Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp tập trung giải quyết yêu cầu hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) đối với chu trình chi phí xây lắp tại một doanh nghiệp xây dựng quy mô nhỏ. Bối cảnh nghiên cứu xuất phát từ thực tiễn ngành xây dựng cơ bản, nơi hoạt động thi công mang tính đơn chiếc, địa bàn phân tán ngoài trời, chịu tác động trực tiếp từ điều kiện thời tiết và tiến độ thường kéo dài qua nhiều giai đoạn. Tại Công ty TNHH Đầu tư Xây dựng Thương mại Long Toàn Phát, quy mô vốn và năng lực cạnh tranh chưa thể so sánh với các doanh nghiệp xây lắp vừa và lớn, dẫn đến việc kiểm soát chi phí trở thành yếu tố sống còn nhằm hạ giá thành sản phẩm, bảo toàn vốn và nâng cao hiệu quả quản trị.

Vấn đề nghiên cứu trọng tâm được tác giả xác định là sự thiếu đồng bộ trong phối hợp giữa các bộ phận thi công, tình trạng phát sinh chi phí ngoài dự toán, cùng những lỗ hổng trong công tác quản lý vật tư, nhân công và máy thi công tại các công trình dân dụng.

Mục tiêu nghiên cứu:

  1. Về lý luận: Hệ thống hóa cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ chu trình chi phí xây lắp trong doanh nghiệp xây dựng nói riêng.
  2. Về thực tiễn: Khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình chi phí xây lắp tại Công ty TNHH Đầu tư Xây dựng Thương mại Long Toàn Phát, từ đó nhận diện các ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân gây thất thoát, lãng phí.
  3. Về giải pháp: Đề xuất các giải pháp khả thi nhằm tăng cường hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với từng khoản mục chi phí xây lắp tại đơn vị.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình chi phí xây lắp của doanh nghiệp.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Đầu tư Xây dựng Thương mại Long Toàn Phát (Địa chỉ: 199 Nguyễn Văn Hưởng, Phường Thảo Điền, Quận 2, TP. Hồ Chí Minh).
  • Phạm vi thời gian: Dữ liệu hoạt động sản xuất kinh doanh và hồ sơ kế toán giai đoạn 2016 – 2018; thời điểm hoàn thành khóa luận là tháng 07/2019.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng khung lý luận dựa trên định nghĩa kiểm soát nội bộ của Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC) và khuôn mẫu kiểm soát nội bộ COSO (Committee of Sponsoring Organizations) ban hành năm 1992. Theo đó, hệ thống kiểm soát nội bộ được tiếp cận như một quá trình do Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc và toàn thể nhân viên chi phối, hướng tới 03 nhóm mục tiêu cốt lõi:

  • Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động;
  • Sự tin cậy của báo cáo tài chính;
  • Sự tuân thủ pháp luật và các quy định hiện hành.

Cấu trúc hệ thống kiểm soát nội bộ được phân tích đầy đủ qua 05 bộ phận cấu thành của mô hình COSO: (1) Môi trường kiểm soát, (2) Đánh giá rủi ro, (3) Hoạt động kiểm soát, (4) Thông tin và truyền thông, và (5) Giám sát.

Về mặt kế toán chi phí xây lắp, tác giả vận dụng các nguyên tắc phân loại chi phí sản xuất theo khoản mục áp dụng cho đơn vị thi công xây dựng, bao gồm:

  • Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (CPNVLTT): Giá trị vật liệu chính, vật liệu phụ, vật liệu luân chuyển cấu thành nên thực thể công trình.
  • Chi phí nhân công trực tiếp (CPNCTT): Tiền lương chính, lương phụ, phụ cấp lương và các chi phí liên quan của công nhân trực tiếp tham gia xây lắp.
  • Chi phí sử dụng máy thi công (CPSDMTC): Chi phí khấu hao, vận hành, sửa chữa và nhiên liệu cho máy móc, thiết bị thi công.
  • Chi phí chung: Chi phí quản lý, phục vụ thi công tại công trường được phân bổ theo tỷ lệ nhất định.

Hệ thống kế toán tại đơn vị khảo sát được đối chiếu theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa, áp dụng hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ.

