Tổng quan nghiên cứu

Trong tiến trình đổi mới nền hành chính quốc gia, việc hiện đại hóa công sở và chuyển đổi số công vụ được xác định là trọng tâm chiến lược hàng đầu. Thực hiện Nghị quyết số 36a/NQ-CP của Chính phủ về Chính phủ điện tử, Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng đã ban hành Quyết định số 2348/QĐ-UBND phê duyệt Đề án Chính quyền điện tử nhằm tạo bước đột phá trong quản lý điều hành, nâng cao chỉ số năng lực cạnh tranh cấp tỉnh và phục vụ người dân, doanh nghiệp minh bạch, hiệu quả.

Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng giữ vị trí cơ quan tham mưu, tổng hợp đầu mối, kết nối trực tiếp các chỉ đạo của Ủy ban nhân dân thành phố với các Sở, ban, ngành và Ủy ban nhân dân các quận, huyện. Tuy nhiên, phương thức hoạt động truyền thống tại đây còn mang nặng tính thủ công, việc luân chuyển văn bản giấy tờ còn chiếm tỷ trọng đáng kể và quy trình phối hợp liên thông xử lý công việc đôi lúc còn chậm trễ. Mục tiêu trọng tâm của nghiên cứu nhằm:

  • Hệ thống hóa các cơ sở lý luận, pháp lý về phương thức hoạt động văn phòng cơ quan hành chính nhà nước cấp tỉnh trong bối cảnh xây dựng chính quyền điện tử.
  • Khảo sát, phân tích toàn diện thực trạng phương thức hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng giai đoạn từ năm 2010 đến nửa đầu năm 2019.
  • Đề xuất hệ thống giải pháp cải tiến đồng bộ phương thức hoạt động nhằm đáp ứng yêu cầu xây dựng chính quyền điện tử, định hướng văn phòng số đến năm 2025.

Phạm vi nghiên cứu được triển khai tập trung tại trụ sở Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng và các đơn vị trực thuộc. Nghiên cứu mang ý nghĩa thực tiễn sâu sắc khi cung cấp luận cứ khoa học giúp chuẩn hóa 26 vị trí việc làm, tối ưu hóa 385 quy trình nghiệp vụ nội bộ, rút ngắn khoảng 20% đến 30% thời gian xử lý thủ tục hành chính, đồng thời nâng cao hiệu quả làm việc cho 111 cán bộ, công chức, viên chức của Văn phòng.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu vận dụng lý thuyết quản trị văn phòng hiện đại trong khu vực công, tiếp cận phương thức hoạt động của văn phòng qua 5 nội hàm cốt lõi: thiết lập thể chế, thiết kế tổ chức, bố trí và sử dụng nhân lực, xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật công nghệ thông tin, và quản lý tài chính công. Phương thức hoạt động được hiểu là hệ thống các hình thức, phương pháp và cách thức tổ chức được vận dụng đồng bộ để tác động vào các mặt hoạt động nhằm đạt được mục tiêu chính trị - hành chính đề ra.

Bên cạnh đó, nghiên cứu tích hợp lý thuyết chính quyền điện tử gắn liền với 4 mô hình tương tác đa chiều:

  • Mô hình chính quyền với công dân (G2C): Cung cấp dịch vụ công trực tuyến nhanh chóng, không phải xếp hàng.
  • Mô hình chính quyền với doanh nghiệp (G2B): Tạo môi trường đầu tư kinh doanh thông thoáng, minh bạch.
  • Mô hình chính quyền với cán bộ, công chức (G2E): Nâng cao hiệu suất xử lý công việc và năng lực số.
  • Mô hình chính quyền với chính quyền (G2G): Tích hợp, liên thông dữ liệu giữa các cơ quan nhà nước các cấp.

Các khái niệm cơ bản được chuẩn hóa trong luận văn bao gồm: phương thức hoạt động của văn phòng, văn phòng cơ quan hành chính nhà nước cấp tỉnh, chính quyền điện tử địa phương, nền tảng tích hợp chia sẻ dữ liệu cấp địa phương và không gian văn phòng số.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng nguồn dữ liệu thứ cấp gồm các văn bản pháp quy như Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015, Nghị định số 24/2014/NĐ-CP, Thông tư liên tịch số 01/2015/TTLT-VPCP-BNV, Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, cùng các báo cáo tổng kết giai đoạn 2010 - 2019 của Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng. Nguồn dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua quan sát khoa học trực tiếp và phỏng vấn chuyên sâu tại cơ quan.

