Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Sự phát triển của công nghệ thông tin đã tác động sâu rộng đến công tác tổ chức và chất lượng kế toán trong doanh nghiệp, từ hình thức bán thủ công đến tự động hóa công tác kế toán và quản trị. Trong hệ thống các chu trình kinh doanh, chu trình doanh thu giữ vai trò sống còn vì ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền, hiệu quả sử dụng vốn và sự vận hành của các chu trình kế toán khác (sản xuất, chi phí, nhân sự, tài chính). Đối với các doanh nghiệp thương mại điện tử non trẻ, việc tổ chức chu trình doanh thu logic, có sự hỗ trợ của phần mềm và quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ là điều kiện tiên quyết để ngăn chặn thất thoát, tối ưu hóa nguồn lực và duy trì năng lực cạnh tranh.

Trên cơ sở đó, tác giả Phạm Thị Thu Hoài đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp nhằm giải quyết bài toán hoàn thiện chu trình bán hàng - thu tiền tại một doanh nghiệp khởi nghiệp trong lĩnh vực bán lẻ dinh dưỡng trực tuyến.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định gồm 3 nội dung:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về hệ thống thông tin kế toán và tổ chức chu trình doanh thu trong doanh nghiệp dưới điều kiện tin học hóa.
  2. Khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng tổ chức chu trình doanh thu tại Công ty Cổ phần Dinh dưỡng Hữu cơ Việt Nam GreenDaddy, làm rõ các ưu điểm và hạn chế trong kiểm soát thông tin, luân chuyển chứng từ và xử lý nghiệp vụ.
  3. Đề xuất hệ thống giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện chu trình doanh thu tại công ty, nâng cao hiệu quả kiểm soát dữ liệu kế toán và quy trình kinh doanh.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Chu trình doanh thu, bao gồm các sự kiện, nguồn lực và đối tượng tham gia theo mô hình dữ liệu kế toán.
  • Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Dinh dưỡng Hữu cơ Việt Nam GreenDaddy (địa chỉ: Số 16 ngách 121, ngõ Thịnh Quang, phường Thịnh Quang, quận Đống Đa, Hà Nội).
  • Phạm vi thời gian: Quá trình khảo sát và thu thập dữ liệu thực tế từ tháng 10/2021 đến tháng 02/2022, sử dụng số liệu tài chính năm 2021 của doanh nghiệp.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết và mô hình sử dụng

Khóa luận vận dụng các lý thuyết nền tảng của môn Hệ thống thông tin kế toán (AIS) và chuẩn mực kế toán doanh nghiệp hiện hành:

  • Hệ thống thông tin kế toán (AIS): Được tiếp cận như một phân hệ của hệ thống thông tin quản lý (MIS), thực hiện 3 chức năng cốt lõi: thu thập/lưu trữ dữ liệu về nguồn lực - sự kiện - đối tượng; chuyển đổi dữ liệu thành thông tin hữu ích phục vụ việc ra quyết định; và thiết lập các chốt kiểm soát bảo vệ tài sản và tính toàn vẹn của dữ liệu.
  • Mô hình REA (Resources - Events - Agents): Khung cơ sở mô hình hóa dữ liệu kế toán thông qua việc phân tích mối quan hệ giữa Nguồn lực (Resources: Tiền, Hàng tồn kho, Phải thu khách hàng), Sự kiện (Events: Xử lý đặt hàng, Xuất kho - giao hàng, Lập hóa đơn, Thu tiền) và Đối tượng (Agents: Khách hàng, Nhân viên kinh doanh, Thủ kho, Kế toán, Đơn vị vận chuyển, Ngân hàng).
  • Kỹ thuật mô hình hóa quy trình: Sử dụng sơ đồ dòng dữ liệu (DFD - Data Flow Diagrams) cấp 0, cấp 1 và lưu đồ nghiệp vụ để mô tả dòng thông tin và sự luân chuyển chứng từ.
  • Lý thuyết kiểm soát nội bộ trong môi trường máy tính: Bao gồm kiểm soát chung (bảo vệ cơ sở dữ liệu, phân quyền truy cập, sao lưu dữ liệu) và kiểm soát ứng dụng (kiểm tra dấu, kiểm tra giới hạn, kiểm tra tính hợp lý, kiểm tra tính có thực, ràng buộc toàn vẹn dữ liệu, kiểm tra sự hiện hữu).
  • Khung pháp lý kế toán: Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính.

