Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Kế toán thanh toán với người mua và người bán là một bộ phận nghiệp vụ giữ vai trò then chốt trong hệ thống kế toán doanh nghiệp, phản ánh trực tiếp sự vận động của vốn bằng tiền, các khoản nợ phải thu và nợ phải trả. Trong điều kiện kinh tế thị trường, quan hệ mua bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ diễn ra liên tục với quy mô ngày càng mở rộng. Việc quản lý và thanh toán công nợ hiệu quả không chỉ bảo đảm khả năng thanh khoản, quay vòng vốn nhanh mà còn trực tiếp hạn chế rủi ro tài chính, duy trì uy tín thương mại và sự tồn tại bền vững của doanh nghiệp.

Từ bối cảnh thực tiễn tại Công ty Cổ phần Thương mại Sản xuất Bao bì VIETPRINT – một đơn vị hoạt động trong lĩnh vực sản xuất thùng carton, in ấn bao bì và tem nhãn – việc tổ chức hạch toán và theo dõi công nợ khách hàng cũng như nhà cung cấp đòi hỏi tính chính xác, chặt chẽ cao. Đề tài khóa luận tốt nghiệp "Hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty Cổ phần Thương mại Sản xuất Bao bì VIETPRINT" được thực hiện nhằm giải quyết các nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể sau:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận chung về kế toán thanh toán với người mua và người bán trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa theo quy định kế toán hiện hành.
  2. Khảo sát, phân tích và phản ánh thực trạng tổ chức công tác kế toán thanh toán với người mua và người bán tại Công ty Cổ phần Thương mại Sản xuất Bao bì VIETPRINT.
  3. Đề xuất một số giải pháp mang tính khả thi nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán công nợ tại doanh nghiệp.
  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán thanh toán với người mua (các khoản phải thu khách hàng – TK 131) và kế toán thanh toán với người bán (các khoản phải trả nhà cung cấp – TK 331) tại doanh nghiệp.
  • Phạm vi nghiên cứu:
    • Không gian: Bộ phận Kế toán - Hành chính thuộc Công ty Cổ phần Thương mại Sản xuất Bao bì VIETPRINT (Địa chỉ: Số 129 Dương Đình Nghệ, phường Vĩnh Niệm, quận Lê Chân, thành phố Hải Phòng).
    • Thời gian: Số liệu thực tế được khảo sát và thu thập trong niên độ kế toán năm 2020, tập trung chi tiết vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 12 năm 2020.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý thuyết dựa trên các chuẩn mực kế toán và văn bản quy phạm pháp luật hiện hành áp dụng cho khối doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam:

  • Khung pháp lý và chế độ kế toán áp dụng: Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa (thay thế Quyết định 48/2006/QĐ-BTC).
  • Hệ thống nguyên tắc hạch toán kế toán:
    • Nguyên tắc hạch toán nợ phải thu (TK 131): Hạch toán chi tiết theo từng đối tượng, từng nội dung, từng lần thanh toán và theo dõi kỳ hạn thu hồi nợ (dưới 12 tháng hoặc trên 12 tháng). Phân loại nợ theo thời gian thanh toán, định kỳ lập biên bản đối chiếu công nợ có xác nhận bằng văn bản đối với khách hàng có số dư lớn; trích lập và xử lý dự phòng nợ phải thu khó đòi theo quy định qua TK 2293 và TK 642.
    • Nguyên tắc hạch toán nợ phải trả (TK 331): Theo dõi chi tiết theo từng nhà cung cấp, đối tượng nhận thầu, kiểm tra đôn đốc thanh toán đúng hạn; ghi nhận giảm trừ nợ khi nhận chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán hoặc hàng mua trả lại.
    • Nguyên tắc thanh toán ngoại tệ: Áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế đích danh khi ghi nhận nợ phải thu/phải trả; sử dụng tỷ giá bình quân gia quyền di động khi xuất quỹ/chuyển khoản ngoại tệ thanh toán; ghi nhận chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh vào TK 515 (Doanh thu hoạt động tài chính) hoặc TK 635 (Chi phí tài chính).
    • Hình thức tổ chức sổ kế toán: Nghiên cứu 4 hình thức kế toán gồm Nhật ký chung, Nhật ký – Sổ cái, Chứng từ ghi sổ và Kế toán trên máy vi tính.

