CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ 1. Định nghĩa KSNB đóng vai trò hết sức quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp. Chính từ nhận thức đó mà trên thế giới đã diễn ra nhiều tranh luận và hình thành nên nhiều quan niệm khác nhau về KSNB.
Sau đây là một vài định nghĩa đáng chú ý: Theo Liên đoàn kế toán Quốc Tế (IFAC): Hệ thống KSNB là một hệ thống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu sau: Bảo vệ tài sản của đơn vị, đảm bảo độ tin cậy của các thông tin, đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động. Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA): Hệ thống KSNB là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định để kiểm tra kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót để lập BCTC trung thực và hợp lý, nhằm đảm bảo, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. Theo Chuẩn mực kiểm toán quốc tế (ISA): Hệ thống KSNB là các chính sách và các thủ tục kiểm soát nội bộ được xây dựng bởi ban quản lý đơn vị nhằm đảm bảo thực hiện được các mục tiêu quản lý: Quản lý một cách tuân thủ và có hiệu lực công việc kinh doanh gắn liền với những chính sách quản lý, bảo vệ tài sản, ngăn ngừa phát hiện gian lận và sai sót, sự chính xác và đầy đủ trong ghi chép kế toán, sự chuẩn bị kịp thời thông tin tài chính đáng tin cậy. Định nghĩa được chấp nhận rộng rãi nhất về hệ thống KSNB hiện nay là định nghĩa của COSO, một Uỷ ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận 6 khi lập BCTC, là Uỷ ban của các tổ chức tài trợ của Uỷ ban Treadway được thành lập vào năm 1985.
Theo COSO 2013: “KSNB là một quá trình bị chi phối bởi Hội đồng quản trị (HĐQT), người quản lý và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ”. Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ Theo báo cáo COSO 2013 có 3 nhóm mục tiêu mà doanh nghiệp hướng tới: - Nhóm mục tiêu về hoạt động: Nhấn mạnh sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần kinh doanh và thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị mình. - Nhóm mục tiêu về BCTC: Bao gồm BCTC và phi tài chính cho người bên trong và bên ngoài doanh nghiệp sử dụng. Nhóm mục tiêu này nhấn mạnh đến tính trung thực, hợp lý và đáng tin cậy của BCTC.
- Nhóm mục tiêu về tuân thủ: Đơn vị phải tuân thủ các luật lệ và quy định. Ngoài ra, còn phải hướng cho mọi thành viên trong đơn vị tuân thủ các chính sách, quy định của đơn vị, đảm bảo được các mục tiêu của đơn vị. Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ Trong một tổ chức bất kỳ, vấn đề KSNB có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Ở các đơn vị nhỏ thì tổ chức quản lý theo kiểu gia đình; ở các đơn vị quy mô lớn thì quyền hạn được phân chia nhiều cấp dẫn đến quan hệ giữa các bộ phận chức năng trở nên phức tạp.
Sự thống nhất và xung đột của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành tại các đơn vị. Nếu không có hệ thống KSNB thì quá trình truyền đạt và thu thập thông tin phản hồi càng trở nên khó khăn, người lao động dễ vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của người sử dụng lao động. Để biết được tổ chức đang phải đối mặt với những rủi ro tiềm ẩn nào, đảm bảo việc phân công phân nhiệm, ủy quyền, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học thì đều dựa trên hệ thống KSNB. 7 Một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức những lợi ích sau: - Đảm bảo độ tin cậy và chính xác của các số liệu kế toán và BCTC.
Phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung kinh tế chủ yếu của mọi hoạt động trong doanh nghiệp. - Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh (sai sót gây vô tình thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm,…) - Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của công ty cũng như quy định của pháp luật. - Giúp ban lãnh đạo doanh nghiệp giảm bớt số lượng công việc và chuyên nghiệp hóa công tác điều hành quản lý để giúp doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả hơn. - Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư và các cổ đông đang góp vốn vào doanh nghiệp.
- Bảo vệ tài sản của đơn vị không bị mất cắp, hư hỏng, gian lận, lừa gạt,… 1. Các bộ phận cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ Theo báo cáo COSO 2013, hệ thống KSNB được cấu thành từ 5 bộ phận có mối quan hệ chặt chẽ với nhau: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của KSNB. Theo báo cáo năm 2013 của COSO, môi trường kiểm soát được thiết lập lại thành 5 nguyên tắc sau: Nguyên tắc 1: Đơn vị thể hiện sự cam kết về tính chính trực và giá trị đạo đức.
