Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong môi trường kinh tế thị trường với sự cạnh tranh gay gắt và xu thế hội nhập quốc tế, nguồn nhân lực là nhân tố đóng vai trò quyết định sự tồn tại và phát triển bền vững của doanh nghiệp. Tuyển dụng nhân lực là hoạt động đầu vào cốt lõi thuộc nhóm chức năng thu hút nhân sự, trực tiếp quyết định chất lượng đội ngũ lao động, tạo tiền đề triển khai hiệu quả các hoạt động quản trị khác như đào tạo, đánh giá và đãi ngộ. Việc đưa ra quyết định tuyển dụng chính xác giúp doanh nghiệp bố trí đúng người, đúng việc, nâng cao năng suất và tiết kiệm chi phí điều chỉnh sai sót.
Công ty Cổ phần Xăng dầu Quốc tế miền Bắc (INTERPETRO) là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh, xuất nhập khẩu xăng dầu, khí hóa lỏng và các dịch vụ kho cảng, vận tải. Trong quá trình mở rộng mạng lưới phân phối và trạm bán lẻ, hoạt động tuyển dụng của công ty phát sinh một số hạn chế, chưa đáp ứng kịp thời các yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh. Xuất phát từ bối cảnh đó, tác giả thực hiện chuyên đề nhằm đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác tuyển dụng tại doanh nghiệp.
Mục tiêu nghiên cứu của chuyên đề gồm hai nhiệm vụ cụ thể:
- Phân tích thực trạng công tác tuyển mộ và tuyển chọn nhân lực tại Công ty Cổ phần Xăng dầu Quốc tế miền Bắc (INTERPETRO).
- Đánh giá những kết quả đạt được, chỉ ra những hạn chế cần khắc phục và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tuyển dụng của công ty.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
- Đối tượng nghiên cứu: Quy trình tuyển mộ, quy trình tuyển chọn và các chính sách tuyển dụng nhân lực của công ty.
- Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Xăng dầu Quốc tế miền Bắc – INTERPETRO (Địa chỉ: Tầng 1, Tòa nhà Lilama 10, đường Lê Văn Lương, Từ Liêm, Hà Nội).
- Phạm vi thời gian: Số liệu nghiên cứu được thu thập và phân tích chủ yếu trong giai đoạn 2009 – 2011, cập nhật số liệu quy mô lao động đến năm 2012 và hoàn thành vào tháng 05 năm 2013.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khung lý thuyết của đề tài dựa trên hệ thống lý luận quản trị nhân lực và kinh tế lao động, tham khảo trực tiếp từ giáo trình chuyên ngành của Trường Đại học Kinh tế Quốc dân (chủ biên: TS. Trần Xuân Cầu, PGS. TS. Mai Quốc Chánh). Nội dung lý thuyết tập trung vào các phạm trù:
- Nguồn nhân lực trong doanh nghiệp: Khái niệm nhân lực, vốn nhân lực, cùng ba đặc trưng cơ bản gồm quy mô, cơ cấu và chất lượng nguồn nhân lực.
- Bản chất tuyển dụng nhân lực: Tuyển dụng bao gồm hai tiến trình kế tiếp nhau là tuyển mộ (thu hút ứng viên) và tuyển chọn (đánh giá, sàng lọc và ra quyết định tiếp nhận).
- Nguồn và phương pháp tuyển mộ: Phân tích ưu - nhược điểm của nguồn nội bộ (thuyên chuyển, đề bạt) và nguồn bên ngoài; các phương pháp thu hút qua thông báo đại chúng, giới thiệu nội bộ, trung tâm môi giới việc làm, hội chợ việc làm và liên kết với các cơ sở đào tạo.
- Quy trình tuyển chọn chuẩn hóa: Mô hình 9 bước gồm: Tiếp đón ban đầu và phỏng vấn sơ bộ $\rightarrow$ Sàng lọc qua đơn xin việc $\rightarrow$ Trắc nghiệm nhân sự $\rightarrow$ Phỏng vấn tuyển chọn $\rightarrow$ Khám sức khỏe $\rightarrow$ Phỏng vấn bởi lãnh đạo trực tiếp $\rightarrow$ Thẩm tra thông tin $\rightarrow$ Tham quan công việc (thử việc) $\rightarrow$ Ra quyết định tuyển chọn.
