CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHẦN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN – CÔNG TÁC QUẢN LÝ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG I. NHẬN THỨC CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 1.1 Một số khái niệm cơ bản. - Thông tin (information): được hiểu theo nghĩa thông thường là một thông báo hay tin nhận được làm tăng sự hiểu biết của đối tượng nhận tin về một vấn đề nào đó, là sự thể hiện mối quan hệ giữa các sự kiện và hiện tượng. - Hệ thống thông tin (information system): là một hệ thống mà mục tiêu tồn tại của nó là cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động của con người trong một tổ chức nào đó.
Ta có thể hiểu hệ thống thông tin là hệ thống mà mối liên hệ giữa các thành phần của nó cũng như mối liên hệ giữa nó với các hệ thống khác là sự trao đổi thông tin. - Hệ thống thông tin quản lý: phần lớn hệ thống xử lý giao dịch thường xuyên xây dựng nhằm phục vụ cho một hoặc một vài chức năng nào đó, hay chỉ đơn giản là giúp con người giải thoát khỏi những công việc tính toán, thống kê phức tạp. Khi xuất hiện nhu cầu cung cấp các thông tin tốt hơn và đầy đủ hơn, cũng là lúc cần đến những phương thức xử lý thông tin một cách tổng thể - hệ thống thông tin quản lý. Ví dụ hệ thống quản lý nhân sự trong một cơ quan, hệ thống quản lý sinh viên trong một trườngđại học, hệ thống kế toán trong một siêu thị.
Hệ thống trợ giúp công tác điều hành bay hoặc hệ thống quản lý bán hàng của một công ty. Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống có nhiệm vụ cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho việc quản lý điều hành một tổ chức. Thành phần chiếm vị trí quan trọng trong hệ thống thông tin quản lý là một cơ sơ giữ liệu hợp nhất chứa các thông tin phản 10 Sinh viên: Nông Văn Vịnh K45/41.02 Học Viện Tài Chính Luan van Xây dựng HT Kế toán tiền lương – Công ty CP Phần mềm OOS ánh cấu trúc nội tại của hệ thống và các thông tin về các hoạt động diễn ra trong hệ thống. Với hạt nhân là cơ sở dữ liệu hợp nhất, hệ thống thông tin quản lý có thể hỗ trợ cho nhiều lĩnh vực chức năng khác nhau và có thể cung cấp cho các nhà quản lý công cụ cũng như khả năng truy cập thông tin dễ dàng.
Các chức năng chính của hệ thống thông tin quản lý bao gồm: + Thu thập, phân tích và lưu trữ các thông tin là một cách hệ thống, những thông tin có ích được cấu trúc hóa để có thể lưu trữ và khai thác trên phương diện tin học. + Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu, tạo thông tin mới. + Phân phối, cung cấp thông tin. Chất lượng của hệ thống thông tin quản lý được đánh giá thông qua tính hiệu quả, nhanh chóng đáp ứng các yêu cầu thông tin, tính mềm dẻo của hệ thống thông tin và tính toàn vẹn, đầy đủ của hệ thống.2 Phân loại hệ thống thông tin Phân loại hệ thống thông tin theo mục đích phục vụ thông tin đầu ra gồm: Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System): hệ thống xử lý giao dịch xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng, với nhà chung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của tổ chức.
Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System): đây là những hệ thống quản lý các hoạt động của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Chúng dựa chủ yếu 11 Sinh viên: Nông Văn Vịnh K45/41.02 Học Viện Tài Chính Luan van Xây dựng HT Kế toán tiền lương – Công ty CP Phần mềm OOS vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System): hệ thống này được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định. Quá trình ra quyết định thường được mô tả như là một quy trình được tạo thành từ ba giai đoạn: xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết và lựa chọn một phương án.
Về nguyên tắc, một hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình để đưa ra một quyết định. Hệ thống chuyên gia ES (Expert System): đây là hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Cùng với các cơ sở dữ liệu và các bộ luật suy diễn mà dựa vào đó người ta có thể đưa ra các quyết định về một vấn đề cụ thể. Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Information System for Competitive Advantage): hệ thống này được sử dụng như một trợ giúp chiến lược.
Nó được thiết kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức các khách hàng, các nhà cung cấp…giúp cho tổ chức đạt được kết quả trong cuộc cạnh tranh của thị trường. Sự cần thiết phải phát triển HTTT quản lý trong doanh nghiệp. Một doanh nghiệp có HTTT quản lý hiệu quả giúp cho doanh nghiệp có thể: + Khắc phục khó khăn trước mắt để đạt được các mục tiêu đề ra + Tạo ra năng lực chớp được các cơ hội hay vượt qua các thách thức Ngoài ra, do sức ép trong hợp tác, HTTT quản lý là một trong những yếu tố mà mỗi đối tác đánh giá giá trị của doanh nghiệp 12 Sinh viên: Nông Văn Vịnh K45/41.02 Học Viện Tài Chính Luan van Xây dựng HT Kế toán tiền lương – Công ty CP Phần mềm OOS Đó là những nguyên nhân phải phát triển HTTT quản lý trong doanh nghiệp 1.4 Phương pháp phát triển một hệ thông thông tin. Mục đích và phương pháp.