Phương pháp nghiên cứu:

  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Nghiên cứu lý thuyết về quản trị, kiểm soát nội bộ, chế độ kế toán xây dựng cơ bản hiện hành.
  • Phương pháp phỏng vấn: Trao đổi trực tiếp với Kế toán trưởng, kế toán viên các phần hành (vật tư, thanh toán, tiền lương, tài sản cố định) và nhân viên phòng kỹ thuật, dự toán khối lượng nhằm tìm hiểu quy trình luân chuyển chứng từ và thủ tục kiểm soát trên thực tế.
  • Phương pháp phân tích - so sánh: Đối chiếu giữa các quy chuẩn lý luận kiểm soát nội bộ với thực tế vận hành tại đơn vị để phát hiện rủi ro và các điểm bất cập.

Nguồn dữ liệu: Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp, báo cáo tài chính giai đoạn 2016 - 2018, hệ thống chứng từ kế toán (phiếu yêu cầu vật tư, bảng chấm công, phiếu chi, nhật trình máy thi công, hóa đơn) do Phòng Kế toán và Phòng Hành chính - Nhân sự Công ty Long Toàn Phát cung cấp.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Giới thiệu chung về Công ty TNHH Đầu tư Xây dựng Thương mại Long Toàn Phát

Chương 1 khái quát quá trình hình thành, cơ cấu tổ chức và tình hình hoạt động của công ty. Doanh nghiệp được thành lập ngày 29/03/2016 theo Giấy phép kinh doanh số 0313722395 do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP.HCM cấp. Lĩnh vực hoạt động chủ yếu gồm xây dựng, sửa chữa công trình dân dụng nhà ở; kinh doanh vật liệu xây dựng; cho thuê máy móc thiết bị và tư vấn thiết kế thi công.

Bộ máy quản trị công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng đứng đầu là Giám đốc điều hành, phụ trách trực tiếp các phòng ban: Phòng Kỹ thuật thi công, Phòng Dự toán khối lượng (gồm Khối dự toán và Khối vật tư), Phòng Kế toán và Phòng Hành chính - Nhân sự, cùng các đội/công trường thi công. Quy mô nhân sự cố định tại thời điểm nghiên cứu là 119 cán bộ nhân viên.

Về tổ chức kế toán, phòng kế toán áp dụng mô hình tập trung, gồm Kế toán trưởng và 04 kế toán viên phụ trách: kế toán thanh toán, kế toán vật tư, kế toán tiền lương, kế toán tài sản cố định. Doanh nghiệp ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ, tuân thủ Thông tư 133/2016/TT-BTC.

Chỉ tiêu Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 So sánh 2017/2016 So sánh 2018/2017
Lợi nhuận sau thuế (Triệu đồng) 394,4 429,6 605,6 Tăng trưởng 1,41 lần
Thu nhập bình quân (Triệu đồng/người/tháng) 4,4 5,1 7,1 1,16 lần 1,39 lần

Nguồn: Trích xuất từ Bảng 1 trong khóa luận (Phòng Kế toán LTP)

Chương 2: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình chi phí xây lắp tại doanh nghiệp

Chương 2 trình bày toàn diện khung lý thuyết về bản chất, vai trò và các nguyên tắc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ. Tác giả nhấn mạnh 03 nguyên tắc cơ bản trong thiết kế thủ tục kiểm soát:

  • Nguyên tắc phê duyệt và ủy quyền: Phân định thẩm quyền phê duyệt cụ thể (nghiệp vụ bất thường, trọng yếu) và phê duyệt chung (nghiệp vụ thường xuyên theo hạn mức).
  • Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Giao trách nhiệm cho nhiều cá nhân/bộ phận để tạo tính chuyên môn hóa và kiểm tra chéo.
  • Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Tách biệt độc lập giữa chức năng phê chuẩn - thực hiện - ghi chép sổ sách - bảo quản tài sản.

Chương này cũng phân tích chi tiết dòng dữ liệu, hệ thống chứng từ sổ sách bắt buộc (hóa đơn, phiếu xuất, bảng chấm công, nhật trình máy, tài khoản chi phí 154, 621, 622, 623, 627, 331, 334, 141) và nhận diện các rủi ro điển hình trong sản xuất xây lắp như sai lệch dự toán, mua vật tư giá cao, thất thoát vật tư, gian lận công nhật nhân công và sai lệch giờ máy hoạt động.

