chương 1 nhằm giúp người đọc có cái nhìn khái quát về Công ty TNHH xây dựng Long Toàn Phát từ đó là cơ sở để người đọc có thể hiểu rõ hơn về thực trạng hệ thống KSNB chu trình chi phí xây lắp sẽ được trình bày trong chương 3. 18 do an CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI DOANH NGHIỆP 2.1 Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ 2.1 Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ Kiểm soát luôn là một khâu quan trọng trong mọi quy trình quản trị, do đó các nhà quản lý thường chú tâm đến việc hình thành và duy trì các hoạt động kiểm soát để giảm thiểu rủi ro và đạt được các mục tiêu của tổ chức. Cùng với sự phát triển của thực tiễn quản lý, khái niệm KSNB đã hình thành và phát triển để trở thành một hệ thống lý luận về vấn đề kiểm soát trong tổ chức. Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC): “Hệ thống KSNB là kế hoạch của đơn vị và toàn bộ các phương pháp, các bước công việc mà các nhà quản lý doanh nghiệp tuân theo.
Hệ thống KSNB trợ giúp cho các nhà quản lý đạt được mục tiêu một cách chắc chắn theo trình tự và kinh doanh có hiệu quả; giữ an toàn tài sản, ngăn chặn, phát hiện sai phạm và gian lận; ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, lập báo cáo tài chính kịp thời, đáng tin cậy”. Tuy nhiên, hiện nay trên thế giới đang chấp nhận rộng rãi định nghĩa về hệ thống KSNB theo COSO (Committee of Sponsoring Organization) 1992: “KSNB là quá trình được chi phối bởi hội đồng quản trị, nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu sau: (1) Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động (2) Sự tin cậy của báo cáo tài chính (3) Sự tuân thủ pháp luật và các quy định” Trong định nghĩa trên, có bốn khái niệm quan trọng cần chú ý, đó là quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu. KSNB là một quá trình: Các hoạt động của đơn vị được thực hiện thông qua quá trình lập kế hoạch, thực hiện và giám sát. KSNB không phải là một sự kiện hay tình huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện trong mọi bộ phận, quyện chặt vào hoạt động của tổ chức và là một nội dung cơ bản trong các hoạt động của tổ chức.
19 do an Con người: KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người, đó là hội đồng quản trị, BGĐ, nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị. KSNB là một công cụ được nhà quản lý sử dụng chứ không thay thế được cho nhà quản lý. Đảm bảo hợp lý: KSNB chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho các nhà quản lý trong việc đạt được các mục tiêu của tổ chức chứ không thể đảm bảo tuyệt đối. Điều này xuất phát từ những hạn chế tiềm tàng trong quá trình xây dựng và vận hành hệ thống KSNB, đó là do những sai lầm của con người khi đưa ra quyết định, sự thông đồng của các cá nhân, … Các mục tiêu: Mỗi đơn vị có các mục tiêu kiểm soát cần đạt được để từ đó xác định các chiến lược cần thực hiện.
Có thể chia các mục tiêu kiểm soát đơn vị thành ba nhóm: - Nhóm mục tiêu hoạt động: nhấn mạnh sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực. - Nhóm mục tiêu về BCTC: nhấn mạnh đến tính trung thực và đáng tin cậy của BCTC mà tổ chức cung cấp. - Nhóm mục tiêu về tuân thủ: nhấn mạnh đến việc tuân thủ pháp luật và các quy định. KSNB không chỉ giới hạn ở chức năng tài chính và kế toán mà còn phải kiểm soát các chức năng khác như hành chính, quản lý sản xuất.
Kiểm soát kế toán chính là các chính sách và quá trình thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đầu tiên là bảo vệ tài sản và đảm bảo thông tin kế toán chính xác và tin cậy. Còn kiểm soát quản lý là để thúc đẩy hiệu quả hoạt động kinh doanh và khuyến khích sự gắn bó của công nhân viên đối với các chính sách quản lý. Như vậy, hệ thống KSNB thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đã đề ra. Mục tiêu của HTKSNB 20 do an 2.2 Sự cần thiết của kiểm soát nội bộ Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành.
