Chương 1 của Luật kế toán Việt Nam 2003, “Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động.” Từ các quan điểm trên, ta thấy rằng hầu hết những quan điểm trước đây về kế toán thường chú trọng đến các nhiệm vụ giữ sổ sách cố hữu của kế toán đó là ghi chép, phân loại và tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tuy nhiên ngày nay, định nghĩa hiện đại về kế toán rộng hơn, kế toán trở thành một hệ thống thông tin cung cấp thông tin định lượng. Chính vì thế, người làm kế toán ngày nay không chỉ quan tâm đến việc giữ sổ sách mà phải chú trọng đến toàn bộ hoạt động bao gồm 9 việc hoạch định chương trình và giải quyết vấn đề; hướng sự quan tâm của lãnh đạo đến những điều cần lưu tâm, đánh giá và duyệt xét các hoạt động của doanh nghiệp. Hay người làm kế toán ngày nay phải chú trọng đến nhu cầu bức thiết của những người sử dụng thông tin kế toán, dù những người sử dụng này ở trong hay ngoài đơn vị kinh doanh.
Bản chất, vai trò của kế toán: Bản chất của kế toán: Từ những quan điểm khác nhau, bản chất của kế toán cũng được hiểu theo rất nhiều hướng khác nhau. Nếu xem xét kế toán ở góc độ khoa học thì kế toán là một hệ thống thông tin thực hiện việc phản ánh và giám đốc mọi diễn biến của quá trình hoạt động thực tế liên quan đến lĩnh vực kinh tế, tài chính của một tổ chức cụ thể. Nhưng nếu xem xét kế toán ở góc độ nghệ thuật thì kế toán được hiểu là một nghệ thuật tính toán và ghi chép những hiện tượng kinh tế - tài chính phát sinh liên quan đến các đơn vị thông qua việc quan sát, đo lường nhằm cung cấp một cách toàn diện các thông tin về tình hình và kết quả hoạt động, tình hình sử dụng vốn của đơn vị. Trần Phước cho rằng kế toán như là một thứ ngôn ngữ trong đó chúng ta có thể vận dụng thứ ngôn ngữ này để phục vụ cho việc ghi chép và lập báo cáo kế toán về các hoạt động kinh tế thông qua các ký hiệu riêng như ghi “Nợ”, ghi “Có” và vận dụng các yêu cầu, nguyên tắc, phương pháp kế toán để lập các báo cáo kế toán.
Và chính ông cũng cho rằng những tiến bộ vượt bậc của cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật đang làm cho bản chất của kế toán phải có sự nhìn nhận lại. Với sự đột phá của khoa học công nghệ, kế toán ngày nay không chỉ đơn thuần là hoạt động ghi chép, phân loại, tổng hợp và báo cáo thông tin nữa mà kế toán đã trở thành một hệ thống thông tin nhằm đo lường, xử lý và truyền đạt những thông tin về tài chính của một tổ chức hay một doanh nghiệp, nghĩa là thông tin đã được số hóa dưới góc độ này (Trần Phước, 2007). 10 Như vậy, bản chất của kế toán sẽ có sự khác biệt nếu đặt dưới các góc độ khác nhau, còn khác như thế nào và ra sao thì tùy thuộc vào mức độ phát triển của xã hội nói chung và yêu cầu của con người trong xã hội đó nói riêng. Tất nhiên đó chỉ là sự khác biệt ở cách thức mà con người nhận thức nó, đến cuối cùng thì kế toán vẫn là cái gì đó (ở đây ta có thể dùng nhiều tên gọi khác nhau) để cung cấp và đánh giá thông tin.
Vai trò của kế toán: Kế toán là một công cụ hữu hiệu để cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu giám sát, quản lý của các bên có liên quan. Ta có thể xét qua các bên có liên quan để hiểu rõ hơn vai trò của kế toán: - Các nhà quản trị doanh nghiệp: Các cấp độ quản trị khác nhau trong doanh nghiệp là những trực tiếp điều hành hoạt động của doanh nghiệp. Chính kế toán cung cấp cho họ một nguồn thông tin hữu ích mà từ đó các cấp quản trị có cơ sở để ra quyết định, xây dựng tầm nhìn và chiến lược cho doanh nghiệp của mình. - Chủ sở hữu: là những người có quyền sở hữu với vốn hoạt động của doanh nghiệp, họ quan tâm đến lợi ích sinh ra đối với những gì mình bỏ ra.
Cho nên thông qua việc xem xét thông tin trên báo cáo mà kế toán cung cấp là một cơ sở để họ có thể đánh giá tình hình sức khỏe doanh nghiệp cũng như năng lực trách nhiệm của các bộ phận quản lý ở doanh nghiệp. - Cơ quan nhà nước: Dựa trên các báo cáo tài chính, cơ quan thuế sẽ có cơ sở để kiểm tra, đảm bảo các doanh nghiệp nộp đủ và đúng số thuế phải nộp. Các nhà hoạch định chính sách cũng xem những con số trên những báo cáo này để làm cơ sở cho việc điều chỉnh cũng như ban hành chính sách mới, đảm bảo sự hợp lý trong việc quản lý cũng như thúc đẩy khả năng phát triển của các doanh nghiệp. Chúng ta vẫn có thể nói về vai trò của kế toán cho nhiều bên liên quan nữa, hoặc xét ở các lĩnh vực khác nhau nữa.
