CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG 1. Tổng quát về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng 1. Các khái niệm liên quan đề tài: a. Hàng hóa: - Hàng hóa là sản phẩm của lao động, có thể thỏa mãn nhu cầu nào đó của con người thông qua trao đổi hay buôn bán - Trong kinh tế chính Mác - Lênin: “Hàng hóa là sản phẩm của lao động thông qua trao đổi mua bán” b.
Bán hàng - Bán hàng là quá một quá trình trong đó người bán tìm hiểu, khám phá, gợi tạo và đáp ứng nhu cầu của người mua để cả 2 bên được quyền lợi thỏa đáng - Theo một số quan niệm cổ điển: “Bán hàng là hoạt động thực hiện trao đổi sản phẩm hay dịch vụ của người bán chuyển cho người mua để được nhận lại từ người mua tiền, vật phẩm hoặc giá trị trao đổi đã thỏa thuận” - Theo một số quan điểm hiện đại: “Bán hàng là nền tảng trong kinh doanh đó là sự gặp gỡ giữa người bán và người mua ở những nơi khác nhau giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu nếu cuộc gặp gỡ thành công trong cuộc đàm phán về việc trao đổi sản phẩm” Bán hàng là khâu cuối cùng của trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. Đây là quá trình chuyển hóa vốn từ hình thái sản phẩm, hàng hóa sang tiền tệ giúp doanh nghiệp có thể thu hồi vốn để tiếp tục quá trình sản xuất kinh doanh tiếp theo. Kết quả bán hàng - Kết quả bán hàng là số chênh lệch giữa doanh thu thuần về bán hàng và các khoản chi phí kinh doanh liên quan đến quá trình bán hàng. - Nếu doanh thu thuần lớn hơn chi phí thì kết quả bán hàng là lãi.
Ngược lại, nếu doanh thu thuần nhỏ hơn các khoản chi phí thì kết quả bán hàng là lỗ. Việc xác định kết quả bán hàng tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh của mỗi doanh nghiệp mà sẽ diễn ra vào cuối tháng, cuối quý hay cuối năm. Đặc điểm và vai trò của quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng a. Đặc điểm của quá trình bán hàng - Về mặt kinh tế: Bán hàng là sự thay đổi hình thái giá trị của hàng hóa.
Khi đó hàng hóa của doanh nghiệp chuyển từ hình thái vật chất sang tiền tệ và doanh nghiệp kết thúc một chu kỳ kinh doanh - Về mặt kỹ thuật: Bán hàng là quy trình kinh tế từ việc tổ chức đến thực hiện, trao đổi mua bán hàng hóa thông qua các khâu nghiệp vụ kỹ thuật với các hành vi mua bán cụ thể nhằm thực hiện chức năng nhiệm vụ của doanh nghiệp thương mại, thể hiện khả năng và trình độ của doanh nghiệp trong việc thực hiện mục tiêu của mình. Quá trình bán hàng bao gồm các đặc điểm: + Có sự trao đổi, thỏa thuận giữa bên mua và bên bán: bên bán đồng ý bán, bên mua đồng ý mua và chấp nhận thanh toán. + Có sự thay đổi quyền sở hữu về hàng hóa: bên bán mất quyền sở hữu, bên mua nhận quyền sở hữu sau khi thanh toán b. Vai trò của quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng - Bán hàng là nghiệp vụ kinh doanh cơ bản, thực hiện chức năng lưu thông hàng hóa phục vụ cho sản xuất và đời sống, là khâu quan trọng nối liền giữa sản xuất và tiêu dùng, đảm bảo cân đối cung cầu.
- Thúc đẩy hoạt động bán hàng sẽ giúp doanh nghiệp tăng doanh thu và đảm bảo cho công tác kinh doanh. - Hoạt động bán hàng được thực hiện trên cơ sở chiến lược mỗi doanh nghiệp đã đặt ra, hàng hóa của doanh nghiệp cần được khách hàng chấp nhận thì uy tín của doanh nghiệp mới được giữ vững và củng cố trên thị trường. - Hoạt động bán hàng sẽ quyết định đến sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp. Thông qua bán hàng doanh nghiệp tạo ra được doanh thu giúp thu hồi vốn đồng thời tạo ra phần lợi nhuận giúp doanh nghiệp thực hiện các công việc khác.
Công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng a. Vai trò của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh 7 - Đối với doanh nghiệp: + Đối với các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp thương mại nói riêng, tổ chức công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng có vai trò quan trọng. + Các thông tin được kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cung cấp giúp đánh giá được tình hình thực hiện kế hoạch, hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Đồng thời các thông tin này cũng giúp nhà quản lý nhận ra những thất thoát hàng hóa, phát hiện hàng hóa luân chuyển từ đó sẽ có biện pháp giúp khắc phục và có thể đưa ra các chiến lược kinh doanh hiệu quả.
- Đối với nhà nước: Các thông tin này giúp cơ quan nhà nước nắm được tình hình tài chính của doanh nghiệp từ đó thực hiện chức năng của mình, cũng như kiểm soát việc thực hiện các nghĩa vụ của doanh nghiệp. - Đối với các nhà đầu tư: Thông tin bán hàng sẽ giúp các nhà đầu tư có cơ sở để đưa ra các quyết định đầu tư, xem xét có nên đầu tư hay không, nếu có thì nên đầu tư bao nhiêu và quy mô như thế nào. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng Các nhà quản trị luôn cần các thông tin, số liệu cụ thể về các hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt với các doanh nghiệp thương mại thì thống kê về hoạt động bán hàng là thiết yếu. Do vậy, kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cần phải thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình.
