CHƯƠNG I LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠ CẤU BỘ MÁY QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP I. BỘ MÁY QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP. Khái niệm và vai trò của bộ máy quản lý doanh nghiệp. Như chúng ta đã biết thực chất của quản lý doanh nghiệp là quản lý con người bởi con người là một trong ba yếu tố cơ bản của lực lượng sản xuất.
Trong mọi hệ thống sản xuất con người luôn giữ vị trí trung tâm và có ý nghĩa quyết định. Quy mô doanh nghiệp càng mở rộng, trình độ kỹ thuật càng phức tạp thì vai trò của quản lý càng được nâng cao và thực tế đã trở thành một nhân tố hết sức quan trọng để tăng năng xuất lao động, tăng hiệu quả kinh tế. Vì thế bộ máy quản lý doanh nghiệp là tập hợp các bộ phận, phân hệ với trách nhiệm quyền hạn nhất định được phân công thực hiện các chức năng quản lý. Bộ máy quản lý gồm hai yếu tố cơ bản nhất đó là cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý.
a) Cơ cấu tổ chức : 4 Hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý tại Vietrans Cơ cấu tổ chức quản lý là tổng hợp các bộ phận (đơn vị cá nhân ) khác nhau, có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theo những cấp những khâu khác nhau nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức quản lý là hình thức phân công nhiệm vụ trong lĩnh vực quản lý. Có tác động đến quá trình hoạt động của doanh nghiệp quản lý, một mặt phản ánh cơ cấu trách nhiệm của mỗi người trong hệ thống, mặt khác có tác động tích cực trở lại đối với việc phát triển doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức quản lý trước hết là bản thân cơ cấu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Giữa cơ cấu tổ chức quản lý với cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp có mối quan hệ chặt chẽ hữu cơ với nhau. Đây là mối quan hệ giữa chủ thể quản lý và đối tượng quản lý. Cơ cấu tổ chức quản lý được hình thành bởi các bộ phận quản lý và các cấp quản lý. Bộ phận quản lý là đơn vị riêng biệt có những chức năng quản lý nhất định như cấp doanh nghiệp, cấp phân xưởng… Số bộ phận quản lý phản ánh sự phân chia chức năng quản lý theo chiều ngang, còn số cấp quản lý thể hiện sự phân chia theo chiều dọc.
Sự phân chia chức năng theo chiều ngang là biểu hiện của trình độ chuyên môn hoá trong phân công lao động quản lý, sự phân chia chức năng theo chiều dọc tuỳ thuộc vào mức độ tập trung hoá trong quản lý.Đội ngũ cán bộ quản lý : Khái niệm chung về cán bộ quản lý : Trong cán bộ quản lý có hai khái niệm cơ bản là: 5 Hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý tại Vietrans Khái niệm 1: Cán bộ quản lý là người thực hiện những mục tiêu nhất định thông qua người khác. Khái niệm 2 : Cán bộ quản lý là những người có thẩm quyền ra quyết định dù được phân quyền hay uỷ quyền. Trong doanh nghiệp, cán bộ quản lý có thể phân chia theo nhiều tiêu chí sau đây : Theo cấp bậc quản lý : Có 3 loại cán bộ quản lý là: cán bộ quản lý cấp cao, cấn bộ quản lý cấp trung, cán bộ quản lý cấp cơ sở. Cán bộ quản lý cấp cao : Là những người có quyền ra quyết định chiến lược.
Cán bộ quản lý cấp trung : Là những người có quyền ra các quyết định chiến thuật. Những quyết định chiến thuật là những quyết định có liên quan đến những lĩnh vực,bộ phận, phân hệ của hệ thống. Cán bộ quản lý cấp cơ sở : Là những người có quyền ra các quyết định mang tính tác nghiệp cho những đơn vị cơ sở hệ thống. Theo lĩnh vực quản lý có : Cán bộ quản lý Marketing, cán bộ quản lý tài chính, cán bộ quản lý sản xuất, cán bộ quản lý nhân lực.
Cán bộ quản lý Marketing : Là những người có quyền ra các quyết định mang tính chiến lược Marketing và các kế hoạch tác nghiệp (Hành động) 6 Hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý tại Vietrans Cán bộ quản lý tài chính : Là những người có quyền ra các quyết định mang tính xây dựng chiến lược, nguồn tài chính, kế hoạch, ngân sách. Cán bộ quản lý sản xuất : Là những người có quyền ra các quyết định mang tính chiến lược liên quan đến quản lý nguồn nhân lực, tập thể lao động, phân tích nguồn nhân lực và các kế hoạch tác nghiệp. Vai trò của bộ máy quản lý doanh nghiệp. Quá trình sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp đều nhằm thực hiện một số mục tiêu nhất định.
Để thực hiện được những mục tiêu đó, trong mỗi doanh nghiệp đòi hỏi phải có lực lượng điều hành toàn bộ quá trình tổ chức, thực hiện. Lực lượng này chính là lực lượng quản lý doanh nghiệp hình thành nên cán bộ quản lý doanh nghiệp. Trong bộ máy quản lý doanh nghiệp có sự sắp xếp, bố trí lao động quản lý, có sự kết hợp nhịp nhàng giữa các thành viên trong cơ cấu. Từ sự phối kết hợp lý này mà khả năng chuyên môn, chí sáng tạo của mỗi thành viên được khai thác phục vụ cho mục tiêu quản lý nói riêng và mục tiêu toàn doanh nghiệp nói chung.