Chương 3: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình chi phí xây lắp tại Công ty TNHH Đầu tư Xây dựng Thương mại Long Toàn Phát

Tác giả đi sâu phân tích thực trạng kiểm soát từng khoản mục chi phí tại công ty:

  1. Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:

    • Thực trạng: Doanh nghiệp không xây dựng hệ thống kho bãi trung tâm mà vận chuyển vật tư trực tiếp từ nhà cung cấp đến bảo quản tại chân công trình. Khi cần vật tư, cán bộ kỹ thuật lập giấy xin nhận vật liệu để Đội trưởng đội dự toán và Giám đốc phê duyệt. Đội trưởng công trình kiểm tra và ký nhận vật tư. Việc thanh toán do Giám đốc chỉ đạo tùy thời điểm, định kỳ cuối tháng hoặc vài tháng đối với nhà cung cấp quen thuộc.
    • Hạn chế: Công nhân không lập phiếu yêu cầu mua hàng mà chỉ báo miệng cho đội trưởng; đội trưởng tự gọi điện/gửi email đặt hàng dẫn đến tình trạng thiếu vật tư làm chậm tiến độ thi công. Các đội trưởng chỉ báo cáo số lượng vật tư vào cuối tuần, tiềm ẩn rủi ro thông đồng với nhà cung cấp hưởng chiết khấu hoặc kê khống số lượng. Không có kho bảo quản dẫn đến vật tư (cát, đá, sắt, gỗ) bị hao hụt do thời tiết và nguy cơ mất cắp. Kế toán không ghi nhận kịp thời vào sổ sách tại thời điểm phát sinh.

  2. Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp:

    • Thực trạng: Công ty áp dụng cơ chế giao khoán chi phí nhân công trực tiếp cho các đội trưởng. Hàng tuần, căn cứ bảng chấm công do đội trưởng lập và bảng tính lương của kế toán, Giám đốc ký duyệt cho tạm ứng tiền mặt (hạch toán TK 141) giao đội trưởng tự chi trả cho công nhân. Tổng mức tạm ứng không vượt quá 90% giá trị CPNCTT trong dự toán. Nếu chi phí thực tế vượt 90% dự toán, đội trưởng chịu trách nhiệm bù lỗ; nếu chi phí nhỏ hơn mức tạm ứng, đội trưởng được hưởng phần chênh lệch.
    • Hạn chế: Đội trưởng toàn quyền tuyển dụng và lập bảng chấm công mà không có sự kiểm tra độc lập, dễ phát sinh rủi ro kê khống danh sách công nhân "ảo" hoặc chấm công cho người đã nghỉ việc để trục lợi. Đa số lao động thuê ngoài không ký kết hợp đồng lao động, dẫn đến nguy cơ tự ý bỏ việc gây gián đoạn thi công. Kế toán nhập liệu bảng lương thiếu sự kiểm soát chéo từ cấp trên.

  3. Kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công:

    • Thực trạng: Kết hợp 03 hình thức: sử dụng máy tự có, thuê máy bên ngoài và khoán gọn chi phí máy cho đội thi công. Việc điều động máy dựa trên phiếu yêu cầu của cán bộ kỹ thuật trình Giám đốc duyệt. Định mức nhiên liệu đối chiếu qua nhật trình vận hành hàng ngày của công nhân lái máy và sổ ghi xuất nhiên liệu của thủ kho.
    • Hạn chế: Chưa quản lý chặt chẽ nguy cơ gian lận nhiên liệu chạy máy; nhật trình máy ghi nhận thủ công; thiếu quy trình kiểm định chất lượng máy móc đối với trường hợp khoán gọn chi phí máy thi công.

  4. Kiểm soát chi phí chung:

    • Thực trạng: Chi phí công cụ dụng cụ, lương quản lý đội, chi phí tiếp khách được tập hợp qua hóa đơn, phiếu chi, phản ánh vào tài khoản chi phí chung rồi phân bổ cho từng công trình theo tỷ lệ doanh thu.
    • Hạn chế: Phân công quản trị dự án còn chồng chéo, chưa có bộ phận quản lý dự án chuyên biệt; tiến độ thi công kéo dài do thời tiết làm đội chi phí quản lý và chi phí bảo quản công cụ dụng cụ.

