CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN TRỰC TUYẾN VIỆT NAM 1. Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty Cổ phần Tư vấn trực tuyến Việt Nam 1. Danh mục hàng bán của Công ty Công ty Cổ phần Tư vấn trực tuyến Việt Nam đã và đang không ngừng phát triển, theo ngành nghề kinh doanh của Công ty, các mặt hàng và dịch vụ mà Công ty kinh doanh, cung cấp chủ yếu là các mặt hàng về công nghệ thông tin, điện tử như máy tính, các linh kiện điện tử kèm theo máy tính, thiết bị văn phòng như máy in, máy quét. Bên cạnh đó Công ty còn phát triển mảng cung cấp dịch vụ lập trình web, thiết lập hệ thống mạng nội bộ trong Công ty.
Công ty luôn vươn tới sự hoàn thiện chính mình về chất lượng sản phẩm lẫn dịch vụ sau bán hàng. Công ty luôn mong muốn thoả mãn sự hài lòng của tất cả các khách hàng bằng cách phục vụ khách hàng những sản phẩm có công nghệ mới nhất và chất lượng cao nhất. Sau đây là danh mục hàng bán hiện tại của Công ty Cổ phần Tư vấn trực tuyến Việt Nam: SVTH: Bùi Thị Lan 1 Chuyên đề thực tập GVHD: TS.Phạm Thị Thủy Bảng 1.1: Danh mục hàng bán tại Công ty Đơn vị: Công ty Cổ phần Tư vấn trực tuyến Việt Nam Địa chỉ: Số 9, Ngách 46, Ngõ 521 Trương Định – Hai Bà Trưng – Hà Nội DANH MỤC HÀNG BÁN STT Mặt hàng, dịch vụ Mã I Máy tính và linh kiện máy tính 010 1 Máy chủ 011 2 Máy tính để bàn (Desktop) 012 3 Máy tính xách tay (Laptop) 013 4 Chuột máy tính 014 5 Bàn phím 015 6 Ổ cứng 016 7 USB 017 II Máy in, máy quyét 020 1 Máy in 021 2 Máy quét (Scanner) 022 III Thiết bị mạng 030 1 Thiết bị kết nối mạng cục bộ (Swicth, Hub, Card mạng…) 031 2 Thiết bị mạng ngoại vi (Router, Remote Access Server…) 032 IV Dịch vụ 040 1 Tư vấn, nghiên cứu áp dụng các giải pháp mạng máy tính 041 (LAN, Wan) trên các môi trường khác nhau (Netware, Windows,…) 2 Tư vấn, thiết kế, xây dựng và phát triền hệ thống thông tin, 042 các chương trình quản lý và khai thác cơ sở dữ liệu theo mô hình khách/chủ (Client/Server), dựa trên các sản phẩm mới nhất của các nhà sản xuất hàng đầu trên thế giới SVTH: Bùi Thị Lan 2 Chuyên đề thực tập GVHD: TS.Phạm Thị Thủy 3 Cung cấp các giải pháp xây dựng mạng thông tin nội bộ 043 (Intranet), mạng thông tin tàn cầu (Internet), các giải pháp thương mại điện tử Email-commerce và các dịch vụ gia tăng giá trị trên mạng internet như: thư tín điện tử, Worl Wide Web, Volp, catalog điện tử,… 4 Tư vấn và thiết kế website 044 5 Đào tạo nghề: dạy tin học về lập trình, hệ thống mạng 045 … … … (Nguồn: Phòng kinh doanh) 1. Thị trường của Công ty Sau gần tám năm hoạt động, với tiêu chí lấy chữ tín làm hàng đầu, Công ty Cổ phần Tư vấn trực tuyến Việt Nam đã khẳng định được chỗ đứng của mình trên thị trường cũng như xây dựng được niềm tin đối với các bạn hàng.