- Hệ thống chỉ tiêu đánh giá: Chỉ tiêu hiệu quả tuyển mộ (tổng số đơn, tỷ lệ đơn được chấp nhận, chi phí trên một ứng viên); chỉ tiêu hiệu quả tuyển chọn (tỷ lệ tuyển chọn trúng tuyển, tỷ lệ đào tạo lại, tỷ lệ thôi việc trong thời gian thử việc).
- Yếu tố tác động: Nhóm nhân tố bên trong tổ chức (uy tín, chính sách nhân sự, tài chính, ngành nghề kinh doanh, quảng cáo) và nhóm nhân tố bên ngoài (thị trường lao động, kinh tế - xã hội, sự cạnh tranh ngành, tiến bộ khoa học kỹ thuật, quan niệm nghề nghiệp).
Phương pháp nghiên cứu được triển khai cụ thể:
- Phương pháp thu thập dữ liệu:
- Dữ liệu sơ cấp: Thu thập qua quan sát trực tiếp các hoạt động tại phòng Hành chính Nhân sự và phỏng vấn, trao đổi ý kiến với cán bộ quản lý, người hướng dẫn thực tập cùng nhân viên trong công ty.
- Dữ liệu thứ cấp: Trích xuất từ các văn bản nội bộ, quy trình tuyển dụng, biểu mẫu nhân sự, báo cáo tài chính (phòng Tài chính Kế toán) và báo cáo nhân sự giai đoạn 2009 – 2012 (phòng Hành chính Nhân sự).
- Phương pháp phân tích dữ liệu: Sử dụng phương pháp thống kê mô tả, phương pháp phân tích đánh giá, phương pháp so sánh (tính tốc độ tăng trưởng, tỷ lệ phần trăm cơ cấu) và phương pháp tổng hợp để rút ra kết luận.
Nội dung chính theo từng chương
Chương I: Cơ sở lý luận về công tác tuyển dụng trong doanh nghiệp
Chương I hệ thống hóa toàn diện các khái niệm nền tảng về nhân lực, quy trình tuyển dụng và mối quan hệ hữu cơ giữa tuyển dụng với các hoạt động quản trị khác như đánh giá công việc, đãi ngộ và đào tạo. Tác giả chỉ rõ tuyển mộ là bước tạo nguồn đầu vào, nếu số lượng ứng viên thu hút được thấp hơn số lượng cần tuyển thì công tác tuyển chọn sẽ không thể đạt hiệu quả cao.
Chương này cũng phân tích kinh nghiệm thực tiễn từ Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam (Petrolimex) – doanh nghiệp có 55 năm phát triển, cung cấp 60% thị phần xăng dầu nội địa, sở hữu quy trình tuyển dụng khắt khe và bộ máy quản trị nhân sự hoàn thiện. Từ kinh nghiệm của Petrolimex và các doanh nghiệp trong ngành (PVOIL, Công ty Xăng dầu Khu vực 1, Tổng công ty Xăng dầu Quân đội, Công ty Xăng dầu Hà Nam Ninh), tác giả rút ra 4 sai lầm phổ biến mà doanh nghiệp cần tránh trong tuyển dụng:
- Thiếu cẩn trọng trong việc nghiên cứu và thẩm định hồ sơ ứng viên.
- Quá xem trọng bằng cấp mà xem nhẹ kinh nghiệm và năng lực thực tế.
- Tuyển dụng bị động theo kiểu "lấp chỗ trống" khi có nhân sự nghỉ việc đột xuất.
- Thiếu kỹ năng phỏng vấn chuyên nghiệp, chưa thiết lập được đối thoại hai chiều.
Chương II: Thực trạng công tác tuyển dụng nhân lực tại Công ty Cổ phần Xăng dầu Quốc tế miền Bắc INTERPETRO
Chương II tập trung phân tích môi trường nội bộ, kết quả kinh doanh, đặc điểm nhân lực và thực trạng tổ chức tuyển dụng tại công ty từ năm 2009 đến năm 2011 (cập nhật quy mô lao động 2012).