Nguyên tắc 2: HĐQT thể hiện sự độc lập với người quản lý và đảm nhận chức năng giám sát việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB tại đơn vị. Nguyên tắc 3: Nhà quản lý dưới sự giám sát của HĐQT cần thiết lập cơ cấu tổ chức, các cấp bậc báo cáo, phân định trách nhiệm và quyền hạn nhằm đạt được mục tiêu của đơn vị. Nguyên tắc 4: Đơn vị thể hiện cam kết sử dụng nhân lực thông qua thu hút, phát triển và giữ chân các cá nhân có năng lực phù hợp với mục tiêu của đơn vị. 9 Nguyên tắc 5: Đơn vị chỉ rõ trách nhiệm giải trình của từng cá nhân liên quan đến trách nhiệm kiểm soát của họ để đạt được mục tiêu được thiết lập.
Đánh giá rủi ro Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào đều có khả năng gặp những rủi ro trong quá trình hoạt động từ các yếu tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Vì vậy mỗi đơn vị phải ý thức được và đối phó với rủi ro mà mình gặp phải. Đánh giá rủi ro là quá trình nhận dạng và phân tích những rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu từ đó có thể quản trị được rủi ro. Để đánh gía rủi ro một cách hiệu quả nhất, doanh nghiệp cần xác định rõ ràng mục tiêu của đơn vị, sau đó nhận dạng những rủi ro và mức độ tác động đến đơn vị, cuối cùng sử dụng các phương pháp khác nhau để tiến hành phân tích và đánh giá rủi ro.
Từ đó đưa ra những biện pháp để có thể hạn chế tác động tiêu cực của các rủi ro gây ra. Theo báo cáo COSO 2013, đánh giá rủi ro cần tuân thủ các nguyên tắc sau: Nguyên tắc 6: Đơn vị xác định mục tiêu cụ thể, tạo điều kiện cho việc nhận dạng và đánh giá rủi ro liên quan đến việc đạt được mục tiêu. Nguyên tắc 7: Đơn vị nhận dạng các rủi ro đe dọa mục tiêu của đơn vị và phân tích rủi ro để quản trị các rủi ro này. Nguyên tắc 8: Đơn vị cân nhắc khả năng có gian lận khi đánh giá rủi ro đe dọa đạt được mục tiêu.
Nguyên tắc 9: Đơn vị nhận dạng và đánh giá các thay đổi có thể ảnh hưởng đáng kể đến hệ thống KSNB. Hoạt động kiểm soát Là tập hợp các chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo thực hiện các chỉ thị của nhà quản lý để giảm thiểu rủi ro đe dọa đến việc đạt được mục tiêu của đơn vị. Hoạt động kiểm soát diễn ra trong toàn đơn vị ở mọi cấp độ và mọi hoạt động. Hoạt động 10 kiểm soát bao gồm những hoạt động như: Phê chuẩn, ủy quyền, xác minh, đối chiếu, đánh giá hiệu quả, bảo vệ tài sản và phân công nhiệm vụ.
Theo COSO 2013, hoạt động kiểm soát được tổng hợp thành 3 nguyên tắc: Nguyên tắc 10: Đơn vị lựa chọn và xây dựng các hoạt động kiểm soát để giảm thiểu rủi ro giúp đạt được mục tiêu trong giới hạn chấp nhận được. Nguyên tắc 11: Đơn vị lựa chọn và xây dựng các hoạt động kiểm soát chung đối với công nghệ nhằm hỗ trợ cho việc đạt được các mục tiêu của đơn vị. Nguyên tắc 12: Đơn vị triển khai các hoạt động kiểm soát thông qua chính sách và thủ tục kiểm soát. Thông tin và truyền thông Thông tin là những tin tức cần thiết giúp từng cá nhân, bộ phận thực hiện trách nhiệm của mình.
Thông tin có chất lượng cần đảm bảo các thuộc tính sau: dễ dàng truy cập, đúng đắn, bảo mật, cập nhật, kịp thời, có thật, có thể xác minh được. Truyền thông là quá trình cung cấp, trao đổi và chia sẻ thông tin cần thiết tới các bên có liên quan cả trong và ngoài doanh nghiệp. Theo Báo cáo COSO 2013, thông tin và truyền thông liên quan đến 3 nguyên tắc sau: Nguyên tắc 13: Đơn vị thu thập, truyền đạt và sử dụng thông tin thích hợp, có chất lượng để hỗ trợ những bộ phận khác của KSNB. Nguyên tắc 14: Đơn vị cần truyền đạt trong nội bộ những thông tin cần thiết nhằm hỗ trợ cho sự vận hành của KSNB.
Nguyên tắc 15: Đơn vị truyền thông với bên ngoài các vấn đề có tác động tới việc vận hành của KSNB. Giám sát Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống KSNB theo thời gian. Xác định hệ thống KSNB có vận hành đúng thiết kế hay không và có cần phải sửa đổi để phù hợp với tình hình thực tế không.