Phương pháp nghiên cứu thực tế:

  • Phương pháp thu thập và nghiên cứu tài liệu: Tổng hợp các văn bản pháp luật, tài liệu chuyên ngành kế toán, hồ sơ pháp lý và quy chế nội bộ của doanh nghiệp.
  • Phương pháp chứng từ kế toán và tài khoản kế toán: Khảo sát quy trình lập, luân chuyển và kiểm tra các chứng từ thanh toán thực tế (Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo Có, Giấy báo Nợ, Biên bản đối chiếu công nợ); phân tích mối quan hệ đối ứng tài khoản phản ánh luồng vận động của công nợ.
  • Phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán: Thu thập số liệu từ Sổ Nhật ký chung, Sổ chi tiết TK 131, TK 331, Bảng tổng hợp công nợ để đối chiếu với Sổ Cái và Báo cáo tài chính.

Nguồn dữ liệu: Dữ liệu thứ cấp và dữ liệu thực tế do Bộ phận Kế toán - Hành chính của Công ty Cổ phần Thương mại Sản xuất Bao bì VIETPRINT cung cấp, bao gồm các hóa đơn, chứng từ ngân hàng, trích lục sổ kế toán và hệ thống bảng tính Excel của đơn vị trong năm 2020.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận chung về kế toán thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp nhỏ và vừa

Chương 1 hệ thống hóa toàn diện các khái niệm, quy định và nguyên tắc kế toán thanh toán áp dụng trong doanh nghiệp nhỏ và vừa:

  • Các hình thức thanh toán: Phân loại thanh toán bằng tiền mặt (áp dụng cho giao dịch giá trị dưới 20 triệu đồng, khoảng cách địa lý hẹp) và thanh toán không dùng tiền mặt (Ủy nhiệm chi, Ủy nhiệm thu, Séc chuyển khoản/bảo chi, Ngân phiếu thanh toán, Thư tín dụng - L/C, Thẻ thanh toán ngân hàng).
  • Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua (TK 131):
    • Ghi nhận doanh thu bán hàng chưa thu tiền (Nợ TK 131 / Có TK 511, Có TK 333).
    • Xử lý các khoản giảm trừ doanh thu: chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán (Nợ TK 511, Nợ TK 333 / Có TK 131), chiết khấu thanh toán cho người mua (Nợ TK 635 / Có TK 131), hàng bán bị trả lại.
    • Nhận tiền thanh toán, tiền ứng trước từ khách hàng (Nợ TK 111, 112 / Có TK 131, Có TK 515 nếu có lãi chậm trả).
    • Xử lý nợ phải thu khó đòi không thể thu hồi (Nợ TK 2293, Nợ TK 642 / Có TK 131).
  • Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán (TK 331):
    • Mua nguyên vật liệu, hàng hóa, tài sản cố định chưa trả tiền (Nợ TK 152, 153, 156, 211, Nợ TK 133 / Có TK 331).
    • Ứng trước tiền cho người bán hoặc thanh toán nợ (Nợ TK 331 / Có TK 111, 112, 341).
    • Giảm giá hàng mua, trả lại hàng mua cho người bán (Nợ TK 331 / Có TK 133, Có TK 152, 153, 156).
    • Chiết khấu thanh toán được hưởng do trả nợ sớm (Nợ TK 331 / Có TK 515) và xóa sổ các khoản nợ không tìm ra chủ nợ (Nợ TK 331 / Có TK 711).
  • Quy trình ghi sổ theo các hình thức kế toán: Làm rõ trình tự luân chuyển chứng từ của hình thức Nhật ký chung, Nhật ký – Sổ cái, Chứng từ ghi sổ và Kế toán máy vi tính theo Phụ lục 4 Thông tư 133/2016/TT-BTC.

