ giá sử dụng khi hạch toán ngoại tệ: Kế toán Công ty áp dụng tỷ giá thực tế của Ngân hàng Thuơng mại cổ phần Quân đội tại thời điểm phát sinh ngoại tệ. Tổ chức quản lý nhập khẩu hàng hóa Hoạt động nhập khẩu trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn trong toàn hoạt động kinh doanh của công ty.
Mỗi một thương vụ nhập khẩu đều được tiến hành có sự phối hợp chặt chẽ giữa phòng Kế hoạch cung ứng và phòng Tài chính – kế toán. Phòng kế toán theo dõi và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ khi nhập khẩu đến khi đưa hàng về kho nhập kho hoặc gửi bán. Phòng kế hoạch cung ứng cân đối nhu cầu nguyên vật liệu, lập phương án nhập khẩu trình lên Tổng Giám đốc. Căn cứ nhu cầu nhập khẩu, phòng kế hoạch cung ưng sẽ tổ chức tìm nguồn hàng.
Tùy thuộc vào điều kiện mà công ty tiến hành nhập khẩu trực tiếp hoặc ủy thác. Hợp đồng nhập khẩu trực tiếp (bằng tiếng Anh) hay ủy thác (tiếng Việt) được thiết lập bao nhiêu bản tùy thuộc vào sự thỏa thuận của mỗi bên. 13 Sơ đồ 1: Trình tự nhập khẩu của Công ty TNHH phát triển công nghệ tàu thủy Ký hợp đồng Mở L/C Mua bảo hiểm nhập khẩu hàng hóa Thanh toán L/C Khiếu nại về Làm thủ tục hải hàng hóa nếu có quan Giao hàng cho Kiểm tra hàng hóa Nhận hàng đơn vị nhận hàng hoặc nhập kho Ví dụ: Ngày 17/01/2013 Công ty TNHH Phát triển công nghệ tàu thủy ký kết hợp đồng nhập khẩu số 2013.01 với công ty xuất khẩu HUNG SHEN PROPELLER CO, LTD - TAIWAN + Số luợng nhập khẩu: 2 chiếc chân vịt (1 chiếc quay trái, 1 chiếc quay phải) + Đơn giá: 7.225USD/chiếc + Tổng trị giá 14.450USD, tính thuế VAT 10% trên tổng giá trị hợp đồng (Hình thức thanh toán bằng thư tín dụng) Ngày 14/03/2014 có thông báo thanh toán bộ chứng từ, trị giá 14.450USD, với tỷ giá ngày 17/01/2014 là 20.828đ Công ty thanh toán 100% bằng tiền gửi. Ngân hàng thu phí thanh toán L/C 813.
Thông số kỹ thuật: 960mm x 1080mm x 4cánh x EAR: 0.75; Vật liệu: Mn-Bronze; sản xuất mới 100%. Tỷ giá thực tế là 20.900đ, thuế GTGT hàng nhập khẩu 10%. Phòng kế toán làm thủ tục thanh toán L/C từ ngân hàng Thuơng mại Cổ phần Quân đội – Chi nhánh Điện Biên Phủ - Hà Nội cho ngân hang Wells Fargo Bank mở tại Kaohsiung - Taiwan như sau: - Trước khi mở L/C công ty tiến hành cân đối nguồn vốn, trên cơ sở xác định nguồn vốn của đơn vị có đủ khả năng nhập khẩu hàng hóa hay không. - Đại diện của công ty đến ngân hàng làm thủ tục mở L/C.
Trên cơ sở đơn xin mở L/C, giấy cam kết thanh toán, phòng thanh toán quốc tế của ngân hàng tiến hành ký quỹ mở L/C/: L/C được mở là L/C at sight, vì nó đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên. Do Công ty là đơn vị kinh doanh có uy tín và có tài sản thế chấp vay vốn lưu động nhập khẩu các phương tiện thủy bộ nên tỷ lệ ký quỹ của công ty với các ngân hàng là 0%. - Ngân hàng tiến hành gửi cho bên bán thông qua ngân hàng của bên bán 1 bản L/C và gửi cho công ty 1 bản. Hai bên tiến hành kiểm tra, xem xét nếu thấy điều khoản chưa hợp lý thì sẽ báo lại cho ngân hàng biết và cùng nhau thỏa thuận, tu chỉnh L/C cho phù hợp.
- Bên bán sau khi nhận được L/C gửi đến, nếu chấp nhận nội dung L/C thì tiến hành giao hàng cho người vận tải, lấy vận đơn lập bộ chứng từ và gửi cho bên mua. Bộ chứng từ do bên mua nhận được từ bên bán gồm các chứng từ khác nhau và do L/C quy định. Thông thường bộ chứng từ hàng hóa do bên bán gửi đến gồm: + Hóa đơn thương mại (Commercial invoice) + Vận tải đơn (Bill of lading) + Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of oringin) 15 + Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of quality) + Giấy chứng nhận số lượng (Certificate of quantity) + Bảng kê khai chi tiết hàng hóa (Packing list) + Giấy chứng nhận bảo hiểm (Certificate of insurance) + Và các chứng từ khác - Trong trường hợp hàng về, chứng từ chưa về, Công ty sẽ làm đơn xin tới ngân hàng xin ngân hàng cấp giấy bảo lãnh đi nhận hàng, để tránh trường hợp lưu cont tại cảng. Trong trường hợp này nếu bộ chứng từ có sai sót thì công ty vẫn phải thanh toán bộ chứng từ trên.
