CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ HÓA 1. Đặc điểm hoạt động bán hàng của Chi nhánh Công ty TNHH Công nghệ Hóa 1.Danh mục hàng bán của công ty Chi nhánh Công ty TNHH Công nghệ Hóa là công ty thương mại hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh chuyên về các mặt hàng hóa chất thông thường, vật liệu nhựa composite, liệu sản xuất, tư liệu tiêu dung. Khách hàng của công ty chủ yếu là các doanh nghiệp, đại lý và các khách hàng bán lẻ. Đất nước ta hiện đang phát triển theo hướng công nghiệp hóa, hiện đại hóa, các nhà máy, xí nghiệp mọc lên ngày càng nhiều nên cơ hội để phát triển công ty trong tương lai là rất đáng kì vọng.
Nhưng bên cạnh đó thách thức về cạnh tranh cũng sẽ rất lớn. Sau đây là những danh mục hàng bán của Công ty.1: Danh mục hàng bán tại Công ty STT TÊN SẢN PHẨM ĐVT MÃ SP 1 Butanox Kg BT 2 Polyeste Resin 8508 Kg PL8508 3 Wax Hộp WA 4 Geloat Kg GL 5 Axeton Lít AX 6 Fom AB Kg FAB 7 Màu vàng Kg MV SVTH:Trần Thị Hồng Minh 6 Lớp: Kế toán 43 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Viện Kế toán – Kiểm toán 8 Màu trắng Kg MT 9 Vải 200 Chiếc VA 10 Mát 300 Kg M300 11 …. (Nguồn: Phòng Kinh doanh) Để phục vụ cho hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục, đảm bảo tính kịp thời trong kinh doanh Công ty không ngừng đa dạng hoá các nguồn hàng hoá. Công ty bảo quản hàng hoá tại các kho riêng biệt khô ráo, sạch sẽ và được sắp xếp khoa học.
Chính vì vậy mà khách hàng đến với công ty ngày càng đông hơn, công việc kinh doanh ngày một tốt hơn cũng như uy tín của công ty ngày càng được nâng cao. Thị trường của Chi nhánh Công ty TNHH Công nghệ Hóa Từ ngày thành lập công ty không ngừng mở rộng mạng lưới kinh doanh, mở rộng thị trường tiêu thụ đáp ứng nhu cầu của khách hàng, tạo uy tín và ngày càng đưa công ty kinh doanh có hiệu quả tốt hơn. Địa bàn kinh doanh của công ty chủ yếu là Hà Nội và các vùng như Thái Bình, Quảng Bình… Công ty đã tạo được chỗ đứng trên thị trường và chiếm được tình cảm của người tiêu dùng. Có được điều đó là do ban giám đốc công ty là những người rất am hiểu về lĩnh vực vật tư công kinh doanh.
Chính vì có được kinh nghiệm quý báu đó cộng với sự linh hoạt nhạy bén trong việc kinh doanh nên công ty đã nhanh chóng chiếm được thị trường. Đặc biệt là thu hút được các bạn hàng là các công ty, các đại lý, cửa hàng và các khách hàng lẻ về với Công ty. Các phương thức bán hàng của công ty SVTH:Trần Thị Hồng Minh 7 Lớp: Kế toán 43 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Viện Kế toán – Kiểm toán Đối với các doanh nghiệp thương mại, tổ chức tiêu thụ sản phẩm là vấn đề sống còn, quyết định sự tồn tại và phát triển của bản thân mỗi doanh nghiệp. Vì thế các phương thức bán hàng ngày càng phong phú nhằm hỗ trợ tốt hơn cho công tác bán hàng.