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty Cổ phần Thương mại Sản xuất Bao bì VIETPRINT

Chương 2 phản ánh chi tiết đặc điểm hoạt động, tổ chức bộ máy và thực tế hạch toán công nợ tại đơn vị nghiên cứu:

  • Khái quát doanh nghiệp:
    • Tên doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Thương mại Sản xuất Bao bì VIETPRINT.
    • Mã số thuế: 0201577816 (đăng ký hoạt động từ 21/10/2014).
    • Địa chỉ: Số 129 Dương Đình Nghệ, phường Vĩnh Niệm, quận Lê Chân, TP. Hải Phòng.
    • Ngành nghề hoạt động: Sản xuất bao bì carton 3 - 5 - 7 lớp; in ấn Flexo và Offset nhiều màu; cung cấp giấy tấm, giấy cuộn xeo, giấy 2 da chống thấm, túi đựng thực phẩm, tem mác theo hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001-2000.
    • Bộ máy quản lý: Mô hình trực tuyến gồm Giám đốc điều hành trực tiếp 3 bộ phận: Bộ phận Kinh doanh, Bộ phận Kế toán - Hành chính, Bộ phận Sản xuất.
    • Tổ chức bộ máy kế toán: Gồm 3 nhân sự: Kế toán trưởng phụ trách chung và lập báo cáo tài chính; Kế toán tổng hợp phụ trách hạch toán chi phí, tiền lương, công nợ, ngân hàng; Kế toán kho kiêm thủ quỹ quản lý nhập - xuất - tồn kho và quỹ tiền mặt.
  • Chính sách kế toán áp dụng:
    • Áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC; niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12; đơn vị tiền tệ: VNĐ.
    • Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên; tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ; trích khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng.
    • Hình thức sổ kế toán: Nhật ký chung, thực hiện xử lý và quản trị dữ liệu kế toán trên phần mềm bảng tính Excel.
  • Quy định phương thức và hình thức thanh toán tại công ty:
    • Với người mua: Thu tiền ngay đối với khách hàng vãng lai, mua lẻ lần đầu; cho phép trả chậm định kỳ theo tháng đối với khách hàng truyền thống hoặc hợp đồng giá trị lớn.
    • Với người bán: Thanh toán ngay đối với nhà cung ứng nhỏ lẻ; thanh toán định kỳ theo tháng (tháng sau trả nợ tháng trước) đối với nhà cung cấp nguyên liệu lớn, lâu năm.
    • Hình thức thanh toán: Giao dịch mua hàng từ người bán có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên bắt buộc thanh toán qua ngân hàng (mở tại BIDV chi nhánh Hải Phòng và SHB chi nhánh Hải Phòng) để đảm bảo điều kiện khấu trừ thuế GTGT và ghi nhận chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN.
  • Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh thực tế (tháng 12/2020):
Ngày GD Chứng từ số Đối tác giao dịch Nội dung nghiệp vụ Định khoản kế toán Số tiền (VNĐ)
02/12/2020 HĐ GTGT số 0000462 Công ty TNHH Tân Vĩnh Hưng Bán tem nhãn, vỏ hộp kẹo chưa thu tiền (thuế GTGT 10%) Nợ TK 131
Có TK 511
Có TK 333		 Tổng giá trị thanh toán: 10.250.000 (hoặc ghi nhận doanh thu 9.500.000, thuế 993.750)
05/12/2020 Giấy báo Có số 391 (BIDV) Công ty TNHH Tân Vĩnh Hưng Khách hàng chuyển khoản thanh toán tiền mua tem nhãn, vỏ hộp Nợ TK 112
Có TK 131		 30.000.000
10/12/2020 HĐ GTGT số 0000485 Công ty TNHH CBTP Phú Cường Bán tem nhãn, túi PE chưa thu tiền (thuế GTGT 10%) Nợ TK 131
Có TK 511
Có TK 333		 Giá trị thanh toán: 2.376.000 (tiền hàng 2.160.000, thuế GTGT 216.000)
15/12/2020 Phiếu thu số 741 Công ty TNHH CBTP Phú Cường Thu tiền mặt khách hàng trả tiền mua tem nhãn, túi PE Nợ TK 111
Có TK 131		 10.000.000
18/12/2020 HĐ GTGT số 781 CTCP SX TM & DV Minh Hòa Mua giấy Couche, giấy xi măng nhập kho chưa trả tiền Nợ TK 152: 13.000.000
Nợ TK 133: 1.000.000
Có TK 331		 14.000.000
22/12/2020 Giấy báo Nợ số 341 CTCP SX TM & DV Minh Hòa Chuyển khoản ngân hàng trả nợ tiền mua giấy Nợ TK 331
Có TK 112		 25.000.000
28/12/2020 HĐ GTGT số 812 CTCP SX TM & DV Minh Hòa Mua giấy Couche, giấy xi măng chưa trả tiền Nợ TK 152: 16.000.000
Nợ TK 133: 1.000.000
Có TK 331		 17.000.000
  • Hệ thống sổ sách kế toán thanh toán tại công ty:
    • Ghi sổ Nhật ký chung (Mẫu S03a-DNN).
    • Mở sổ chi tiết thanh toán với người mua (Mẫu S13-DNN cho từng khách hàng: Tân Vĩnh Hưng, Phú Cường, Hải Hà...).
    • Mở sổ chi tiết thanh toán với người bán (TK 331 chi tiết cho nhà cung cấp Minh Hòa...).
    • Lập Bảng tổng hợp công nợ phải thu, phải trả và đối chiếu số liệu lên Sổ Cái TK 131, TK 331 trước khi lập Bảng cân đối số phát sinh và Báo cáo tài chính (B01a-DNN, B02-DNN, B03-DNN, B09-DNN).

