Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh đẩy mạnh đổi mới cơ chế tài chính công lập, tỉnh Đồng Tháp đã ghi nhận những bước tiến kinh tế vượt bậc với quy mô Tổng sản phẩm trên địa bàn (GRDP) năm 2018 đạt 67.732 tỉ đồng, GRDP bình quân đầu người đạt 40,00 triệu đồng và duy trì kỷ lục 12 năm liên tục nằm trong Top 5 Chỉ số Năng lực cạnh tranh cấp tỉnh (PCI) của cả nước. Cùng với sự chuyển dịch cơ cấu kinh tế, mạng lưới giáo dục nghề nghiệp trên địa bàn đóng vai trò then chốt trong việc cung ứng nhân lực chất lượng cao cho thị trường lao động. Tuy nhiên, hoạt động quản trị tài chính và tổ chức hạch toán tại các đơn vị sự nghiệp giáo dục nghề nghiệp đang đứng trước nhiều thách thức lớn khi chuyển đổi sang cơ chế tự chủ theo quy định của Nhà nước.

Vấn đề nghiên cứu trọng tâm của luận văn là giải quyết những bất cập, mâu thuẫn trong công tác tổ chức kế toán tại 03 trường trung cấp công lập trực thuộc Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tỉnh Đồng Tháp, bao gồm: Trường Trung cấp Tháp Mười, Trường Trung cấp Hồng Ngự và Trường Trung cấp Thanh Bình. Mục tiêu nghiên cứu cụ thể nhằm hệ thống hóa cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập; phân tích, đánh giá toàn diện thực trạng tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ sách, báo cáo tài chính, bộ máy kế toán và hoạt động kiểm tra nội bộ trong giai đoạn 2016 - 2020; từ đó xác định các điểm nghẽn và đề xuất hệ thống giải pháp hoàn thiện có tính khả thi cao.

Phạm vi nghiên cứu tập trung vào góc độ kế toán tài chính và quản lý tài chính tại 03 trường trung cấp trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp trong năm tài chính 2020 kết hợp chuỗi dữ liệu đào tạo, thu chi giai đoạn 2016 - 2020. Ý nghĩa nghiên cứu thể hiện qua việc cung cấp luận cứ khoa học giúp các đơn vị tối ưu hóa nguồn thu sự nghiệp (hiện chiếm từ 10% đến dưới 100% chi phí hoạt động thường xuyên), kiểm soát chặt chẽ 100% các khoản chi ngân sách, khắc phục tình trạng chồng chéo trong luân chuyển chứng từ và nâng cao hiệu suất đào tạo nghề từ mức 35,15% lên trên 75% trong giai đoạn phát triển mới.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên nền tảng lý thuyết quản trị tài chính công và lý thuyết tổ chức bộ máy kế toán trong các tổ chức phi lợi nhuận, kế thừa các nguyên lý kế toán công được chấp nhận rộng rãi từ công trình của Earl R. Kattelus về kế toán nhà nước và các tổ chức phi lợi nhuận (Accounting for Governmental and Nonprofit Entities). Đồng thời, đề tài tiếp cận hệ thống chuẩn mực kế toán công quốc tế (IPSAS) nhằm định hướng nâng cao tính minh bạch và chuẩn mực cho dữ liệu tài chính công.

Khung lý thuyết của luận văn bao hàm các khái niệm cốt lõi:

  • Đơn vị sự nghiệp công lập tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động thường xuyên theo Nghị định số 43/2006/NĐ-CP của Chính phủ.
  • Tổ chức công tác kế toán là quá trình vận dụng hệ thống phương pháp hạch toán trên nền tảng pháp lý (Luật Kế toán số 88/2015/QH13 và Thông tư 107/2017/TT-BTC) kết hợp nguồn lực nhân sự, công nghệ nhằm thu nhận, đo lường, xử lý và cung cấp thông tin tài chính phục vụ quản trị.
  • Hệ thống 4 nhóm chỉ tiêu chứng từ kế toán bắt buộc: chỉ tiêu lao động tiền lương, chỉ tiêu vật tư, chỉ tiêu tiền tệ và chỉ tiêu tài sản cố định.
  • Hệ thống tài khoản kế toán hành chính sự nghiệp bao gồm 09 loại tài khoản trong Bảng cân đối tài khoản (Loại 1 đến Loại 9 hạch toán theo phương pháp ghi kép) và tài khoản Loại 0 ngoài Bảng cân đối tài khoản (hạch toán theo phương pháp ghi đơn).