Mục đích của dự án phát triển một hệ thống thông tin là phải có được một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, mà sản phẩm đó hòa hợp vào trong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trước, không nhất thiết phải theo đuổi một phương pháp để phát triển một hệ thống thông tin, tuy nhiên nếu không có phương pháp thì sẽ dẫn đến nguy cơ không đạt được mục tiêu định trước. Tại sao lại như vậy ? Một hệ thống thông tin là một đối tượng phức tạp, vận động trong một môi trường rất phức tạp. Để làm chủ sự phức tạp đó, phân tích viên cần có cách tiến hành nghiêm túc, có phương pháp. Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn.
Phương pháp được áp dụng ở đây dựa trên ba nguyên tắc; cơ sở chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc đề phát triển từ cái chung sang cái riêng, chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế. Nguyên tắc đi từ chung đến riêng là một nguyên tắc của sự đơn giản hóa. Thực tế người ta khẳng định rằng để hiểu tốt một hệ thống trước hết phải hiểu các mặt chung trước khi xem xét chi tiết. Sự cần thiết áp dụng nguyên tắc này là hiển nhiên.
Tuy nhiên những công cụ đầu tiên được xử dụng bằng các khía cạnh chi tiết hơn. Nhiệm vụ phát triển cũng sẽ giản đơn bằng cách ứng dụng nguyên tắc ba (đi từ vật lý sang logic khi phân tích và đi từ logic sang vật lý khi thiết kế). Phân tích bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu về hệ thống thông tin đang tồn tại và về khung cảnh của nó. Nguồn dữ liệu chính là những người sử dụng các tài liệu và quan sát.
13 Sinh viên: Nông Văn Vịnh K45/41.02 Học Viện Tài Chính Luan van Xây dựng HT Kế toán tiền lương – Công ty CP Phần mềm OOS 1. Tiêu chuẩn đánh giá một hệ thống thông tin Khi HTTT hoạt động sẽ nảy sinh ra thông tin phục vụ cho việc ra quyết định của nhà quản lý. Chính vì vậy, một HTTT hoạt động không hiệu quả sẽ là nguyên nhân gây ra những hậu quả không tốt đối với hệ thống. Một HTTT hoạt động có hiệu quả hay không được đánh giá thông qua chất lượng thông tin mà hệ thống cung cấp.
Tiêu chuản đánh giá chất lượng thông tin phụ thuộc vào yếu tố: + Độ tin cậy: độ tin cậy của một HTTT được thể hiện dưới hai góc độ là độ xác thực và độ chính xác. Trong một nến kinh tế cạnh tranh, thông tin ít độ tin cậy có thể gây ra những hệ quả không tốt cho tổ chức. + Tính đầy đủ: tính đầy đủ thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng với nhu cầu của tình hình thực tế.
+ Tính thích hợp: Hệ thống khi có quá nhiều thông tin không thích ứng cho người nhận sẽ dẫn đến các quyết định sai lầm và tốn kém do việc tạo ra nhưng thông tin không dùng đến. + Tính dễ hiểu: thông tin thiếu chính xác, sử dụng quá nhiều từ viết tắt và đa nghĩa cũng sẽ dẫn đến các quyết định sai lầm hoặc chậm chạp cho người ra quyết định. + Tính được bảo vệ: thông tin là nguồn lực quý báu của tổ chức cũng như vốn và nguyên vật liệu. Thông tin phải được bảo vệ và chỉ những người có quyền mới được phép tiếp cận tới thông tin.
Sự thiếu an toàn về thông tin cũng có thể gây thiệt hại cho tổ chức. 14 Sinh viên: Nông Văn Vịnh K45/41.02 Học Viện Tài Chính Luan van Xây dựng HT Kế toán tiền lương – Công ty CP Phần mềm OOS + Tính kịp thời: thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được bảo vệ an toàn nhưng vẫn không có ích khi không được gửi tới người sử dụng vào lúc cần thiết. Cơ sơ dữ liệu của một hệ thống thông tin. Các khái niệm: + Thực thể (entity): là một đối tượng nào đó mà nhà quản lý muốn lưu trữ thông tin về nó.
+ Thuộc tính (attribute): là những đặt điểm và tính chất của mỗi thực thể.