Phương pháp nghiên cứu thực tế

Tác giả kết hợp các phương pháp nghiên cứu định tính và thực tiễn kế toán:

  • Phương pháp quan sát thực tế: Trực tiếp tham gia, quan sát quy trình tiếp nhận đơn hàng, đóng gói, xuất kho, lập hóa đơn, đối soát COD và luân chuyển chứng từ tại các phòng ban của công ty.
  • Phương pháp phân tích - tổng hợp: Thu thập, phân tích các tài liệu kế toán, sổ sách chi tiết, báo cáo tài chính năm 2021, đối chiếu thực tiễn hoạt động với các mô hình lý luận đã học.
  • Phương pháp mô hình hóa: Chuyển đổi các quy trình làm việc thực tế tại đơn vị thành sơ đồ luân chuyển chứng từ, sơ đồ REA và sơ đồ DFD.

Nguồn dữ liệu

  • Dữ liệu sơ cấp: Chứng từ thực tế tại GreenDaddy gồm Đơn đặt hàng, Bảng kê đơn hàng, Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT theo Thông tư 200), Hóa đơn GTGT (mẫu 01GTKT0/001), Phiếu gửi hàng, Bảng kê đối soát thanh toán COD (ký hiệu mẫu BKCODNH-A-LGH-2203-2874), Giấy báo có.
  • Dữ liệu thứ cấp: Số liệu kết xuất từ phần mềm kế toán MISA, phần mềm quản lý bán hàng Trustsale, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2021, Sổ chi tiết và Sổ cái các tài khoản 111, 112, 131, 156, 511, 632 trong giai đoạn tháng 10/2021.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận của chu trình doanh thu trong doanh nghiệp

Chương này tổng kết toàn diện các khái niệm và nguyên lý tổ chức chu trình doanh thu dưới góc độ hệ thống thông tin kế toán:

  • Cấu trúc 5 chu trình kế toán trong doanh nghiệp: Chu trình doanh thu có mối quan hệ hữu cơ với chu trình sản xuất (nhận thành phẩm để bán), chu trình chi phí (cung cấp dữ liệu mua hàng), chu trình nhân sự (ghi nhận công nợ lương/thưởng) và chu trình tài chính (tiếp nhận dòng tiền bán hàng để tái đầu tư).
  • Bốn hoạt động chính của chu trình doanh thu:
    1. Xử lý đơn đặt hàng: Tiếp nhận nhu cầu, kiểm tra hàng tồn kho, kiểm tra hạn mức tín dụng khách hàng, phê duyệt lệnh bán hàng (lập 5 liên gửi khách hàng, kho, giao hàng, kế toán hóa đơn, lưu nội bộ).
    2. Xuất kho và giao hàng: Lập phiếu xuất kho căn cứ lệnh bán hàng, kiểm đếm hàng hóa, lập phiếu giao hàng (3 liên), bàn giao cho đơn vị vận chuyển.
    3. Lập hóa đơn và theo dõi nợ phải thu: Kế toán bán hàng lập hóa đơn (3 liên) căn cứ vào lệnh bán hàng, phiếu xuất kho và phiếu giao hàng; ghi sổ nhật ký bán hàng; kế toán kho ghi sổ chi tiết tồn kho; kế toán công nợ ghi sổ chi tiết TK 131; kế toán tổng hợp ghi Sổ Cái.
    4. Thu tiền: Nhận thông báo trả tiền, lập phiếu thu (3 liên) hoặc nhận giấy báo có từ ngân hàng, ghi giảm nợ phải thu, cập nhật sổ quỹ và sổ cái tiền mặt/tiền gửi.
  • Hệ thống tài khoản và báo cáo: Sử dụng các nhóm TK 111, 112, 131, 511, 521 (5211, 5212, 5213), 155, 156, 157, 632, 133, 3331. Hệ thống báo cáo gồm Báo cáo tài chính (Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh) và các báo cáo quản trị (Bảng kê đơn hàng, Bảng kê thu tiền, Báo cáo phân tích doanh thu theo mặt hàng/nhân viên, Báo cáo tuổi nợ, Báo cáo tồn kho).
  • Rủi ro và thủ tục kiểm soát: Nhận diện các rủi ro chính như bán hàng vượt hạn mức tín dụng, xuất kho sai lệch, quên lập hóa đơn, thất thoát tiền mặt, rủi ro truy cập trái phép và mất an toàn dữ liệu máy tính; đồng thời chỉ rõ các thủ tục kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng cần thiết.