Phương pháp nghiên cứu

Nguồn dữ liệu nghiên cứu kết hợp chặt chẽ giữa dữ liệu thứ cấp và dữ liệu sơ cấp. Dữ liệu thứ cấp được thu thập từ các văn bản quy phạm pháp luật, báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước, báo cáo tài chính, hệ thống sổ cái, sổ chi tiết và hồ sơ chứng từ của 03 trường trung cấp trong giai đoạn 2016 - 2020. Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua phương pháp điều tra phỏng vấn trực tiếp cán bộ kế toán và ban quản lý tại các đơn vị.

Cỡ mẫu và phương pháp chọn mẫu: Nghiên cứu thực hiện phương pháp chọn mẫu toàn bộ (census sampling) đối với toàn bộ đội ngũ nhân sự tham gia trực tiếp vào chu trình quản lý tài chính tại 03 trường trung cấp công lập trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp. Tổng cỡ mẫu khảo sát bao gồm 21 cán bộ, trong đó có 12 chuyên viên tài chính - kế toán (chiếm 100% lực lượng kế toán của 3 trường) và 09 cán bộ thuộc Ban Giám hiệu cùng lãnh đạo các phòng chuyên môn liên quan. Việc lựa chọn phương pháp chọn mẫu toàn bộ đảm bảo tính đại diện tuyệt đối, loại trừ sai số chọn mẫu và phản ánh chân thực toàn diện các mắt xích tác nghiệp.

Phương pháp phân tích dữ liệu: Tác giả sử dụng kết hợp phương pháp thống kê mô tả, phương pháp so sánh đối chiếu và phân tích định tính quy trình nghiệp vụ theo 3 bước: (1) Xác định nhóm đối tượng tác nghiệp, (2) Xây dựng bảng hỏi chi tiết về quản lý tài chính và luân chuyển chứng từ, (3) Tiến hành phỏng vấn sâu và tổng hợp ma trận đánh giá. Lý do lựa chọn phương pháp này là nhằm bóc tách chính xác các nguyên nhân gốc rễ gây ách tắc chứng từ thanh quyết toán và đối soát mục lục ngân sách - những vấn đề định tính mà các mô hình hồi quy toán lượng khó có thể lượng hóa đầy đủ. Toàn bộ chu trình phân tích được thực hiện xuyên suốt trong niên độ nghiên cứu 2020 - 2021.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, quy mô đào tạo có sự tăng trưởng rõ rệt nhưng cơ cấu nguồn thu vẫn phụ thuộc lớn vào ngân sách nhà nước cấp. Tại Trường Trung cấp Tháp Mười, quy mô đào tạo đạt 850 học sinh, tỷ lệ thực học tăng từ 35,15% (Khóa 1 niên khóa 2017 - 2019) lên 65,82% (Khóa 4 niên khóa 2020 - 2022). Trường Trung cấp Hồng Ngự có quy mô 1.400 học sinh, tỷ lệ tốt nghiệp tăng trưởng mạnh từ 22,27% (niên khóa 2013 - 2016) lên mức 84,57% (niên khóa 2017 - 2020). Tại Trường Trung cấp Thanh Bình, quy mô đạt trên 1.500 học sinh với hiệu suất đào tạo duy trì ổn định từ 74,70% đến 76,26%. Mặc dù quy mô tăng trưởng, nguồn kinh phí từ ngân sách nhà nước vẫn chiếm tỷ trọng chi phối từ 65% đến 75% trong tổng nguồn thu thường xuyên của các trường, nguồn thu dịch vụ đào tạo liên kết và khai thác tài sản công còn chiếm tỷ trọng khiêm tốn.

Thứ hai, tổ chức hạch toán chứng từ và luân chuyển hồ sơ thanh toán còn bộc lộ nhiều điểm nghẽn. Công tác lập dự toán, thanh quyết toán và đối soát mục lục ngân sách nhà nước tại các trường còn tồn tại tình trạng thiếu đồng bộ. Tỷ lệ chứng từ phải hoàn trả để chỉnh sửa, bổ sung hồ sơ ước tính chiếm khoảng 15% đến 20% tổng khối lượng chứng từ thanh toán phát sinh hàng quý, gây chậm trễ trong công tác giải ngân kinh phí đào tạo.