Chi nhánh Công ty TNHH Công nghệ Hóa bên cạnh hàng loạt các sản phẩm, hàng hoá có chất lượng tốt, đa dạng chủng loại, mẫu mã còn đa dạng về phương thức bán hàng. Hiện tại công ty áp dụng các phương thức bán hàng sau: + Bán buôn trực tiếp qua kho: Công ty xuất hàng trực tiếp tại kho cho khách hàng nhận hàng bằng phương tiện vận chuyển của công ty. Nhân viên bán hàng lấy hàng trong kho, người mua nhận hàng và chấp nhận thanh toán hoặc chấp nhận nợ khi đó hàng hoá được coi là tiêu thụ. + Bán hàng vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng: Công ty mua hàng không qua nhập kho ngay mà chuyển hàng luôn cho khách.
Thực tế phương pháp này rất phổ biến vì công ty luôn có hàng đáp ứng nhu cầu của khách hàng chỉ trừ khi hàng khan hiếm. + Bán lẻ: Ngoài bán buôn thì trong quá trình kinh doanh công ty còn bán hàng theo phương thức bán lẻ. Nhân viên bán hàng của công ty là người trực tiếp bán hàng và thu tiền của khách hàng. Với đội ngũ nhân viên năng động sáng tạo và phương tiện vận tải sẵn có, việc kinh doanh của công ty gặp nhiều thuận lợi dù kinh doanh theo phương thức bán buôn hay bán lẻ.
Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Chi nhánh Công ty TNHH Công nghệ Hóa. Đối với một hoạt động được coi quan trọng bậc nhất trong quá trình kinh doanh thì khâu tổ chức quản lý hoạt động bán hàng là một khâu mang tính chất quyết định đến sự tồn tại và phát triển của một công ty. Tổ chức SVTH:Trần Thị Hồng Minh 8 Lớp: Kế toán 43 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Viện Kế toán – Kiểm toán quản lý hoạt động bán hàng của Chi nhánh Công ty TNHH Công nghệ Hóa là sự chuyên môn hóa ở từng bộ phận nhưng thống nhất trong toàn bộ hệ thống.1: Mô hình bộ máy quản lý hoạt động bán hàng của Công ty Giám đốc Phòng tài Kho và Phòng Phòng kĩ chính kế vận kinh thuật toán chuyển doanh Thủ quỹ Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban: Giám đốc: Trong công ty giám đốc là người có quyền hành cao nhất. Là người giám sát và điều hành tình hình kinh doanh chung của toàn doanh nghiệp, ký kết những hợp đồng kinh tế, văn bản chứng từ liên quan.
Là người đưa ra quyết định cuối cùng trong doanh nghiệp, có vai trò quan trọng với sự phát triển của toàn doanh nghiệp. Phòng kỹ thuật: Tổ chức, điều hành, quản lý về mặt kỹ thuật, bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị, máy móc, phương tiện thuộc quyền quản lý của công ty, đồng thời chỉ đạo thực hiện mọi biện pháp để nâng cao hiệu suất sử dụng thiết bị, máy móc và tiết kiệm nguyên vật liệu. Giải quyết những khó khăn, bất trắc về kỹ thuật hàng ngày. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về chỉ đạo SVTH:Trần Thị Hồng Minh 9 Lớp: Kế toán 43 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Viện Kế toán – Kiểm toán và kiểm tra kỹ thuật để bảo đảm hoàn thành tốt kế hoạch sản xuất.
Bảo đảm sản phẩm bán ra đúng quy cách, đúng tiêu chuẩn, và chất lượng tốt. Phòng kinh doanh: Có chức năng giao dịch, mua bán hàng hoá thiết bị máy móc trong và ngoài ngành, tập hợp các đơn hàng về số lượng chất lượng tham mưu cho ban giám đốc trong việc ký kết các hợp đồng kinh tế, xây dựng các kế hoạch về sản lượng sản phẩm bán trong tháng quý và tiếp nhận của các đơn đặt hàng của khách hàng, trực tiếp tiếp xúc thị trường về tiêu chuẩn kỹ thuật chủng loại giá cả để có đề xuất biện pháp kịp thời khắc phục. Phối hợp với các phòng ban khác phân tích tình hình kinh doanh của công ty và có trách nhiệm phụ trách về bán hàng của công ty giúp ban giám đốc trong việc ra những chiến lược kinh doanh tốt nhất mang lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp. Trong công ty phòng kinh doanh có nhiệm vụ Marketing tiếp thị hàng hóa giúp cho DN tiếp cận được với thị trường đưa sản phẩm của DN đến được với khách hàng.