- Khi có thông báo bộ chứng từ về, nhân viên phòng kế toán kiểm tra sự phù hợp của chứng từ với L/C. Nếu chứng từ phù hợp, công ty làm công văn chấp nhận thanh toán. Trong trường hợp bộ chứng từ có sai sót, công ty có thể giao dịch với bên bán và hai bên sẽ thống nhất trong việc giảm giá tiền hàng. Nếu hai bên không thống nhất, bên mua có quyền từ chối thanh toán L/C nói trên.
Khi chấp nhận thanh toán L/C, công ty phải làm đơn in mua ngoại tệ (nếu thanh toán từ tài khoản tiền gửi), hồ sơ vay (nếu thanh toán từ tài khoản tiền vay) gửi đến ngân hàng để chuyển tiền cho bên bán, đồng thời nhận bộ chứng từ có 01 vận đơn ký hậu của ngân hàng để đi nhận hàng. - Nhận được giấy báo hàng đã về địa điểm giao hàng, phòng kế hoạch và cung ưng mang bộ chứng từ do bên bán gửi (có vận đơn ký hậu), tới địa điểm giao hàng. Tại nơi giao hàng, cán bộ xuất nhập khẩu của công ty sẽ trình vận đơn ký và toàn bộ hồ sơ nhận hàng cho người chuyên chở đồng thời làm thủ tục giám định hàng hóa và các thủ tục hải quan khác. - Nếu hàng hóa thiếu hụt ngoại định mức, công ty sẽ thông báo cho phía bảo hiểm về những thiếu hụt trên để yêu cầu giám định, đòi bồi thường.
Các chứng từ kèm theo trong khâu này bao gồm: + Biên bản giám định của hải quan do phía hải quan lập. 16 + Các chứng từ liên quan khác khi kiểm định hàng hóa. - Khi về nhập kho, công ty tiền hành kiểm nhận số lượng, chất lượng hàng về căn cứ vào phiếu cân và phiếu kiểm tra chất lượng của phòng Q/A. Trên cơ sở các chứng từ (biên bản kiểm nhận, hóa đơn thương mại, tờ khai hải quan, biên lai nộp thuế nhập khẩu…) tiến hành lập phiếu nhập khi, làm cơ sở hạch toán kế toán.
- Mọi chi phí phát sinh trong quá trình nhận hàng sẽ tùy thuộc vào việc thanh toán của đơn vị bằng tiền mặt, séc, tiền gửi ngân hàng mà có những chứng từ phù hợp. - Căn cứ vào tờ khai hải quan, kế toán làm ủy nhiệm chi nộp tiền thuế GTGT và thuế nhập khẩu cho lô hàng đó. 17 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ TÀU THỦY 2. Thủ tục, chứng từ Các chứng từ nhập khẩu hàng hóa Công ty sử dụng: - Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) - Vận tải đơn (Bill of lading – B/L) hoặc (Bill of air – B/A) - Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insuarance policy) - Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of oringin) - Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of quality) - Giấy chứng nhận số lượng (Certificate of quantity) - Bảng kê khai chi tiết hàng hóa (Packing list) - Tờ khai hải quan và phụ lục kèm theo tờ khai hải quan.
- Giấy thông báo thuế, phụ thu và tờ khai trị giá tính thuế hàng hóa nhập khẩu. - Chứng từ phản ánh chi phí tiếp nhận hàng hóa nhập khẩu như hóa đơn cước phí vận chuyển, hóa đơn nộp lệ phí hải quan, hóa đơn thuê bốc dỡ hàng hóa, hóa đơn thuê giám định chất lượng. - Các chứng từ thanh toán như phiếu thu, phiếu chi, điện chuyển tiền. - Phiếu nhập kho và biên bản kiểm nhận hàng hóa.
Kế toán chi tiết 2. Phương pháp kế toán Trình tự hạch toán: - Công ty làm thủ tục với ngân hàng Thương mại cổ phần Quân đội (MBbank) về việc ký quỹ mở L/C - Ngày 14/03/2013 Công ty nhận được giấy báo chứng từ về và yêu cầu thanh toán. Hàng về với số lượng 2 chiếc chân vịt, yêu cầu thanh toán là 14. Bộ chứng từ hoàn toàn phù hợp với L/C, phòng kế toán gửi công văn chấp nhận thanh toán, làm thủ tục thanh toán L/C nói trên và đi nhận bộ chứng từ từ ngân hàng mở L/C.600 VNĐ - Ngân hàng tự động trích tài khoản tiền gửi của công ty để thu phí thanh toán L/C, kế toán căn cứ vào giấy báo nợ của NH hạch toán: Nợ TK 154: 813.