INTERPETRO thành lập năm 2006, có vốn điều lệ 150 tỷ đồng. Cơ cấu tổ chức gồm Ban Tổng giám đốc và 6 phòng chức năng: PR, Hành chính Nhân sự, Tài chính Kế toán, Kế hoạch, Đầu tư Xây dựng, Kho vận. Kết quả kinh doanh giai đoạn 2009 – 2011 ghi nhận sự tăng trưởng: doanh thu năm 2010 tăng 68% so với 2009, năm 2011 tăng 34% so với 2010; lợi nhuận sau thuế phục hồi từ mức lỗ 347,9 triệu đồng năm 2009 sang có lãi trong các năm 2010 – 2011.
| Chỉ tiêu | Năm 2009 | Năm 2010 | Năm 2011 | Năm 2012 |
|---|---|---|---|---|
| Lao động cuối kỳ (người) | 92 | 117 | 136 | 164 |
| Lao động bình quân (người) | 99 | 125 | 158 | 182 |
Cơ cấu lao động của công ty giai đoạn 2009 – 2011 mang các đặc điểm đặc thù của ngành kinh doanh xăng dầu:
- Giới tính: Lao động nam chiếm đa số (năm 2009: 68,48%; năm 2010: 66,67%; năm 2011: 69,85%) do tính chất công việc độc hại, đòi hỏi thể lực.
- Tính chất lao động: Lao động trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn và tăng liên tục (từ 70,65% năm 2009 lên 79,41% năm 2011 với 108 người). Lao động gián tiếp duy trì ổn định ở mức 27 - 28 người.
- Trình độ chuyên môn: Lao động trình độ Trung học chuyên nghiệp (THCN) chiếm tỷ trọng chủ đạo (năm 2009: 80,43%; năm 2010: 81,20%; năm 2011: 71,32%). Lao động trình độ Cao đẳng, Đại học tăng mạnh từ 18 người (19,57%) năm 2009 lên 39 người (28,68%) năm 2011.
- Độ tuổi: Lực lượng lao động có xu hướng trẻ hóa; nhóm tuổi từ 20 đến 30 tuổi chiếm tỷ lệ cao nhất (năm 2009: 53,26%; năm 2010: 51,28%; năm 2011: 64,71%).
Về quy trình tuyển dụng, công ty thực hiện theo 4 bước xác định nhu cầu (Đề xuất $\rightarrow$ Xem xét đối chiếu $\rightarrow$ Xét duyệt $\rightarrow$ Chuẩn bị tuyển dụng). Thực tế cho thấy việc xác định nhu cầu chưa được kế hoạch hóa từ trước, chủ yếu phát sinh khi các bộ phận thiếu người hoặc khi mở thêm trạm xăng mới (như trạm xăng Cầu Diễn tháng 6/2011, trạm xăng Bệnh viện 108 tháng 7/2011).
| Chỉ tiêu tuyển mộ | Năm 2009 (SL / %) | Năm 2010 (SL / %) | Năm 2011 (SL / %) |
|---|---|---|---|
| I. Tổng số đơn xin việc | 154 (100%) | 168 (100%) | 203 (100%) |
| - Nguồn bên trong | 69 (44,8%) | 41 (24,4%) | 43 (21,2%) |
| - Nguồn bên ngoài | 85 (55,2%) | 127 (75,6%) | 160 (78,8%) |
| II. Tổng số đơn được chấp nhận | 80 (100%) | 86 (100%) | 75 (100%) |
| - Nguồn bên trong | 38 (47,5%) | 26 (30,2%) | 18 (24,0%) |
| - Nguồn bên ngoài | 42 (52,5%) | 60 (69,8%) | 57 (76,0%) |
Phân tích theo phương pháp tuyển mộ cho thấy sự dịch chuyển rõ nét:
- Đăng tin tuyển dụng và quảng cáo (trang web công ty, vietnamworks, kenhnhansu...): Chiếm tỷ trọng cao nhất và tăng dần (năm 2009: 44,2%; năm 2010: 44,9%; năm 2011: 56,2% với 114 đơn).
- Phần mềm quản lý nhân viên: Đóng góp ổn định từ 28,6% đến 33,1% lượng hồ sơ.
- Sự giới thiệu của CBNV: Có xu hướng giảm từ 22,7% (35 đơn năm 2009) xuống 15,2% (31 đơn năm 2011).