Chương 4: Giải pháp tăng cường hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình chi phí xây lắp tại Công ty TNHH Đầu tư Xây dựng Thương mại Long Toàn Phát

Chương 4 tổng hợp các nhận xét về ưu điểm (Giám đốc kiểm soát chặt chẽ thu chi tiền mặt và thẩm quyền chọn nhà cung cấp) và nhược điểm (vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm, buông lỏng kiểm soát tại công trường). Trên cơ sở đó, tác giả đề xuất hệ thống giải pháp hoàn thiện:

Sai sót và rủi ro nhận diện Thủ tục kiểm soát đề xuất
Bản vẽ thiết kế và bảng dự toán công trình sai sót dữ liệu Phân công 02 nhân sự (Giám đốc và 01 nhân viên kỹ thuật) thẩm định, so sánh bản vẽ kiến trúc với bản vẽ kết cấu và bảng dự toán trước khi thi công. Nếu công ty tự lập dự toán: 01 kỹ thuật lập, Giám đốc và 01 kỹ thuật khác kiểm tra độc lập.
Không theo dõi, phát hiện kịp thời biến động giữa chi phí dự toán và chi phí thực tế Ban hành quy định bắt buộc cán bộ giám sát kiểm tra, tổng hợp khối lượng vật liệu, nhân công và khối lượng hoàn thành để báo cáo Giám đốc hàng tuần. Kế toán lập báo cáo phân tích biến động chi phí định kỳ hàng tháng.
Thi công chậm tiến độ, công trình không đạt chuẩn kỹ thuật, mỹ thuật Bố trí 01 nhân viên kỹ thuật độc lập giám sát song song cùng đội trưởng để kiểm tra chất lượng từng hạng mục khi hoàn thành; chuyển từ khoán nhân công sang khoán trọn gói từng hạng mục công trình.
Thất thoát, mua khống nguyên vật liệu tại công trường Bắt buộc lập phiếu yêu cầu vật tư trước khi đặt hàng; quy định kiểm tra chất lượng vật tư khi giao nhận; xây dựng hàng rào, lán trại bảo quản vật liệu tại công trình.
Gian lận bảng chấm công và lao động "ảo" Phòng Nhân sự tham gia kiểm tra tay nghề và ký hợp đồng lao động mùa vụ; cử nhân sự độc lập đối chiếu đột xuất quân số thực tế tại công trường với bảng chấm công.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã phác họa bức tranh thực tế về công tác quản trị chi phí tại một doanh nghiệp xây lắp tư nhân:

  1. Kết quả khảo sát định lượng và quy trình:

    • Làm rõ cơ chế hoạt động với 119 nhân sự và quy mô lợi nhuận sau thuế tăng từ 394,4 triệu đồng (năm 2016) lên 605,6 triệu đồng (năm 2018).
    • Chỉ ra việc áp dụng hạn mức khoán nhân công 90% theo dự toán (hạch toán tạm ứng TK 141) vừa là đòn bẩy tiết kiệm chi phí, vừa là kẽ hở kiểm soát nghiêm trọng khi giao toàn quyền tuyển dụng và chấm công cho đội trưởng.
    • Làm rõ hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ theo Thông tư 133/2016/TT-BTC tại đơn vị và các điểm nghẽn trong luân chuyển chứng từ thanh toán vật tư.

  2. Đóng góp thực tiễn:

    • Xác định chính xác các điểm yếu cốt tử trong hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình chi phí của công ty: thiếu kho bãi bảo quản, không lập hợp đồng lao động với thợ thời vụ, thiếu kiểm tra độc lập trong nhập liệu kế toán và phân bổ chi phí.
    • Xây dựng bảng quy trình kiểm soát đối ứng chi tiết cho 04 khoản mục chi phí (nguyên vật liệu, nhân công, máy thi công, chi phí chung), gắn liền với việc phân định thẩm quyền bằng văn bản quy phạm nội bộ.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Nghiên cứu được thực hiện dưới góc độ một trường hợp điển hình (case study) tại một doanh nghiệp xây dựng quy mô nhỏ (Công ty TNHH Long Toàn Phát), do đó tính khái quát hóa cho toàn ngành xây dựng còn hạn chế. Nguồn số liệu hoạt động mới chỉ bao quát giai đoạn 2016 - 2018 theo Chế độ kế toán dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ (Thông tư 133/2016/TT-BTC).
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng phạm vi nghiên cứu sang các doanh nghiệp xây dựng quy mô lớn áp dụng Thông tư 200/2014/TT-BTC; nghiên cứu tích hợp ứng dụng phần mềm quản lý dự án chuyên biệt và phần mềm ERP trong việc tự động hóa kiểm soát chu trình chi phí xây lắp.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Quản trị kinh doanh khi thực hiện đồ án tốt nghiệp về hệ thống kiểm soát nội bộ hoặc kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành trong doanh nghiệp xây lắp.
  • Kế toán viên, kiểm soát viên nội bộ và nhà quản lý tại các doanh nghiệp xây dựng dân dụng quy mô vừa và nhỏ nhằm tham khảo ma trận rủi ro chi phí, quy trình xét duyệt mua vật tư, cơ chế khoán nhân công và các biểu mẫu luân chuyển chứng từ thực tế.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Long Toàn Phát áp dụng chế độ và hình thức kế toán nào?
Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ban hành ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính, với hình thức ghi sổ là Chứng từ ghi sổ.

2. Cơ chế khoán chi phí nhân công trực tiếp tại đơn vị được vận hành như thế nào?
Giám đốc giao khoán CPNCTT cho đội trưởng. Hàng tuần, đội trưởng lập bảng chấm công để nhận tiền tạm ứng lương (hạch toán TK 141). Tổng mức tạm ứng trong suốt công trình không vượt quá 90% giá trị dự toán CPNCTT. Đội trưởng chịu trách nhiệm thanh toán phần vượt nếu chi phí thực tế lớn hơn 90% dự toán, và được hưởng phần chênh lệch nếu chi phí quyết toán thấp hơn hạn mức tạm ứng.

3. Tại sao công ty không sử dụng kho trung tâm để quản lý nguyên vật liệu xây dựng?
Do đặc thù sản phẩm xây dựng đơn chiếc, địa bàn phân tán theo từng công trình và số lượng vật tư phụ thuộc quy mô từng dự án. Để tiết kiệm chi phí vận chuyển, công ty chọn nhà cung cấp uy tín gần công trình và giao hàng trực tiếp đến công trường thay vì lập hệ thống kho trung chuyển.

4. Kết quả kinh doanh và thu nhập người lao động tại Long Toàn Phát giai đoạn 2016 - 2018 thay đổi ra sao?
Lợi nhuận sau thuế của công ty tăng từ 394,4 triệu đồng (năm 2016) lên 429,6 triệu đồng (năm 2017) và đạt 605,6 triệu đồng (năm 2018). Thu nhập bình quân đầu người tăng liên tục từ 4,4 triệu đồng/tháng (năm 2016) lên 5,1 triệu đồng/tháng (năm 2017) và 7,1 triệu đồng/tháng (năm 2018).

5. Giải pháp nào được đề xuất để ngăn ngừa sai lệch giữa bản vẽ thiết kế và bảng dự toán?
Tác giả đề xuất quy định cơ chế kiểm tra chéo: phân công Giám đốc cùng 01 nhân viên kỹ thuật độc lập so sánh bản vẽ kiến trúc với bản vẽ kết cấu và bảng dự toán trước khi thi công. Trường hợp công ty tự lập dự toán, bắt buộc 01 kỹ sư lập và 01 kỹ sư khác cùng Giám đốc duyệt điều chỉnh.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Thúy Bình đã hệ thống hóa lý luận kiểm soát nội bộ theo mô hình COSO và phản ánh chi tiết thực trạng kiểm soát chu trình chi phí xây lắp tại Công ty TNHH Đầu tư Xây dựng Thương mại Long Toàn Phát. Nghiên cứu chỉ rõ các rủi ro vận hành trong việc giao khoán nhân công 90%, quản lý vật tư không qua kho và thiếu vắng sự kiểm tra độc lập giữa các khâu. Các giải pháp đề xuất tập trung vào phân công phân nhiệm, ban hành quy chế báo cáo định kỳ và thiết lập thủ tục kiểm soát chéo, mang lại giá trị ứng dụng thực tiễn cho công tác quản trị chi phí tại doanh nghiệp xây dựng.