Nếu không có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của người sử dụng lao động? Làm sao quản lý được các rủi ro? Làm thế nào có thề phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính? Thiết lập một hệ thống KSNB chính là xác lập một cơ chế giám sát mà ở đó không quản lý bằng lòng tin, mà bằng những quy định rõ ràng nhằm: giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong SXKD (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm. Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp. Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính. Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức cũng như các quy định của luật pháp.
Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra. Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ (trường hợp Công ty cổ phần). Đối với những công ty mà có sự tách biệt giữa người quản lý và cổ đông, một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ góp phần tạo nên sự tin tưởng cao của cổ đông. Xét về điểm này, một hệ thống KSNB vững mạnh là một nhân tố của một hệ thống quản trị doanh nghiệp vững mạnh, và điều này rất quan trọng đối với công ty có nhà đầu tư bên ngoài.
Các nhà đầu tư sẽ thường trả giá cao hơn cho những công ty có rủi ro thấp hơn.2 Các bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp Dù có sự khác nhau đáng kể về tổ chức hệ thống KSNB giữa các đơn vị vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất, hoạt động, mục tiêu, … của từng nơi, thế nhưng bất kỳ hệ thống KSNB nào cũng phải bao gồm những bộ phận cơ bản. Theo quan điểm phổ biến hiện nay (theo COSO), KSNB bao gồm các bộ phận sau: 21 do an - Môi trường kiểm soát: phản ánh sắc thái chung của đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của KSNB. - Đánh giá rủi ro: xác định các rủi ro xuất phát từ các nhân tố bên trong, bên ngoài doanh nghiệp. - Hoạt động kiểm soát: là các chính sách và thủ tục được thiết lập bởi nhà quản lý của đơn vị để đảm bảo thực hiện các mục tiêu đã định.
- Thông tin và truyền thông: bao gồm các phương pháp, hệ thống sổ sách chứng từ, báo cáo kế toán, … và việc thông tin cho người lao động biết về vai trò và trách nhiệm của họ đối với tổ chức. - Giám sát: là quá trình đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống KSNB.1 Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp có tính chất môi trường tác động đến việc thiết kế các chính sách, thủ tục kiểm soát, tác động đến sự hoạt động cũng như tính hữu hiệu của các chính sách đó trong doanh nghiệp. Các nhân tố có tính chất môi trường bao gồm: Tính chính trực và giá trị đạo đức Các nhà quản lý cấp cao phải xây dựng những chuẩn mực đạo đức trong đơn vị và cư xử đúng đắn nhằm làm gương cho cấp dưới từ đó có thể ngăn cản không cho các thành viên có hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp, bên cạnh đó đơn vị phải loại trừ hoặc giảm thiểu những sức ép hay điều kiện có thể dẫn đến nhân viên có những hành vi thiếu trung thực. Đảm bảo quản lý năng lực Là đảm bảo cho nhân viên có được những kỹ năng và hiểu biết cần thiết để thực hiện được nhiệm vụ của mình, nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng các nhân viên có kiến thức và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ sẽ được giao, và phải giám sát, huấn luyện họ đầy đủ và thường xuyên.
Hội đồng Quản trị và Uỷ ban kiểm toán 22 do an Uỷ ban kiểm toán là Ủy ban gồm một số thành viên trong và ngoài Hội đồng Quản trị nhưng không tham gia vào việc điều hành đơn vị. Ủy ban kiểm toán có những đóng góp quan trọng cho việc giám sát sự tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập BCTC, giữ sự độc lập của kiểm toán nội bộ, … Các nhân tố được xem xét để đánh giá sự hữu hiệu của Hội đồng Quản trị và Ủy ban kiểm toán gồm mức độ độc lập, kinh nghiệm và uy tín, mối quan hệ của họ với bộ phận kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập. Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý Triết lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý, phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị. Cơ cấu tổ chức Về thực chất đây là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu.
Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm Phân định quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức. Nó cụ thể hóa về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị. Chính sách nhân sự Là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về việc tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạc, khen thưởng và kỷ luật.