Trưởng phòng kinh doanh chịu trách nhiệm chính về việc quảng bá và tiêu thụ sản phẩm, giới thiệu sản phẩm hàng hóa của công ty đến khách hàng và người tiêu dùng. Đồng thời là người phân công công việc cho nhân viên cấp dưới và chịu trách nhiệm trực tiếp trước giám đốc. Trưởng phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ xem xét và làm hợp đồng bán hàng cho khách hàng, giới thiệu cho khách hàng về các mặt hàng, chủng loại hàng hóa. Phòng kế toán: Phòng kế toán có nhiệm vụ ghi chép các nghiệp vụ phát sinh để hạch toán doanh thu bán hàng trong tháng.
Theo dõi tình hình bán hàng diễn ra tại doanh nghiệp và tại các đại lý gửi hàng của công ty. Hàng ngày kế toán dựa vào các chứng từ phát sinh: bảng kê bán hàng, phiếu xuất kho, lệnh giao hàng để phản ánh vào phần mềm kế toán và theo dõi công nợ phải thu của khách hàng. SVTH:Trần Thị Hồng Minh 10 Lớp: Kế toán 43 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Viện Kế toán – Kiểm toán Bộ phận kho và vận chuyển: Thủ kho căn cứ vào lệnh, phiếu xuất kho để tiến hành xuất kho, kí xác nhận vào phiếu xuất kho rồi chuyển cho kế toán phụ trách hàng hóa đồng thời ghi vào sổ, thẻ kho. Nếu bên mua không nhận hàng tại kho của công ty thì bộ phận vận chuyển có nhiệm vụ chuyển hàng cho khách.
SVTH:Trần Thị Hồng Minh 11 Lớp: Kế toán 43 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Viện Kế toán – Kiểm toán CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ HÓA 2.1 Kế toán doanh thu 2.1 Chứng từ và thủ tục kế toán Chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán doanh thu sử dụng trong Chi nhánh Công ty TNHH Công nghệ Hóa bao gồm: + Phiếu xuất kho + Hóa đơn GTGT + Phiếu thu + Giấy báo có + Hóa đơn bán lẻ cho khách hàng mua không thường xuyên và thanh toán ngay có giá trị không cao. Thủ tục kế toán: Căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng, phòng kinh doanh xem xét và trình Giám đốc duyệt sau đó sẽ ký đơn đặt hàng mua hàng hoá. Khi có đơn đặt hàng phòng kinh doanh viết lệnh xuất hàng được lập thành 2 liên: - Liên 1: Lưu tại gốc - Liên 2: Được chuyển xuống bộ phận vật tư đề nghị xuất hàng. Sau khi nhận được lệnh xuất hàng, bộ phận vật tư sẽ viết phiếu xuất kho và được lập thành 3 liên: - Liên 1: Lưu tại gốc - Liên 2: Giao cho phòng kinh doanh để giao cho khách hàng (sau khi lấy hàng sẽ chuyển về phòng kế toán viết Hóa đơn GTGT) - Liên 3: Chuyển tới thủ kho để làm chứng từ xuất hàng Sau khi nhận chứng từ xuất kho từ phòng kinh doanh chuyển tới, phòng kế toán có trách nhiệm kiểm tra số lượng xuất hàng, có đầy đủ chữ ký và lập SVTH:Trần Thị Hồng Minh 12 Lớp: Kế toán 43 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Viện Kế toán – Kiểm toán hóa đơn bán hàng trong đó ghi rõ nội dung, số lượng, đơn giá, thành tiền và tổng hợp giá thanh toán.
Hoá đơn được lập thành 03 liên có giá trị như nhau: - Liên 1: Lưu tại gốc - Liên 2: Giao cho khách hàng - Liên 3: Lưu nội bộ (kế toán kê khai thuế).