Chương 2: Thực trạng tổ chức chu trình doanh thu tại Công ty cổ phần Dinh dưỡng Hữu cơ Việt Nam GreenDaddy trong điều kiện tin học hóa công tác kế toán

Chương 2 đi sâu phân tích đặc điểm hoạt động và chu trình doanh thu thực tế tại đơn vị thực tập:

  • Thông tin doanh nghiệp: Thành lập tháng 9/2020, mã số thuế 0109479239, đại diện pháp luật là bà Vũ Thị Thúy Liễu. Quy mô nhân sự phát triển từ dưới 10 người lên 40 người. Sản phẩm kinh doanh chính gồm thực phẩm dinh dưỡng hữu cơ, sữa công thức, thực phẩm bảo vệ sức khỏe (canxi, yến sào, kẹo sữa), nổi bật là dòng sản phẩm Sữa rau xanh hữu cơ.
  • Đặc điểm kinh doanh online: Bán hàng đa kênh qua Website công ty, mạng xã hội (Facebook, TikTok) và các sàn thương mại điện tử (Shopee, Tiki, Lazada).
  • Cơ cấu tổ chức: Ban Giám đốc (Bà Vũ Thị Thúy Liễu), Kế toán trưởng (Bà Nguyễn Thị Trà Giang), Trưởng phòng kinh doanh (Ông Nguyễn Giang Nam), cùng các bộ phận Marketing, Carepage, Telesale, Vận đơn, Hành chính nhân sự và Bộ phận Kế toán. Phòng kế toán gồm 3 người: Kế toán trưởng, Kế toán doanh thu - công nợ - quỹ, Kế toán kho - kiểm soát chi phí.
  • Chính sách kế toán áp dụng: Niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12; đơn vị tiền tệ VND; chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC; hình thức kế toán Nhật ký chung trên phần mềm MISA; phần mềm quản lý bán hàng Trustsale; phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá xuất kho bình quân cuối kỳ; tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
  • Tình hình tài chính năm 2021 của công ty:
Chỉ tiêu tài chính Số tiền (VND)
1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 598.535.545
2. Các khoản giảm trừ doanh thu 0
3. Doanh thu thuần 598.535.545
4. Giá vốn hàng bán 352.000.000
5. Lợi nhuận gộp 246.535.545
6. Doanh thu hoạt động tài chính 33.000
7. Chi phí tài chính 0
8. Chi phí bán hàng 658.000.000
9. Chi phí quản lý doanh nghiệp 436.625.545
10. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh (848.090.000)
11. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế (848.090.000)
12. Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp (848.090.000)

(Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2021 của GreenDaddy, trích trong khóa luận)

  • Thực trạng 4 công đoạn của chu trình doanh thu tại GreenDaddy:
    1. Xử lý đơn đặt hàng: Đơn từ Facebook Ads được Carepage tư vấn, lập bảng kê yêu cầu mua hàng chuyển Telesale gọi điện xác nhận; danh sách chốt đơn gửi bộ phận Vận đơn trước 10h ngày hôm sau. Đơn từ sàn TMĐT do Carepage kiểm tra tồn kho thủ công và xác nhận trên sàn, sau đó Vận đơn nhập vào Trustsale.
    2. Xuất kho và giao hàng: Bộ phận Vận đơn in Phiếu gửi hàng từ phần mềm, đóng gói và bàn giao hàng cho đối tác vận chuyển; kế toán lập Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT) để ghi giảm tồn kho.
    3. Lập hóa đơn và theo dõi công nợ: Kế toán lập Hóa đơn điện tử (Mẫu 01GTKT0/001), cập nhật Sổ nhật ký bán hàng và ghi nhận công nợ TK 131 chi tiết theo từng đơn vị vận chuyển.
    4. Đối soát công nợ và thu tiền: Hàng tuần/tháng nhận Bảng kê đối soát thanh toán COD từ nhà vận chuyển, đối chiếu tiền hàng, phí cước và phí COD; nhận tiền chuyển khoản và Giấy báo có của ngân hàng để hạch toán giảm nợ TK 131, tăng TK 112.
  • Đánh giá ưu - nhược điểm:
    • Ưu điểm: Quy trình bán hàng online linh hoạt, tiếp cận nhanh thị trường; bước đầu ứng dụng phần mềm MISA và Trustsale; có sự phân công công việc cơ bản giữa các bộ phận.
    • Nhược điểm: Dữ liệu giữa phần mềm bán hàng Trustsale và phần mềm kế toán MISA chưa được tích hợp tự động dẫn đến nhập liệu thủ công lặp lại; cơ cấu kế toán mỏng (kế toán viên phải kiêm nhiệm nhiều khâu từ quỹ, doanh thu đến công nợ); kiểm tra hàng tồn kho trước khi nhận đơn còn phụ thuộc vào thông báo thủ công trên nhóm Zalo; tỷ lệ hàng hoàn và chi phí vận chuyển phát sinh chưa có phân hệ kiểm soát chuyên biệt.