Đánh giá chung: Công ty đã xây dựng được quy trình tuyển dụng bằng văn bản, bước đầu khai thác mạng dữ liệu điện tử để quản lý hồ sơ nội bộ. Tuy nhiên, tồn tại các hạn chế chính: việc lập kế hoạch nhân sự còn mang tính bị động; nguồn tuyển mộ bên ngoài chưa mở rộng tới các trường đào tạo; phương pháp phỏng vấn chưa chuẩn hóa ngân hàng câu hỏi; còn tình trạng nể nang khi tiếp nhận ứng viên do cán bộ trong công ty giới thiệu.
Chương III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tuyển dụng tại Công ty Cổ phần Xăng dầu Quốc tế miền Bắc
Dựa trên định hướng mở rộng mạng lưới phân phối và hệ thống kho bãi đến năm 2015 và tầm nhìn 2020, tác giả đề xuất hệ thống giải pháp đồng bộ:
- Hoàn thiện công tác tuyển mộ: Mở rộng nguồn tuyển mộ bên ngoài thông qua việc chủ động liên kết với các cơ sở đào tạo chuyên ngành xăng dầu, trường kỹ thuật, trường dạy nghề; đa dạng hóa phương pháp thông báo tuyển dụng.
- Nâng cao chất lượng tuyển chọn: Chuẩn hóa quy trình tuyển chọn; bồi dưỡng nâng cao năng lực cho cán bộ nhân sự và trưởng bộ phận tham gia phỏng vấn; xây dựng ngân hàng câu hỏi và bài kiểm tra trắc nghiệm chuyên môn cho từng vị trí.
- Các giải pháp bổ trợ:
- Nâng cao vai trò tham mưu của phòng Hành chính Nhân sự.
- Hoàn thiện công tác phân tích công việc và hệ thống tiêu chuẩn thực hiện công việc làm căn cứ tuyển dụng.
- Xây dựng văn hóa tuyển dụng công bằng, minh bạch.
- Thiết lập kế hoạch hóa nguồn nhân lực theo từng năm gắn với chiến lược phát triển dài hạn.
- Cải thiện môi trường, điều kiện làm việc và phát triển thương hiệu nhà tuyển dụng INTERPETRO.
Kết quả và đóng góp
Nghiên cứu đạt được các kết quả cụ thể gắn với dữ liệu thực tế tại doanh nghiệp:
- Phản ánh chính xác thực trạng tuyển dụng qua số liệu: Tổng hợp và phân tích biến động quy mô lao động (tăng từ 92 người năm 2009 lên 164 người năm 2012), kết quả tiếp nhận hồ sơ tuyển mộ (tăng từ 154 đơn năm 2009 lên 203 đơn năm 2011) và tỷ lệ chấp nhận hồ sơ theo từng nguồn và phương pháp.
- Chỉ ra các nguyên nhân hạn chế: Làm rõ nguyên nhân việc tuyển mộ chưa đạt hiệu quả tối ưu do thiếu kế hoạch hóa nguồn nhân lực định kỳ, phụ thuộc vào nguồn giới thiệu quen biết và chưa khai thác kênh liên kết đào tạo.
- Đề xuất giải pháp có tính khả thi: Đưa ra hệ thống giải pháp gắn liền với đặc thù kinh doanh xăng dầu của INTERPETRO, bao gồm hoàn thiện bản mô tả công việc, chuẩn hóa quy trình phỏng vấn và mở rộng hợp tác đào tạo.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
- Hạn chế của nghiên cứu: Do điều kiện thời gian thực tập và phạm vi tiếp cận tài liệu tại doanh nghiệp, số liệu thống kê chi tiết về chi phí tuyển dụng trên từng đầu việc và tỷ lệ thôi việc sau thời gian thử việc chưa được lượng hóa đầy đủ; nghiên cứu chưa thực hiện khảo sát định lượng diện rộng về mức độ hài lòng của nhân viên mới tuyển.
- Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu đánh giá định lượng hiệu quả kinh tế của công tác tuyển dụng sau khi áp dụng các giải pháp mới; phân tích chuyên sâu mối liên kết giữa chất lượng tuyển dụng đầu vào với năng suất lao động và tỷ lệ gắn kết lâu dài của nhân viên tại hệ thống các trạm xăng dầu bán lẻ.