Về cỡ mẫu và phương pháp chọn mẫu: Nghiên cứu thực hiện khảo sát toàn diện trên tổng thể 111 cán bộ, công chức, viên chức tại 14 phòng, ban, đơn vị trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố. Đồng thời, tác giả áp dụng phương pháp chọn mẫu phân tầng có chủ đích để tiến hành phỏng vấn sâu 25 cán bộ công chức đại diện cho 3 nhóm vị trí: 4 cán bộ lãnh đạo quản lý, 13 chuyên viên nghiên cứu tổng hợp và 8 nhân sự phụ trách kỹ thuật, công nghệ thông tin.

Phương pháp luận dựa trên phép biện chứng duy vật kết hợp phương pháp phân tích - tổng hợp và so sánh định lượng. Lý do lựa chọn hệ phương pháp này là nhằm bảo đảm tính khách quan, đánh giá chính xác mối quan hệ biện chứng giữa hạ tầng kỹ thuật với năng lực vận hành thực tế của bộ máy hành chính, từ đó chỉ rõ những điểm nghẽn cố hữu trong quy trình xử lý công việc nội bộ.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Quá trình khảo sát thực tế tại Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng mang lại 4 phát hiện trọng tâm:

  1. Hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin được đầu tư mở rộng nhưng chưa đồng bộ: Cơ quan đã trang bị 86 máy tính các loại cho cán bộ công chức, đạt tỷ lệ 116% máy tính trên tổng số biên chế. 100% máy tính được cài đặt phần mềm diệt virus bản quyền. Hệ thống mạng Internet có tổng băng thông quy đổi đạt 9185 Mbps và hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến được thiết lập với 27 điểm kết nối thông suốt. Tuy nhiên, hệ thống sao lưu dữ liệu máy chủ tại Trung tâm Thông tin - Tin học vẫn thực hiện thủ công, chưa có cơ chế tự động hóa bảo đảm an toàn dữ liệu tuyệt đối.

  2. Tiêu chuẩn hóa quy trình kiểm soát thủ tục hành chính đạt bước tiến rõ nét: Cơ quan đã xây dựng và ban hành 385 quy trình giải quyết công việc theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015, trong đó có 356 quy trình xử lý thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân thành phố. 100% thủ tục hành chính được công khai niêm yết tại bộ phận một cửa và tích hợp trên hệ thống văn phòng điện tử dùng chung HP-EOFFICE.

  3. Cơ cấu tổ chức và nhân lực còn khoảng trống lớn về kỹ năng an toàn thông tin: Bộ máy cơ quan gồm 26 vị trí việc làm với 111 nhân sự phân bổ tại 14 đơn vị. Mặc dù khối lượng công việc tham mưu rất lớn, đội ngũ chuyên trách công nghệ thông tin chỉ có 2 trên tổng số 16 người sở hữu chứng chỉ an toàn thông tin mạng, chiếm tỷ lệ 12,5%. Đội ngũ quản trị Cổng thông tin điện tử chưa có cán bộ được đào tạo chuyên sâu về cơ sở dữ liệu lớn.

  4. Tiến độ số hóa hồ sơ lưu trữ lịch sử còn chậm trễ: Các văn bản hành chính ban hành từ trước năm 2014 chưa được số hóa đầy đủ để đưa lên hệ thống văn phòng điện tử, gây khó khăn cho việc tra cứu dữ liệu liên thông và trích xuất thông tin phục vụ công tác chỉ đạo điều hành trực tuyến.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân của những hạn chế trên xuất phát từ việc thiếu quy chế phối hợp cụ thể giữa Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố với Sở Thông tin và Truyền thông trong quản trị hạ tầng chính quyền điện tử. Nguồn kinh phí triển khai công nghệ thông tin còn phụ thuộc hoàn toàn vào ngân sách nhà nước, chưa huy động được nguồn lực xã hội hóa từ các doanh nghiệp công nghệ. Mặt khác, thói quen xử lý hồ sơ giấy truyền thống của một bộ phận cán bộ lớn tuổi tạo ra rào cản tâm lý nhất định đối với việc chuyển đổi sang văn phòng không giấy tờ.

So với mục tiêu cải thiện chỉ số năng lực cạnh tranh cấp tỉnh của vùng kinh tế trọng điểm Bắc Bộ, những bước tiến về hạ tầng mạng LAN, WAN và cổng thông tin điện tử của Hải Phòng là rất đáng ghi nhận. Tuy nhiên, tỷ lệ 12,5% nhân lực công nghệ thông tin có chứng chỉ an toàn thông tin là con số báo động trong kỷ nguyên số hóa, tiềm ẩn nguy cơ mất an toàn dữ liệu công vụ trước các cuộc tấn công mạng.