Cụ thể : Chức năng ( hay gọi chiến lược của tổ chức ) quyết định cơ cấu tổ chức, chức năng mà thay đổi cơ cấu tổ chức thay đổi theo. Cơ cấu có ảnh hưởng tới chức năng ( cơ cấu hợp lý chức năng được thực hiện và ngược lại cơ cấu không hợp lý chiến lược không được thực hiện). 7 Hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý tại Vietrans Chiến lược luôn luôn thay đổi, cơ cấu lại tạo ra sự ổn định. Như vậy, nếu không có bộ máy quản lý thì không có lực lượng tiến hành nhiệm vụ quản lý và không có quá trình tổ chức nào thực hiện được nêu không có bộ máy quản lý.
Chính vì thế mà trong doanh nghiệp bộ máy quản lý đóng vai trò hết sức quan trọng, nó được coi như là một cơ quan đầu não điều khiển mọi hoạt động của các bộ phận trong doanh nghiệp, nó quyết định số phận của doanh nghiệp thông qua hiệu quả quản lý, nó phản ánh sự đi lên của doanh nghiệp, đồng thời bộ máy quản lý có quyết định đến năng suất lao động của doanh nghiệp. Các đặc điểm cơ cấu bộ máy quản lý. Mô hình tổ chức đơn giản. Đây là phương thức tổ chức đơn giản nhất.
Trong tổ chức không hình thành nên các bộ phận. Người lãnh đạo trực tiếp quản lý tất cả các thành viên quản lý của tổ chức. Người lao động được tuyển để thực hiện những nhiệm vụ cụ thể. Các tổ chức rất nhỏ như hộ kinh doanh cá thể, trang trại thường có cấu trúc loại này.
Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng. Tổ chức theo chức nằng là hình thức tạo nên bộ phận trong đó các cá nhân hoạt động trong cùng một lĩnh vực chức năng ( Như 8 Hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý tại Vietrans marketing, nghiên cứu và phát triển, sản xuất, tài chính, quản lý nguồn nhân lực…) được hợp nhóm trong cùng một đơn vị cơ cấu (hình 1). Ưu điểm cụ thể của mô hình này là: Hiệu quả tác nghiệp cao nếu nhiệm vụ có tính tác nghiệp lăp đi lặp lại hằng ngày, phát huy đầy đủ hơn những ưu thế của chuyên môn hoá ngành nghề, giữ được sức mạnh và uy tín của các chức năng chủ yếu, đơn giản hoá việc đào tạo, chú trọng hơn đến tiêu chuẩn nghề nghiệp và tư cách nhân viên, và tạo điều kiện cho kiểm tra chặt chẽ của cấp cao nhất. Nhược điểm của mô hình này là: Thường dẫn đến mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng khi đề ra các chỉ tiêu và chiến lược, thiếu sự phối hợp hành động giữa các phòng ban chức năng, chuyên môn hoá quá mức và tạo ra cách nhìn quá hạn hẹp ở các cán bộ quản lý, hạn chế việc phát triển đội ngũ cán bộ quản lý chung, đổ trách nhiệm về vấn đề thực hiện mục tiêu chung của tổ chức cho cấp lãnh đạo cao nhất.
Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng tương đối dễ hiểu và được hầu hết các tổ chức sử dụng trong một giai đoạn phát triển nào đó, khi tổ chức có quy mô vừa và nhỏ, hoạt động trong một lĩnh vực, đơn sản phẩm, đơn thị trường. 9 Hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý tại Vietrans Giám Đốc Trợ lý giám đốc Trưởng phòng nhân sự Phó giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Marketing Kỹ thuật Sản xuất Tài chính Nghiên cứu thị Quản lý kỹ Lập kế hoạch Lập kế hoạch trường thuật sản xuất tài chính Lập kế hoạch Thiết kế Trang thiết bị Ngân quỹ Marketing Quảng cáo Kỹ thuật Phân xưởng 1 Kế toán tổng điện tử hợp Quản lý bán Kỹ thuật Phân xưởng 2 Kế toán xuất hàng nhiệt nhập Bán Hàng Kiểm tra Phân xưởng 3 Kế toán thống chất lượng kê 10 Hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý tại Vietrans Tổng giám đốc Hình 1: Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng 2. Mô hình tổ chức bộ phận theo sản phẩm. Phó TGĐ Việc hợp nhóm Phó TGĐcác nhân Phóđội hoạt đông và TGĐngũsản Phósản nhân sự theo TGĐ tài marketing sự xuất chính phẩm hoặc tuyến sản phẩm đã từ lâu có vai trò ngày càng gia tăng trong các tổ chức quy mô lớn với nhiều dây chuyền công nghệ (hình 2).
Ví dụ, hãng procter và Gamble đã từng sử dụng mô hình này một cách có hiệu quả trong nhiều năm.