Thứ ba, cơ cấu bộ máy kế toán mỏng và tồn tại sự kiêm nhiệm chưa hợp lý. Tổng số biên chế tại Trường Trung cấp Tháp Mười là 28/41 chỉ tiêu, Trường Trung cấp Hồng Ngự là 28/38 chỉ tiêu và Trường Trung cấp Thanh Bình là 22/29 chỉ tiêu. Phòng Tài chính - Kế toán tại mỗi trường chỉ bố trí từ 2 đến 3 cán bộ chuyên trách (chiếm tỷ lệ từ 7,14% đến 10,71% tổng số nhân sự toàn trường). Nhân viên kế toán phải kiêm nhiệm nhiều phần hành từ kế toán tiền mặt, tài sản cố định đến kế toán tiền lương và theo dõi các lớp liên kết, gây áp lực lớn và giảm thiểu tính chuyên môn hóa.

Thứ tư, công tác tự kiểm tra kế toán nội bộ chưa được tổ chức định kỳ và thiếu tiêu chí đánh giá chuẩn hóa. Hoạt động kiểm tra tài chính tại 03 trường chủ yếu mang tính vụ việc khi có yêu cầu quyết toán niên độ của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội hoặc đợt kiểm tra của cơ quan tài chính, chưa xây dựng được kế hoạch tự kiểm tra thường xuyên với các biên bản đánh giá rủi ro tài chính độc lập.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế trên xuất phát từ sự thay đổi nhanh chóng của cơ chế tự chủ tài chính trong khi tư duy quản lý ở cấp cơ sở chưa theo kịp thực tiễn. Việc quản lý các lớp đào tạo ngắn hạn và đào tạo liên kết có tính đặc thù cao (như Trường Trung cấp Hồng Ngự đào tạo lái xe liên kết cho 5.327 học viên, gồm 4.182 học viên hạng A1 và 691 học viên hạng B2; Trường Trung cấp Thanh Bình đào tạo nghề phi nông nghiệp cho 790 học viên năm 2019) đòi hỏi quy trình theo dõi thu - chi rất phức tạp và phân tán.

So sánh với nghiên cứu của tác giả Nguyễn Thị Minh Hường tại khối đại học trực thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo hay nghiên cứu của tác giả Trần Thị Bích Thảo tại Đại học Thái Nguyên, các trường đại học lớn thường áp dụng mô hình kế toán phân tán với phần mềm tích hợp chuyên sâu. Ngược lại, khối trường trung cấp tại Đồng Tháp có quy mô nhỏ hơn nhưng số lượng đối tượng học sinh diện chính sách, miễn giảm học phí chiếm tỷ lệ cao (như kinh phí cấp bù học phí tại Trường Trung cấp Tháp Mười đạt 566 triệu đồng, Thanh Bình đạt 365 triệu đồng), dẫn đến khối lượng hồ sơ kiểm tra liên ngành với Kho bạc Nhà nước tăng đột biến.

Về phương thức trực quan hóa dữ liệu, toàn bộ thực trạng thu chi và cơ cấu nhân sự kế toán được tác giả mô hình hóa qua hệ thống bảng biểu so sánh tăng trưởng tài chính 5 năm (Bảng 2.3, Bảng 2.6, Bảng 2.9) kết hợp sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý (Hình 2.1, Hình 2.2, Hình 2.3) và sơ đồ dòng luân chuyển chứng từ thanh toán chi tiền mặt 5 bước chuẩn hóa, giúp nhận diện trực quan các khâu thừa trong quy trình xét duyệt nội bộ.

Đề xuất và khuyến nghị

Nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại các trường trung cấp trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp, luận văn đề xuất 4 nhóm giải pháp mang tính chiến lược:

Thứ nhất, chuẩn hóa và tái cấu trúc quy trình luân chuyển chứng từ kế toán. Ban Giám hiệu các trường cần ban hành Quy chế luân chuyển chứng từ nội bộ thống nhất theo sơ đồ 5 bước chuẩn hóa (từ khâu lập đề nghị, kiểm soát dự toán, phê duyệt của chủ tài khoản đến lập phiếu chi và lưu trữ). Áp dụng bảng hướng dẫn lập chứng từ thanh toán chi tiết cho từng loại nghiệp vụ đào tạo, hướng tới mục tiêu cắt giảm ít nhất 30% thời gian luân chuyển hồ sơ thanh toán nội bộ. Thời hạn hoàn thành: Quý 3/2021, do Trưởng phòng Tài chính - Kế toán chủ trì thực hiện.