Để minh họa trực quan, các dữ liệu trên có thể được hệ thống hóa qua:

  • Sơ đồ cơ cấu tổ chức phân tầng 14 đơn vị trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố.
  • Bảng thống kê chi tiết 26 vị trí việc làm tương ứng với 111 nhân sự thực tế.
  • Biểu đồ tròn so sánh tỷ lệ 12,5% cán bộ đạt chuẩn an toàn thông tin mạng với mục tiêu chuẩn hóa 100% trong giai đoạn tới.

Đề xuất và khuyến nghị

Để cải tiến toàn diện phương thức hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng đáp ứng yêu cầu xây dựng chính quyền điện tử và tiến tới văn phòng số, nghiên cứu đề xuất 5 nhóm giải pháp chiến lược:

  1. Hoàn thiện thể chế và hệ thống quy chế nội bộ: Ban hành Đề án chiến lược cải tiến phương thức hoạt động giai đoạn 2020 - 2025; ban hành quy chế phối hợp liên ngành giữa Văn phòng và Sở Thông tin và Truyền thông về an toàn thông tin; đặt mục tiêu đến năm 2022 đạt 100% văn bản trao đổi nội bộ (trừ văn bản mật) được ký số điện tử và xử lý hoàn toàn trên mạng. Chủ thể thực hiện: Lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố chủ trì, phối hợp với Văn phòng và Sở Nội vụ.

  2. Kiện toàn tổ chức bộ máy và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực: Rà soát, bố trí lại 26 vị trí việc làm theo hướng phân định rõ trách nhiệm của từng chuyên viên nghiên cứu tổng hợp; tổ chức các khóa bồi dưỡng nghiệp vụ bắt buộc về văn phòng điện tử cho 111 cán bộ, công chức; nâng tỷ lệ nhân sự chuyên trách công nghệ thông tin có chứng chỉ an toàn thông tin từ 12,5% lên 100% trước năm 2023. Chủ thể thực hiện: Phòng Hành chính - Tổ chức và Trung tâm Thông tin - Tin học.

  3. Nâng cấp hạ tầng kỹ thuật và giải pháp an toàn thông tin: Đầu tư hệ thống máy chủ hiện đại có chức năng sao lưu dữ liệu tự động; trang bị hệ thống giám sát an ninh mạng đa lớp gồm tường lửa, hệ thống phát hiện và ngăn chặn xâm nhập trái phép; hoàn thành số hóa 100% tài liệu lưu trữ từ trước năm 2014 trong giai đoạn 2021 - 2023. Chủ thể thực hiện: Trung tâm Thông tin - Tin học phối hợp với các đơn vị cung cấp giải pháp công nghệ.

  4. Ứng dụng sâu rộng công nghệ thông tin trong quản trị nội bộ: Tích hợp đồng bộ hệ thống phần mềm văn phòng điện tử HP-EOFFICE với Cổng thông tin điện tử thành phố; tối ưu hóa 356 quy trình giải quyết thủ tục hành chính nhằm giảm ít nhất 30% thời gian xử lý hồ sơ của người dân và doanh nghiệp. Chủ thể thực hiện: Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính và các phòng chuyên môn.

  5. Đa dạng hóa nguồn lực tài chính: Thực hiện triệt để quyền tự chủ tài chính theo Nghị định số 130/2005/NĐ-CP và Nghị định số 43/2006/NĐ-CP; tăng cường áp dụng mô hình thuê dịch vụ công nghệ thông tin từ các tập đoàn viễn thông lớn nhằm tối ưu hóa chi phí đầu tư công giai đoạn 2020 - 2025. Chủ thể thực hiện: Phòng Quản trị - Tài vụ phối hợp với Sở Tài chính.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Công trình nghiên cứu mang giá trị thực tiễn và học thuật cao, là tài liệu tham khảo hữu ích cho 4 nhóm đối tượng:

  1. Lãnh đạo và chuyên viên Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố: Nghiên cứu cung cấp khung tham chiếu về cách thức tái cơ cấu 26 vị trí việc làm và giải pháp chuyển đổi từ quy trình hành chính thủ công sang môi trường làm việc điện tử liên thông 4 cấp.

  2. Cán bộ quản trị công nghệ thông tin tại các cơ quan nhà nước: Nắm bắt phương pháp nâng cấp hệ thống hạ tầng mạng WAN, kỹ thuật thiết lập phòng máy chủ an toàn với các chuẩn IDS, IPS, tường lửa và quy trình số hóa tài liệu lưu trữ khoa học.

