CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CHU TRÌNH DOANH THU TRONG DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm cơ bản 1. Hệ thống thông tin kế toán Hằng ngày bản thân mỗi doanh nghiệp phải xử lý hàng loạt các hoạt động sự việc phát sinh và từ đó khối lượng dữ liệu sẽ tăng lên theo từng ngày. Hơn nữa nhu cầu thông tin lại rất lớn không chỉ đối tượng bên ngoài mà còn cả bên trong doanh nghiệp.
Các đối tượng bên ngoài như các nhà đầu tư, khách hàng, nhà cung cấp, .và đối tượng bên trong như cấp lãnh đạo, nhà quản lý,… đều có nhu cầu sử dụng thông tin để phục vụ cho mục đích của bản thân mình. Vậy làm sao dòng dữ liệu có thể trở thành các thông tin hữu ích một cách kịp thời giúp người sử dụng thông tin đưa ra các quyết định thì chắc chắn các dữ liệu phải trải qua một quá trình chọn lọc xử lý kỹ lưỡng trước khi đến nơi được sử dụng. Hay nói cách khác cần có một thống để ghi nhận, lưu trữ, xử lý dữ liệu này. Vậy hệ thống đó là gì? Đó chính là hệ thống thông tin quản lý Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý không còn quá xa lạ với mỗi doanh nghiệp nhất là trong thời đại công nghệ tin học phát triển như hiện và đối với công tác kế toán cũng vậy.
Theo tài liệu học tập môn Hệ thống thông tin kế toán, Học viên ngân hàng, 2021 “Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống thông tin ghi nhận, lưu trữ, xử lý dữ liệu của các quá trình sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp các thông tin hữu ích cho nhà quản trị doanh nghiệp. Khái niệm trên là bao quát cho cả doanh nghiệp còn đi sâu vào công tác kế toán thì ta làm quen với khái niệm hệ thống thông tin kế toán (AIS). Theo tài liệu học tập môn Hệ thống thông tin kế toán, Học viên ngân hàng, 2021 “Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là một hệ thống thu thập, ghi nhận, lưu trữ và xử lý nhằm tạo ta các thông tin hữu ích cho việc ra quyết định. Nó có thể là: Sử dụng công nghệ tiên tiến, hoặc Đơn giản với việc ghi sổ sách thủ công, hoặc Kết hợp cả hai hình thức 3 Sinh viên: Phạm Thị Thu Hoài Lớp: K21KTDNG Khóa luận tốt nghiệp ThS.
Trần Quỳnh Hương Sự xuất hiện của công nghệ như hiện nay đơn giản chỉ là một công cụ để duy trì cải tiến một hệ thống Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán là một phần của hệ thống thông tin quản lý. Hệ thống này tương tác với các hệ thống khác tồn tại trong một doanh nghiệp như hệ thống thông tin bán hàng, hệ thống thông tin sản xuất, hệ thống thông tin nhân sự, hệ thống thông tin tài chính,. để ghi nhận xử lý lưu trữ dữ liệu để cung cấp các thông tin các báo cáo phục vụ lợi ích của doanh nghiệp Các chức năng của hệ thống thông tin kế toán: Thứ nhất hệ thống thu thập và lưu trữ dữ liệu về các nguồn lực, sự kiện và đối tượng tức là hệ thống phải thu thập, ghi chép lại các giao dịch qua chứng từ gốc, sau đó phản ánh lên sổ nhật ký theo thứ tự thời gian, và chuyển các dữ liệu đó sang sổ cái theo số hiệu tài khoản. Từ đó ta dễ dàng nắm bắt khi có nhu cầu Thứ hai là biến đổi các dữ liệu thành thông tin mà nhà quản trị có thể sử dụng để ra quyết định về các sự kiện, nguồn lực và đối tượng: chuyển đổi các dữ liệu thu thập được thành các thông tin có ích cho việc ra quyết định của người sử dụng thông tin.
Các thông tin có thể nằm dưới dạng sổ sách, hoặc báo cáo tài chính, báo cáo quản lý. Thứ ba là cung cấp các chốt kiểm soát phù hợp để đảm bảo các nguồn lực của doanh nghiệp (bao gồm cả dữ liệu): Chức năng thứ ba của một hệ thống thông tin kế toán là tổ chức kiểm soát tổng thể chặt chẽ nhằm đảm bảo tính bảo mật cũng như độ chính xác cho quá trình thu thập, xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin. Từ đó, các thông tin mà hệ thống cung cấp cần đạt mức độ cập nhật về thời gian, tin cậy, giúp hoạt động của doanh nghiệp đạt hiệu quả và bảo toàn giá trị tài sản cho doanh nghiệp. Cách tổ chức dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán Có thể thấy việc thực hiện các hoạt động trong doanh nghiệp phải luôn gắn một mốc thời gian và liên quan đến các nguồn lực và các đối tượng khác nhau.
Để khái quát về vấn đề đó khái niệm mô hình R – E – A ra đời. Khái niệm: Mô hình REA khung cơ sở kế toán được sử dụng để mô hình hóa các nội dung sau của một tổ chức, các nguồn lực kinh tế, các sự kiện kinh tế và các đại diện kinh tế và mối quan hệ giữa chúng (theo ThS. Vũ Thị Thu Phương - Đại học Thủy Lợi, 2018), 4 Sinh viên: Phạm Thị Thu Hoài Lớp: K21KTDNG Khóa luận tốt nghiệp ThS. Trần Quỳnh Hương từ đó ta dễ dàng xác được đối tượng tham gia, các nguồn lực sử dụng từ đó tạo cơ sở tổ chức dữ liệu trong hệ thống.