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện chu trình doanh thu tại Công ty cổ phần Dinh dưỡng Hữu cơ Việt Nam GreenDaddy

Tác giả đề xuất các nhóm giải pháp xuất phát từ thực trạng vận hành:

  • Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán: Tách biệt rõ ràng chức năng giữa kế toán doanh thu, theo dõi công nợ và thủ quỹ; giảm thiểu tình trạng kiêm nhiệm nhằm hạn chế rủi ro gian lận và sai sót dữ liệu.
  • Hoàn thiện chứng từ và luân chuyển chứng từ: Chuẩn hóa quy trình bàn giao danh sách đơn hàng giữa Telesale - Vận đơn - Kế toán; ban hành quy định bắt buộc về thời hạn đối chiếu biên bản giao nhận hàng và bảng đối soát COD.
  • Hoàn thiện các hoạt động trong chu trình:
    • Thiết lập cơ chế kiểm tra hàng tồn kho tự động theo thời gian thực trên hệ thống bán hàng trước khi chốt đơn.
    • Tối ưu hóa quy trình theo dõi hàng hoàn, hàng hỏng trong quá trình vận chuyển để kịp thời quy trách nhiệm và ghi nhận giảm trừ doanh thu/chi phí hợp lý.
  • Hoàn thiện hệ thống báo cáo quản trị: Xây dựng bổ sung các mẫu báo cáo quản trị chuyên sâu như Báo cáo danh sách khách hàng không nhận hàng (hàng hoàn), Báo cáo doanh thu chi tiết theo từng mặt hàng/kênh bán, Báo cáo phân tích tuổi nợ đối tác vận chuyển.
  • Hoàn thiện kiểm soát hệ thống thông tin: Thiết lập phân quyền truy cập chi tiết trên MISA và Trustsale; xây dựng quy chế sao lưu dữ liệu định kỳ trên máy chủ; áp dụng kiểm soát ứng dụng trong khâu nhập liệu (kiểm tra trùng mã đơn, kiểm tra tính hợp lý của số tiền COD).
  • Kiến nghị vĩ mô: Đề xuất với Bộ Tài chính và cơ quan Nhà nước tiếp tục hoàn thiện khung pháp lý về hóa đơn điện tử, chính sách thuế đối với hoạt động thương mại điện tử và các hướng dẫn chuẩn hóa kết nối dữ liệu giữa phần mềm kế toán với nền tảng bán hàng trực tuyến.

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính

  • Phản ánh trung thực bức tranh tài chính và chu trình bán hàng thực tế của GreenDaddy trong năm 2021: doanh thu thuần đạt 598.535.545 VND, giá vốn 352.000.000 VND; chi phí bán hàng (658.000.000 VND) và chi phí quản lý (436.625.545 VND) chiếm tỷ trọng lớn dẫn đến kết quả lợi nhuận thuần âm (848.090.000 VND).
  • Mô hình hóa chi tiết chu trình doanh thu đặc thù của một doanh nghiệp thương mại điện tử thông qua hệ thống sơ đồ REA, DFD cấp 0, cấp 1 và sơ đồ luân chuyển chứng từ 4 công đoạn.
  • Chỉ ra các điểm nghẽn trong kiểm soát hệ thống thông tin kế toán tại doanh nghiệp: sự tách rời giữa phần mềm bán hàng (Trustsale) và phần mềm kế toán (MISA), phương thức đối soát nợ COD thủ công, và tình trạng kiêm nhiệm vị trí kế toán.

Giải pháp và kiến nghị

  • Đưa ra 5 nhóm giải pháp nội bộ bao quát từ nhân sự, chứng từ, quy trình tác nghiệp, hệ thống báo cáo quản trị đến an toàn bảo mật hệ thống thông tin.
  • Đề xuất 2 kiến nghị vĩ mô gửi Bộ Tài chính và cơ quan quản lý Nhà nước nhằm tháo gỡ rào cản pháp lý và hạ tầng công nghệ cho kế toán thương mại điện tử.

Đóng góp của đề tài

  • Cụ thể hóa lý thuyết Hệ thống thông tin kế toán (AIS) vào mô hình doanh nghiệp bán lẻ trực tuyến ngành dinh dưỡng hữu cơ.
  • Cung cấp tài liệu mô tả thực tế về phương thức quản lý công nợ thu hộ COD và dòng luân chuyển chứng từ bán hàng đa kênh (Website, Facebook Ads, Sàn TMĐT).