  3. Giảng viên, học viên cao học và sinh viên ngành Quản trị văn phòng, Quản lý công: Tiếp cận hệ thống dữ liệu thực chứng phong phú, khung phân tích 5 nội hàm phương thức hoạt động và mô hình 385 quy trình xử lý công việc theo chuẩn ISO 9001:2015.

  4. Chuyên gia tư vấn chuyển đổi số và doanh nghiệp công nghệ thông tin: Thấu hiểu sâu sắc các yêu cầu nghiệp vụ thực tế, điểm nghẽn về hạ tầng và cơ chế vận hành của cơ quan chính quyền địa phương, từ đó phát triển các giải pháp phần mềm hành chính công tối ưu.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tính cấp thiết của việc cải tiến phương thức hoạt động tại Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng là gì? Việc cải tiến là yêu cầu bắt buộc nhằm triển khai Đề án Chính quyền điện tử theo Quyết định số 2348/QĐ-UBND. Là đầu mối thông tin của toàn thành phố, Văn phòng phải tiên phong đổi mới phương thức làm việc để kết nối liên thông 4 cấp hành chính, loại bỏ sự chậm trễ trong xử lý công việc và nâng cao chỉ số năng lực cạnh tranh cấp tỉnh.

  2. Tỷ lệ trang bị máy tính và hạ tầng mạng tại Văn phòng đạt mức độ nào? Hạ tầng kỹ thuật tại cơ quan được đầu tư tương đối mạnh với 86 máy tính cho cán bộ công chức, đạt tỷ lệ 116% trên tổng biên chế. Cơ quan sở hữu đường truyền Internet băng thông quy đổi 9185 Mbps, mạng LAN, WAN phủ kín và hệ thống hội nghị truyền hình kết nối tới 27 điểm cầu trong toàn thành phố.

  3. Điểm nghẽn lớn nhất về nhân lực công nghệ thông tin của cơ quan hiện nay là gì? Điểm nghẽn lớn nhất là năng lực an toàn thông tin mạng của đội ngũ chuyên trách. Trong tổng số 16 cán bộ làm công tác công nghệ thông tin tại Văn phòng, chỉ có 2 người có chứng chỉ an toàn thông tin mạng (chiếm tỷ lệ 12,5%), gây rủi ro lớn cho việc bảo mật dữ liệu hành chính.

  4. Nghiên cứu đề xuất những thay đổi gì đối với 356 quy trình giải quyết thủ tục hành chính? Nghiên cứu đề xuất tích hợp toàn bộ 356 quy trình thủ tục hành chính lên hệ thống một cửa điện tử tập trung và phần mềm văn phòng điện tử, áp dụng chữ ký số cá nhân và quy trình liên thông trực tuyến để cắt giảm tối thiểu 30% thời gian xử lý hồ sơ cho người dân.

  5. Giải pháp tài chính nào được đưa ra để giảm áp lực cho ngân sách địa phương? Luận văn đề xuất áp dụng cơ chế tự chủ tài chính theo Nghị định số 130/2005/NĐ-CP và mở rộng hình thức thuê dịch vụ công nghệ thông tin trọn gói từ các doanh nghiệp viễn thông lớn, thay vì dồn toàn bộ gánh nặng chi phí mua sắm thiết bị vào nguồn ngân sách nhà nước cấp hàng năm.

Kết luận

  • Khẳng định vai trò nòng cốt của Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trong việc dẫn dắt quá trình chuyển đổi từ phương thức hành chính truyền thống sang mô hình chính quyền điện tử và chính quyền số.
  • Phản ánh trung thực bức tranh thực trạng tại Hải Phòng với 86 máy tính trang bị cho 111 cán bộ, vận hành 385 quy trình ISO 9001:2015 nhưng còn thiếu hụt nhân lực an toàn thông tin chuyên sâu (12,5%).
  • Xác lập hệ thống 5 nhóm giải pháp toàn diện về thể chế, bộ máy, công nghệ, quy trình nội bộ và cơ chế tài chính nhằm tháo gỡ triệt để các rào cản vận hành.
  • Hoàn thiện lộ trình xây dựng văn phòng số giai đoạn 2020 - 2025 với mục tiêu chuẩn hóa 100% kỹ năng số cho cán bộ và số hóa toàn bộ kho hồ sơ dữ liệu.
  • Đóng góp nguồn tư liệu học thuật và mô hình thực tiễn quý giá cho công tác cải cách hành chính tại các cơ quan quản lý nhà nước trên phạm vi toàn quốc.

Các cơ quan hành chính nhà nước và các nhà nghiên cứu quan tâm có thể khai thác các mô hình phân tích và giải pháp trong luận văn để ứng dụng trực tiếp vào lộ trình hiện đại hóa công sở tại cơ quan, đơn vị mình.