Cũng từ đó thị trường của Công ty ngày càng được củng cố vững chắc và mở rộng. Ban đầu mới thành lập, thị trường hoạt động của Công ty chủ yếu ở Hà Nội, đến nay đã rộng khắp cả nước, được bạn hàng tìm đến. Công ty đã xây dựng được danh mục khách hàng rộng khắp, không chỉ ở Hà Nội mà còn trên khắp hơn 10 tỉnh thành trong cả nước. Khách hàng của Công ty là đông đảo người tiêu dùng, các Doanh nghiệp, cơ quan ban ngành.
Công ty đã, cung ứng thiết bị, lắp đặt hệ thống mạng, thiết kế, xây dựng phần mềm tin học cho một số khách hàng tiêu biểu như: + Chi nhánh Tổng Công ty Hàng Không Việt Nam tại phía Bắc + Công ty Bảo Hiểm Frudential + Công ty điện toán và truyền dữ liệu (VDC) + Văn phòng Cục thuế tỉnh Hà Nam, UBND Tỉnh Thái Bình, Văn phòng tỉnh ủy tỉnh Hải Dương… SVTH: Bùi Thị Lan 3 Chuyên đề thực tập GVHD: TS.Phạm Thị Thủy 1. Phương thức bán hàng của Công ty Công ty Cổ phần Tư vấn trực tuyến Việt Nam hiện đang hoạt động trên lĩnh vực tư vấn và cung cấp các sản phẩm, hàng hóa phục vụ hoạt động công nghệ thông tin, điện tử trong nền kinh tế quốc dân, một thị trường giàu tiềm năng và đang trong giai đoạn phát triển mạnh mẽ. Để không ngừng lớn mạnh và tạo dựng được thương hiệu, bên cạnh những cơ hội và thách thức của thị trường, yêu cầu Công ty Cổ phần Tư vấn trực tuyến Việt Nam phải đưa ra các chính sách quản lý hàng hóa hiệu quả, chất lượng sản phẩm được đảm bảo như cam kết, có nhiều phương thức bán hàng và chính sách giá cả phù hợp với từng đối tượng khách hàng. Trong cơ chế thị trường, doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì bắt buộc phải không ngừng năng động, sáng tạo để bán được số lượng hàng hoá nhiều nhất, đem lại lợi nhuận cao nhất.
Dựa vào đặc điểm riêng của doanh nghiệp mình và đặc tính của sản phẩm, Công ty Cổ phần Tư vấn trực tuyến Việt Nam có các phương thức bán hàng như sau: phương thức bán buôn và bán lẻ trực tiếp qua kho. Cụ thể: Phương thức bán buôn Trong hình thức bán buôn, Công ty bán buôn theo phương thức: bán hàng trực tiếp. Phương thức này Công ty chủ yếu thực hiện cho các hợp đồng lớn, giá cả cũng sẽ có ưu đãi hơn cho khách hàng. Thông thường sau khi ký kết hợp đồng, Công ty sẽ giao hàng đến tận nơi cho khách hàng, và việc thanh toán được thực hiện sau năm đến bảy ngày sau khi giao hàng.
Riêng đối với những hợp đồng giá trị lớn hơn một trăm triệu đồng, Công ty sẽ yêu cầu bên mua tạm ứng trước tiền hàng từ ba mươi đến bốn mươi phần trăm tổng giá trị hợp đồng sau khi ký kết rồi mới giao hàng và yêu cầu thanh toán nốt số còn lại. Phương thức bán lẻ SVTH: Bùi Thị Lan 4 Chuyên đề thực tập GVHD: TS.Phạm Thị Thủy Khách hàng mua hàng tại Công ty và thanh toán ngay cho nên sản phẩm hàng hoá được ghi nhận doanh thu của đơn vị một cách trực tiếp. Thông thường đối tượng khách hàng của hình thức này là các khách hàng cá nhân có nhu cầu mua sắm thiết bị máy tính và các linh kiện kèm theo máy tính. Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty Cổ phần Tư vấn trực tuyến Việt Nam Đối với một doanh nghiệp thương mại, trong chiến lược phát triển thì vấn đề tiêu thụ hàng hóa, mở rộng thị phần, quản lý hàng hóa và công tác tiêu thụ hàng hóa ngày càng trở nên quan trọng.