Giá trị tham khảo
Chuyên đề là tài liệu tham khảo phù hợp cho:
- Sinh viên chuyên ngành Quản trị nhân lực, Kinh tế lao động và Quản trị kinh doanh trong việc tiếp cận phương pháp phân tích thực trạng tuyển dụng tại một doanh nghiệp thương mại - dịch vụ cụ thể.
- Cán bộ làm công tác nhân sự tại các doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu, vận tải và dịch vụ kho cảng có quy mô tương đương.
- Các nội dung có giá trị tham khảo cao gồm: hệ thống chỉ tiêu đánh giá hiệu quả tuyển dụng, biểu mẫu tin tuyển dụng thực tế vị trí nhân viên bán hàng cây xăng và bài học kinh nghiệm về những lỗi thường gặp trong tuyển dụng nhân sự.
Câu hỏi thường gặp
1. Cơ cấu lao động tại Công ty Cổ phần Xăng dầu Quốc tế miền Bắc có đặc điểm gì nổi bật giai đoạn 2009 – 2011?
Lao động nam chiếm đa số (66,67% - 69,85%) do tính chất công việc đặc thù ngành xăng dầu; lao động trực tiếp chiếm tỷ trọng áp đảo (70,65% - 79,41%); lao động trình độ Trung học chuyên nghiệp chiếm trên 70%; và cơ cấu có xu hướng trẻ hóa mạnh mẽ với nhóm tuổi 20 – 30 chiếm 64,71% vào năm 2011.
2. Nguồn và phương pháp tuyển mộ nào thu hút được nhiều hồ sơ nhất tại INTERPETRO?
Nguồn bên ngoài là nguồn thu hút chủ yếu, tăng từ 55,2% (năm 2009) lên 78,8% (năm 2011). Về phương pháp, đăng tin tuyển dụng và quảng cáo trên các phương tiện truyền thông/internet đem lại số lượng đơn xin việc cao nhất, chiếm 56,2% tổng số đơn vào năm 2011.
3. Tỷ lệ đơn xin việc được chấp nhận trên tổng số đơn tại công ty biến động như thế nào?
Tỷ lệ này duy trì ở mức trên 51% trong các năm 2009 (80/154 đơn, đạt 51,95%) và 2010 (86/168 đơn, đạt 51,19%), sau đó giảm xuống 36,95% (75/203 đơn) vào năm 2011 do tiêu chuẩn sàng lọc đầu vào được nâng cao và số lượng ứng viên nộp hồ sơ tăng nhanh.
4. Những hạn chế chính trong công tác tuyển dụng tại INTERPETRO được chỉ ra là gì?
Hạn chế chính gồm: việc xác định nhu cầu tuyển dụng còn bị động, chưa có kế hoạch hóa dài hạn; nguồn tuyển mộ chưa đa dạng; còn tình trạng nể nang đối với ứng viên do nội bộ giới thiệu; quy trình phỏng vấn chưa được chuẩn hóa bài bản bằng ngân hàng câu hỏi chuyên môn.
5. Bốn lỗi phổ biến trong tuyển dụng được tác giả tổng kết từ kinh nghiệm thực tiễn là gì?
Bốn lỗi gồm: không nghiên cứu và thẩm định hồ sơ cẩn thận; quá xem trọng bằng cấp mà bỏ qua kinh nghiệm thực tế; tuyển dụng chắp vá kiểu "lấp chỗ trống"; và thiếu kỹ năng phỏng vấn chuyên nghiệp.
Kết luận
Chuyên đề tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thùy Trang đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về tuyển mộ, tuyển chọn và phân tích chi tiết thực trạng công tác tuyển dụng tại Công ty Cổ phần Xăng dầu Quốc tế miền Bắc (INTERPETRO) giai đoạn 2009 – 2011. Thông qua hệ thống số liệu cụ thể về cơ cấu lao động và kết quả tuyển mộ theo nguồn, phương pháp, công trình đã làm rõ những kết quả đạt được cùng các điểm nghẽn trong quy trình thực hiện. Hệ thống giải pháp đề xuất tập trung vào mở rộng nguồn tuyển, chuẩn hóa quy trình đánh giá và gắn kết công tác tuyển dụng với kế hoạch hóa nhân sự dài hạn, đáp ứng yêu cầu mở rộng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.