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Nghiên cứu được thực hiện tại một doanh nghiệp mới thành lập (hoạt động từ cuối năm 2020), do đó dữ liệu tài chính khảo sát năm 2021 chủ yếu phản ánh giai đoạn đầu tư ban đầu; thời gian khảo sát thực tế giới hạn trong 5 tháng (10/2021 - 02/2022).
  • Hướng mở rộng: Mở rộng nghiên cứu sang giải pháp tích hợp tự động qua API giữa phần mềm quản trị bán hàng đa kênh và hệ thống ERP/kế toán doanh nghiệp; phân tích chuyên sâu mô hình kiểm soát rủi ro dòng tiền COD và tỷ lệ hủy/hoàn đơn đối với các chuỗi bán lẻ quy mô lớn.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng sử dụng: Sinh viên, học viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Hệ thống thông tin quản lý (MIS/AIS); kế toán viên và nhà quản trị tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME), doanh nghiệp khởi nghiệp trong lĩnh vực thương mại điện tử.
  • Nội dung giá trị:
    • Cách thức xây dựng mô hình REA và sơ đồ DFD chuẩn mực cho chu trình doanh thu bán lẻ online.
    • Quy trình xử lý chứng từ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC kết hợp sử dụng phần mềm MISA và Trustsale.
    • Bộ giải pháp kiểm soát nội bộ và mẫu biểu báo cáo quản trị phục vụ theo dõi công nợ COD và hàng tồn kho.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty GreenDaddy áp dụng chế độ kế toán và phương pháp hạch toán hàng tồn kho nào?

Doanh nghiệp áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC. Về hàng tồn kho, công ty hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên, ghi nhận giá gốc, tính giá trị hàng xuất kho theo phương pháp bình quân cuối kỳ và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.

2. Chu trình doanh thu của GreenDaddy sử dụng những công cụ phần mềm nào?

Doanh nghiệp sử dụng kết hợp 2 phần mềm: phần mềm quản lý bán hàng Trustsale (để tiếp nhận đơn hàng, quản lý vận đơn và theo dõi trạng thái giao hàng) và phần mềm kế toán MISA (để ghi sổ nhật ký, sổ chi tiết, sổ cái tài khoản và lập báo cáo tài chính).

3. Quy trình tiếp nhận đơn hàng từ kênh Facebook Ads diễn ra như thế nào?

Bộ phận Carepage tiếp nhận thông tin khách hàng từ các chiến dịch quảng cáo, tư vấn sản phẩm và lập Bảng kê yêu cầu mua hàng. Dữ liệu này được chuyển sang bộ phận Telesale gọi điện xác minh thông tin (tên, số điện thoại, địa chỉ, số lượng) và lập danh sách chốt đơn, sau đó chuyển giao cho bộ phận Vận đơn trước 10h ngày hôm sau để đóng gói và nhập lên Trustsale.

4. Kết quả kinh doanh năm 2021 của công ty đạt những chỉ tiêu tài chính nào?

Năm 2021, công ty đạt doanh thu thuần 598.535.545 VND, giá vốn hàng bán 352.000.000 VND, lợi nhuận gộp 246.535.545 VND. Do chi phí bán hàng (658.000.000 VND) và chi phí quản lý (436.625.545 VND) phát sinh lớn trong giai đoạn đầu thành lập, lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh ghi nhận mức âm (848.090.000 VND).

5. Công tác theo dõi và thu hồi công nợ đối với các đơn vị vận chuyển được thực hiện căn cứ vào chứng từ gì?

Kế toán công nợ theo dõi trên TK 131 chi tiết từng nhà vận chuyển, căn cứ vào Bảng kê đối soát thanh toán COD do đối tác vận chuyển gửi định kỳ (thể hiện tiền thu hộ COD, tiền cước chuyển phát, phí COD và số tiền thực trả) kết hợp với Giấy báo có của ngân hàng khi tiền được chuyển về tài khoản công ty.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Phạm Thị Thu Hoài đã hệ thống hóa lý luận về hệ thống thông tin kế toán và phản ánh toàn diện thực trạng tổ chức chu trình doanh thu tại Công ty Cổ phần Dinh dưỡng Hữu cơ Việt Nam GreenDaddy. Nghiên cứu chỉ ra những ưu điểm trong việc ứng dụng công nghệ kinh doanh đa kênh, đồng thời nhận diện các hạn chế về liên kết phần mềm, phân công lao động kế toán và kiểm soát nợ COD. Các giải pháp và kiến nghị được xây dựng có tính ứng dụng cao, hỗ trợ thiết thực cho doanh nghiệp trong việc hoàn thiện công tác kế toán và nâng cao hiệu quả quản trị chu trình bán hàng thu tiền.