CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHU TRÌNH DOANH THU TRONG DOANH NGHIỆP 1. Tổng quan về chu trình doanh thu: 1. Hệ thống thông tin kế toán: * Một số khái niệm cơ bản: Xét theo hướng tiếp cận dữ liệu để xử lý hoạt động kinh doanh, kế toán tài chính chỉ quan tâm đến các dữ liệu tài chính, dữ liệu tài chính được ghi nhận ở các sổ sách (như sổ cái, sổ nhật ký chung, các loại sổ chi tiết,.) dẫn đến việc dữ liệu bị ghi nhận trùng lặp, không thể dùng chung giữa các loại sổ đồng thời gây mâu thuẫn dữ liệu. Đối với hệ thống thông tin kế toán quan tâm đến tất cả dữ liệu, dữ liệu được lưu trữ để tránh việc trùng lặp dữ liệu.
Theo Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán (Tập 2), Trường Đại học Kinh tế Quốc dân: “Hệ thống là một tập hợp các phần tử (các thành phần) có mối liên hệ với nhau, hoạt động để hướng tới một mục tiêu chung.” Hệ thống thông tin: Theo Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý, Đại học Duy Tân: “Hệ thống thông tin là một hệ thống chức năng thực hiện thu thập, xử lý, lưu trữ và thông tin, cung cấp thông tin hỗ trợ việc ra quyết định và điều khiển, phân tích các vấn đề và hiển thị các vấn đề phức tạp trong một tổ chức.” Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là một cấu phần chuyên môn của hệ thống thông tin quản lý, là hệ thống thu thập, xử lý các hoạt động kinh doanh để tạo ra các thông tin hữu ích về tài chính của doanh nghiệp cho người sử dụng thông tin tài chính. * Vai trò của AIS: Hệ thống thông tin kế toán có vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, bất kể là doanh nghiệp hoạt động vì mục tiêu lợi nhuận hay phi lợi nhuận đều cần có một hệ thống thông tin kế toán hoàn thiện. Hệ thống thông tin kế toán thu thập và lưu trữ các thông tin về sự kiện, đối tượng, nguồn lực; biến đổi các dữ liệu thu thập được thành các thông tin mà nhà quản lý có thể sử dụng phục vụ cho việc ra quyết định và cung cấp các chốt kiểm soát phù hợp để đảm bảo các nguồn lực của đơn vị luôn trong trạng thái sẵn sàng, chính xác, tin cậy và có thể sử dụng bất cứ lúc nào cần thiết. 6 Vai trò của AIS đối với doanh nghiệp: - Lưu trữ và xử lý dữ liệu: AIS có vai trò trong việc lưu trữ và xử lý thông tin, cung cấp những thông tin hữu ích cho việc ra quyết định của doanh nghiệp, tìm ra phương pháp lưu trữ tối ưu và hiệu quả nhất.
- Cầu nối cho hệ thống quản trị và hệ thống tác nghiệp: Hệ thống thông tin kế toán được tạo ra làm cầu nối giữa hệ hống quản trị và hệ thống tác nghiệp của các tổ chức, doanh nghiệp. Ngoài vai trò lưu trữ và xử lý thông tin, thì hệ thống thông tin kế toán còn chịu trách nhiệm thống kê tổng hợp để đưa ra các báo cáo kế toán chính xác, để các doanh nghiệp có thể giải quyết công việc kế toán một cách nhanh chóng, tăng tính tương tác trong quá trình làm việc. - Giảm chi phí, giảm thời gian: Hệ thống thông tin kế toán góp phần làm giảm chi phí, giảm thời gian cho doanh nghiệp sử dụng. Khi sử dụng hệ thống thông tin này, nhà kinh doanh sẽ tránh được những sai sót trong lưu trữ thông tin.
Qua đó, phần nào hạn chế những tổn thất nhất định có thể xảy ra, giúp cho doanh nghiệp không phải chịu những thiệt hại nghiêm trọng về mặt tài chính. Tóm lại, hệ thống thông tin kế toán đã giải quyết ba vấn đề lớn của doanh nghiệp tư nhân ngày nay. Thứ nhất, hỗ trợ và cải thiện tính cạnh tranh cho doanh nghiệp. Thứ hai là hỗ trợ việc đưa ra quyết định cho doanh nghiệp.
Cuối cùng là hỗ trợ nghiệp vụ, hoạt động kinh doanh giúp doanh nghiệp ngày càng vươn xa hơn trong thi trường kinh doanh. Có thể nói, hệ thống thông tin kế toán là một trong những công cụ đắt lực hỗ trợ cho sự phát triển của bất kỳ cơ quan, doanh nghiệp. Góp phần tạo dựng thương hiệu cũng như nâng tầm giá trị cạnh tranh của doanh nghiệp tiến xa hơn trong thị trường trong và ngoài nước. Hệ thống thông tin kế toán phân tích và tổ chức các hoạt động kinh doanh thành các chu trình kinh doanh (chu trình kế toán) và tổ chức xử lý theo chu trình giúp cho việc thu thập, xử lý và kiểm soát thông tin một cách dễ dàng hơn.
Chu trình kinh doanh là một chuỗi các sự kiện cùng liên quan đến một nội dung trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Thông thường một chu trình kinh doanh gồm 5 chu trình: 7 - Chu trình doanh thu tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình bán hàng hóa, dịch vụ và thu tiền. - Chu trình chi phí là các hoạt động liên quan đến quá trình mua hàng hóa, dịch vụ, các chi phí phát sinh trong quá trình kinh doanh và thanh toán tiền. - Chu trình nhân sự là các hoạt động liên quan đến việc tuyển dụng và trả lương cho nhân viên.