Trong hệ thống thông tin kế toán, mô hình REA được sử dụng như bước chuyển tiếp từ ngôn ngữ thương mại sang ngôn ngữ kỹ thuật. Các thành phần chính của mô hình R - E - A: Nguồn lực (Resources): các nguồn lực kinh tế liên quan đến quá trình trao đổi. Sự kiện (Event): là những hiện tượng xảy ra gây tác động làm thay đổi các nguồn lực. - Hoạt động xét duyệt: cho phép quá trình trao đổi được thực hiện.
- Hoạt động trao đổi: thực hiện tao đổi nguồn lực. - Hoạt động ghi nhận: theo dõi nội dung trao đổi nguồn lực. Đối tượng liên quan (Agent): là các đối tượng bao gồm cả đối tượng bên trong và đối tượng bên ngoài doanh nghiệp thực hiện các sự kiện hoặc bị điều chỉnh bởi các sự kiện. Hiện tượng phát sinh Nguồn lực Sự kiện Đối tượng liên quan (Resources) (Event) (Agents) Dữ liệu thu thập Sơ đồ 1.1: Mô hình REA tổng quát 1.
Chu trình kế toán Hàng ngày, bản thân mỗi doanh nghiệp phát sinh nhiều các sự kiện. Các sự kiện này sắp xếp xảy ra liên tiếp và cùng liên quan cùng với nội dung. Người ta gọi đó là chu trình. Để quản lý một cách hiệu quả cả một chu trình, người quản lý phải quan tâm đến cả chu trình từ khi bắt đầu đến khi kết thúc chứ không phải quản lý đơn lẻ từng sự kiện.
5 Sinh viên: Phạm Thị Thu Hoài Lớp: K21KTDNG Khóa luận tốt nghiệp ThS. Trần Quỳnh Hương Theo tài liệu học tập môn Hệ thống thông tin kế toán, Học viện Ngân Hàng, 2021 “Chu trình kinh doanh đó là một chuỗi các sự kiện cùng liên quan đến một nội dung của quá trình sản xuất kinh doanh”. Chu trình kinh doanh hay còn gọi là chu trình kế toán. Việc hiểu chính xác khái niệm sẽ giúp cho doanh nghiệp thiết kế các thủ tục kiểm soát các hoạt động được tốt hơn.
Một chu trình kinh doanh thông thường bao gồm 5 thành phần chính: chu trình doanh thu, chu trình chi phí, chu trình sản xuất, chu trình nhân sự, chu trình tài chính - Chu trình doanh thu: là tập hợp các sự kiện, hoạt động liên quan đến quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và thu tiền. - Chu trình chi phí: là tập hợp các sự kiện, hoạt động liên quan tới quá trình mua hàng hóa, dịch vụ và thanh toán tiền cho nhà cung cấp. - Chu trình sản xuất: là tập hợp các sự kiện, hoạt động liên quan tới quá trình chuyển hóa các yếu tố sản xuất thành sản phẩm hoàn thành. - Chu trình nhân sự: gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện liên quan đến nhân sự của công ty như việc tuyển dụng, trả lương, thay đổi nhân sự… - Chu trình tài chính: là tập hợp các sự kiện, hoạt động phát sinh liên quan đến việc huy động vốn và phân phối vốn.
Mối các quan hệ giữa các chu trình kế toán Chu trình sản xuất Chu trình doanh thu NVL, NC SP hoàn thành Bán hàng thu tiền Dữ liệu Dữ liệu NVL Hệ thống ghi sổ - lập báo cáo Tiền Dữ liệu Chu trình chi phí Chu trình tài chính Mua hàng – trả tiền Tiền Nhận tiền – chi tiền Tiền Chu trình nhân sự Nhân công Tuyển dụng – trả lương Sơ đồ 1. 2: Mối liên hệ giữa các chu trình trong doanh nghiệp 6 Sinh viên: Phạm Thị Thu Hoài Lớp: K21KTDNG Khóa luận tốt nghiệp ThS. Trần Quỳnh Hương Từ sơ đồ trên, ta có thể thấy rõ mối liên hệ giữa các chu trình kế toán trong một chu trình kinh doanh. Đầu ra của một chu trình này là đầu vào của chu trình kia, tạo ra một chuỗi khép kín không thể tách rời.
Trong chu trình trên, đầu ra của chu trình tài chính là đầu vào của chu trình chi phí và chu trình nhân sự. Tại chu trình chi phí, nhận tiền từ chu trình tài chính, sau đó chi trả cho quá trình mua hàng, cụ thể là mua nguyên vật liệu. Tại chu trình nhân sự, nhận tiền từ chu trình tài chính sau đó chi trả cho quá trình tuyển dụng trả lương nhân công. Đầu ra chu trình chi phí là nguyên vật liệu và chu trình nhân sự là nhân công sẽ là đầu vào của chu trình sản xuất.
Chu trình sản xuất thông qua quá trình sản xuất sẽ tạo ra các thành phẩm, chúng sẽ là đầu vào của quá trình doanh thu. Chu trình doanh thu sẽ bán các sản phầm này thu tiền. Số tiền này sẽ cung cấp vốn cho chu trình tài chính. Có thể thấy rõ, hiểu quả của chu trình này tác động trực tiếp đến chu trình sau.
Nếu kết quả của một chu trình kém hiệu quả sẽ ảnh hưởng đến cả quá trình, đến cả chu trình kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, cần chú trọng quan tâm phát triển đồng điều tẩt cả các chu trình để mang lại hiệu quả cao nhất. Tổ chức chu trình doanh thu trong doanh nghiệp 1. Mô hình R – E – A của chu trình doanh thu Mô hình R – E – A là ngôn ngữ đề thể hiện việc thực hiện các hoạt động trong một chu trình, đồng thời phản ánh các nguồn lực được sử dụng và phản ánh các đối tượng liên quan đến chu trình đó.