Kế toán bán hàng bao gồm các nhiệm vụ cơ bản sau: - Ghi chép đầy đủ kịp thời khối lượng hàng hóa dịch vụ bán ra và tiêu thụ nội bộ, tính toán đúng đắn giá trị vốn đã bán, các chi phí liên quan nhằm xác định kết quả bán hàng. - Kiểm tra tiến độ thực hiện kế hoạch bán hàng, kế hoạch lợi nhuận, có công tác quản lý chặt chẽ tiền bán hàng, tiền thu nộp ngân sách. - Cung cấp thông tin chính xác về tình hình bán hàng, xác định kết quả phục vụ cho việc tạo lập các báo cáo tài chính. - Để thực hiện nhiệm vụ này kế toán cần: 8 + Xác định thời điểm hàng hóa được coi là tiêu thụ để kịp thời lập báo cáo bán hàng và xác định kết quả bán hàng + Báo cáo thường xuyên, kịp thời tình hình bán hàng và thanh toán của khách hàng nhằm giám sát chặt chẽ lượng hàng hóa cũng như số tiền thu về.
+ Tổ chức hệ thống chứng từ hợp lý tránh trùng lặp hay bỏ sót + Lựa chọn hình thức sổ sách kế toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh của đơn vị. + Xác định và tập hợp đầy đủ chi phí phát sinh ở từng khâu. Khi thực hiện tốt các nhiệm vụ của công tác kế toán bán hàng sẽ đem lại những hiệu quả cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Điều này giúp cho những người sử dụng thông tin kế toán nắm bắt được toàn diện các hoạt động kinh doanh, ban quản lý có cơ sở cho các quyết định trong tương lai của doanh nghiệp.
Các phương thức bán hàng và phương thức thanh toán 1. Phương thức bán hàng a. Bán buôn Bán buôn là hình thức bán hàng theo lô hoặc bán với số lượng lớn. thực chất người mua hàng hóa là những nhà cung cấp trung gian, hàng hóa sau khi bán buôn chưa đến tay người tiêu dùng trực tiếp.
Bán buôn là hình thức bán hàng cho đơn vị khác nhằm mục đích tiếp tục chuyển bán hoặc tiêu dùng cho sản xuất. - Ưu điểm: có thời gian thu hồi vốn nhanh, đẩy nhanh vòng quay vốn giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh. - Nhược điểm: có chi phí cao, dễ tạo ra các nguy cơ khi tích lượng hàng lớn, gây ứ đọng, dư thừa hàng hóa. Bán buôn có 2 hình thức chủ yếu: bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng (không qua kho) Bán buôn qua kho: - Bán buôn qua kho bao gồm 2 trường hợp: + Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: bên mua sẽ cử người trực tiếp đến kho để nhận hàng, doanh nghiệp xuất kho hàng hóa giao cho bên mua sau khi đã nhận đủ tiền hàng thanh toán, hay có thỏa thuận nợ khác.
9 + Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng: hình thức này căn cứ vào các hợp đồng kinh tế đã kí hay đơn đặt hàng, doanh nghiệp thực hiện xuất kho hàng hóa rồi thực hiện chuyển hàng cho bên mua đúng như thỏa thuận. Lúc nào hàng hóa vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, cho đến khi bên mua nhận kiểm và chấp nhận thanh toán thì quyền sở hữu mới chuyển sang bên mua. Bán buôn không qua kho (vận chuyển thẳng): - Bán buôn không qua kho bao gồm 2 trường hợp: + Bán buôn không qua kho theo hình thức chuyển hàng có thanh toán: doanh nghiệp là bên bán trực tiếp cho bên mua. + Bán buôn không qua kho theo hình thức chuyển hàng không thanh toán: doanh nghiệp đứng ra làm trung gian môi giới giữa bên bán và bên mua để hưởng hoa hồng.
Khi được chấp nhận thanh toán khoản hoa hồng, doanh nghiệp phải lập hóa đơn GTGT cho phần hoa hồng được hưởng. Bán lẻ Bán lẻ là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng, các tổ chức kinh tế hoặc các đơn vị kinh tế tập thể mua về với tính chất tiêu dùng nội bộ. Bán lẻ thường mang tính đơn chiếc, bán với số lượng nhỏ giá bán ổn định. Khi thực hiện bán lẻ tức hàng hóa đã ra khỏi quá trình lưu thông và đi vào tiêu dùng cũng là khi giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa được thực hiện.
- Ưu điểm: do là thực hiện bán hàng trực tiếp nên doanh nghiệp sẽ có nhiều điều kiện tiếp xúc với khách hàng, nắm bắt kịp thời tâm lý của khách hàng để đưa ra các chính sách phục vụ tốt nhất - Nhược điểm: dễ phát sinh các trường hợp nhân viên nộp thiếu hoặc thừa tiền so với số lượng hàng đã bán ra, việc kiểm soát lượng hàng khá phức tạp, tổng hàng bán chậm nên việc thu hồi vốn sẽ chậm.