Vì vậy, việc phân cấp trách nhiệm giữa các phòng ban liên quan đến hoạt động bán hàng trong Công ty Cổ phần Tư vấn trực tuyến Việt Nam đòi hỏi phải cụ thể, chính xác và luôn có sự phối hợp hoạt động một cách nhịp nhàng. Công ty có bộ máy quản lý đơn giản, gọn nhẹ, phù hợp với tình hình quản lý của Công ty. Sơ đồ tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty Cổ phần Tư vấn trực tuyến Việt Nam được thực hiện như sau: hoạt động của công ty. Giám đốc Phòng Kinh Phòng Kế Phòng Kỹ thuật Phòng Tổ chức doanh toán Hành chính Sơ đồ 1.1: Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Chức năng các phòng ban như sau: SVTH: Bùi Thị Lan 5 Chuyên đề thực tập GVHD: TS.Phạm Thị Thủy - Giám đốc: Phụ trách quản lý, giám sát chung mọi hoạt động của Công ty và chịu trách nhiệm trước Công ty về kết quả hoạt động kinh doanh và chấp hành pháp luật hiện hành.
Có những đơn hàng rất lớn Giám đốc là người trực tiếp thương thảo với khách hàng. - Phòng kinh doanh: Tham mưu tổng hợp về việc xây dựng cơ chế, chính xác. Thực hiện hoạch định chiến lược kinh doanh của Công ty. Nhân viên kinh doanh là người trực tiếp nhận đơn hàng từ phía khách hàng, thảo hợp đồng, thỏa thuận về giá cả và trình lên Giám đốc phê duyệt.
- Phòng phát triển thị trường: Tham mưu, nghiên cứu, xây dựng và thực hiện chiến lược phát triển thị trường tiêu thụ sản phẩm của Công ty. - Phòng Kỹ thuật: Chịu trách nhiệm về dịch vụ kỹ thuật, bảo hành, cung cấp các dịch vụ về kỹ thuật, lập trình, thiết kế. Hàng hóa Công ty cung cấp chủ yếu là máy tính và các phần mềm, đặc thù của loại hàng hóa, sản phầm này là độ bền và sự cố phát sinh do yếu tố khách quan hay chủ quan của người sử dụng. Do đó khâu bảo hành rất quan trọng góp phần củng cố vững chắc niềm tin của khách hàng vào sự quan tâm thực sự của công ty dành cho khách hàng.
- Phòng kế toán: Có chức năng quản lý tài sản, cung cấp và phân tích tình hình tài chính Công ty, báo cáo cho giám đốc giúp cho việc chỉ đạo các hoạt động kinh doanh. Phát hành hóa đơn và thực hiện quản lý công nợ phải thu của khách hàng, đôn đốc phòng kinh doanh trong việc thu nợ. - Phòng tổ chức hành chính: Tham mưu, giúp cho giám đốc trong lĩnh vực tổ chức tiền lương, nhân sự và hoạch định phát triển nguồn nhân lực. SVTH: Bùi Thị Lan 6 Chuyên đề thực tập GVHD: TS.Phạm Thị Thủy CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢN KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN TRỰC TUYẾN VIỆT NAM 2.
Kế toán doanh thu tại Công ty Cổ phần Tư vấn trực tuyến Việt Nam 2. Chứng từ và thủ tục kế toán - Thiết lập hệ thống các chứng từ kế toán: Hệ thống các chứng từ sẽ được thiết lập chung thống nhất trong toàn Công ty, các chứng từ liên quan tới bán hàng và xác định kết quả bao gồm Hợp đồng kinh tế, Hoá đơn GTGT (Mẫu số 01GTKT3/001), Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03PXK-3LL), Phiếu thu (Mẫu số 01-TT). - Thiết lập hệ thống các tài khoản sử dụng. - Nhập thông tin về các khách hàng thường xuyên của Công ty (mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, Fax, mã số thuế.) - Nhập thông tin về sản phẩm hàng hoá xuất bán (mã hàng, tên hàng, kho bãi.