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty Cổ phần Thương mại Sản xuất Bao bì VIETPRINT

Chương 3 đề xuất định hướng và các giải pháp cụ thể nhằm tháo gỡ các vướng mắc trong công tác quản lý công nợ tại doanh nghiệp:

  • Hoàn thiện quy trình kiểm tra, luân chuyển và lưu trữ chứng từ thanh toán giữa bộ phận bán hàng, thủ kho và bộ phận kế toán.
  • Tăng cường công tác theo dõi tuổi nợ, phân tích khả năng thanh toán của từng nhóm khách hàng nhằm giảm thiểu công nợ tồn đọng kéo dài.
  • Nâng cấp phương thức quản lý kế toán từ các bảng tính Excel thủ công sang ứng dụng phần mềm kế toán chuyên nghiệp để tự động hóa khâu tổng hợp số liệu công nợ và đối chiếu sổ sách.

Kết quả và đóng góp

  • Kết quả thực tế từ khảo sát số liệu: Khóa luận đã mô tả đầy đủ quy trình kế toán thanh toán công nợ phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh bao bì tại Công ty VIETPRINT. Minh họa chi tiết quy trình luân chuyển chứng từ và hạch toán số liệu thực tế tháng 12/2020 đối với các khách hàng lớn (Công ty TNHH Tân Vĩnh Hưng với doanh số bán và thu nợ 30.000.000 đồng qua chuyển khoản; Công ty TNHH CBTP Phú Cường thu nợ 10.000.000 đồng tiền mặt) và nhà cung cấp vật tư chính (CTCP SX TM & DV Minh Hòa phát sinh các đợt mua nguyên liệu giấy 14.000.000 đồng, 17.000.000 đồng và thanh toán nợ 25.000.000 đồng qua ngân hàng).
  • Giải pháp đề xuất: Đưa ra các kiến nghị sát thực với quy mô doanh nghiệp vừa và nhỏ, bao gồm việc chuẩn hóa chế độ chứng từ, xây dựng chính sách chiết khấu thanh toán để thu hồi nợ nhanh và phân định rõ trách nhiệm đối chiếu công nợ định kỳ.
  • Đóng góp của tác giả: Khóa luận đã hệ thống hóa lý luận kế toán công nợ theo Thông tư 133/2016/TT-BTC gắn liền với mô hình tổ chức bộ máy kế toán tinh gọn (3 nhân sự) và hình thức sổ Nhật ký chung trên nền tảng Excel tại một doanh nghiệp sản xuất bao bì cụ thể tại Hải Phòng.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Do giới hạn về mặt thời gian thực tập cũng như nhận thức và trình độ thực tế của sinh viên, khóa luận chủ yếu tập trung khảo sát phạm vi số liệu kế toán mẫu trong tháng 12 năm 2020 tại một doanh nghiệp duy nhất; chưa đi sâu phân tích toàn diện rủi ro tín dụng thương mại hay các giao dịch thanh toán phức tạp có gốc ngoại tệ và công cụ tài chính phái sinh.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu sang việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng - thu tiền và mua hàng - thanh toán; đánh giá hiệu quả chuyển đổi từ kế toán trên Excel sang các phần mềm kế toán quản trị chuyên sâu (ERP) tại các doanh nghiệp ngành bao bì.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng sử dụng: Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện khóa luận hoặc báo cáo thực tập tốt nghiệp về phần hành kế toán công nợ, kế toán bán hàng hoặc kế toán mua hàng.