Nói như thế để chúng ta nhận thấy được vai 11 trò to lớn của kế toán, nó đóng vai trò gần như không thể thiếu trong các hoạt động kinh tế, quản lý, điều hành của doanh nghiệp và nhà nước. Yêu cầu tổ chức hệ thống chứng từ, sổ sách và báo cáo kế toán: Chứng từ kế toán là loại giấy tờ, vật mang tin dùng để chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Chứng từ là khởi điểm của công tác kế toán, là cơ sở để ghi vào sổ sách kế toán, tạo điều kiện cho việc phản ánh và cung cấp thông tin kế toán một cách khách quan và chính xác. Vì thế việc tổ chức hệ thống chứng từ phải phù hợp với tính đa dạng của nghiệp vụ kinh tế phát sinh; đảm bảo đầy đủ các yếu tố cần thiết để kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, tổ chức luân chuyển chứng từ hợp lý và nhanh chóng vừa đảm bảo nguồn thông tin ban đầu quan trọng, vừa là cơ sở kiểm tra và ghi sổ được nhanh chóng.
Sổ sách kế toán là hệ thống tài liệu dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến doanh nghiệp. Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ sách kế toán chính thức và duy nhất cho một kỳ kế toán năm. Doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán áp dụng và yêu cầu quản lý tại doanh nghiệp để mở đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết, đảm bảo cho việc thông tin được phân loại, tổng hợp, xử lý một cách nhanh chóng và chính xác. Báo cáo kế toán là một vật mang tin dùng để cung cấp thông tin kế toán đã qua xử lý cho các đối tượng sử dụng khác nhau.
Thường có 2 loại báo cáo kế toán: - Báo cáo kế toán tài chính là hệ thống báo cáo có tính chất khuôn mẫu, có nhiệm vụ cung cấp các thông tin về tình hình kinh tế, tài chính và các vấn đề có liên quan đến doanh nghiệp hiện nay cho các đối tượng quản lý, cơ quan thuế, ngân hàng. 12 - Báo cáo kế toán quản trị là một hệ thống các báo cáo do các nhà quản trị tại doanh nghiệp đặt ra theo nhu cầu quản lý của mình, vì thế hình thức loại báo cáo này mang tính linh hoạt, không mang tính khuôn mẫu. Tóm lại, dù là phục vụ mục tiêu, đối tượng khác nhau nhưng yêu cầu đối với việc tổ chức hệ thống báo cáo nói chung phải phản ánh được toàn diện các mặt hoạt động của đơn vị và là cơ sở chính xác để đánh giá tình hình hoạt động của đơn vị. Những vấn đề chung về hệ thống thông tin kế toán Doanh Nghiệp: 1.
Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán: Để hiểu rõ ràng hơn thế nào là một hệ thống thông tin kế toán, chúng ta lần lượt đi qua ý nghĩa của 3 cụm từ: Hệ thống (System), Thông tin (Information) và Kế toán (Accounting). Đối với thuật ngữ Kế toán, chúng ta đã nói rất nhiều đến thuật ngữ này ở phần quan điểm về kế toán phía trên. Ở đây chúng ta tạm thời nhắc lại và xem thuật ngữ này như là một ngôn ngữ trong kinh doanh, ở đó thứ ngôn ngữ này sẽ cung cấp cho các đối tượng sử dụng khác nhau một cái nhìn tổng quan về những gì đang diễn ra tại đơn vị kinh doanh. Theo Romney và Steinbart thì thuật ngữ Hệ thống có nghĩa là một nhóm các phần tử (thành phần) có liên quan, tác động lẫn nhau nhằm đạt một mục tiêu nào đó.
Và hầu hết các hệ thống thì được hình thành từ các hệ thống nhỏ hơn, cứ mỗi hệ thống nhỏ mang một chức năng riêng biệt để phục vụ cho hệ thống lớn hơn (Romney and Steinbart, 2012). Ví dụ như cứ mỗi Khoa, Phòng ban trong một Trường Đại học là một hệ thống nhỏ (phụ) mang một chức năng riêng để phục vụ cho chức năng, nhiệm vụ chung của Trường (mà ở đây được xem là một hệ thống lớn hơn). Còn thuật ngữ Thông tin được xem là những dữ liệu (Data) đã được phân loại và xử lý để cung cấp phục vụ cho quá trình ra quyết định của nhà quản lý. 13 Trong đó, dữ liệu được thu thập, ghi chép, lưu trữ và xử lý trong quá trình hoạt động kinh doanh, và có nhiều loại dữ liệu khác nhau mà kế toán cần thu thập, tùy theo tính chất của từng loại nghiệp vụ.
Chẳng hạn, khi thực hiện hoạt động bán hàng, kế toán cần thu thập dữ liệu về mặt hàng bán, số lượng bán, đơn giá, người bán và người mua … Từ những sự giải thích từng thuật ngữ một ở trên, ta có thể đưa ra một khái niệm chung về Hệ thống thông tin kế toán như sau: Hệ thống thông tin kế toán là một cấu trúc (nhiều thành phần) mà các đơn vị kinh doanh dùng để tập hợp và xử lý các dữ liệu tài chính để cung cấp thông tin hữu ích cho các đối tượng sử dụng. Trần Phước cho rằng hệ thống thông tin kế toán trong môi trường hiện đại ngày nay chính là phần giao thoa giữa hai lĩnh vực: hệ thống thông tin mà vai trò của công nghệ thông tin là chủ đạo với hệ thống kế toán.