Thứ hai, hoàn thiện tổ chức hệ thống tài khoản và tích hợp chặt chẽ với Mục lục Ngân sách Nhà nước. Vận dụng triệt để hệ thống tài khoản theo Thông tư 107/2017/TT-BTC, mở chi tiết các tài khoản cấp 2 và cấp 3 cho các tài khoản thu sự nghiệp (Tài khoản 511), chi hoạt động (Tài khoản 611) và chi phí đào tạo dịch vụ (Tài khoản 154, 642). Đảm bảo 100% các nghiệp vụ phát sinh được mã hóa đồng bộ giữa tài khoản kế toán và chương, loại, khoản, mục của ngân sách nhà nước nhằm phục vụ lập báo cáo quyết toán chính xác tuyệt đối. Thời gian áp dụng: Đầu niên độ tài chính 2021 - 2022, do Kế toán trưởng trực tiếp triển khai.

Thứ ba, nâng cấp cơ sở vật chất kỹ thuật và số hóa toàn diện phần hành kế toán. Đầu tư hệ thống máy chủ lưu trữ chuyên dụng có bảo mật đa tầng, nâng cấp phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp có khả năng kết nối dữ liệu tự động với phần mềm quản lý đào tạo và cổng dịch vụ công trực tuyến của Kho bạc Nhà nước. Mục tiêu giảm thiểu 50% thao tác nhập liệu thủ công và loại bỏ sai lệch số liệu giữa các phòng ban. Lộ trình thực hiện: Hoàn thành nâng cấp hạ tầng công nghệ trong vòng 6 tháng kể từ khi phê duyệt dự toán đầu tư.

Thứ tư, kiện toàn tổ chức bộ máy kế toán và nâng cao hiệu quả kiểm tra nội bộ. Sắp xếp lại lao động kế toán theo mô hình tập trung có phân công chuyên môn hóa rõ ràng, tuân thủ nghiêm ngặt nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa thủ quỹ và kế toán thanh toán. Xây dựng kế hoạch tự kiểm tra tài chính định kỳ 6 tháng/lần với bộ tiêu chí định lượng chuẩn hóa. Đồng thời, cử 100% cán bộ kế toán tham gia các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ chuẩn mực kế toán công do Sở Lao động - Thương binh và Xã hội phối hợp với Sở Tài chính tổ chức trong giai đoạn 2021 - 2023.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Công trình nghiên cứu mang giá trị ứng dụng thực tiễn cao đối với 4 nhóm đối tượng trọng tâm:

  1. Ban Giám hiệu và các nhà quản lý cơ sở giáo dục nghề nghiệp: Cung cấp khung định hướng chiến lược trong việc tái cấu trúc bộ máy quản lý tài chính, xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ minh bạch và tối ưu hóa phân bổ nguồn kinh phí hoạt động thường xuyên trong điều kiện mở rộng tự chủ tài chính.
  2. Đội ngũ kế toán trưởng, chuyên viên kế toán tại các đơn vị sự nghiệp công lập: Cung cấp cẩm nang thực hành chi tiết về phương pháp thiết lập hệ thống chứng từ mẫu, kỹ thuật mở tiểu khoản tài khoản chi tiết và quy trình đối soát số liệu báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước đạt chuẩn 100% theo quy định hiện hành.
  3. Cơ quan quản lý nhà nước (Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, Sở Tài chính, Kho bạc Nhà nước tỉnh Đồng Tháp): Cung cấp nguồn dữ liệu thực chứng khách quan từ 03 trường trung cấp để phục vụ công tác giao dự toán, thẩm định định mức phân bổ ngân sách đào tạo và hoàn thiện cơ chế kiểm tra, giám sát tài chính công trên địa bàn tỉnh.
  4. Giảng viên, nhà nghiên cứu và học viên cao học chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán - Quản trị công: Là tài liệu tham khảo có giá trị học thuật cao về mô hình tổ chức kế toán trong các đơn vị giáo dục có đặc thù đào tạo ngắn hạn và liên kết vùng tại Đồng bằng sông Cửu Long.

Câu hỏi thường gặp

Mục tiêu chính của việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại các trường trung cấp là gì?

Mục tiêu cốt lõi là thiết lập quy trình hạch toán minh bạch, chuẩn hóa luân chuyển chứng từ và nâng cao hiệu quả quản trị nguồn lực tài chính công. Tại 03 trường trung cấp Đồng Tháp, việc hoàn thiện giúp kiểm soát 100% kinh phí ngân sách cấp, nâng cao hiệu suất đào tạo từ 35,15% lên trên 75% và tạo bước đệm chuyển đổi vững chắc sang mô hình tự bảo đảm toàn bộ chi thường xuyên.

Đặc thù lớn nhất trong công tác kế toán của trường trung cấp công lập so với các đơn vị sự nghiệp khác là gì?

Đặc thù nổi bật là sự đan xen phức tạp giữa nguồn ngân sách cấp bù học phí cho học sinh chính sách và nguồn thu từ hoạt động đào tạo liên kết quy mô lớn, đơn cử như hơn 5.300 học viên lái xe tại Trường Trung cấp Hồng Ngự. Kế toán phải hạch toán song song hệ thống mục lục ngân sách và chi phí dịch vụ đào tạo theo từng mã ngành riêng biệt.

Quy trình luân chuyển chứng từ tại các trường trung cấp Đồng Tháp gặp những điểm nghẽn nào?

Điểm nghẽn lớn nhất là thiếu sự kết nối đồng bộ giữa các khoa chuyên môn và phòng kế toán, dẫn đến khoảng 15% đến 20% chứng từ thanh toán bị chậm trễ hoặc phải chỉnh sửa. Luận văn đã đề xuất sơ đồ quy trình chi tiền mặt 5 bước khép kín, giúp rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ thanh toán xuống dưới 03 ngày làm việc.

Làm thế nào để phân bổ nhân sự kế toán hiệu quả khi mỗi trường chỉ có từ 2 đến 3 biên chế?

Giải pháp tối ưu là áp dụng mô hình kế toán tập trung kết hợp chuyên môn hóa: 01 kế toán trưởng phụ trách tổng hợp, lập dự toán và kiểm soát báo cáo; 01 kế toán viên theo dõi chi tiết nguồn thu sự nghiệp, tiền lương và ngân sách; 01 nhân sự phụ trách thủ quỹ kiêm theo dõi tài sản, đảm bảo tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm theo Luật Kế toán 2015.

Hệ thống tài khoản kế toán cần điều chỉnh thế nào để đáp ứng chuẩn mực kế toán công?

Đơn vị cần vận dụng đầy đủ 9 loại tài khoản trong bảng cân đối và tài khoản loại 0 ngoài bảng theo Thông tư 107/2017/TT-BTC. Các trường bắt buộc phải mở chi tiết các tài khoản cấp 2, cấp 3 đối với Tài khoản 154, 511 và 611 nhằm theo dõi bóc tách chi phí đào tạo theo từng nguồn kinh phí và từng chương trình liên kết đào tạo cụ thể.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động theo các chuẩn mực pháp lý hiện hành.
  • Phân tích sâu sắc thực trạng thu chi và tổ chức hạch toán tại 03 trường trung cấp công lập trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp giai đoạn 2016 - 2020, làm rõ mối quan hệ giữa quy mô đào tạo và hiệu quả tài chính.
  • Nhận diện chính xác 4 nhóm tồn tại cơ bản liên quan đến ách tắc luân chuyển chứng từ, định khoản tài khoản chưa chi tiết, bộ máy nhân sự mỏng và thiếu cơ chế tự kiểm tra nội bộ thường xuyên.
  • Xây dựng hệ thống 4 nhóm giải pháp hoàn thiện có tính khả thi cao, gắn liền với các định mức đo lường cụ thể và phân công trách nhiệm thực thi rõ ràng cho từng cấp quản lý.
  • Thiết lập bộ sơ đồ luân chuyển chứng từ và ma trận phân công công việc mẫu, đóng góp công cụ quản trị trực quan phục vụ công tác thanh quyết toán và đối soát mục lục ngân sách nhà nước.

Đóng góp lớn nhất của luận văn là đã giải quyết thành công bài toán tổ chức kế toán cho loại hình cơ sở giáo dục nghề nghiệp có tính chất đào tạo đa hệ, đặc thù tại địa phương. Lộ trình triển khai tiếp theo cần tập trung hoàn thiện quy chế chi tiêu nội bộ trong Quý 3/2021, nâng cấp hạ tầng số hóa kế toán trong năm 2022 và hướng tới tự chủ tài chính toàn diện trong giai đoạn 2021 - 2025. Ban Giám hiệu các trường trung cấp và các đơn vị sự nghiệp công lập tương tự cần nhanh chóng ứng dụng khung giải pháp này nhằm nâng cao tính minh bạch, tối ưu hóa ngân sách và khẳng định chất lượng đào tạo bền vững.