  • Phần nội dung giá trị: Hệ thống mẫu biểu thực tế tại Chương 2 (Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Giấy báo Có, Sổ chi tiết TK 131 mẫu S13-DNN, Sổ Nhật ký chung mẫu S03a-DNN, Bảng tổng hợp công nợ) và sơ đồ luân chuyển chứng từ theo hình thức Nhật ký chung theo Thông tư 133/2016/TT-BTC là nguồn tư liệu thực tế có giá trị tham khảo trực tiếp cho việc làm báo cáo thực tập.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Cổ phần Thương mại Sản xuất Bao bì VIETPRINT áp dụng chế độ kế toán và hình thức sổ kế toán nào?
Doanh nghiệp áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính, áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung và theo dõi trên phần mềm Excel.

2. Điều kiện về hình thức thanh toán đối với các khoản mua hàng từ 20 triệu đồng trở lên tại công ty được quy định như thế nào?
Các khoản thanh toán cho người bán có giá trị hợp đồng/hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên bắt buộc phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng BIDV hoặc SHB của công ty) nhằm đáp ứng quy định để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.

3. Cơ cấu bộ máy kế toán tại Công ty VIETPRINT được tổ chức như thế nào?
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, gọn nhẹ gồm 3 vị trí: Kế toán trưởng phụ trách quản lý chung và báo cáo thuế/tài chính; Kế toán tổng hợp phụ trách hạch toán chi phí, tiền lương, công nợ, ngân hàng; Kế toán kho kiêm thủ quỹ phụ trách quản lý vật tư kho và quỹ tiền mặt.

4. Nghiệp vụ thu hồi nợ của khách hàng Tân Vĩnh Hưng ngày 05/12/2020 được xử lý qua những chứng từ và sổ sách nào?
Căn cứ vào Giấy báo Có số 391 của Ngân hàng BIDV Hải Phòng với số tiền 30.000.000 đồng, kế toán định khoản Nợ TK 112 / Có TK 131, ghi vào Sổ Nhật ký chung, Sổ chi tiết thanh toán với người mua (mở cho Công ty TNHH Tân Vĩnh Hưng), sổ tiền gửi ngân hàng, Sổ Cái TK 131 và Bảng tổng hợp nợ phải thu khách hàng cuối kỳ.

5. Phương pháp tính giá hàng tồn kho và hạch toán thuế GTGT tại công ty là gì?
Công ty áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ và trích khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Phạm Quỳnh Chi đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán thanh toán với người mua, người bán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC và phản ánh chính xác thực tế hạch toán tại Công ty Cổ phần Thương mại Sản xuất Bao bì VIETPRINT trong năm 2020. Nghiên cứu đã làm rõ quy trình lập, xử lý chứng từ và ghi sổ công nợ theo hình thức Nhật ký chung trên phần mềm Excel với các số liệu kinh tế phát sinh có thật. Toàn bộ nội dung khóa luận là tài liệu tham khảo thực tiễn hữu ích cho sinh viên ngành Kế toán - Kiểm toán và các nhân viên kế toán tại doanh nghiệp sản xuất quy mô nhỏ và vừa.