- Chu trình tài chính tập hợp những hoạt động liên quan đến huy động, sử dụng vốn và phân phối lợi nhuận. - Chu trình sản xuất mô tả các hoạt động liên quan đến quá trình chuyển hóa các nguồn lực, yếu tố đầu vào vào thành phẩm. Năm chu trình kế toán có mối quan hệ mật thiết với nhau tạo ra một vòng luân chuyển thông tin: Hình 1. 1 Mối quan hệ trong chu trình kinh doanh Hoạt động kinh doanh bắt đầu bằng việc góp vốn, đó là hoạt động thuộc phạm vi chu trình tài chính và cung cấp tiền cho chu trình nhân sự và chu trình chi phí.
Phần vốn góp sẽ được sử dụng để tuyển nhân viên (chu trình nhân sự), chu trình chi phí dùng tiền để mua nguyên vật liệu (đối với doanh nghiệp sản xuất) mua hàng hóa (đối với doanh nghiệp thương mại và dịch vụ) và chi trả cho những chi phí cần thiết trong quá trình hoạt động. Chu trình sản xuất sử dụng nguyên vật liệu từ chu trình chi phí để sản xuất ra các sản phẩm, đó là đầu vào của chu trình doanh thu. 8 Bán được hàng sẽ tạo ra nguồn thu cho đơn vị và bổ sung vốn cho chu trình tài chính. Chu trình kinh doanh là cơ sở để xây dựng một hệ thống thông tin kế toán phù hợp nhất với doanh nghiệp.
Doanh thu và chu trình doanh thu: Mục đích của sản xuất kinh doanh là tối đa hóa giá trị vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp, ngoài vốn góp của chủ sở hữu thì tối đa hóa lợi nhuận là cách duy nhất để đạt được mục đích mà chủ doanh nghiệp mong muốn. Chu trình doanh thu là một giai đoạn quan trọng của chu trình sản xuất kinh doanh vì chu trình doanh thu liên quan đến hầu hết các khoản mục, đặc biệt là những khoản mục phản ánh trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14 “Doanh thu và thu nhập khác”: “Doanh thu chỉ bao gồm tổng giá trị của các lợi ích kinh tế doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được. Các khoản thu hộ bên thứ ba không phải là nguồn lợi ích kinh tế, không làm tăng vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp sẽ không được coi là doanh thu (Ví dụ: Khi người nhận đại lý thu hộ tiền bán hàng cho đơn vị chủ hàng, thì doanh thu của người nhận đại lý chỉ là tiền hoa hồng được hưởng).
Các khoản góp vốn của cổ đông hoặc chủ sở hữu làm tăng vốn chủ sở hữu nhưng không là doanh thu.” Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ: là số chênh lệch giữa tổng doanh thu với các khoản giảm giá hàng bán, doanh thu của số hàng bán bị trả lại, chiết khấu thương mại và số thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất nhập khẩu, thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp phải nộp. Doanh thu hoạt động tài chính: Là toàn bộ các khoản doanh thu bao gồm tiền lãi (lãi cho vay, lãi tiền gửi, lãi bán hàng trả chậm, trả góp, lãi đầu tư trái phiếu, tín phiếu,. ), cổ tức được hưởng, lợi nhuận được chia từ hoạt động liên doanh, liên kết, chênh lệch tăng tỷ giá ngoại tệ và các khoản khác. Thu nhập khác: Là khoản thu góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu từ hoạt động ngoài các hoạt động tạo ra doanh thu.
Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm: Chiết khấu thương mại (Là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho khách hàng mua hàng với khối lượng lớn); 9 giảm giá hàng bán (là khoản giảm trừ cho người mua do hàng hóa kém chất lượng, sai quy cách); Hàng bán bị trả lại (Là giá trị khối lượng hàng bán đã xác định là tiêu thụ bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán); Chiết khấu thanh toán (Là khoản tiền người bán giảm trừ cho người mua khi thanh toán tiền hàng trước thời hạn trong hợp đồng). Chu trình doanh thu là tập hợp các hoạt động kinh doanh và hoạt động xử lý thông tin liên quan đến quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và nhận tiền thanh toán của khách hàng. Chu trình doanh thu bao gồm hai hoạt động chính là hoạt động bán hàng và hoạt động thu tiền. Trong chu trình doanh thu thường gồm 4 bước là xử lý đơn đặt hàng, xuất kho - giao hàng, lập hóa đơn và theo dõi nợ và thu tiền.
2 Quy trình bán hàng Khi bán hàng thường có hai phương thức thanh toán là bán hàng trả tiền ngay và bán hàng trả chậm. Vì bán hàng trả tiền ngay các sự kiện kinh tế xảy ra ngắn và được ghi nhận trong cùng một nghiệp vụ kế toán. Trong khi đó những sự kiện kinh tế của hình thức bán hàng trả chậm được ghi nhận riêng biệt theo thời điểm xảy ra của từng sự kiện. Vì vậy, trong khuôn khổ khóa luận chỉ trình bày các hoạt động kinh tế trong chu trình doanh thu với trường hợp bán hàng trả chậm.
Vai trò, nhiệm vụ của doanh thu và chu trình doanh thu đối với doanh nghiệp: Đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào thì doanh thu luôn có ý nghĩa quan trọng trong toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp.